Archiefselectie is mappen verwisselen

Het is niet best gesteld met de archiefzorg in Nederland.

Ambtenaren handelen zaken af en het papier dat bij die zaken hoort, stoppen ze in een map. Vaak is dat een papieren map, maar ook worden digitale documenten gemaakt, die ergens op een schijf worden geplaatst. Soms is er alleen een digitale map, of zijn er digitale documenten verspreid over verschillende bronnen.
Hebben ze de digitale map niet meer nodig, dan wordt deze gewoon niet meer gebruikt.
Wordt die papieren map overbodig, dan wordt deze gestuurd naar –wat de ambtenaar zelf noemt- het archief. Daar mogen ze er iets moois van maken.
De archiefafdeling zou dat misschien wel willen, maar kent doorgaans het werkproces nauwelijks, dus kan niet anders dan misschien wat correcties in de map aanbrengen, de beduimelde map vervangen door een nieuwe en bepalen of de zaak voor bewaring of vernietiging in aanmerking komt. Voor meer is ook geen tijd, want het dagelijkse werk -registratie van de inkomende post- gaat voor, en dat kost al veel meer tijd omdat daar meer handelingen bij gekomen zijn, en meer stukken om te registreren: wat niet is geregistreerd, is niet terug te vinden in het digitale archief, vandaar.

Het archief raakt dus overvol, en dan wordt de schoning van dat archief aanbesteed, of wordt een archiefprojectenbureau opgezet. Er worden offertes aangevraagd en de goedkoopste krijgt de opdracht.

Het externe bedrijf dat de opdracht kreeg moet werken onder zeer hoge druk, want archiefzorg mag weinig kosten: de centrale inkoop is onverbiddelijk en gunt aan de laagste prijs. Waar tot tien jaar geleden de norm was 1 meter per dag per selecteur, worden nu offertes gegund waar de norm ligt op vijf meter per dag of zelfs meer.
Hoe haal je dat als selecteur? Wel, archiefbureaus zijn de afgelopen jaren gaan selecteren op het laagste bewerkingsniveau conform de eisen van het LOPAI. Dat betekent dat in een map wordt gekeken of er te bewaren stukken in zitten. Is dit niet het geval, dan wordt de vernietigingstermijn van de map bepaald. Is het wel zo, al is het maar één stuk, dan wordt de map op bewaren afgesteld en opgenomen in de bewaarserie.
Wie controleert het archiefbureau? Een goede vraag….

Archieven verkeren in deplorabele staat, was de conclusie van een forum van journalisten (zie deplorabele archieven van 2 oktober).
Het zou goed zijn wanneer archiefinspecties zich eens zouden buigen over de vraag of de huidige systematiek van archiefbewerking leidt tot archieven in goede, geordende en toegankelijke staat. Wat uiteraard het hele traject inhoudt vanaf de vorming tot de uiteindelijke selectie. En als de conclusie is dat het er allemaal niet toe doet, laten we dan helemaal stoppen met archiefselectie en ook hier de illusie van kwaliteit opgeven.

Het Postorderbedrijf Publieke Service

Het nieuwe werken…. Is dat nou zo veel anders dan het oude werken?

Onlangs zag ik een burgemeester op YouTube uitleggen dat zijn gemeente gaat werken als een postorderbedrijf.
Wat een mooie vergelijking!
Hoe mooi is het voor de klant om te kunnen zien hoe je pakje wordt ingepakt, verzonden, aankomt en gretig uit de handen van de postbesteller wordt gerukt….
Ook de gemeentediensten gaan die weg op.
“andere klanten die een paspoort afnamen kochten ook een rijbewijs…”
“De vijf meest verkochte producten op dit moment zijn……”

Okee, laten we de gedachte van het postorderpakket eens dóórdenken.
We gaan werken aan Postorderbedrijf Publieke Services!
Onze diensten en producten vragen we dus aan bij één centraal overheidsnummer op website www.nl
Een jaartje Postbus 51-reclames en het zit geheid even goed in het collectieve bewustzijn geramd als: “eerst de Kamer van Koophandel bellen”.
Niemand die dat doet overigens hoor, maar iedereen kent de kreet.

Alle gegevens van mensen, objecten, gebeurtenissen stoppen we in een grote overheidsdatabase, de Databank Publiek.
Daarnaast een grote database van wetten, richtlijnen, verordeningen, keuren en traktaten (die is er overigens al!).
Dat verknopen we zodat een aanvraag toetsbaar wordt aan de wetgeving. Kan een vergunning, ontheffing of wat dan ook worden verleend, dan hanteren we daar een eenheidsprijs voor.

