Geschiedenis van de documentatieleer

Alles begint bij definities. Wat is een document? Wat is documentatie? Waar komt het vandaan? Definities vinden we onder meer in Wikipedia, waar wordt ingegaan op de vraag wat een document is, wat de functionele karakteristieken zijn van een document, de klassieke rollen binnen de keten van auteur tot doelgroep, een korte geschiedenis van de productietechnieken, en het document life cycle management.
Michael K. Buckland beantwoordt de vraag “wat is een document” door terug te keren naar de bron, naar de beginjaren van de documentatie, het einde van de negentiende eeuw, met de opkomst van Paul Otlet en de Fédération International de Bibliographie. Otlet was degene die experimenteerde met microfilm, die de Dewey Decimal Classification van Melvil Dewey naar Europa haalde en vertaalde tot de Universele Decimale Classificatie.
Tot 1920 heette het vakgebied van de informatievoorziening bibliografie. Vanaf 1920 ontstond mede door toedoen van Paul Otlet het begrip documentatie, wat een verzamelbegrip was voor:
a. bibliografie (het verzamelen, organiseren/ordenen/rangschikken, bewaren en behouden, beschrijven, indexeren en catalogiseren, selecteren en terugzoeken en reproduceren/kopiëren en vermenigvuldigen van informatie;
b. informatiedienstverlening van wetenschappelijke, vaktechnische informatie;
c. records management en
d. archiefwetenschap.

Er zijn in de loop der decennia verschillende definities geweest van het begrip documentatie. In het begin werden hieronder uitsluitend het beheer van gedrukte teksten verstaan. Otlet stelde in zijn Traité de Documentation (1934) dat objecten zelf als document kunnen worden beschouwd: ook archeologische vondsten, modellen, maquettes, objecten die sporen dragen van menselijke activiteit, spellen, kunstwerken zijn documenten, want zij informeren ons. Suzanne Briët gaat op deze gedachte verder en stelt dat “un document est une preuve à l’appui d’un fait. Zij doet dat in het boek “Qu’est-ce que la documentation? uit 1951.

Een filmpje zegt soms meer dan duizend woorden. Alex Wright geeft een les over The Web That Wasn't, waarin hij de geschiedenis van de documentatie behandelt.

Veranderen is niet moeilijk, als je het samen doet

Onlangs is –naar aanleiding van een grondige studie- een interessant artikel verschenen van Aiken en Keller over veranderingen en hoe je deze het beste in gang zet. Slechts één derde van de verandertrajecten is succesvol, en dat geeft te denken! Als je de resultaten van de studie goed tot je laat doordringen dan begrijp je waarom veranderingen mislukken, zoals de invoering van digitaal archiefbeheer, van papier naar digitaal en van een afdelingsgerichte naar een werkprocesgerichte organisatie. Eigenlijk is het kinderlijk eenvoudig en komt het neer op het bekende adagium: wat gij niet wil dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet. Het geeft ook meteen inzicht in de problemen die zich voordoen in het veranderen van grotere groepen: hoe groter de groep, des te moeilijker de verandering. Het keren van een mammoettanker is nu eenmaal moeilijker dan van een roeibootje.

In 1996 benoemde John Kotter de volgende vier condities om een verandering krachtig neer te zetten:
1. vertel een pakkend, aannemelijk verhaal;
2. zorg voor nieuwe rolmodellen in de organisatie;
3. versterk de mechanismen in de organisatie en
4. zorg dat mensen nieuwe vaardigheden kunnen ontwikkelen.

Op zich klinken de condities aannemelijk. Vaak worden ze echter verkeerd toegepast vanuit het management. De verandering wordt door de strot geduwd als bij ganzen die lijden onder het productieproces van foie gras, of er wordt aangenomen dat veranderen vanzelf gaat als bij de sprookjes waar een goede fee met haar vingers knipt en de wereld er ineens heel anders uitziet.

De onderzoekers noemen de volgende elementen die doorgaans fout gaan. De eerste drie fouten horen bij het aannemelijke verhaal. De manager vertelt een verhaal wat hij zelf aannemelijk vindt, maar wat niet aansluit op wat medewerkers vinden. Met andere woorden: hij is zich er niet bewust van wat zijn medewerkers motiveert, maar gaat uit van de verkeerde vooronderstellingen dat wat hem motiveert, ook de medewerkers zal motiveren. Dat pakt nogal eens anders uit.
Vervolgens geeft de manager de medewerkers geen tijd om zelf te ontdekken wat de voordelen zijn van een nieuwe manier van werken. Hij vertelt zijn boodschap, en zo moet het dan gebeuren. Terwijl medewerkers in hun denken helemaal nog niet zover zijn om zich de verandering eigen te maken. De manager loopt in zijn ideeën heel ver voor de muziek uit, en is zijn medewerkers volledig kwijt.
Als laatste vertelt de manager een veel te rooskleurig verhaal en vergeet voor het gemak eventjes de zaken die in het begin moeilijk zullen gaan, of die nadelig zijn in de nieuwe manier van werken. Nadelen zijn er natuurlijk altijd. Je hoeft ze niet te overdrijven, maar noem ze wel. Zorg dat mensen een positieve houding krijgen ten opzichte van de verandering. Laat ze zelf ontdekken wat het beste is, droom met ze over wat mogelijk is, praat erover hoe dit vorm te geven en vertel hoe de toekomst zal zijn.
De nieuwe rolmodellen worden ook niet goed neergezet. Doorgaans is de manager het enige rolmodel dat er is. Managers denken dat zij zelf de verandering zijn, maar natuurlijk is dat niet zo. Maar daardoor gaat het wel vaak mis. Is de boodschap verkocht, dan is de verandering compleet, zo denkt de manager. Dit terwijl het veranderproces moet beginnen in de harten van mensen, niet in de toespraak van de manager. Mensen verkeren in verwarring: er zijn geen nieuwe functies benoemd, er is geen duidelijk beeld hoe de organisatie eruit zal zien en hoe het werk geregeld gaat worden.
Ook wordt in het kader van nieuwe rolmodellen vaak een invloedrijke manager aantrokken, die dan als Haarlemmer wonderolie moet dienen om een verandering mogelijk te maken. De stroom aan trainers die wel even een team tot grote hoogten zullen brengen is daar een voorbeeld van. Velen slagen niet in hun missie, omdat ze het team om welke reden dan ook niet aanspreken. Wanneer succes uitblijft, ligt het natuurlijk aan de spelers want ja, met zulk materiaal kun je natuurlijk niet de oorlog winnen….
Bij de nieuwe mechanismen gaat veel fout doordat de symboliek in de organisatie niet wordt veranderd. Het juiste gedrag wordt niet beloond met een schouderklopje, fout gedrag wordt niet afgestraft. Er wordt veel lippendienst bewezen en ondertussen gaan mensen gewoon hun eigen, vertrouwde gangetje, ongecontroleerd of ze wel de juiste dingen doen.
Maar het gaat ook vaak mis doordat het proces en de uitkomsten niet fair zijn. Noemen we dat niet transparantie tegenwoordig? Er wordt informatie achtergehouden, er spelen verborgen agenda’s. Verder wordt alleen een geldelijke beloning gebruikt om mensen te motiveren, een dure manier die maar heel kort werkt….
Als laatste wordt steeds gezegd dat mensen nieuwe vaardigheden moeten kunnen ontwikkelen. Daarbij blijkt dat goede bedoelingen hierbij niet genoeg zijn. Je moet mensen wel de kans geven om de nieuwe vaardigheden ook te oefenen, fouten te maken (want van fouten kun je leren). Mensen zijn geen robotjes waar je een nieuwe chip in duwt en die daardoor ineens heel andere dingen gaan doen.

Kijk, veel van wat in het artikel staat weten we inmiddels al wel. Toch blijkt dat verandertrajecten steeds te snel moeten gebeuren, te optimistisch worden gestart, te positief worden gebudgetteerd, dat er met een verborgen agenda wordt gewerkt (het nieuwe systeem moet zich toch terugverdienen?) en dat wordt aangenomen dat mensen als bij toverslag zich nieuwe vaardigheden, kennis en houdingsaspecten aanmeten. Alsof je bij de kapper een permanentje besteld en je haar laat verven!
Dit onderzoek toont eens te meer aan dat de wereld zo –gelukkig- niet in elkaar steekt. Dus bent u bezig met een verandertraject of gaat u dat binnenkort starten –van analoog naar digitaal bijvoorbeeld- lees dan dit artikel en knoop de conclusies daaruit goed in uw oren. Het zal u goed doen.

