A Desperate Day in New York Central Park
Ineens staat de wereld op zijn kop. Terwijl we zo veel
mogelijk vanuit huis werken ontstaan nieuwe manieren van communiceren en
werkverdeling. Het is wennen, heeft positieve en minder mooie kanten. We missen
onze collega’s, de slechte koffie op het werk, alle dagelijkse hebbelijkheden,
de flexibele werkplek met geraas en geroezemoes. Ineens blijkt het mogelijk om,
soms door toverkunsten van ICT, met elkaar te chatten, te vergaderen en samen
te werken op afstand. Nood breekt wet. Onze dagindeling verandert. De een is
productiever als hij of zij thuiswerkt, voor de ander levert het enorme
problemen op als de kat zich weer op het toetsenbord neervlijt. Sommigen
blijven in het kantoor op hun post. De postbehandeling is een vitaal
organisatieonderdeel, deze moet in ieder geval zo veel als mogelijk doorgaan.
Vaak komen we er ook achter dat we tijd overhouden. Die zouden we goed kunnen gebruiken door op te ruimen.
Systemen, schijven: hoe kunnen we daaruit datgene vernietigen wat niet meer nodig is, wat vernietigd moet worden. Doorgaans is hier geen centrale regie op, omdat vaak wordt gedacht dat het DMS of zaaksysteem wel de belangrijkste gegevens bevat en dus voldoende is om te beheren. Meer en meer groeit het besef dat dit niet zo is en dat we beheer moeten realiseren over alle informatiebronnen en -systemen. Misschien is het een idee om eens te gaan inventariseren hoe op dit moment wordt samengewerkt binnen de organisatieafdelingen en waar de informatie blijft die wordt geproduceerd. Deze kennis kan dan worden vastgelegd in hét centrale beheersinstrument: het documentair structuurplan, beter Informatiestructuurplan genoemd.
Dit zou kunnen uitgaande van het idee van Information governance..
Information governance is één van de onderdelen van de algehele corporate governance in een organisatie. Het staat gelijk aan HRM governance en Financial governance. Het plaatst de informatievoorziening in een strategisch kader, waarin dit gelinkt wordt aan de doelstellingen van een organisatie, op hetzelfde niveau als de onderdelen personeel en financiën. Dit alles om te komen tot een transparant bestuur dat zich op elk moment kan verantwoorden voor zijn daden en de manier waarop zaken tot stand zijn gekomen.
Om deze visie te realiseren is een centrale regie over de totale informatievoorziening nodig, aangezien organisaties gebruik maken van specifieke softwarepakketten die de basis zijn voor de werkprocessen, maar ook veel informatie verdwijnt op afdelings-, team- en persoonlijke schijven. Deze benadering betekent dat alle systemen, alle informatiebestanden, alle platforms, alle kenniswerkers onderdeel uitmaken van één allesomvattende visie op de informatievoorziening, die is afgeleid van de strategie van de organisatie- en daaraan nadrukkelijk bijdraagt. Dit alles binnen een context waarin medewerkers zo efficiënt mogelijk bezig zijn met het uitvoeren van de juiste dingen.
Het is dus zaak om per werkproces de afweging te maken hoe de informatie die bij het werkproces hoort, moet worden verwerkt en waar die gedeeld dient te worden. Door de nieuwe vormen van samenwerken, die versneld zijn ontstaan, zal dit alles anders moeten worden geregeld. Nu kunt u er nog als de kippen bij zijn om verslag te doen van de veranderingen, die zich in werkprocessen voltrekken en de consequenties die dit heeft voor de informatievoorziening en het informatiebeheer te beschrijven. Het zou dus voor de afdeling Informatievoorziening een drukke tijd moeten zijn om de kansen te benutten die zich nu voordoen.
Dit is een tijd om te zoeken naar wegen om efficiënter met informatie en met tijd om te gaan. Tien jaar geleden verscheen hierover een mooie studie die wordt genoemd aan het eind van deze overdenking. Ik vond het rapport terug bij een activiteit waar ik me zelf op heb gestort: het opruimen van mijn persoonlijke schijf. Centrale vraag in het rapport is hoe het komt dat de laatste decennia (dus de periode vóór 2010) in fabrieken enorme productiviteitsverbeteringen zijn gerealiseerd, en dat dit binnen de meeste administratieve processen niet het geval leek te zijn.
Nu hebben de ontwikkelingen de laatste tien jaar niet stilgestaan, ik geef het onmiddellijk toe. Maar veel werkprocessen zijn toch van papieren documenten overgebracht naar digitalisering. Dit terwijl met de nieuwe digitale systemen veel meer mogelijk is: we moeten dan wel los komen van ons 'traditionele denken' en nieuwe ideeën kansen bieden. De noodzaak tot slimmer werken en productiviteitsgroei in de publieke sector is immers groter dan ooit. De inleiding van de studie verwoordde het aldus: Door toekomstige arbeidsmarktknelpunten die in de publieke sector als gevolg van vergrijzing en ontgroening ontstaan – en nog zichtbaarder zullen worden als de economie weer aantrekt – komen het niveau en de kwaliteit van de publieke dienstverlening onder druk te staan. Daarnaast nopen de economische crisis en de noodzaak tot het terugdringen van het begrotingstekort tot een doelmatigere publieke sector. Voor de arbeidsmarktknelpunten zijn meerdere oplossingsrichtingen, één oplossing is de verhoging van de arbeidsproductiviteit.
Die vergrijzing en vergroening, daarmee zin we volop bezig. Maar ook dient zich een recessie aan en geeft het Kabinet miljarden uit aan het behoud van werkgelegenheid en het bedrijfsleven. Dit betekent dat de komende jaren een forse aanslag zal worden gepleegd op schaarse financiële middelen.
En juist in die tijd levert een zo efficiënt werkende organisatie, die zo weinig mogelijk kost, een belangrijke bijdrage aan de economie.
Er zijn binnen overheidsadministraties veel mogelijkheden voor procesverbetering. Het rapport van Beaumol geeft aan dat de productiviteit zeker wel te verbeteren is. Het onderzoek betreft een literatuurstudie naar krachtige sturingsinstrumenten die hiervoor kunnen zorgen. Het is daarom, juist in deze tijd, de moeite van het lezen waard.
Door de Coronacrisis ontstaan andere vormen van samenwerking. Het zou goed zijn te bekijken in hoeverre dit leidt tot productieverhoging en versnelling van werkprocessen. Daarbij is het structuur brengen in het werkproces een belangrijk element. Organisaties komen tot het besef dat ze hun (on)gestructureerde informatie in tal van systemen onderbrengen. Financiële documenten in het financiële systeem, contracten in het contractbeheersysteem, personeelsdossiers in het personeelssysteem, afdelingsdocumenten op de shared drives, e-mail en/of SharePoint. Gezien de afzonderlijke functionaliteiten waarvoor die systemen zijn aangeschaft heeft het geen voordeel om alle documenten in één centraal systeem onder te brengen, met alle koppelingen en complexiteit van dien.
De gedachte achter Information governance is dat één compliancevisie de organisatie tot voordeel is. Dit is efficiënter en veiliger, waardoor het risico op de informatievoorziening binnen een organisatie geminimaliseerd wordt en efficiencyvoordelen worden bereikt. Vanuit die visie wordt centraal beheer opgezet over alle systemen. Immers, steeds moet verantwoording van het handelen mogelijk zijn.
In deze visie is er een rol weggelegd voor een centrale afdeling voor het uitdragen van de informatiestrategie en het borgen van een uniforme taal binnen alle werkprocessen en informatiesystemen. Dit kan in de vorm van een “Information Center”. Van elk bestaand werkproces zullen de volgende onderdelen vastgelegd moeten worden:
Waar de informatie over dit werkproces is opgeslagen (vooraf is bepaald in welke specifieke applicatie, waarbij ook DMS, het zaaksysteem en de Office-omgeving als applicaties worden beschouwd);
Welke (standaard) informatieproducten worden opgeleverd en nodig zijn als onderdeel van het proces;
Wie toegang heeft tot dit werkproces (binnen de afdeling, tussen afdelingen, buiten de organisatie);
Wanneer, hoe en door wie het werkproces gestart kan worden (er is een zaak, map, offerte, verzoek);
Hoe zoveel mogelijk stappen uit het werkproces kunnen worden weggenomen, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit;
Hoe zo veel mogelijk handelingen kunnen worden geautomatiseerd, dus uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst;
Wanneer het werkproces is beëindigd en wat dan met de informatie moet gebeuren.
Het Information center heeft als taak om overlappende informatie te stroomlijnen tussen de verschillende processen en applicaties en onnodige verdubbelingen en processtappen weg te nemen.
Productiviteitsverbetering- we hebben op dit moment wel andere zorgen aan ons hoofd zult u misschien zeggen. En ja, dat is zo. Maar de Coronacrisis leidt tot nieuwe werkvormen en doorbraken in digitaal werken die voorheen op veel bezwaren stuitten. Deze digitale transitie zal doorzetten. Het zou mooi zijn dat daarbij de governance in organisaties wordt ondersteund. Daarvoor is een sterk informatiebeheer een voorwaarde. Dus dient Information governance te worden gepositioneerd op hetzelfde strategische niveau als HRM en Financiën.
Voor wie hierin geïnteresseerd is: Is de ziekte van Baumol te behandelen? Een verkennend onderzoek naar de mogelijkheden om de productiviteit in de publieke sector te vergroten. Centrum voor Innovatie en Publieke Sector Efficiëntie Studies, Technische Universiteit Delft. Rapport van Jos Blank, Adrie Dumay, Carla Haelermans, Alex van Heezik, Bart van Hulst, Patrick Koot. 08-12-2010 IPSE Studies, Technische Universiteit Delft , 2010.