Dit zou je heel goed kunnen centraliseren. Of een ambtenaar nou achter de voordeur op zijn beeldscherm kijkt, negen hoog of kilometers ver weg- het maakt toch niks meer uit?
Neem eens een proef voor de meest eenvoudige handelingen. Ontwikkel bijvoorbeeld een Lokale Overheidswebsite in plaats van alle gemeenten een eigen productencatalogus te laten bouwen.
Werk het Overheidsloket voor de Omgevingsvergunning nu eens goed uit, met een centrale archiveringsfunctie en het begin is er.
Centrale, objectieve toetsing door geautomatiseerde business rules, met desnoods nog een persoonlijke check door een plaatselijk handhaver…

Als je dat dan toch gecentraliseerd hebt en geautomatiseerd, kun je heel wat besparen.
Beleid kun je in deze tijden met gemak landelijk maken, met regionale nuances.
Uitvoering kun je automatiseren, als je beslisregels maar goed zijn.
Handhaving doe je vanuit een nieuwe, bredere politietaak die veel meer blauw op straat brengt doordat allerlei instanties nu ook dat ene uniform aanhebben.

Wat een besparing is dan mogelijk! Postorderbedrijf Publieke Services- ik zou er voor tekenen om dit snel in te voeren, en als streefdatum 2020 te hanteren, het moment waarop er nog drie van de tien ambtenaren over zijn. Een mooi kantelmoment!

En van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten maken we het Ministerie voor Regionale Aangelegenheden.

Deplorabele archiefzorg

Laten we het zaakgericht werken eens bekijken.

Een document komt binnen in de organisatie. Daarmee gaat, volgens de zaakadepten, een zaak lopen.
Is dat anders dan wanneer je zegt: dit document moet worden afgehandeld, zo spoedig mogelijk?

Er worden statussen bepaald voor de afhandeling.
Is dat zo anders dan een ontvangstbevestiging sturen, daarin aangeven hoe lang de afhandeling in beslag gaat nemen en je aan die termijn houden?

Er wordt managementinformatie geleverd uit het zaaksysteem.
Is dat zo anders dan wanneer je in je takenlijst bijhoudt dat je de zaak afhandelt binnen de afgesproken termijn?
Welke managementinformatie heb je eigenlijk nodig. Als een medewerker gewoon zijn werk doet zoals het hoort, is dan al die verantwoording vooraf, tijdens en achteraf niet overbodig? Wie zich niet houdt aan de taken, die komt in aanmerking voor een stevige schobbering.

Medewerkers –in zorg, onderwijs, administratie- raken gedemotiveerd van de toenemende verantwoording die zij moeten afleggen. Een onderwijzer is steeds meer tijd kwijt aan de horizontale verantwoording aan begeleiders en specialisten en aan verticale verantwoording aan het management en, wat wordt geregeerd door Cito-toetsen die de school een plaats opleveren ergens tussen beste en slechtste.
We administreren meer; we registreren meer. We raken steeds meer kwantitatief gefocust in plaats van op de kwaliteit van het werk. Steeds vaker hoor ik van ambtenaren: “de ziel verdwijnt uit wat ik doe”.

Verantwoording aan de manager hoort verantwoording aan de burger te zijn. De Wet Openbaarheid van Bestuur wordt slecht toegepast, beantwoording van vragen kost “buitenproportioneel veel tijd”(volgens Minister Donner), en om die reden moet de wet volgens hem dan maar worden afgeschaft.
De oorzaak van die moeite wordt door Donner helaas niet geanalyseerd. In ARGOS van 1 oktober http://weblogs.vpro.nl/argos/2011/09/30/1-oktober-2011-de-wob-op-de-schop/ wordt door journalisten op niet mis te verstane wijze gesproken over de deplorabele staat waarin de Nederlandse overheidsarchieven zich bevinden- wat de oorzaak is van de gebrekkige informatieverstrekking.

We zijn o zo bezig met zogenaamde efficiencybevorderende windowdressing klantinformatiesystemen, maar voor een verantwoord, systematisch en zorgvuldig archiefbeheer is geen plaats. Digitale archieven dijen uit en digitale documenten worden gedumpt in een digitale chaos, waarover optimistische futurologen zichzelf tot goeroestatus fabuleren met ideeën over tagging, googling, crowdsourcing en open clouds.

Een zaak is een eindigend complex van handelingen, gericht op een specifiek doel. Zo een zaak kent vele facetten en kan jaren duren. Het is geen hoeveelheid werk waarvan de voortgang moet worden gevolgd in een zaaksysteem. Dit laatste doet het zaakbegrip ernstig tekort.
Archiveren is vooral het hoofd koel houden in dwaze tijden en structuur aanbrengen in informatie. Voordat de gegevensbrij de werkelijk relevante feiten, meningen en conclusies heeft bedolven en een informatie-archeoloog de documenten moet delven uit een vuilnisbak van het digitale verleden- met veel geduld, moeite en kosten.