Waar ik veel aan gehad heb om de inhoud van mijn computer te herstructureren, om een nieuwe indeling te maken voor de mailboxen van ons bedrijf en een bewaar- en vernietigingspolicy in te voeren (dit omvangrijke werk is inmiddels geklaard: weh hebben van de Belastingdienst zwart op wit dat we de facturen mogen weggooien nadat ze digitaal zijn gemaakt) is het boek Upgrade your Life van Gina Trapani. Het is gratis te downloaden van de website www.lifehacking.nl , waar nog andere heel interessante en motiverende boeken te vinden zijn. Begin niet om het uit te printen, dan kunt u beter een boek kopen, dat is veel goedkoper dan de kosten van papier en uw printkop.
In Upgrade your life vind je veel interessante tips hoe (veelal open source) software in te zetten voor een handiger digitaal leven. Zo maak ik gebruik van Picasa 3 voor het ordenen van mijn foto’s, gebruik ik del.icio.us voor het ordenen van de grote hoeveelheid favorieten, gebruik ik een open workbench en een mindmappingprogramma FreeMind, pas ik RSS-feeds toe, heb ik todolijsten eenvoudig bruikbaar gemaakt, heb ik de map mijn documenten anders ingedeeld, gebruik ik Firefox en veel nieuwe features van Google. Het was even wennen, maar mijn mailbox is nu een prima raadpleegbaar archief geworden, en ik ben afgestapt van de ingenieuze thesaurus- en andere boomstructuren, maak meer gebruik van zoekmachinemogelijkheden. Steeds vaker maak ik documenten in Open Source-toepassingen zoals Write en Calc. Elke avond is mijn mailbox leeg; ik heb geleerd om sneller te beslissen over toegezonden mail en mijn werkdag wordt niet meer door de mail bepaald.
Ik ben nu dus helemaal over. Heb mijn angst overwonnen. Digitaliseren is ook een kwestie van durven, van vertrouwen op de digitale mogelijkheden die je hebt.
Toch heb ik wat extra maatregelen genomen om mijn angsten te overwinnen. Van mijn laptop, waarop veel privégegevens, wordt elke avond een backup gemaakt op een Samsun Gstory Station external hard drive van 1 Tb. Mijn laptop had een schijf van 130 Gb, maar is uitgebreid met een extra schijf van 250 Gb, die permanente backups maakt. Beter dubbele backups dan geen backups....
Ben ik daarin wellicht té voorzichtig? Of gaat het, zoals in de jaren tachtig al in talloze onderzoeken is bewezen, nog steeds om de combinatie van structureren en zoekalgoritme?
Ik denk dat beide methoden elkaar nog steeds aanvullen. Alles bij elkaar leer ik nog steeds, en met veel plezier, de nieuwe technieken en mogelijkheden die automatisering te bieden heeft. Maar toch, aan sommige oude principes hou ik voorlopig nog vast. Je weet maar nooit. Ik stam nog uit de periode Zaalberg, die zaaksgewijze ordening invoerde omdat hij te maken had met numerieke systemen, waaruit steeds de belangrijkste stukken moesten worden opgezocht, met het risico dat er stukken vergeten zouden worden.
Als ik een dossier doorneem, wil ik ook alles bij elkaar hebben. Ik wil zeker weten dat ik alles heb, dat ik mijn oordeel baseer op alle mogelijke beschikbare kennis.
Misschien ben ik daarom zo gaan houden van het vak van documentalist....
Geen opmerkingen:
Een reactie posten