Weef aan het web van de informatiehuishouding
Is er nog toekomst voor de
informatiecoach, de adviseur informatievoorziening of hoe we jou ook gaan
noemen in de toekomst? Ik weet zeker van wel. Zoals ik in mijn vorige column
heb geschreven is het zinvol om alle functies op het gebied van de
informatievoorziening, het informatiebeheer en informatiebehoud bij elkaar te
brengen in één afdeling die we maar even voor het gemak Informatie gaan
noemen. Daarin komen de functionaris gegevensbescherming, de informatiecoach,
de functioneel en technisch beheerders, de privacy officer, de recordmanager en
noem al die functies maar op die tegenwoordig worden bedacht of wettelijk
worden vereist, samen. Dit vraagt wel om een sterke positionering van deze
nieuwe afdeling, met krachtige functionarissen en een stevige backing van
bestuur en management.
Waarom een sterke afdeling
Informatie in een organisatie nodig is? Omdat we nu al jaren spreken over het
belang van informatie, maar de uitvoering van de taken op dat gebied kwistig
uitstrooien in de organisatie, zonder samenhang te creëren. En dat is niet
handig. Wil bijvoorbeeld een recordmanager een bepaalde afdelingsschijf
controleren, dan kan dat niet zonder daartoe rechten te hebben. Die rechten
houdt ICT bij in de Active Directory. Wil de recordmanager de inhoud van een
procesapplicatie vergelijken met de registraties in het DMS of zaaksysteem, dan
geldt hetzelfde: het is doorgaans onmogelijk.
De Tijdelijke Commissie Digitale
Toekomst van de Tweede Kamer presenteerde recent haar eindrapport. Gerrit-Jan
van Otterloo zegt in het bijgevoegde filmpje (te vinden op https://www.tweedekamer.nl/nieuws/kamernieuws/tijdelijke-commissie-digitale-toekomst-overhandigt-eindrapport): “Het vraagstuk van
de digitale toekomst voor de Tweede Kamer is dat er in verschillende
portefeuilles afzonderlijk wordt gekeken naar digitale zaken, maar nergens in
samenhang”.
Die samenhang denkt de Commissie te bereiken
via de volgende aanbevelingen:
- Een vaste
kamercommissie Digitale Zaken in te stellen;
- Een
kennisagenda digitalisering op te stellen om informatie van buiten ook
naar binnen te halen;
- De nieuwe
Commissie in staat te stellen om andere commissies op dit gebied te
ondersteunen;
- Om zorg te
dragen voor een sluitend en wettelijk kader en toezicht op digitalisering;
- Om extra
aandacht te besteden aan wetgeving uit de Europese Unie.
Samenhang, dar gaat het om.
Concentratie van kennis en centrale sturing van activiteiten op het gebied van
digitalisering dus. Dit dient ook in organisaties te worden nagestreefd.
Recordmanagement, hierna RM genoemd, hoort in deze nieuwe afdeling Informatie
thuis. RM zorgt ervoor dat vastgelegde informatie op een doelmatige,
economische en efficiënte manier wordt beheerd. Lees goed: doelmatig,
economisch en efficiënt beheer van alle informatie in de organisatie: in procesapplicaties,
in het zaaksysteem, op de internetsite, op het intranet. Daarbij werkt de
recordmanager ernaar toe dat er single points of truth worden ingericht: unieke
plaatsen waar de informatie is opgeslagen en onder de beste condities wordt
bewaard. Hiervoor maakt hij afspraken met de proceseigenaren, en zorgt dat deze
zich aan de afspraken houden. Dit voorkomt dubbele registraties, dubbele
informatiebestanden, versnipperd informatiebeheer. De recordmanager houdt
hiervoor het overzicht in een applicatie die door de hele organisatie kan
worden geraadpleegd: het Informatiestructuurplan (ook wel Documentair
structuurplan genoemd).
De recordmanager bewaakt ook de
termijnen gedurende welke de informatie in de organisatie aanwezig moet zijn,
genoemd in de archiefselectielijst, en de uitzonderingen daarop, die worden
besloten in het Strategisch informatie overleg. Ook zorgt hij voor de tijdige
overdracht van archiefstukken naar het Regionaal Historisch Centrum. De
taakstelling van dit centrum is breder dan die ene organisatie waar de
recordmanager werkt. Het RHC neemt archieven op vanuit alle organisaties binnen
haar werkgebied, zowel overheden als particuliere instanties en personen.
De recordmanager beheert binnen
één organisatie de ontvangst en de creatie, het gebruik, het onderhoud en de
verwijdering van de records, de vastleggingen van informatie die de moeite
waard zijn om te beheren. Recordmanagement zorgt ervoor dat de juiste
informatie tijdig beschikbaar is voor de juiste personen op het juiste
tijdstip, binnen de juiste context, ontdaan van overbodige ballast en zonder
dat misverstanden kunnen ontstaan over versies, ontbrekende informatie
e.d. RM zorgt ervoor dat met gegevens en documenten wordt omgegaan
op een doelmatige, economische en efficiënte manier. Daarbij legt hij
verantwoording af aan de proceseigenaar en aan het RHC, die de uitvoering van
de werkzaamheden zal controleren.
Recordmanagement is zeker geen
bescheiden functie. RM hoort zich te bemoeien met alles wat in de organisatie
omgaat op het gebied van informatiebeheer en informatiebehoud, waar dit het
gebruik, de opslag en de verwijdering van informatie betreft. Wordt een nieuw
informatiesysteem aangeschaft? RM is erbij om te kijken hoe de informatie erin
zal worden opgeslagen, om verdubbelingen van systemen en gegevens te vermijden,
om bewaartermijnen vast te stellen en om te zorgen dat de migratie it het oude
systeem naar het nieuwe en de toekomstige vernietiging zo gecontroleerd en
efficiënt mogelijk plaatsvinden. RM bemoeit zich met wie informatie gebruiken,
hoe lang de informatie nodig is, hoe zo snel mogelijk informatie die geen doel
meer heeft, wordt efficiënt verwijderd volgens de daarvoor vastgestelde
archiefselectielijsten. Bij het inrichten van de werkprocessen is RM er
als de kippen bij om te zorgen voor zo geautomatiseerd mogelijke verwerking van
metadata, documenten en zaken. Zo wordt de RM een coördinerende spil die
initiatief pakt waar dit kan, die samenwerkt met alle niveaus om de vastlegging
van informatie in de werkprocessen goed onder controle te krijgen. Op deze
manier wordt zo weinig mogelijk tijd verspild aan zoeken naar informatie, wordt
dure verdubbeling van gegevens en functionaliteit in systemen vermeden en kan
een organisatie zich steeds verantwoorden voor plannen en daden. In
lean-termen: de verspilling wordt tegengegaan. Met als basis: de bevordering
van de efficiency van de organisatie.
VHIC is momenteel met een
onderzoek bezig naar de taken, rollen en functies op het gebied van de
informatievoorziening, zoals ze nu zijn. Daarbij hoort een aantrekkelijk
toekomstperspectief. Het rapport van FutureLab kwam daarbij als een geschenk
uit de hemel, omdat het durft te dromen van een nieuwe toekomst voor het
informatiedienstverleningsveld. Fantastisch toch? Alleen daarom al zou je het
moeten lezen en de ontwikkelingen rondom dit thema goed volgen: https://www.informatiehuishouding.nl/projecten/futurelab.
