Het zijn heroïsche tijden die snakken naar heldendaden van weleer. Hoe zullen onze digitale ruïnes eruit zien?
Chimay
Chimay
We leven
in een tijd waarin grootse gebaren worden gemaakt. Waarin grote tegenstellingen
bestaan. Waarin het steeds moeilijker wordt een gegronde mening te vormen over
wat waar is en wat niet. Trollen en valse presidenten liegen tot het gedrukt
staat. De uil van Minerva scheert langs het zwerk dat wordt verluchtigd door
het Internet of Things, door drones, door beloftes en halve waarheden. Wie is
nog te vertrouwen en is dat überhaupt nog wel van belang.
Zo bevind
ik mij plotseling in discussies waarbij alle
zekerheden, die ik ooit heb ontwikkeld na zorgvuldig en soms ook zorgeloos
nadenken, tot stand gekomen via zoete invallen en spontane gedachten, als in
het niets verdwijnen, mij in verwarring achterlatend. Zoals een ICT-er mij
onlangs vertelde: "ik wil niet zeggen dat u ouderwets bent, maar…."
Archiefselectie?
Dat doen we niet meer. We bewaren alles. De prijs van opslagmedia is zo
goedkoop en de technieken maken dat er steeds meer informatie op een speldenknop
past, zodat we straks niet meer dan die speldenknop bij ons hoeven te dragen om
alle wereldkennis bij de hand te hebben.
Nee, dit
is geen fantasie. Ik vroeg me af hoe het zat met de e-mail- en webarchivering.
Daarvoor maar eens even contact opgenomen met het Algemeen Rijksarchief.
Een medewerker schreef me het volgende: "Websites moeten worden gearchiveerd (digitaal uiteraard). Dat staat in de Richtlijn Archiveren Overheidswebsites, een norm zonder uitdrukkelijk verplichtend, maar ook niet vrijblijvend, karakter. Deze is op 20 december 2018 door de standaardisatieraad van het Nationaal Archief vastgesteld. In de Richtlijn staat dat als deze norm niet gevolgd wordt door een overheidsorganisatie, deze alsnog moeten voldoen aan de archiefwettelijke verplichting websites te archiveren. Via het programma RDDI (Rijksprogramma voor Duurzame Digitale Informatiehuishouding) loopt er nu een project Webarchivering met richtlijnen voor de archivering van overheidswebsites."
Een medewerker schreef me het volgende: "Websites moeten worden gearchiveerd (digitaal uiteraard). Dat staat in de Richtlijn Archiveren Overheidswebsites, een norm zonder uitdrukkelijk verplichtend, maar ook niet vrijblijvend, karakter. Deze is op 20 december 2018 door de standaardisatieraad van het Nationaal Archief vastgesteld. In de Richtlijn staat dat als deze norm niet gevolgd wordt door een overheidsorganisatie, deze alsnog moeten voldoen aan de archiefwettelijke verplichting websites te archiveren. Via het programma RDDI (Rijksprogramma voor Duurzame Digitale Informatiehuishouding) loopt er nu een project Webarchivering met richtlijnen voor de archivering van overheidswebsites."
2. E-mail: dat gaan we
ook eenvoudig oplossen. Privé mail hoort niet in de mailboxen van
overheidsdienaren thuis. Dus bewaren we de e-mailboxen van die
overheidsdienaren 10 jaar, daarin zit alle zakelijke mail. Ben je een bijzondere overheidsdienaar boven een
bepaalde rang, dan word je mailbox zelfs eeuwig bewaard. De VNG heeft deze
nieuwe manier van e-mailarchivering spontaan
omarmd, het betreft de zogenaamde Capstonetechniek, afkomstig van de National
Archives van de VS. Ook hier weer is een handreiking
verschenen van het Nationaal Archief . Deze gaat uit van een werking
die aanvullend is of een alternatief is voor een binnen een organisatie
gangbare werkwijze bij archivering van e-mail. Hier is
meer te vinden over het RDDI-project e-mailarchivering.
Wat zijn de kosten? Wie gaat
dat betalen? Hoe gaan we hierin zoeken om toch nog iets
terug te kunnen vinden? Wij maakten daarover een whitepaper. In tegenstelling tot
wat vanuit de ICT-hoek vaak wordt verkondigd, is duurzame digitale opslag naar onze mening
duur. Vergelijk het aanbod van uw regionaal historisch centrum voor deelname
aan het e-depot maar eens met de prijs die u bij de MediaMarkt voor een
terabyteschijf betaalt. Reden is dat het beheer en behoud van digitale
informatie duur is. Steeds weer komen er artikelen die dit bevestigen. Een
recent artikel is van Marty Perlmutter "The
Lost Picture Show: Hollywood Archivists Can't Outpace
Obsolescence" (28 April 2017), https://spectrum.ieee.org/computing/it/the-lost-picture-show-hollywood-archivists-cant-outpace-obsolescence . In het
kort samengevat: "het bewaren van digitale data is niet goedkoop, blijkt uit dit overzicht
van de stand van zaken van filmdocumenten. Digitale films die zijn opgeslagen
op relatief goedkope magnetische media hebben een constante monitoring nodig en
archiefmanagement. De omvang van digitale bestanden groeit daarbij enorm, wat
het noodzakelijk maakt om steeds te migreren naar hogere resoluties. En als we
dan nagaan dat de magnetische media waarop filmmateriaal wordt opgeslagen een
levensduur hebben van hooguit 30 tot 50 jaar, betekent dat dat de upgrade van
de formats steeds zal leiden tot een dure migratie."