The irrational side of change management. Carolyn Aiken en Scott Keller. McKinsey Quarterly, september 2008. De condities komen van John Kotter, Harvarddocent, deze publiceerde in 1996 het boek Leading Change.

Kaders voor informatie- en recordsmanagement

Een norm voor archiveren die door alle overheden en bedrijven overal ter wereld wordt gebruikt? Het lijkt een droom, maar is werkelijkheid. De kwaliteitsnorm voor informatie- en archiefmanagement heet nen-iso 15489.
De norm (gepubliceerd in 2001) werd ontwikkeld om de beste werkmethoden op het gebied van records management vast te leggen. Laat ons een kijken welke inhoud deze norm heeft en welke consequenties deze kan hebben voor het werkgebied van de informatiebeheerder.
Laten we beginnen met het begrip record nader te beschouwen. In Angelsaksische landen wordt onderscheid gemaakt tussen documenten, records en archives. Naar Nederlandse begrippen staan records gelijk aan archiefbescheiden en wordt records management vertaald met documentaire informatievoorziening, al zou het beter zijn hiervoor het begrip informatiebeheer in te voeren. Informatiebeheer staat wat beter dan al die termen die momenteel de toevoeging “management” of “specialist” krijgen. We hebben al een visspecialist, een keukenspecialist, een fietsspecialist, moet daar dan ook nog een informatiespecialist bij? En managers zijn er ook voldoende, dus laat mij het maar houden bij beheer. En of we beheren of voorzien in informatie: het laatste wordt door het beheer omsloten.

De term record is op zich een hele mooie benaming voor iets wat is “recorded” oftewel vastgelegd en wat later moet dienen voor bewijs of verantwoording. Dus alle vastleggingen die moeten dienen tot bewijs leggen we vast in records, onafhankelijk de vorm. Het kan dat je bewijs moet leveren door een brief, een mail, een opname van een bewakingscamera, een foto die op een onbewaakt moment is genomen.
Er zijn records en non-records. Dit onderscheid is van groot belang. Onder de laatste categorie worden verstaan de documentatie (voorbeelden die in de organisatie gebruikt worden, blanco formulieren die op voorraad worden gehouden) dubbelen, kopieën, kladstukken, afschriften en concepten van documenten die geen “officieel” karakter hebben, maar die tijdelijk worden bewaard op werkniveau. Natuurlijk kunnen deze documenten ook de status van record krijgen, wanneer zijhet enige zijn aan de hand waarvan bewijs kan worden geleverd: beter half bewijs dan geen bewijs. Dat maakt ons werk ook zo mooi: waar een origineel, officieel tot record verklaard gegeven ontbreekt, moeten we zoeken naar vervangend bewijs.
Non-records mogen worden vernietigd indien daaraan geen belang meer wordt gehecht én er een record aanwezig is. Zodra bepaald is dat van de stukken een bewaarde versie aanwezig is in een beheerde omgeving, kunnen overtollige exemplaren worden verwijderd.
Records blijven bewaard tot het moment dat zij niet meer nodig zijn voor de administratieve verslaglegging en de recht- en bewijsvoering. Bepaalde records hebben echter ook andere waarde en zijn van historisch belang. Zij worden uiteindelijk opgenomen in de Archives, het Archief oftewel de archiefbewaarplaats en zijn dan in principe openbaar, tenzij beperkende bepalingen zijn gesteld.

Records zijn dus de informatie-objecten die omwille van dat bewijs in de organisatie worden bewaard. Taak van de informatiebeheerder (in Engelstalige landen de records manager, in Nederland wel de recordmanager genoemd) is om deze stukken te beheren en ze in een zo vroeg mogelijk stadium te scheiden van non-records. Het beheer dient te geschieden op een zo doelgericht en efficiënt mogelijke manier: de zoektocht naar records mag zo weinig mogelijk zoektijd kosten, zo weinig mogelijk ruimte en werkinspanning opleveren en daarom dienen bewijsstukken direct wanneer dit mogelijk of noodzakelijk is, te worden vernietigd. Zo worden de kosten van het beheer nu en in de toekomst tot het minimum beperkt. Wanneer we weten welke kosten gepaard gaan met geautomatiseerde en handmatig bijgehouden systemen dan zien we al snel de noodzaak van een effectief en zo economisch mogelijk informatiebeheer.

De standaard NEN ISO 15489 is mede bedoeld om het informatiebeheer te brengen binnen het raamwerk van het kwaliteitsmanagement, de ISO-standaarden 9001, 9002 en 14001. De standaard vormt een algemeen kader voor het informatie- en archiefmanagement in een totale organisatie. Het is een norm die de totale informatiehuishouding van een organisatie omvat, en dus gaat over alle systemen waarin gegevens worden beheerd die dienen voor bewijs en verantwoording. Het begrip systeem dient hierbij breed te worden opgevat: er zijn zowel papieren informatiedragers die als bewijs dienen als digitale. De nadruk ligt de laatste jaren echte rop het volledig digitaal maken van het informatiecircuit, van de communicatie binnen de organisatie zowel als de communicatie met andere organisaties. Om te kunnen onderscheiden of een systeem inderdaad voldoet aan de vereisten om betrouwbare gegevens te kunnen leveren, zijn raamwerken opgesteld waaraan de systemen kunenn worden getoetst. Een heel belangrijk toetsingskader is afkomstig van de Amerikaanse overheid, de DoD 5015-2 Standaard. In Nederland is ook een standaard ontwikkeld om software te toetsen, dit is de NEN 2082-norm.

NEN ISO 15489 werd ontwikkeld naar het voorbeeld van de Australische archiefnorm AS 4390, waaruit dan ook vele herkenbare elementen zijn overgenomen. De norm bestaat uit een beschrijvend deel en een aanhangsel, het Technical Report. De standaard moet helpen bij de invoering van een recordkeeping systeem. Zo een systeem omvat alle elementen die nodig zijn voor de invoering van archiefbeheer: mensen, middelen, opleiding en kennis, software, documentatie van de systemen, wetgeving, regelgeving en procedures. In Nederland werd het voor het eerst beschreven door Peter Horsman in zijn boekje [naam volgt].
De standaard is niet alleen voor overheden bedoeld, maar voor iedereen die een taak heeft bij de vorming en het onderhoud van records. Vooral voor multinationals –privaatrechtelijke organisaties- is het nodig om een archiveringsstandaard te hebben, zodat waar ook ter wereld op dezelfde manier documenten worden beheerd. Hierdoor kunnen éénduidige systemen worden beheerd, kunnen audits op de archivering worden uitgevoerd en blijft het voor de organisatie mogelijk zich te verantwoorden.
De Standaard is grotendeels beschrijvend. Zo worden de voordelen van een adequaat records management opgenoemd. Het geeft, zoals AS 4390 ook al deed, een opsomming van al datgene wat records management omvat: het vaststellen van richtlijnen en procedures en het bewaken van de geldigheid daarvan, het toekennen van verantwoordelijkheden en vaststellen van gezagsverhoudingen, het ontwerp, de invoering en het beheren van gespecialiseerde systemen voor records, maar ook het invoeren van recordkeeping in alle administratieve systemen en processen die in een organisatie worden toegepast en het ontwikkelen van dienstverlening op het gebied van archiefbeheer. Ziehier de wijze waarop het informatiebeheer bij de meeste overheidsinstellingen in het Engelstalige vakgebied is georganiseerd: de recordkeeping handleidingen van Amerikaanse universiteiten zijn hier getuige van en dankzij Internet vrij te raadplegen. De norm geeft aan hoe belangrijk records zijn voor de bedrijfsvoering, redenen die vakgenoten doorgaans wel kennen maar zo vanzelfsprekend vinden dat we ze onvoldoende onder de aandacht van het management brengen. We weten immers dat records helpen om de bedrijfsvoering gesmeerd te laten verlopen, dat continuïteit wordt geleverd wanneer zich een ramp voordoet, dat hierdoor bewijsvoering mogelijk is, rechten en plichten worden vastgelegd en het bedrijfsgeheugen wordt ondersteund.
Volgens de norm moeten alle organisaties nagaan welke regels er zijn die het nodig maken om hun activiteiten te documenteren. Voor Nederlandstalige bedrijven is dit bij voorbeeld de Belastingwetgeving, maar ook zijn er diverse wetten en besluiten die voorschrijven dat dossiers worden aangelegd. Zo dient een ondernemer een personeelsadministratie bij te houden, met kopieën van identiteitsbewijzen van de werknemers. Bedrijven dienen in sommige gevallen een milieulogboek bij te houden en zo zijn er tal van regels die leiden tot archiefvorming: indien deze regels worden overtreden, kan dit tot boetes leiden. Een organisatie dient volgens de norm adequaat bewijs te leveren dat zij in overeenstemming met wet- en regelgeving functioneert bij het vastleggen van haar activiteiten.
Wanneer een organisatie de internationale standaard wil volgen, dient zij beleid te ontwikkelen met procedures en praktische richtlijnen voor het records management om er zo voor te zorgen dat steeds bewijs kan worden geleverd van alle activiteiten die worden uitgevoerd. Dit beleid dient door het hoogste managementniveau binnen de organisatie te worden ondersteund en in de hele organisatie bekend te worden gemaakt; iedereen dient ernaar te handelen.
Ditzelfde geldt eigenlijk voor de verantwoordelijkheden. Deze dienen te worden vastgelegd, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor bepaalde activiteiten. Een voorbeeld:
- de proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het goed documenteren van de door hun uitgevoerde activiteiten. Zij moeten daarin worden getraind en bijgestaan, want het is een nieuwe activiteit die zij moeten leren. Er zullen bijvoorbeeld afspraken moeten worden gemaakt hoe documenten een naam wordt gegeven, wanneer een document “rijp” is om te dienen als bewijsstuk en dus moet worden vastgelegd zodat het terug te vinden is, hoe documenten aan elkaar gerelateerd worden;
- de informatiebeheerder is verantwoordelijk voor alle aspecten van het records management, zoals het ontwerp, de invoering en het onderhoud van de records systemen en de activiteiten die met het records management samenhangen;
- ICT is verantwoordelijk dat de infrastructuur op orde is en dat gegevens op elk moment kunnen worden teruggevonden als bewijs; en
- het management ziet er op toe dat dit alles goed gebeurt volgens het beleid, dat op het hoogste niveau in de organisatie is vastgesteld.

Dit betekent eigenlijk dat de hele organisatie, van hoog tot laag, in informatiebeheer getraind moet worden. Voorwaar een hele opgave om bij kantoormedewerkers interesse voor archivering op te wekken!

Informatiespecialisten verdienen geld voor de organisatie

Welke toegevoegde waarde levert de informatiespecialist aan het stroomlijnen van de organisatie? Hoe zorgen de activiteiten van de informatiebeheerder ervoor dat anderen in de organisatie werk uit handen wordt genomen, dat informatie steeds optimaal toegankelijk is? Eis daarvoor de beste instrumenten en overtuig uw management hoe u met de beste, de modernste werkmethoden inclusief de bijbehorende hard- en software de organisatie beter, sneller en betrouwbaarder kunt laten functioneren.
Enkele van de bekende voordelen die steeds genoemd worden als reden om informatie- en archiefmanagement in te voeren, worden in de nen-iso 15489 (kwaliteitsnorm voor informatiebeheer) genoemd. Wij citeren:
- dat taken op een methodische, efficiënte en verantwoorde manier kunnen worden uitgevoerd;
- dat diensten kunnen worden verleend op een consistente en onpartijdige manier (voor overheden erg belangrijk);
- dat beleidsvorming en managementbeslissingen kunnen worden ondersteund en gedocumenteerd;
- dat voorzien wordt in consistentie, continuïteit en productiviteit in management en beheer;
- dat bescherming en ondersteuning wordt gevonden bij rechtzaken;
- dat rechten worden beschermd en dat
- een organisatorisch, persoonlijk en collectief geheugen in stand wordt gehouden.

Wanneer een organisatie zich aan de norm wil conformeren, dan zal zij beleid, procedures en werkwijzen voor informatiebeheer moeten vaststellen. Bij dat vaststellen hoort uiteraard het documenteren, het onderhoud en de bekendmaking van het beleid. Dit beleid moet niet alleen worden vastgesteld, maar iedereen binnen de organisatie hoort ernaar te handelen. Dus moet het van de daken worden geschreeuwd, elke ochtend door de huistelecominstallatie worden voorgelezen, opgenomen te zijn in het lijflied van de organisatie, voorop de T-shirts te staan van de voetbalclub. Tot de medewerkers er goed van doordrongen zijn, op dat moment mag het iets minder.

De verantwoordelijkheden van de diverse disciplines die zich met informatiebeheer bezighouden, worden in de norm goed beschreven. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen informatiespecialisten en systeembeheerders. De eerste worden verantwoordelijk gesteld voor “alle aspecten van het informatie- en archiefmanagement, inclusief het ontwerp, de implementatie en het onderhoud van archiefsystemen en de werking ervan, en voor de opleiding van gebruikers”. Systeembeheerders zijn verantwoordelijk voor de zorg dat alle documentatie accuraat, beschikbaar en leesbaar is voor de medewerkers, indien vereist. De medewerkers in een organisatie zijn verantwoordelijk en rekenschap verschuldigd voor het creëren en beheren van accurate en complete archiefbescheiden van hun activiteiten. Leidinggevenden wordt geen andere rol toebedacht dan te stimuleren en te ondersteunen bij de toepassing van beleid voor informatie- en archiefmanagement in de totale organisatie.
Duidelijk dus: de medewerker is verantwoordelijk voor de aanmaak van bewijsstukken, de systeembeheerder dat het netwerk goed draait, de informatiespecialist voor het beheer van de inhoud en de leidinggevende stimuleert het beleid.
En dan is er toch ineens die archivaris: “Archiefinstellingen kunnen betrokken zijn bij het plannings- en implementatieproces van het beleid inzake informatie- en archiefmanagement en procedures. Een bescheiden, naar mijn mening té bescheiden rol, die me wat te Australisch aandoet, waar archivaris en informatiespecialist als functie in elkaar over vloeien (vgl. het records contiuüm model). Een ontwikkeling waarop een kritische reactie nodig is: naar onze mening dient er een spanningsveld te bestaan tussen archivaris en records manager, waarbij de een toeziet op het historisch belang van gegevens en de ander op het bedrijfsbelang. Bedrijfsbelang is dat de gegevens die daarvoor in aanmerking komen volgens de wettelijke regelgeving, binnen zo kort mogelijke termijn worden vernietigd, historisch belang betekent dat soms meer dan de essentiële zaken worden bewaard. Waarom een strenge selectie een bedrijfsbelang is, wordt duidelijk uit de conserveringsproblematiek die digitale archiefbescheiden met zich meebrengt: elk te lang bewaard archiefstuk moet ook worden toegankelijk gehouden, overgezet naar nieuwe softwareversies, geplaatst in andere omgevingen, toegankelijk gemaakt met nieuwe software. Een goed opgezet vernietigingsbeleid gaat juist in de digitale omgeving sterk kostenbesparend werken. Door dit goed te organiseren verdient de informatiebheerder zijn geld vele malen terug.

Documenten zijn gegevensobjecten

Doorgaans wordt binnen het vakgebied verschil gemaakt tussen gegevens of data, informatie, documenten en archiefdocumenten. De gegevens zijn daarbij de totaalverzameling, informatie, documenten en archiefdocumenten zijn daar steeds deelverzamelingen uit, gedefinieerd door een regel, waarmee we een beperking stellen.
De gegevens hebben niet per definitie voor iedereen betekenis. Pas wanneer gegevens deze betekenis hebben, is er sprake van informatie. Informatie is dus subjectief bepaald: wat voor de een informatie is, is voor de ander een onbelangrijk gegeven.
De betekenis wordt gegeven door drie elementen: vorm, structuur en inhoud. Deze elementen zullen meegegeven moeten worden aan gegevens om ze betekenisvolle informatie te laten zijn.
Informatie kan zijn neergelegd in een document. Een document is een informatieobject dat bestaat uit betekenisvolle, samenhangende gegevens die dienen voor de overdracht van informatie. De gegevens hebben door hun context betekenis.
Wordt een document gebruikt als bewijs, dan is het een archiefdocument.

Digitale documenten vormen hierbij een probleem, omdat niet onomstotelijk vaststaat of zij authentiek zijn, dat wil zeggen: overeenkomstig de manier waarop zij zijn opgemaakt en in de tijd niet gewijzigd. Elementen van een elektronisch document zijn inhoud, structuur, vorm, context en gedrag. Bij ‘gedrag’ gaat het bijvoorbeeld om formules in de cellen van een spreadsheet, de manier waarop een filmpje wordt afgespeeld, hoe een diapresentatie verloopt of de links die in een document zijn aangebracht, waarmee weer andere documenten worden opgeroepen. De context is de manier waarop het document met andere documenten is verbonden.

