Selectie van digitale documenten- een must!

Voor een organisatie schrijf ik een business case over wat documentbeheer (noem het records management, maar toch: ICT hoort liever dat ik over documenten spreek, want daar ligt het probleem) oplevert voor de organisatie.

In harde euro’s. In schijven, servers en cloudhuur dus.

De kosten van de opslag van al die documenten die al jaren worden bewaard –en het worden er steeds meer- zijn versleuteld in de werkplekkosten en niet boven tafel te halen, wordt mij verteld.

Er is nooit gekeken of al die informatie ook werkelijk nodig is en blijft: bytheway  ICT heeft tot taak te garanderen dat alles aanwezig blijft, maar niet om te selecteren wat weg kan.

Wat de beheerkosten van een GB of een TB op jaarbasis zijn, is dus niet zomaar te zeggen.

Maar waar maken we ons druk om. Die opslagkosten zijn toch niet zo veel, een schijf van 3 TB koop je zo bij de Mediamarkt voor honderd neuro’s of euri, we hadden het er al eerder over.

De organisatie waar ik werk heeft 1 Terabyte aan documenten in beheer. Even snel gerekend zijn dat 58 miljoen pagina’s A4.

U kent de Eifeltoren? 324 meter hoog.

Mét antenne.

Zet er achttien op elkaar en je hebt de hoogte van de stapel pagina’s A4. 5,5 kilometer.

Hoe hoog schat u het aantal kopieën in die documentenmassa?

We zochten het voor u uit: 90% van de documenten bestaat uit kopieën.

Dus: 10% is slechts origineel.

Van die 10% kan 80% worden vernietigd, volgens de geldende selectielijst.

Dus hoeven we uiteindelijk maar 2% aan digitale informatie te bewaren.

Dat scheelt nogal, een backup maken van die 2% of de oorspronkelijke 100% in optimale conditie houden!

Digitale informatie selecteren? Sorry, dat is niet meer van deze tijd, hoor ik zelfs af en toe archivarissen verkondigen. Alles bewaren, het kost toch niks! Big Data! Data Mining!

Natuurlijk, je moet wel aan data discovery doen wil je nog iets kunnen terugvinden in de data jungle van meerdere versies, in meerdere bestandsformaten. data exploring, data exploding, data disaster.

Denk je nou echt dat elk document te voorschijn gegoocheld kan worden, in context?

Wij gaan in een organisatie digitale informatie selecteren. Wij gaan hiermee per jaar een hoog bedrag aan beheerkosten besparen. We gaan risico’s verminderen. Wij hebben het management kunnen overtuigen dat inziet dat selectie van informatie inderdaad loont.

Wij geloven in records managers/documentbeheerders die hun salaris dubbel en dwars waard zijn door de besparingen die ze een organisatie opleveren. Die weten dat hun taak bestaat uit het elimineren van de ongebreidelde kopieënstromen in de organisatie. Die hun management vertellen hoeveel besparingen mogelijk zijn- niet alleen in opslagkosten, jaar na jaar, maar ook in de tijd die gemoeid is met vruchteloos zoeken- en dan toch uitkomen bij een verkeerde versie. Die niet alleen kijken naar ‘hun’ DMS, maar vooral naar de vakapplicaties, naar het inperken van de mailboxen, de persoonlijke- en afdelingsschijven.

Records management: het blijft een intrigerend vak met toekomst.  

Wat is het nu eigenlijk....

recordmanagement, records management of recordsmanagement? Recordbeheerder, documentbeheerder, recordsmanager of recordmanager?

We vroegen het een neerlandicus, die ons het volgende antwoord gaf:
Als het woord in het Engels records management is, zet je dat in het Nederlands als samenstelling gewoon aan elkaar, dus: recordsmanagement. