Werken aan digitale geletterdheid

Digitale geletterdheid begint al op jong leeftijd. Een menukaart van het restaurant van onze kleinkinderen, waar we uiteraard met veel genoegen tafelen

In juni ontvingen de Tweede Kamerleden Lisa van Ginneken (D66) en Barbara Katsman (D66) een pleidooi van dertig organisaties om digitale geletterdheid versneld in te voeren in het onderwijscurriculum. De implementatie laat te lang op zich wachten en schone beloften, gedaan in meerdere verkiezingsprogramma’s, raken door het drama van de kabinetsformatie in het gedrang.

Dit terwijl haast is geboden. Alle partijen zijn overtuigd van het belang, toch gebeurt er niets. Digitalisering verandert de inrichting van de samenleving en dat heeft ingrijpende gevolgen voor de mens en zijn omgeving. Welke vaardigheden heeft die mens nodig om succesvol te zijn in de 21e eeuw? Zowat iedereen heeft een smart phone en communiceert zolang de batterij het uithoudt. Via social media doen we zaken, houden we contact, geven we elkaar schouderklopjes of schelden elkaar de huid vol. Communicatiemedia zijn niet meer weg te denken uit de samenleving. Welke consequenties heeft dit voor de inrichting van een organisatie? En hoe worden mensen klaargestoomd om in deze nieuwe digitale werkelijkheid succes te hebben?

 Door te kijken naar het onderwijs weten we hoe onze nieuwe collega is opgeleid, die kersvers van school komt, met welke skills, kennis, houding en vaardigheden zij of hij de organisatie binnentreedt. Vaak wordt geklaagd over dit onderwijs, dat niet zou aansluiten op de behoeften van het bedrijfsleven. Terecht? De toekomstige behoeften van organisaties zijn moeilijk te voorspellen. Een ding is zeker: verandering is een constante factor geworden. Dit vraagt om een antwoord. De medewerker van de 21-eeuw zal vooral wendbaar moeten zijn, maar ook kritisch (om te weten wanneer wendbaarheid vereist is), creatief (om de juiste wendingen te kunnen maken) en ondernemend, om bij verwachte wendingen niet op de plaats vast te roesten en mee te bewegen.

 Die medewerker is verantwoordelijk voor het eigen werkproces, en voor de verantwoording van haar of zijn handelen daarin. Die medewerker zal zich dus moeten documenteren, de belangrijke handelingen moeten vastleggen in een vorm van verslaglegging, die later kan worden gebruikt voor diverse doeleinden.

 Belangrijk is dan ook dat mensen digitaal geletterd zijn. Dit gaat een belangrijk nieuw leergebied worden binnen het onderwijs, waarbij aandacht wordt besteed aan vaardigheden in het omgaan met informatie en informatietechniek, mediawijsheid en wat men noemt computational thinking: het oplossen van vraagstukken en problemen door digitale technologie in te schakelen. 

 Het is moeilijk om in een veranderende wereld als de onze te bepalen hoe de samenleving er over twintig jaar uit zal zien. Maar door te kijken naar wat het onderwijs nu in het curriculum opneemt, kunnen we al wel inschatten wat voor medewerkers samen met ons de toekomst gaan vormgeven. Alles is beter dan koffiedik kijken en één ding is zeker: kleine, onbetekenend lijkende oorzaken kunnen grote gevolgen hebben. 

Hoe we ons hierop kunnen voorbereiden? Door wendbaar te zijn en goed te kunnen werken met de applicaties, die we gebruiken. Het onderwijs neemt hierin het voortouw. Meebewegen is dus een belangrijke eigenschap. Meebewegen en vooruitkijken wat er op ons af komt. De school levert ons een nieuwe medewerker, die digitaal geletterd is.

 Hoe is het eigenlijk gesteld met onze huidige medewerkers? Hoe digitaal vaardig zijn zij? En wie helpt hen bij het omgaan met digitale hulpmiddelen? Hier ligt volgens ons een mooie taak voor de informatiecoach. Een medewerker die zijn of haar collega’s helpt tijdens de reis vanaf het ontstaan of ontvangen van gegevens tot en met het opslaan, het onder de juiste condities bewaren en -waar mogelijk of noodzakelijk- vernietigen daarvan. Die medewerkers met raad en daad bijstaat om informatie terugvindbaar te maken en te houden.

 Wie leert een medewerker om de juiste applicatie te gebruiken, om gegevens op de juiste manier op te slaan en een dossier correct af te sluiten? Juist: de informatiecoach. Met de invoering van deze vorm van coaching kan veel ellende in organisaties worden voorkomen of opgelost. Dit vormt het sluitstuk van de regievoering op de informatievoorziening: zonder coaching is naar onze mening deze regievoering niet mogelijk. 

 Meer informatie? Op www.curriculum.nu vindt u de bouwstenen voor het nieuwe onderwijscurriculum. Tineke Netelenbos, voorzitter van ECP/ Platform voor de Informatiesamenleving, overhandigde namens dertig organisaties uit overheid, wetenschap, bedrijfsleven, onderwijs en maatschappelijke organisaties het pleidooi om digitale geletterdheid te introduceren.

De Wet Open Overheid- steun in de rug voor de informatieprofessional

 

In Beelden aan Zee is een expositie van Mitorai. Daarvandaan deze foto, die me deed denken aan horen, zien en zwijgen: de tegenhanger van openbaarheid. De foto heb ik zelf gemaakt.

Per 1 juli 2022 heeft de informatieprofessional te maken met de Wet open overheid, die de Wet openbaarheid van bestuur gaat vervangen.  Met name de Toeslagenaffaire heeft ertoe geleid dat het Kabinet omvangrijke maatregelen treft om de informatiehuishouding op peil te brengen en te houden. Op niet mis te verstane wijze is in het rapport Open op orde aangegeven waar de schoen wringt; daarover is al veel gepubliceerd. Om de informatievoorziening en -huishouding te verbeteren wil het Kabinet een aantal maatregelen realiseren. Allereerst dient er een standaardisatie en harmonisatie van het beleid voor informatiehuishouding plaats te vinden. De informatiehuishouding wordt daarbij gedefinieerd als “het totaal aan regels, activiteiten en processen, gericht op de informatiestromen en het beheer van informatie. Deze informatiehuishouding ondersteunt de primaire processen van de overheidsorganisatie en waarborgt democratische, juridische en historische waarden. Om dit tweeledig doel van ondersteunen en waarborgen te bereiken moet de informatiehuishouding zo worden ingericht dat (digitaal) die informatie die nodig is om het handelen van de overheid te reconstrueren van meet af aan duurzaam is en blijft. Dit geldt vanaf het moment van creatie of ontvangst tot het moment dat de informatie niet meer nodig is, ook niet als cultureel erfgoed.”( citaat uit Open op Orde) Informatie dient aan zes criteria te voldoen en dient vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig te worden vastgelegd en beheerd. De professionaliteit van de ambtenaar, met name in het omgaan met informatie, moet worden verbeterd. Voor informatiesystemen moeten concrete eisen worden vastgesteld en gehandhaafd en waar nodig moet nieuwe techniek worden ingezet om informatie beter beheersbaar te maken en te houden. PLOOI wordt verplicht gesteld als publicatiemedium voor alle overheidsorganisaties en het is onder de Wet elektronische publicaties inmiddels al sinds 1 juli 2021 verplicht om digitale bekendmakingen te publiceren. Voor decentrale overheden gebeurt dit in DROP: alle openbare overheidsinformatie, inclusief adviezen van externen (met enkele uitzonderingen) moeten worden gepubliceerd. Om dit voor overheden gemakkelijker te maken is KOOP, het Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële OverheidsPublicaties ingesteld. In het verleden dienden archieven ook al in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gebracht, waarbij de nadruk lag op de blijvend te bewaren archieven. Echter: nu wordt gesproken over de totale informatiehuishouding, over berichten en data vanaf het moment van ontvangst of creatie tot het moment van vernietiging. Alle informatie wordt belangrijk geacht om op een goede manier te beheren. Steeds meer gegevens worden opgeslagen in de vorm van databases of ruwe data (denk aan emissiegegevens, data van verkeersbewegingen, meetgegevens van waterstanden). Ook deze gegevens kunnen een belangrijke informatie bron zijn of in de toekomst worden. De Woo is er op gericht dat de publieke taak transparanter wordt gemaakt. Het zal dan vooral ook gaan over de informatie: documenten in velerlei vormen. Zo wordt vanaf 1 juli 2022 actieve openbaarmaking een plicht voor meer organisaties dan in het verleden het geval was (voor alle organisaties die het publiek belang dienen). Ook dient de openbaarheid voor een groter aantal gevallen dan onder de Wob het geval was: artikel 3.3 noemt de categorieën informatie die openbaar gemaakt moeten worden. Dit gebeurt op PLOOI. Voor openbaarheid gelden uitzonderingen, zoals wanneer openbaarmaking in strijd is met de goed functionerende overheid, indien de beveiliging van personen en bedrijven hiermee in gevaar komt en wanneer het formatie-informatie betreft.  Nieuw is dat de Woo uitgaat van een zorgplicht voor de informatiehuishouding, deze moet in een goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden. Dit wordt gezien als een meerjarenplan wat zeker 8 jaar in beslag zal nemen. Om die reden treedt de Woo gefaseerd in werking. De informatie moet actief worden verstrekt in elektronische vorm, wat in overeenstemming is met de Wet op de elektronische publicaties en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. De informatie moet beschikbaar worden gesteld in een machineleesbaar, open formaat, samen met de bijbehorende metadata. De openbaarmaking gebeurt twee weken na ontvangst door het overheidsorgaan of de vaststelling; gaat het om een informatieverzoek dan dient dit binnen zes weken te worden behandeld in plaats van de huidige 8. Alleen daarom al dient de informatiehuishouding te worden verbeterd: de afwikkeling van Wob-verzoeken kost de overheid op dit moment enorm veel tijd, dus middelen. Nieuw in de Woo is dat ook persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren worden bekend gemaakt, zij het geanonimiseerd. Geheime informatie moet worden beperkt en zal door het tijdsverloop minder lang geheim blijven dan op dit moment het geval is. Zelfs indien inzage in informatie gemotiveerd is geweigerd, kunnen de weigeringsgronden in de loop der tijd hun relevantie verliezen. Dit openbaar maken van informatie zal gebeuren door publicatie. Dit betekent dat de informatieprofessional nieuwe documenten te verwerken zal krijgen. Bij de totstandkoming van documenten die openbaar worden gemaakt zal waarschijnlijk, voorafgaand aan publicatie, een Woo-toets worden ingevoerd, waarbij bepaalde onderdelen van documenten worden weggelakt. Er komen dus documenten, rijp voor publicatie (en dat gebeurt dus op PLOOI) en documenten, die niet rijp zijn voor publicatie. De originele documenten mogen niet door het weglakken van informatie worden verminkt. Op gebied van informatiebeheer komen er dus verschillende versie van documenten: gelakte en niet gelakte. Die moeten van elkaar worden onderscheiden, maar wel beide bewaard.  Ook nieuw is dat vanaf het moment dat een verzoek om informatie binnenkomt, alle relevante informatie dient te worden bevroren: vanaf dat moment is het vernietigen hiervan onrechtmatig, een handelswijze die in de USA al gemeengoed was (retaining of information). Werk dus voor informatieprofessionals om de huishouding op orde te brengen- en te houden!  Zie voor nadere informatie onder meer op de artikelsgewijze ingerichte website  WOO - Overheid en Openbaarheid, de website van mr. Dr. C.N. van der Sluis, die een ruim aantal publicaties op zijn naam heeft staan (zie onder meer ook  https://overheidenopenbaarheid.nl/publicaties/ ).

Hoe vertel ik mijn medewerkers dat archiefbeheer belangrijk is....

Door het niet over archiefbeheer te hebben. De Rijksdienst voor Duurzaam Digitaal Informatiebeheer heeft hiervoor een mooie aanpak ontwikkeld, die je hier vindt:  toolkit . Met zelfs een handige presentatie om een team te laten weten waarom je een goede informatiehuishouding nodig hebt, die duurzaam moet zijn. Dit is natuurlijk toegespitst op de Rijksmarkt, maar met wat fantasie voor elke organisatie te gebruiken....

Information Governance: de basis voor de informatiehuishouding

 

Veel organisaties zoeken naar een duurzame vorm van informatievoorziening die toekomstbestendig is. Nieuwe ontwikkelingen en recente ervaringen, waaronder archivering by design, Common Ground, e-depots,  de gezamenlijke ontwikkeling van software en nieuwe wet- en regelgeving (AVG, Woo, Who, Archiefwet) zorgen voor een noodzakelijke, nieuwe kijk op informatievoorziening, -beheer en -behoud.

Hierin dient zich de vraag aan hoe informatie op de beste manier kan worden ingericht. In deze vraag wordt het hele informatiesysteem meegenomen: een DMS/zaaksysteem, de voor verschillende processen ontwikkelde applicaties en de kantoorautomatiseringspakketten. De laatste hebben als groot voordeel dat iedereen er inmiddels ook in de thuissituatie en/of opleidingen mee bekend is. Ook in organisaties bevindt zich veel essentiële informatie op afdelings- en persoonlijke schijven en in mailboxen, die niet vanuit een centrale visie wordt beheerd. Terwijl dit wel noodzakelijk is voor een goed werkende informatiehuishouding.

 Om volledige controle over de informatiehuishouding te verkrijgen is een brede visie noodzakelijk die zich niet beperkt tot één pakket waarin alle informatie wordt opgeslagen: het zaaksysteem of DMS. De informatiehuishouding omvat alle hard- en software, alle gegevensbestanden die zich in een organisatie bevinden, op welke applicatie dan ook. Zonder een centraal gecoördineerde informatiehuishouding is geen governance mogelijk. Wij ontwikkelden hiertoe een visie op information governance, te vertalen als: het zodanig inrichten van de informatiehuishouding dat duurzame, verantwoorde sturing van informatiebestanden, informatieproducenten en -consumenten en informatiemiddelen mogelijk is.

Information governance brengt de informatievoorziening in dienst van de doelstellingen van de organisatie, die weer zijn vertaald in de werkprocessen. Deze information governance is de koepel over alle informatiebronnen, -systemen, middelen en instrumenten die dienen om de informatie op een duurzame, authentieke manier te creëren of ontvangen, te bewerken en duurzaam op te slaan gedurende de termijn dat de gegevens noodzakelijk zijn. Informatie wordt volgens daartoe vastgestelde afspraken vernietigd wanneer dit noodzakelijk is of mogelijk/gewenst (wanneer bijvoorbeeld de doelbinding is verdwenen). Hierna zullen wij deze visie kort toelichten, omdat onderdelen zoals een e-depot, procesapplicaties, een DMS/zaaksysteem, het schijvengebruik en de informatiearchitectuur alle binnen deze visie passen.

Informatie is een bedrijfsmiddel

Informatie is een bedrijfsmiddel. Hoe beter georganiseerd, des te transparanter, sneller en foutlozer de organisatie kan werken. Zodra men moet zoeken naar informatie en er twijfels ontstaan over de juistheid van het zoekresultaat, ontstaan risico’s en vertragingen in het werkproces. Zoeken naar de juiste informatie, het te lang bewaren van informatie en onnodige verdubbelingen vormen de belangrijkste verspillingen en horen niet thuis in een organisatie die zich lean noemt.

Strak georganiseerd gegevensbeheer vermindert het risico op tijd- en geldverslindende procedures voor de rechtbank en is er wel sprake van een rechtszaak, dan is de verdediging sluitend te krijgen. Bij een goed georganiseerd gegevensbeheer kan een organisatie transparant opereren, wordt bespaard op energie- en materiaalkosten, zoals elektriciteit, schijf- en serverkosten, software en menskracht om de gegevens en systemen toegankelijk te houden. 

De informatiehoeveelheid groeit exponentieel. De kosten van de dataopslag en het gebruik van de gegevens zullen toenemen, omdat software steeds geavanceerder moet zijn om de gegevens te kunnen behandelen. Door toenemende wet- en regelgeving dienen meer gegevens te worden geadministreerd, en wat is vastgelegd, dient teruggevonden te kunnen worden en te worden beveiligd. Ook het voorkómen van beveiligingsrisico’s gaat steeds meer kosten, terwijl de kansen op cyberaanvallen toenemen, wat kan leiden tot enorme reputatieschade en/of financieel verlies. Elke organisatie die digitale informatie gebruikt, moet zich erop voorbereiden dat ze doelwit is. Ook de toegankelijkheid van informatie kost steeds meer, omdat we realtime willen communiceren en onze gegevens op elk device willen kunnen bekijken, bewerken of afspelen. Dit brengt ook nieuwe risico’s met zich mee: vaak is informatie maar één password verwijderd van een inbreker. Het in goede banen leiden van de gegevensstromen is een belangrijke uitdaging voor organisaties. Gecontroleerde opslag en vernietiging van informatie wordt daarom steeds belangrijker. Dit betekent dat zich nieuwe mogelijkheden aandienen voor  functies op het gebied van de informatievoorziening.

Mogelijkheden en/of de noodzaak tot verandering van het informatiebeheer worden tevens aangejaagd door nieuwe wet- en regelgeving, zoals de Wet hergebruik overheidsinformatie, de Wet open overheid, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, de Wet digitale overheid, de nieuwe Archiefwet en de Omgevingswet. Niet in de laatste plaats biedt de digitale infrastructuur ongekende mogelijkheden om informatie op andere manieren op te slaan en te hergebruiken, waarbij de informatie wel authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar moet zijn. De plaats waar de informatie zich bevindt doet er eigenlijk niet meer toe, zolang de informatie maar aan deze basiseisen voldoet.

In deze visie is de hele informatieachitectuur van een organisatie het e-depot. Dit valt theoretisch te verdedigen doordat krachtens de Archiefwet 1995 gegevens die door een organisatie worden ontvangen en naar hun aard bestemd zijn om daaronder te berusten, al vanaf dat moment archiefbescheiden zijn die in goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden gebracht en gehouden (artikel 1 Archiefwet 1995). Dit alles ongeacht hun vorm: analoog of digitaal, database of document, statisch of bewegend beeld, eendimensionaal of holistisch.  

Information governance 

Information governance leert hoe een organisatie haar informatiehuishouding inricht om het beheer, de verantwoording en de performance te verbeteren. Deze uitgangspunten vormen een strategische, top-downbenadering om alle aspecten van de informatiehuishouding te beheersen, in lijn met de strategische doelstellingen van de organisatie. Vanuit deze visie dient de strategie op het gebied van duurzame toegankelijkheid te beginnen, omdat informatie voortkomt uit de doelstellingen van de organisatie en dus nauw samenhangt met de werkprocessen, die uit deze doelstellingen voortkomen. Uw bestaande visie en strategie op de relaterende domeinen vormen daarvoor het kader, maar wel is bij visievorming nodig om buiten dit kader te treden. De landelijke open standaarden vormen daarbij voor ons een uitgangspunt. 

Information governance is de benadering om informatie en de middelen die nodig zijn om deze informatie te benutten, zodanig te beheren dat de doelstellingen van de organisatie optimaal worden ondersteund met beleid, regelgeving, procedures en controlemechanismen, zodat de informatiehuishouding in lijn is met de bedrijfsprocessen die moeten worden uitgevoerd. Het zorgt voor een raamwerk waarmee, door het te volgen, de waarde van informatie wordt gemaximaliseerd en de risico’s en kosten geminimaliseerd.

Kenmerkend is dat het zich richt op alle gegevens die in een organisatie voorkomen. Voor het gebruik hiervan worden regels, besliskaders en verantwoordelijkheden vastgesteld zodat alle fasen in een creatieproces op een goede manier kunnen worden doorlopen: de effectieve creatie, het verzamelen, analyseren, distribueren, gebruik en vernietigen van informatie op alle platforms, in alle informatieverzamelingen, in alle softwarepakketten zoals datawarehouses, databases, registers, schijven en boxen: elke denkbare manier waarop gegevens van binnen en buiten de organisatie worden benut om de bedrijfsprocessen te ondersteunen. Want hierin ligt de link met de organisatie: informatie hoort binnen de bedrijfsprocessen tot waardecreatie te leiden.  

Uitgaande van dit idee dient informatie vanaf het begin van de ontvangst op een duurzame manier te worden opgeslagen, actief vindbaar en herbruikbaar te zijn. Informatie bevindt zich in meerdere procesapplicaties, op schijven en in het DMS, maar ook op de website en het intranet. Het is juist dit samenstel van systemen dat vanaf het ontstaan duurzaam toegankelijk dient te zijn tot het moment dat de informatie niet meer nodig is en/of een andere functie krijgt, bijvoorbeeld als historisch interessante verzameling. Dan dient de informatie op gecontroleerde wijze te worden vernietigd.