Maar wat is nu een document? Wij sluiten daarbij toch aan op de ideeën van Suzanne Briët (zie hiervoor: waar het allemaal begint, ook geplaatst in de categorie documentatiewetenschap). Er zijn immers ook vele bibliotheek- en museale documenten!.
Wij noemen documenten liever gegevensobjecten. Volgens ons zijn daar vele vormen van. In de meerderheid van de gevallen is de drager daarbij nog steeds zeer belangrijk: denk maar eens aan een schilderij, dat met een slechte kwaliteit verf is vervaardigd door een beroemd schilder en waarbij men alle moeite doet om dit te verdoeken en in optimale staat te houden. Elektronische documenten die via beeldscherm, magnetische drager en magnetisch transportmiddel tot een organisatie komen, zullen tot officieel bewijs (archiefdocument) worden verklaard (niet voor niets luidt de uitdrukking in Amerika “ to declare a record” : een document tot archiefstuk verklaren). Een document wordt dus tot archiefdocument omdat het als zodanig wordt gewaardeerd. Het gegevensobject, de gegevensdrager, wordt geplaatst in een georganiseerde, betekenisvolle relatie tot ander bewijs, in een context. Dit laatste is erg belangrijk, omdat we deze context steeds zullen tegenkomen: gegevens worden immers pas informatie binnen de context waarin ze worden of zijn gebruikt.
Zelf definiëren wij het document als: een authentiek vastgelegde samenhangende hoeveelheid reproduceerbare gegevens, op een bepaalde wijze gepresenteerd,voorzien van een inhoudelijke context met als doelstelling een boodschap te communiceren, te informeren en/of bewijs te leveren.

Het is een definitie die aangeeft dat er sprake is van:
- Een vastlegging die datgene is wat hij beweert te zijn, authentiek is;
- Een functie die strekt tot communicatie, bewijs, studie of lering;
- Een werkelijkheid die door een model wordt gerepresenteerd;
- Een context, waarin het document is of wordt gebruikt en
- Reproduceerbaarheid in dezelfde vorm als waarin het is vastgelegd.
Op dit gegevensobject kunnen dan weer documentaire handelingen worden toegepast, zoals: klasseren, ordenen, selecteren, beschikbaar stellen.

Hiermee gaan wij dus voorbij aan een indeling in gestructureerde en ongestructureerde gegevens, digitale of niet-digitale vorm, omdat deze niet relevant is: het is de context die bepaalt of iets als document wordt beschouwd, tot document wordt verklaard: de mededeling is bepalend, naast de vorm. Zo zal een notitie met verwarrend gekrabbel bij een rechter als bewijs kunnen dienen dat degene wiens handschrift het betreft, handelingsonbekwaam is, terwijl het op een kleuterschool aantoont dat iemand de eerste beginselen van de schrijfkunst machtig is geworden. Een transactie die via e-mail wordt uitgevoerd kan dus pas een document zijn, indien de gegevens een rol spelen binnen een context. Dit kan zijn de serie elektronische berichten in een mailbox of een bepaald elektronisch dossier.
Een tweede belangrijk onderscheidend punt is dat van de vastlegging. In onze visie kan er zonder vastlegging geen sprake van een document. Wanneer een gegeven niet is vastgelegd op enige wijze, in een fixatiemoment, dan kan er geen bewijs worden geleverd. Dit betekent dat een virtueel document niet bestaat, ook het onderscheid tussen documenten en virtuele documenten bestaat niet. Virtueel geeft aan dat iets ongrijpbaar is en niet wordt gefixeerd. Zonder fixatie is er in onze visie geen document. Met andere woorden: een virtueel document is geen document.

Een virtueel document is een document dat primair geen fysieke vorm meer heeft, maar deze secundair als kopie of print wel toegekend kan krijgen. In deze optiek zijn tekstblokken virtuele documenten, maar ook de records, samengesteld uit één of meerdere databases.
R.M. Kessner, ‘The changing face of office documentation: electronic/optical information technologies. An analytical framework for the review of trends in office’ in: A. Menne-Haritz (ed.), Information handling in offices and archives (München- London 1993).

Digitaal informatiebeheer- kansen en bedreigingen

Kantoren worden automatiseringsfabrieken. Werkprocessen worden geautomatiseerd en de klant heeft thuis een digitaal venster op de wereld waarmee hij met elke organisatie verbinding kan maken. De klant roept een bepaalde organisatie aan, krijgt informatie, vult gegevens in voor een aanvrage, die worden doorgestuurd en afgehandeld via een werkstroom. Zo wordt elektronisch gebankierd, worden bestellingen gedaan en wordt de barbecuevergunning voor het buurtfeest aangevraagd.

Om dit alles te realiseren moet achter de schermen veel georganiseerd worden. Werkprocessen moeten in kaart worden gebracht en stap voor stap geautomatiseerd.
Wie gaat dat allemaal doen? En wie gaat ervoor zorgen dat dit proces zo verloopt, dat het te reconstrueren is, dat we kunnen nagaan hoe het proces is verlopen?

Informatiebeheer is meer dan uitsluitend archiefmanagement of, zoals de Engelstaligen zeggen, records management. Het wordt belangrijk om aan te geven waar bepaalde informatie is te vinden, onafhankelijk van de bron, maar wel met medeweten welke de bronnen zijn.
Een voorbeeld. Onlangs las ik uittreksels van artikelen die tien jaar terug verschenen. Van de meeste excerpten werkten de links naar het artikel niet meer.
Wie regelt het behoud van deze informatie? Wie bepaalt welke informatie belangrijk is voor toekomstig gebruik? Wie zorgt voor het behoud van, wat we noemen, de context?

Informatiebeheer is dus tot een samengaan van bibliotheek-, documentatie- en archiefkennis met nieuwe kennis over gebruik van techniek: de techniek van het internet. Daar hoort dan nog bij de kennis van welke informatie belangrijk is voor de organisatie. Dus: specialistische, inhoudelijke kennis van een bepaald vakgebied.
Het informatiebeheer heeft daarbij een aantal troeven in handen.
a. het is een discipline die gewend is de groei van bestanden te beheersen met behulp van instrumenten, zoals selectielijsten. Informatiebeheerders kunnen bewaartermijnen van documenten vaststellen en weten uit ervaring welke informatie belangrijk is om te bewaren, omdat ze de zoekvragen van organisaties kennen. Deze kennis ontbreekt bij IT-specialisten. De waarde van archivistische documenten overstijgt de levensduur van elektronische media, wat een probleem op zich is.
b. Informatiebeheerders hebben ervaring met de juridische aspecten van informatiebeheer, maar niet met alle: zo zijn onderwerpen op het gebied van copyright doorgaans beter bekend bij bibliothecarissen dan bij archivarissen
c. Informatiebeheerders hebben een solide expertise in indexeringsconcepten en zoektechnieken. Deze ontbreekt doorgaans bij IT-mensen
d. Geen andere professie dan het informatiebeheer weet zoveel over het beheer van gegevensbestanden. De hierin gehanteerde principes dateren al van vóór de jaartelling en komen in elke cultuur voor. Hun kennis en vaardigheden zijn goed over te brengen op de elektronische documentomgeving.

Maar ook zijn er een aantal zwakheden te overwinnen:
- in het algemeen is het informatiebeheer binnen organisaties er onvoldoende in geslaagd om aan te tonen dat zij waarde toevoegt aan bedrijfsprocessen. Dat is ook de reden waarom binnen organisaties slechts beperkt in het informatiebeheer wordt geïnvesteerd, terwijl er zulke belangrijke voordelen te behalen zijn in het voorkómen van dubbelwerk, het correct kunnen voeren van een juridische procedure enz.
- Het informatiebeheer wordt nog te vaan geassocieerd met de zorg voor papieren informatie. Het vakgebied heeft geen hoog imago en wordt minder gezien als van strategisch belang voor het bedrijf of de organisatie. Elektronische informatiesystemen hebben dat imago wel.
- Alhoewel vooruitgang is gemaakt heeft de meerderheid van de informatieverzorgers nog geen succesvolle overgang gemaakt naar elektronische documentaire systemen. Te vaak wordt de huidige papieren situatie in de elektronische omgeving nagebootst.
- De meeste informatiebeheerders hebben (nog?) niet de technische vaardigheden om een rol te spelen op het gebied van elektronisch documentenbeheer. Erger vinden wij dat het lijkt alsof ze er ook niet erg in zijn geïnteresseerd.
- Het informatiebeheer heeft verschillende nieuwe interessegebieden waarin het kan groeien: het beheer van elektronische formulieren, elektronisch berichtenverkeer, de uitwisseling van elektronische documenten binnen het bedrijf zowel als met andere bedrijven, inter- en intranettoepassingen, werkstroombeheersing, software voor het beheer van documenten op PC’s, de archiverings- en selectiemogelijkheden van kantoorautomatiseringstoepassingen, software voor het terugvinden van teksten en voor de opslag van informatie.

Het informatiebeheer zal zich moeten ontwikkelen in digitale richting. Voor de een een bedreiging, voor wie durft een nieuwe uitdaging.

Electronische handtekening- nog weinig reden tot juichen

dit is een herbewerking van een serie artikelen, zoals deze verschenen in Sited, het e-zine van www.vhic.nl, door Frans Dondorp en Ad van Heijst, in de loop van de jaren sinds 2003.

In 2002 werd de Europese richtlijn elektronische handtekeningen (1999/93/EG) al vastgesteld. Het duurde daarna nog ruim een jaar voordat de Wet Elektronische Handtekeningen door de Eerste Kamer werd goedgekeurd. Maar sinds 21 mei van dat jaar is de nieuwe wet van kracht. De wet geeft de elektronische handtekening een wettelijke status en maakt het mogelijk dat elektronische handtekeningen dezelfde functie vervullen voor elektronische documenten als de handgeschreven handtekening voor een papieren document. Met de elektronische handtekening geeft u dus net als met een “traditionele” handtekening aan dat u de inhoud van het document onderschrijft.

Maar wat is nu het voordeel van de elektronische ten opzichte van de handgeschreven handtekening? Het belangrijkste voordeel is dat de elektronische handtekening beter bestemd is tegen fraude. Een elektronische handtekening is niet na te maken, terwijl een papieren handtekening relatief eenvoudig te vervalsen is. Het geheim zit in de private handtekeningsleutel die uniek en geheim is.

Een ander voordeel is dat straks de enorme papierstroom in bedrijven verdwijnt omdat steeds meer zaken digitaal kunnen worden afgehandeld. Hierdoor worden de administratieve lasten beperkt en dit leidt uiteindelijk tot kostenbesparing.

Om aan een elektronische handtekening dezelfde rechten te ontlenen als aan een handtekening op papier moet wel aan een aantal kwaliteitseisen worden voldaan. Zo dient de handtekening
- op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden te zijn;
- het mogelijk te maken om de ondertekenaar te identificeren;
- tot stand te komen met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden;
- op zodanige wijze aan het elektronisch bestand waarop zij betrekking heeft te zijn verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord;
- te zijn gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat als bedoeld in artikel 1.1., onderdeel dd van de Telecommunicatiewet;
- te zijn gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen.
Als aan deze eisen worden voldaan spreekt men van een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening mag alleen worden afgegeven door een certificatiedienstverlener (een zogenaamde Certification Service Provider oftewel CSP). De CSP garandeert dat het bericht daadwerkelijk afkomstig is van een bepaald bedrijf of bepaalde persoon en dat het bericht onderweg niet is gewijzigd. Wat de CSP eigenlijk doet is dat ze een unieke code koppelt aan een persoon en dit vastlegt in een digitaal certificaat. Dit certificaat verbindt de gegevens voor het verifiëren van een handtekening aan een bepaalde persoon en bevestigt de identiteit van die persoon. Een CSP moet wel aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen voordat hij een gekwalificeerd certificaat (zoals vereist is in de nieuwe wet) mag afgeven. De OPTA, de toezichthouder voor post en telecommunicatie controleert de CSP’s.

Toch zal het nog enige tijd duren voordat de elektronische handtekening ook in de praktijk algemeen gangbaar is. De kosten voor het aanschaffen van een smartcard kunnen behoorlijk in de papieren lopen. Bovendien moet je om gebruik te kunnen maken van de smartcard een bijbehorend leesapparaat aanschaffen en in het bezit zijn van de benodigde software. Een andere belemmering is de overheid. Volgens het artikel is de overheid nog niet klaar voor de digitale krabbel, omdat zij wacht met het klaarstomen van de processen tot er voldoende animo voor is (en dit wordt weer tegengehouden door de hoge kosten).

Toch hoeft een elektronische handtekening niet zo veel te kosten. Volgens de wet elektronisch bestuurlijk verkeer heeft een ingescande handtekening door art. 3:15a lid 1 BW hetzelfde rechtsgevolg als een traditionele, indien voor het specifieke doel de handtekening voldoende betrouwbaar wordt geacht.

Bij een digitaal bewijsdocument zijn vijf componenten te onderscheiden, te weten inhoud, structuur, context, opmaak en gedrag. De eerste drie kenmerken zijn essentiële componenten, de laatste twee niet. Digitale documenten hebben geen vaste verschijningsvorm. Dit houdt in dat de vorm waarin het digitale bewijsdocument wordt geprint en verstuurd, niet overeen hoeft te komen met het digitale origineel. Als de inhoud, structuur en context maar gewaarborgd worden, en de finaliteit van het stuk niet gewijzigd is.

Als gewenning aan het toekomstige digitale berichtenverkeer is het gebruik van de ingescande handtekening zeker aan te raden. Voor documenten die minder dan tien jaar bewaard hoeven te worden, volstaat het om enkel het digitale stuk te bewaren. Zelfs deze originelen mogen al vernietigd worden als het stuk ingescand is.

Een gebruikt postsysteem biedt nog niet waterdichte bewijskracht met betrekking tot het aantonen van authenticiteit. We raden daarom aan het stuk in PDF-format op te slaan. Wordt er gekozen voor Word, let er dan in elk geval op dat de datum bevroren wordt op moment van aanmaak!

1. De ingescande handtekening is juridisch gezien een geldige elektronische handtekening. U kiest dan voor de ‘gewone’ elektronische handtekening, die in een juridische procedure geen dwingende bewijskracht bezit (i.t.t. de ‘geavanceerde’ die binnen een PKI wordt gebruikt: die heeft wel dwingende bewijskracht vanwege de veelheid aan eisen waaraan hij moet voldoen). Dit betekent dat in een dergelijke procedure de betrouwbaarheid van de handtekening niet op voorhand vaststaat en in twijfel getrokken kan worden door een tegenpartij. De wet vereist een vorm van handtekening die gezien de omstandigheden van het geval en het doel van het bericht ‘voldoende betrouwbaar’ is. Voor een mededeling of een antwoord op een vraag zal uw methode dus waarschijnlijk geen probleem zijn. Dat zal mogelijk anders liggen als het gaat om een vergunning met grote (financiële) gevolgen, als de rechter van u kan verwachten meer veiligheidsmaatregelen te treffen.

2. Aangezien de elektronische handtekening hetzelfde rechtsgevolg heeft als een conventionele, zou het in juridische zin geen verschil moeten maken of u een conventioneel getekende papieren brief archiveert of een elektronisch getekende digitale brief.

3. Een besluit van een bestuursorgaan hoeft niet te worden getekend om juridisch geldig te zijn. Het bestuursrecht vereist niet van besluiten (en dus ook niet van beschikkingen) dat zij getekend zijn. Dit is een verschil met een bericht van een burger aan een bestuursorgaan: een aanvraag voor een beschikking, een bezwaarschrift en een klaagschrift moet wel ondertekend zijn. Als weerslag van een formele handeling (het nemen van een besluit), volstaat dus de brief zonder handtekening: dit verandert niet als die weerslag een bewijsbescheid wordt.

4. Als we dit samenvatten, komen we tot de volgende conclusie:
- Als het gaat om brieven waarin formele besluiten (zoals beschikkingen) staan, draagt de handtekening niets bij: u kunt hem gewoon opnemen als u dat wilt.
- Als het niet gaat om een besluit, maar om een toezegging, een antwoord of inlichtingen, is de ingescande handtekening rechtsgeldig. Mocht de betrouwbaarheid ooit voor een rechter in twijfel worden getrokken, moet u wel kunnen aantonen dat de brief ‘echt’ is. Dit zou u kunnen bereiken door uit systeemrapportages te laten zien dat de brief daadwerkelijk door de betrokken persoon op het aangegeven tijdstip is verstuurd en dat het bewijsexemplaar niet naderhand gewijzigd kon worden. Het is sowieso nuttig om dergelijke waarborgen te kunnen leveren, aangezien een conventionele handtekening ook niet absoluut betrouwbaar is. Helaas is er nog geen nuttige jurisprudentie over welke waarborgen precies verwacht worden.
- Als het gaat om een bericht met zulke vergaande gevolgen dat u niet het risico wilt lopen dat de echtheid ooit met succes in twijfel kan worden getrokken, bent u aangewezen op een “zwaardere” PKI-oplossing voor digitale stukken. Aangezien er aan de conventionele handtekening gek genoeg meer betrouwbaarheid wordt gehecht, kunt u ook het handgetekende besluit bewaren – of een scan daarvan. Voor dit soort berichten kunt u dus de huidige situatie laten voortbestaan.

Automatische metadatadatering

Informatiebeheerders leerden in het verleden een archiefcode zoals de UDC of de Basis Archiefcode, een geheimtaal waarmee documenten voorzien werden van een cijfercombinatie, die de sleutel vormde tot de rijke archiefschatkamer waarin zij werden opgeborgen.
De basis van deze archiefcodes ligt in een werkstuk van Melvil Dewey, het Dewey Classification System, ontwikkeld in 1873. Meer dan een eeuw is het een hulpmiddel geweest om kennis onder te brengen in bepaalde klassen. Specialisten werden getraind in het denken in deze ordeningssystematiek en bij de ontvangst van een document werd door de hersenen bliksemsnel een combinatie gelegd met de plaats, waar het document moest worden opgeborgen. De classificatie was een hulpmiddel om kennis te organiseren en boeken, artikelen en andere documenten te ordenen en rangschikken, een plaats te geven waar ze ook weer konden worden teruggevonden.

De analoge informatiesystemen waren, zoals men dat noemt, ééndimensionaal. Er was doorgaans slechts één plaats geschikt om iets op te bergen, dus ook één plaats om terug te zoeken. Zonder de getrainde specialist was het dan ook vaak moeilijk om een eenmaal opgeborgen document terug te vinden. Er zijn zelfs organisaties waar de informatieverzorgers een andere mening hebben dan die in de archiefcode is aangegeven, en waar het zonder deze specialist dan ook volstrekt onmogelijk is om iets terug te vinden.
Als aanvulling op dit eendimensionale systeem werden vaak hulpindexen gemaakt, die neveningangen werden genoemd. Voor een verzameling bouwvergunningen werden bij voorbeeld indexen vervaardigd op adres en op naam van de aanvrager. Welke vraag dan ook werd gesteld, hij was te beantwoorden als één van deze elementen er deel van uitmaakte. De vergunningen zelf waren op nummer weggezet.

De efficiency in het toekennen van metadata –gegevens over een bepaald document- neemt toe. Steeds meer mogelijkheden dienen zich aan om automatische indexinformatie al in een vroeg stadium op te nemen in een systeem.
Steeds meer van deze informatie wordt door de klant geleverd. Als een gebruiker een website bezoekt en zij vraagt een formulier aan, dan doet zij hetzelfde als bij telebankieren: zij doet het werk van een ambtenaar, vaak van een medewerker die dezelfde registratie uitvoerde, wanneer hij het formulier ontving en de gegevens overnam in een geautomatiseerd systeem.
Zo worden steeds meer indexeringswerkzaamheden uitbesteed aan de klant, of worden opgebouwd door communities van mensen die samen informatie delen en toegankelijk maken. Steeds meer webformulieren worden rechtstreeks door de klant ingevuld. Deze worden rechtstreeks geladen in databases en daarin verwerkt. Waar mogelijk zullen aanvragen direct digitaal worden afgedaan. En heeft een klant geen computer, dan kan hij naar een centraal loket komen, waar hij vriendelijk wordt geholpen bij het invullen van het formulier. Zelfbediening is de boodschap! (zie hierover ook gesignaleerd, elders in dit blad).
Nóg interessanter wordt het, wanneer de klant een digitale identificatie gaat gebruiken. Wanneer de klant deze identificatie gebruikt, worden op dat moment al zijn klantgegevens direct aangeroepen. De klant hoeft dus niet opnieuw NAW- en andere gegevens in te vullen. Eénmaal bekend is altijd bekend.
Deze veranderingen zoudende informatiebeheerders wel aan het denken moeten zetten. De efficiency in het toekennen van metagegevens neemt toe. Er komen steeds meer berichten, maar ook de mogelijkheden om te zoeken en terug te vinden nemen toe- door de zelf toegekende metagegevens.
Tijd voor bezinning dus. De core-business van de informatiebeheerder is het beschikbaar maken en houden van het organisatiegeheugen tegen de laagst mogelijke kosten.
Hoe doe je dat?
Welke kosten kan ik als informatiebeheerder beïnvloeden?
Hoe organiseer ik dat informatie beschikbaar is en blijft gedurende de tijd dat zij nodig zijn?

Zet de denktank aan het denken!

Time management van de koude grond

In 2004 kwam het Kabinet met plannen om de dagindeling van werkende mensen te verbeteren. Maar liefst 118 miljoen euro zou hiervoor tot 2009 worden uitgetrokken. Uit onderzoeken blijkt dat veel mensen niet bepaald handig met hun tijd omgaan. Bijna dagelijks word je ermee geconfronteerd. Mensen zijn gehaast en hebben het gevoel dat het werk nooit af raakt. Ze werken structureel over, maken te lange werkdagen, hebben het idee dat ze in vijf dagen de productie van zes dagen moeten maken. Dit terwijl er steeds meer werk opgestapeld wordt, doordat met minder mensen een grotere prestatie moet worden geleverd. Een medewerker aannemen kost veel geld en werkgevers verwachten een optimaal rendement uit hun investeringen. Daarbij is het crisis dus vallen er ontslagen- de overgeblevenen moeten dus wel werken.
Er komt steeds meer werk, en er komen geen mensen bij, zo lijkt het althans. Maar is dat ook zo? Vaak zien we in organisaties dat mensen zich heel efficiënt bezig houden met de verkeerde dingen te doen. Met platgetreden paden nòg platter te treden, met oude werkwijzen te blijven hanteren, waar al heel wat gemakkelijker hulpmiddelen beschikbaar zijn. Met diensten te verlenen, waarnaar allang geen behoefte meer bestaat.
Ook zien we dat mensen veel tijd kwijt zijn met communiceren. Juist in deze communicatie worden veel fouten gemaakt, door bij voorbeeld het verkeerde medium te kiezen. Men schrijft een lange e-mail, waar een telefoontje van enkele minuten duidelijkheid had gegeven, of telefoneert met meerdere mensen waar een e-mail aan een groep beter was geweest. Steeds meer mensen worden slaaf van de nieuwe media en worden tijdens hun werk steeds gestoord door piepjes en bliepjes wanneer weer een email binnenkomt, wat meteen de nieuwsgierigheid opwekt om te kijken wat er nu weer binnen is. Geconcentreerd werken is er zo niet meer bij.

Efficiënt werken betekent doelgericht werken. Bij time management hoort vooral het kiezen van je prioriteiten, oftewel je prio-tijden. We hebben allen 24 uur tot onze beschikking en het gaat erom binnen de acht werkuren te bepalen wat we het beste kunnen doen, in overeenstemming met de visie, missie en doelstellingen van de organisatie.
Als we dan weten wat we moeten doen, is het zaak om datgene wat tot onze taak behoort, op een acceptabel niveau uit te voeren. Ook daarin gaat nogal wat mis. Door perfectionisme wordt veel tijd gestoken in details, die er niet toe doen en het product nauwelijks verbeteren. Maar ook doordat we bepaalde routines niet kennen, voeren we ze verkeerd uit en verliezen daardoor heel wat tijd.
Om werkprocedures goed te kunnen uitvoeren, is het nodig dat we tijd nemen om ze te doorgronden. We moeten onszelf dus trainen, ons een werkproces eigen maken.

Doelgericht en effectief werken betekent vooral je eigen werkzaamheden kritisch onder de loupe te nemen. Is het wel nodig dat een bepaald werk wordt gedaan? En als dat dan zo is, kan het dan anders, beter, sneller? Voeren we de werkzaamheden uit volgens een “best practice” of hebben we nauwelijks instructie gehad? Juist die instructie –hoe kan het werk het beste worden uitgevoerd- is vaak heel belangrijk. En “best and worse cases”: archieven zitten er vol van!

Best Practices, de beste manier van werken, kun je leren. En leren doe je onder andere door te experimenteren en te kijken of het anders, beter, sneller kan. Via opleidingen kun je leren hoe anderen werken, wat de beste methode is. Blijf daarbij kritisch: ook de beste methode valt te verbeteren (en vergeet niet: door het vermijden van perfectionisme valt tijdwinst te behalen)!

Onlangs mochten wij bij een organisatie een dergelijk proces begeleiden. Het ging erom de werkmethoden van het informatiebeheer te beoordelen. De afdeling kampte al jarenlang met structurele achterstanden, die steeds werden weggewerkt door een extern bureau. Door te werken aan een duidelijke missie voor de afdeling die werd aanvaard door het management (wat zien wij als onze taak, waarvoor kan men op ons rekenen, maar ook: wat doen wij NIET), door het takenpakket en de werkdruk te meten en verbeteringen aan te brengen in het takenpakket kwamen wij snel tot een mogelijke besparing van 30%. Dit leidde in eerste instantie tot ongeloof en veel “ja maars”. In een voorbeeldbewerking konden we laten zien hoe het anders kon, en geleidelijk aan raakten de medewerkers overtuigd.
Time management is vooral kiezen. Kiezen WAT je doet en HOE je het doet. Schuw daarbij het experiment niet: door steeds de dingen op dezelfde manier te blijven doen, verandert de wereld niet. Dus ook niet je werkdruk!

Over informatie-architectuur

De informatiearchitectuur beschrijft de samenhang tussen de informatie, de werkprocessen en de communicatie als bedrijfsmiddelen/productiefactoren van een organisatie. De informatiearchitectuur is daarmee een onderdeel van de informatievoorziening binnen een organisatie.
De architectuur bestaat uit modellen en architectuurprincipes. Modellen worden vooral
opgesteld om de informatiestromen te visualiseren. De principes zijn de kaders en
richtlijnen waarmee de architectuur wordt gebruikt om de ontwikkeling en
implementatie te sturen.
Architectuur brengt structuur aan in de vele systemen, die de informatievoorziening inmiddels telt. In het architectuurontwerp wordt de samenhang tussen organisatie, processen, diensten, informatievoorziening en infrastructuren inzichtelijk. Het is gebaseerd op gemeenschappelijke uitgangspunten, richtlijnen en standaarden.

Er is inmiddels een referentiearchitectuur voor de overheid ontwikkeld, de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur. NORA-informatiearchitectuur-v2-0-07 bevat ontwerpprincipes,modellen en afspraken voor het (her)inrichten van de elektronische overheid. Ze betreffen onder andere samenwerking voor integrale dienstverlening aan burgers en bedrijven, het koppelen van bedrijfsprocessen tussen overheidsorganen, het elektronische berichtenverkeer en het gezamenlijke gebruik van gegevens en netwerkverbindingen.
Uitgangspunten bij de ontwikkeling van NORA zijn de ideeën die er binnen de ambtenarij leven rondom de dienstverlening aan burgers en bedrijven over hoe de dienstverlening van de overheid er uit zou moeten zien. De klant centraal is daarbij het adagium. Dit uitgangspunt is verwoord in een beperkt aantal fundamentele principes voor de inrichting van de elektronische overheid.

Daarbij is rekening gehouden met de keuzes die zijn gemaakt bij de ontwikkeling van
basisvoorzieningen voor de e-overheid, maar ook met (inter)nationale standaarden en
breed gedragen inzichten uit de wereld van proces- en applicatieontwerp.
NORA is gerealiseerd in samenwerking met architecten uit meerdere
overheidsorganisaties, bestuurslagen en ICT-organisaties.
NORA kent verschillende afleidingen voor specifieke groepen. Zo is er voor gemeenten GEMMA, de Gemeentelijke Mid-office Architectuur. Voor het rijk is er MARIJ, de Mid-office Architectuur voor de Rijksoverheid. Provincies kennen PETRA, de Provinciale EnTerprise Referentie Architectuur een architectuur die nog niet is gepubliceerd en zich bevindt in versie 0.9 . Ook waterschappen kennen een gemeenschappelijke architectuur, de Waterschaps Informatie Architectuur WIA Waterschaps Informatie Architectuur. Zo is er een geaccepteerde referentiearchitectuur voor de overheid ontstaan die als basis kan dienen. Dit is een goede ontwikkeling, omdat nu binnen eenzelfde doelgroep hetzelfde begrippenkader wordt gehanteerd en hetzelfde basisplaatje, wat elke partij weer zelf kan aanvullen.

Ook wij van VHIC hebben een eigen architectuur bedacht. Petra was immers het dochtertje van Mammaloe en Pipo. Onze architectuur heet daarom Model Architectuur voor Moderne Ambitieuze Lokale Overheden en Entiteiten. Natuurlijk draait deze binnen een Perfecte Informatie en Processen Organisatie…

De boom van Krakow

Het achttiende eeuwse Parijs was een echte informatiesamenleving, zegt Robert Darnston. Belangrijk was de boom van Krakow, een boom bij het Palais Royal. Hier verzamelden mensen zich om de laatste roddels door te nemen. Opmerkelijk is dat in die tijd ook het lied een belangrijk medium was. Veel mensen konden niet lezen, dus werd van roddels, nieuwsfeiten en geruchten een lied gemaakt, vaak op een bestaande melodie. Hieruit ontstond de Farce Majeure, een melodie die iedereen kon meezingen.
Opmerkelijk is dat door Internet het medialandschap overeenkomsten begint te krijgen met dat uit oud Parijs. Mensen verzamelen zich in communities, op forums en op blogs en nemen het laatste nieuws door.
Al ziet u het niet: ook deze blog is, met gemiddeld vijftig bezoekers per dag, zo een plaats aan het worden. Bescheiden, maar het begin is er.
Een nieuwe boom van Krakow waar u in de lommer van de bebladerde kruin heerlijk kunt verpozen.

Tandje hoger- upgrading my life

Waar ik veel aan gehad heb om de inhoud van mijn computer te herstructureren, om een nieuwe indeling te maken voor de mailboxen van ons bedrijf en een bewaar- en vernietigingspolicy in te voeren (dit omvangrijke werk is inmiddels geklaard: weh hebben van de Belastingdienst zwart op wit dat we de facturen mogen weggooien nadat ze digitaal zijn gemaakt) is het boek Upgrade your Life van Gina Trapani. Het is gratis te downloaden van de website www.lifehacking.nl , waar nog andere heel interessante en motiverende boeken te vinden zijn. Begin niet om het uit te printen, dan kunt u beter een boek kopen, dat is veel goedkoper dan de kosten van papier en uw printkop.
In Upgrade your life vind je veel interessante tips hoe (veelal open source) software in te zetten voor een handiger digitaal leven. Zo maak ik gebruik van Picasa 3 voor het ordenen van mijn foto’s, gebruik ik del.icio.us voor het ordenen van de grote hoeveelheid favorieten, gebruik ik een open workbench en een mindmappingprogramma FreeMind, pas ik RSS-feeds toe, heb ik todolijsten eenvoudig bruikbaar gemaakt, heb ik de map mijn documenten anders ingedeeld, gebruik ik Firefox en veel nieuwe features van Google. Het was even wennen, maar mijn mailbox is nu een prima raadpleegbaar archief geworden, en ik ben afgestapt van de ingenieuze thesaurus- en andere boomstructuren, maak meer gebruik van zoekmachinemogelijkheden. Steeds vaker maak ik documenten in Open Source-toepassingen zoals Write en Calc. Elke avond is mijn mailbox leeg; ik heb geleerd om sneller te beslissen over toegezonden mail en mijn werkdag wordt niet meer door de mail bepaald.

Ik ben nu dus helemaal over. Heb mijn angst overwonnen. Digitaliseren is ook een kwestie van durven, van vertrouwen op de digitale mogelijkheden die je hebt.
Toch heb ik wat extra maatregelen genomen om mijn angsten te overwinnen. Van mijn laptop, waarop veel privégegevens, wordt elke avond een backup gemaakt op een Samsun Gstory Station external hard drive van 1 Tb. Mijn laptop had een schijf van 130 Gb, maar is uitgebreid met een extra schijf van 250 Gb, die permanente backups maakt. Beter dubbele backups dan geen backups....

