Welke toegevoegde waarde levert de informatiespecialist aan het stroomlijnen van de organisatie? Hoe zorgen de activiteiten van de informatiebeheerder ervoor dat anderen in de organisatie werk uit handen wordt genomen, dat informatie steeds optimaal toegankelijk is? Eis daarvoor de beste instrumenten en overtuig uw management hoe u met de beste, de modernste werkmethoden inclusief de bijbehorende hard- en software de organisatie beter, sneller en betrouwbaarder kunt laten functioneren.
Enkele van de bekende voordelen die steeds genoemd worden als reden om informatie- en archiefmanagement in te voeren, worden in de nen-iso 15489 (kwaliteitsnorm voor informatiebeheer) genoemd. Wij citeren:
- dat taken op een methodische, efficiënte en verantwoorde manier kunnen worden uitgevoerd;
- dat diensten kunnen worden verleend op een consistente en onpartijdige manier (voor overheden erg belangrijk);
- dat beleidsvorming en managementbeslissingen kunnen worden ondersteund en gedocumenteerd;
- dat voorzien wordt in consistentie, continuïteit en productiviteit in management en beheer;
- dat bescherming en ondersteuning wordt gevonden bij rechtzaken;
- dat rechten worden beschermd en dat
- een organisatorisch, persoonlijk en collectief geheugen in stand wordt gehouden.
Wanneer een organisatie zich aan de norm wil conformeren, dan zal zij beleid, procedures en werkwijzen voor informatiebeheer moeten vaststellen. Bij dat vaststellen hoort uiteraard het documenteren, het onderhoud en de bekendmaking van het beleid. Dit beleid moet niet alleen worden vastgesteld, maar iedereen binnen de organisatie hoort ernaar te handelen. Dus moet het van de daken worden geschreeuwd, elke ochtend door de huistelecominstallatie worden voorgelezen, opgenomen te zijn in het lijflied van de organisatie, voorop de T-shirts te staan van de voetbalclub. Tot de medewerkers er goed van doordrongen zijn, op dat moment mag het iets minder.
De verantwoordelijkheden van de diverse disciplines die zich met informatiebeheer bezighouden, worden in de norm goed beschreven. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen informatiespecialisten en systeembeheerders. De eerste worden verantwoordelijk gesteld voor “alle aspecten van het informatie- en archiefmanagement, inclusief het ontwerp, de implementatie en het onderhoud van archiefsystemen en de werking ervan, en voor de opleiding van gebruikers”. Systeembeheerders zijn verantwoordelijk voor de zorg dat alle documentatie accuraat, beschikbaar en leesbaar is voor de medewerkers, indien vereist. De medewerkers in een organisatie zijn verantwoordelijk en rekenschap verschuldigd voor het creëren en beheren van accurate en complete archiefbescheiden van hun activiteiten. Leidinggevenden wordt geen andere rol toebedacht dan te stimuleren en te ondersteunen bij de toepassing van beleid voor informatie- en archiefmanagement in de totale organisatie.
Duidelijk dus: de medewerker is verantwoordelijk voor de aanmaak van bewijsstukken, de systeembeheerder dat het netwerk goed draait, de informatiespecialist voor het beheer van de inhoud en de leidinggevende stimuleert het beleid.
En dan is er toch ineens die archivaris: “Archiefinstellingen kunnen betrokken zijn bij het plannings- en implementatieproces van het beleid inzake informatie- en archiefmanagement en procedures. Een bescheiden, naar mijn mening té bescheiden rol, die me wat te Australisch aandoet, waar archivaris en informatiespecialist als functie in elkaar over vloeien (vgl. het records contiuüm model). Een ontwikkeling waarop een kritische reactie nodig is: naar onze mening dient er een spanningsveld te bestaan tussen archivaris en records manager, waarbij de een toeziet op het historisch belang van gegevens en de ander op het bedrijfsbelang. Bedrijfsbelang is dat de gegevens die daarvoor in aanmerking komen volgens de wettelijke regelgeving, binnen zo kort mogelijke termijn worden vernietigd, historisch belang betekent dat soms meer dan de essentiële zaken worden bewaard. Waarom een strenge selectie een bedrijfsbelang is, wordt duidelijk uit de conserveringsproblematiek die digitale archiefbescheiden met zich meebrengt: elk te lang bewaard archiefstuk moet ook worden toegankelijk gehouden, overgezet naar nieuwe softwareversies, geplaatst in andere omgevingen, toegankelijk gemaakt met nieuwe software. Een goed opgezet vernietigingsbeleid gaat juist in de digitale omgeving sterk kostenbesparend werken. Door dit goed te organiseren verdient de informatiebheerder zijn geld vele malen terug.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten