Digitaal informatiebeheer- kansen en bedreigingen

Kantoren worden automatiseringsfabrieken. Werkprocessen worden geautomatiseerd en de klant heeft thuis een digitaal venster op de wereld waarmee hij met elke organisatie verbinding kan maken. De klant roept een bepaalde organisatie aan, krijgt informatie, vult gegevens in voor een aanvrage, die worden doorgestuurd en afgehandeld via een werkstroom. Zo wordt elektronisch gebankierd, worden bestellingen gedaan en wordt de barbecuevergunning voor het buurtfeest aangevraagd.

Om dit alles te realiseren moet achter de schermen veel georganiseerd worden. Werkprocessen moeten in kaart worden gebracht en stap voor stap geautomatiseerd.
Wie gaat dat allemaal doen? En wie gaat ervoor zorgen dat dit proces zo verloopt, dat het te reconstrueren is, dat we kunnen nagaan hoe het proces is verlopen?

Informatiebeheer is meer dan uitsluitend archiefmanagement of, zoals de Engelstaligen zeggen, records management. Het wordt belangrijk om aan te geven waar bepaalde informatie is te vinden, onafhankelijk van de bron, maar wel met medeweten welke de bronnen zijn.
Een voorbeeld. Onlangs las ik uittreksels van artikelen die tien jaar terug verschenen. Van de meeste excerpten werkten de links naar het artikel niet meer.
Wie regelt het behoud van deze informatie? Wie bepaalt welke informatie belangrijk is voor toekomstig gebruik? Wie zorgt voor het behoud van, wat we noemen, de context?

Informatiebeheer is dus tot een samengaan van bibliotheek-, documentatie- en archiefkennis met nieuwe kennis over gebruik van techniek: de techniek van het internet. Daar hoort dan nog bij de kennis van welke informatie belangrijk is voor de organisatie. Dus: specialistische, inhoudelijke kennis van een bepaald vakgebied.
Het informatiebeheer heeft daarbij een aantal troeven in handen.
a. het is een discipline die gewend is de groei van bestanden te beheersen met behulp van instrumenten, zoals selectielijsten. Informatiebeheerders kunnen bewaartermijnen van documenten vaststellen en weten uit ervaring welke informatie belangrijk is om te bewaren, omdat ze de zoekvragen van organisaties kennen. Deze kennis ontbreekt bij IT-specialisten. De waarde van archivistische documenten overstijgt de levensduur van elektronische media, wat een probleem op zich is.
b. Informatiebeheerders hebben ervaring met de juridische aspecten van informatiebeheer, maar niet met alle: zo zijn onderwerpen op het gebied van copyright doorgaans beter bekend bij bibliothecarissen dan bij archivarissen
c. Informatiebeheerders hebben een solide expertise in indexeringsconcepten en zoektechnieken. Deze ontbreekt doorgaans bij IT-mensen
d. Geen andere professie dan het informatiebeheer weet zoveel over het beheer van gegevensbestanden. De hierin gehanteerde principes dateren al van vóór de jaartelling en komen in elke cultuur voor. Hun kennis en vaardigheden zijn goed over te brengen op de elektronische documentomgeving.

Maar ook zijn er een aantal zwakheden te overwinnen:
- in het algemeen is het informatiebeheer binnen organisaties er onvoldoende in geslaagd om aan te tonen dat zij waarde toevoegt aan bedrijfsprocessen. Dat is ook de reden waarom binnen organisaties slechts beperkt in het informatiebeheer wordt geïnvesteerd, terwijl er zulke belangrijke voordelen te behalen zijn in het voorkómen van dubbelwerk, het correct kunnen voeren van een juridische procedure enz.
- Het informatiebeheer wordt nog te vaan geassocieerd met de zorg voor papieren informatie. Het vakgebied heeft geen hoog imago en wordt minder gezien als van strategisch belang voor het bedrijf of de organisatie. Elektronische informatiesystemen hebben dat imago wel.
- Alhoewel vooruitgang is gemaakt heeft de meerderheid van de informatieverzorgers nog geen succesvolle overgang gemaakt naar elektronische documentaire systemen. Te vaak wordt de huidige papieren situatie in de elektronische omgeving nagebootst.
- De meeste informatiebeheerders hebben (nog?) niet de technische vaardigheden om een rol te spelen op het gebied van elektronisch documentenbeheer. Erger vinden wij dat het lijkt alsof ze er ook niet erg in zijn geïnteresseerd.
- Het informatiebeheer heeft verschillende nieuwe interessegebieden waarin het kan groeien: het beheer van elektronische formulieren, elektronisch berichtenverkeer, de uitwisseling van elektronische documenten binnen het bedrijf zowel als met andere bedrijven, inter- en intranettoepassingen, werkstroombeheersing, software voor het beheer van documenten op PC’s, de archiverings- en selectiemogelijkheden van kantoorautomatiseringstoepassingen, software voor het terugvinden van teksten en voor de opslag van informatie.

Het informatiebeheer zal zich moeten ontwikkelen in digitale richting. Voor de een een bedreiging, voor wie durft een nieuwe uitdaging.