Ook gemeenten bijvoorbeeld zullen in de toekomst behoorlijke filmbestanden hebben, aangezien videoverslagen van raadsvergaderingen volgens een aanbeveling van het Nationaal Archief blijvend moeten worden bewaard.
Ook gemeenten bijvoorbeeld zullen in de toekomst behoorlijke filmbestanden hebben, aangezien videoverslagen van raadsvergaderingen volgens een aanbeveling van het Nationaal Archief blijvend moeten worden bewaard.
Inmiddels heeft de
Erfgoedinspectie zich kritisch uitgelaten over de archiveringsrichtlijnen van het
Nationaal Archief. In januari 2019 heeft de Inspectie
Overheidsinformatie en Erfgoed gereageerd op de Handreiking bewaren e-mails rijksoverheid die
in december 2018 is gepubliceerd door het Rijksprogramma
voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI). De
inspectie onderschrijft het belang van een werkwijze voor de archivering van
e-mail, maar wie zou dit belang bestrijden? Tegelijkertijd ziet de inspectie
risico’s in de beschreven aanpak. De risico’s betreffen
de duurzame toegankelijkheid van e-mail en de brede toepasbaarheid en
uitvoerbaarheid van de methode. De RDDI geeft in deze reactie per bevinding de beoogde aanpak
aan. De inspectie blijft de ontwikkelingen volgen als onderdeel van het
toezicht op het informatiebeheer van de centrale overheid.
En zo blijft
de wereld in beweging. Of er nieuwe technieken komen die ons in staat stellen
om in de enorme hoeveelheid overbodige data juist die documenten in
hun context te vinden die ooit een zaak vormden? De tijd zal het leren. Misschien willen we dat ook wel niet meer tegen die tijd en is die context
niet belangrijk. Wie weet is alles dan al verwrongen tot een Newspeaktaal die
ons een nieuwe waarheid dicteert en waarin de oorspronkelijke waarheid is
vermorzeld onder de laarzen van Fakenews.
Aanvullend: In de Whitepaper van NARA over de Capstone Methode wordt geen specifieke tijdsperiode genoemd. Wel wordt in deze tekst gesproken over het bieden van gelegenheid voor culling, oftewel het verwijderen van materiaal voorafgaand aan depositie. Er worden in de tekst twee redenen genoemd om een periode in te gelasten voor culling:
- Het geeft organisaties de gelegenheid om persoonlijke emails en andere emails die niet bewaard hoeven te worden te verwijderen (spam, email blasts, nieuwsbrieven, emails met een belang over een zeer korte tijdspanne). Hiermee wordt tegemoet gekomen aan een door verscheidene organisaties uitgesproken angst dat persoonlijke emails openbaar worden gemaakt.
- Het geeft beheerders de mogelijkheid om zo veel mogelijk duplicaten en emails die duidelijk geen deel van de records uitmaken te wissen om de opname zo veel mogelijk te beperken tot relevante records.
Hierbij wordt nog iets anders benadrukt: culling is in principe de verantwoordelijkheid van de organisatie die de Capstone Methode toepast, niet van de beheerder van de overgebrachte documenten. Deze heeft wel de vrijheid om naar eigen inzicht te verwijderen wat hij/zij niet nodig acht, maar geen verplichting. Om deze reden kan er na overbrenging ook niets worden gegarandeerd over het beperken van bewaring tot relevante documenten.
Aanvullend: In de Whitepaper van NARA over de Capstone Methode wordt geen specifieke tijdsperiode genoemd. Wel wordt in deze tekst gesproken over het bieden van gelegenheid voor culling, oftewel het verwijderen van materiaal voorafgaand aan depositie. Er worden in de tekst twee redenen genoemd om een periode in te gelasten voor culling:
- Het geeft organisaties de gelegenheid om persoonlijke emails en andere emails die niet bewaard hoeven te worden te verwijderen (spam, email blasts, nieuwsbrieven, emails met een belang over een zeer korte tijdspanne). Hiermee wordt tegemoet gekomen aan een door verscheidene organisaties uitgesproken angst dat persoonlijke emails openbaar worden gemaakt.
- Het geeft beheerders de mogelijkheid om zo veel mogelijk duplicaten en emails die duidelijk geen deel van de records uitmaken te wissen om de opname zo veel mogelijk te beperken tot relevante records.
Hierbij wordt nog iets anders benadrukt: culling is in principe de verantwoordelijkheid van de organisatie die de Capstone Methode toepast, niet van de beheerder van de overgebrachte documenten. Deze heeft wel de vrijheid om naar eigen inzicht te verwijderen wat hij/zij niet nodig acht, maar geen verplichting. Om deze reden kan er na overbrenging ook niets worden gegarandeerd over het beperken van bewaring tot relevante documenten.