Ben ik daarin wellicht té voorzichtig? Of gaat het, zoals in de jaren tachtig al in talloze onderzoeken is bewezen, nog steeds om de combinatie van structureren en zoekalgoritme?
Ik denk dat beide methoden elkaar nog steeds aanvullen. Alles bij elkaar leer ik nog steeds, en met veel plezier, de nieuwe technieken en mogelijkheden die automatisering te bieden heeft. Maar toch, aan sommige oude principes hou ik voorlopig nog vast. Je weet maar nooit. Ik stam nog uit de periode Zaalberg, die zaaksgewijze ordening invoerde omdat hij te maken had met numerieke systemen, waaruit steeds de belangrijkste stukken moesten worden opgezocht, met het risico dat er stukken vergeten zouden worden.
Als ik een dossier doorneem, wil ik ook alles bij elkaar hebben. Ik wil zeker weten dat ik alles heb, dat ik mijn oordeel baseer op alle mogelijke beschikbare kennis.
Misschien ben ik daarom zo gaan houden van het vak van documentalist....

Information Governance- een nieuwe richting voor recordsmanagement

Op het gebied van Governance zijn de volgende boeken aan te bevelen:


Code Cultural Governance- pas toe of leg uit. In dit boek staan de uitgangspunten beschreven voor goed bestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording voor cultuyrele instellingen. Het karakter van de Code Cultural Governance is dat deze in beginsel wordt toegepast en dat eventuele afwijkingen worden gemotiveerd: het “pas toe of leg uit”-beginsel, wat we ook kennen uit de regel waarin organisaties ODF moeten gebruiken, of moeten uitleggen waarom ze dat niet doen. ISBN 90 7545 8339


IT-Governance is een nadere diversificering van het begrip Governance. IT Governance mechanismen is een boekje van prof. dr. Wim van Grembergen en Steven de Haes over IT Governance mechanismen- COBIT en de Balanced Scorecard. Het handelt over auditing in de praktijk. Het boekje levert een bondig overzicht van enkele belangrijke ondersteunende structuren, processen en relationele mechanismen uit de praktijk. Centraal punt in IT Governance is de fusie tussen business en IT, wat moet leiden tot meer waarde voor de organisatie. Deze doelstelling kan bereikt worden door IT Governance deel te laten uitmaken van corporate governance, en door het opzetten van een IT Governance raamwerk met best practices. ISBN 978-90-13-00003-0


Een derde boekje heet Controle is goed- vertrouwen is beter- over bestuurders en corporate governance, geschreven door Kees Cools. Dit boekje gaat vooral over macht. Macht is noodzakelijk en productief, maar moet ook worden gecontroleerd. Hoe je dat doet vind je in dit boekje. ISBN 9 789023 241768.


Dan is er ook al een echt handboek Corporate Governance van dr. S.C. Peij c.s. Het Handboek verscheen al in 2002, in 2007 de derde druk. Dit zeer volledige boekwerk gaat in op ontwikkelingen in de boardroom en de maatschappij, corporate governance in internationaal perspectief, het belanghebbendenperspectief, de rollen van commissarissen, bestuurders en aandeelhouders en de toekomst van corporate governance. Ik ben eigenlijk benieuwd hoe de volgend eherdruk eruit ziet, nadat het rookgordijn van de crisis is opgetrokken, met alle bijbehorende schandalen over beloning van topfunctionarissen. ISBN 978-90-13-04921-3

Meer over information governance leer je op de website over dat onderwerp, die wij ontwikkelden naar aanleiding van een studiedag in november 2009.

Inmiddels is er een leergang rondom information governance en recordsmanagement, de IGR. Deze leergang start in maart in Rotterdam en Zwolle. Meer informatie hierover vind je op www.vhic.nl (ga naar Faculty, kies leergangen).

De nieuwe Archiefregeling ligt ter inzage

De Archiefregeling 2009, die in 2010 wordt vastgesteld, ligt nu ter inzage bij de Europese Commissie, en is te downloaden. Aangezien de Archiefregeling (net als de huidige archiefwettelijke regelingen) technische producteisen bevat, is notificatie van die voorschriften aan de Europese Commissie voorgeschreven. Notificatie dient ter preventieve controle door de Commissie op nationale regels die handelsbelemmerend kunnen zijn in het kader van de interne Europese markt. Met de notificatie van de Archiefregeling is een wachttermijn van minimaal drie maanden gaan lopen waarbinnen de regeling nog niet in werking mag treden. Dit is de zogenoemde standstill-periode. In beginsel is de tekst van de conceptregeling gedurende de standstill-periode niet openbaar. Na afloop van de standstill-periode zal de Archiefregeling worden gepubliceerd in de Staatscourant. De regeling zal dan overigens niet onmiddellijk van kracht zijn. Voorzien zal worden in een voor de uitvoering adequate implementatietermijn. Begin november 2009 is de tervisietermijn verlopen. Het Nationaal Archief zal de communicatie over de regeling gaan verzorgen.

We denken nog in papieren termen

Organisaties -en vooral overheidsorganisaties- zijn bezig hun administratieve werkprocessen te automatiseren. Er komen steeds minder papieren documenten door de toename van het elektronisch berichtenverkeer. Mail registreert zichzelf als je de belangrijke regel in acht neemt dat je elk bericht voorziet van een goede inhoudsomschrijving en dit eventueel nog onderbrengt in een specifieke werkmap.
De belangrijkste ontwikkeling in overheidsadministraties zal zijn het digitaal ontvangen van informatie via elektronische webformulieren. Dit betekent eigenlijk dat er een invulscherm is gemaakt, waarin jij je gegevens vastlegt, zoals ook gebeurt als je telebankiert: je denkt de gegevens in te vullen in een kaart, maar dat is natuurlijk niet zo: de gegevens worden opgenomen in een database.
Een organisatie doet er dan ook goed aan om te proberen het aantal te scannen documenten zo veel mogelijk te beperken. Bijna alle documenten, op een enkele brief of tekening na die nog handgeschreven is, worden al elektronisch gemaakt. Het is dus zaak om deze documenten elektronisch te houden en ook het berichtenverkeer waar mogelijk elektronisch te maken. En alles wat elektronisch binnenkomt, behoeft niet te worden overgezet naar een ander medium, dus is er geen vervangingsbesluit op van toepassing!

Maar hoe doe je dat dan, zo veel mogelijk digitale documenten binnenhalen? Er zijn een aantal manieren:

a. Vraag je klanten om digitaal te communiceren met je organisatie, in een algemeen geaccepteerd formaat. De overheid speelt hierop in door sinds 1 januari van dit jaar te kiezen voor het Open Document Formaat. Overheden zijn verplicht dit formaat te gebruiken of aan te geven waarom ze het niet gebruiken! Dit formaat zou gelezen moeten worden door alle systemen die er in de toekomst zijn en het zou dus een platform worden zoals ook PDF een manier is om documenten aan te maken, te transporteren en weer te lezen. Dit PDF is ook een manier om documenten te behandelen.

b. Door in algemene voorwaarden op te nemen dat aanbiedingen en te leveren rapportages bij voorkeur digitaal worden geleverd in een algemeen geaccepteerd formaat. De digitale kopie wordt daarbij als het origineel beschouwd. Offertes, Requests for information/proposal, aanbiedingen: bij voorkeur in digitale vorm;

c. Aan de balie wordt door klanten samen met een ambtenaar een formulier ingevuld, waarbij de ambtenaar even een andere kant uitkijkt wanneer de klant de digitale pincode invult.

d. Komt toch nog een papieren document of boekwerk binnen, neem dan de moeite om de afzender te vragen of dit ook digitaal te ontvangen is. U hoeft dan geen scan te maken. Is het een omvangrijk document in MB’s (rapport, tekening) bel dan de betrokken instantie of persoon en vraag om een digitale kopie;

e. Stimuleer digitaal corresponderen door bijvoorbeeld een korting te geven op dienstverlening wanneer hiervoor elektronische media worden gebruikt.

Het zijn zo maar wat praktische voorbeelden die je het leven gemakkelijker kunnen maken. Het voorkomt discussies over kleurscanning of zwart-witscanning: de andere partij bepaalt -op basis van jouw voorwaarden- hoe het materiaal wordt aangeleverd. De andere partij verrijkt het document eventueel met een extra pagina-indeling, met het aanleggen van bladwijzers, met tekeningen, schema’s en bijbehorende modellen. Maar ook heb je direct digitale originelen in handen waarbij er geen discussie bestaat over vervanging van deze originelen: ze zijn immers al origineel als digitaal document voorhanden!