Organisaties -en vooral overheidsorganisaties- zijn bezig hun administratieve werkprocessen te automatiseren. Er komen steeds minder papieren documenten door de toename van het elektronisch berichtenverkeer. Mail registreert zichzelf als je de belangrijke regel in acht neemt dat je elk bericht voorziet van een goede inhoudsomschrijving en dit eventueel nog onderbrengt in een specifieke werkmap.
De belangrijkste ontwikkeling in overheidsadministraties zal zijn het digitaal ontvangen van informatie via elektronische webformulieren. Dit betekent eigenlijk dat er een invulscherm is gemaakt, waarin jij je gegevens vastlegt, zoals ook gebeurt als je telebankiert: je denkt de gegevens in te vullen in een kaart, maar dat is natuurlijk niet zo: de gegevens worden opgenomen in een database.
Een organisatie doet er dan ook goed aan om te proberen het aantal te scannen documenten zo veel mogelijk te beperken. Bijna alle documenten, op een enkele brief of tekening na die nog handgeschreven is, worden al elektronisch gemaakt. Het is dus zaak om deze documenten elektronisch te houden en ook het berichtenverkeer waar mogelijk elektronisch te maken. En alles wat elektronisch binnenkomt, behoeft niet te worden overgezet naar een ander medium, dus is er geen vervangingsbesluit op van toepassing!
Maar hoe doe je dat dan, zo veel mogelijk digitale documenten binnenhalen? Er zijn een aantal manieren:
a. Vraag je klanten om digitaal te communiceren met je organisatie, in een algemeen geaccepteerd formaat. De overheid speelt hierop in door sinds 1 januari van dit jaar te kiezen voor het Open Document Formaat. Overheden zijn verplicht dit formaat te gebruiken of aan te geven waarom ze het niet gebruiken! Dit formaat zou gelezen moeten worden door alle systemen die er in de toekomst zijn en het zou dus een platform worden zoals ook PDF een manier is om documenten aan te maken, te transporteren en weer te lezen. Dit PDF is ook een manier om documenten te behandelen.
b. Door in algemene voorwaarden op te nemen dat aanbiedingen en te leveren rapportages bij voorkeur digitaal worden geleverd in een algemeen geaccepteerd formaat. De digitale kopie wordt daarbij als het origineel beschouwd. Offertes, Requests for information/proposal, aanbiedingen: bij voorkeur in digitale vorm;
c. Aan de balie wordt door klanten samen met een ambtenaar een formulier ingevuld, waarbij de ambtenaar even een andere kant uitkijkt wanneer de klant de digitale pincode invult.
d. Komt toch nog een papieren document of boekwerk binnen, neem dan de moeite om de afzender te vragen of dit ook digitaal te ontvangen is. U hoeft dan geen scan te maken. Is het een omvangrijk document in MB’s (rapport, tekening) bel dan de betrokken instantie of persoon en vraag om een digitale kopie;
e. Stimuleer digitaal corresponderen door bijvoorbeeld een korting te geven op dienstverlening wanneer hiervoor elektronische media worden gebruikt.
Het zijn zo maar wat praktische voorbeelden die je het leven gemakkelijker kunnen maken. Het voorkomt discussies over kleurscanning of zwart-witscanning: de andere partij bepaalt -op basis van jouw voorwaarden- hoe het materiaal wordt aangeleverd. De andere partij verrijkt het document eventueel met een extra pagina-indeling, met het aanleggen van bladwijzers, met tekeningen, schema’s en bijbehorende modellen. Maar ook heb je direct digitale originelen in handen waarbij er geen discussie bestaat over vervanging van deze originelen: ze zijn immers al origineel als digitaal document voorhanden!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten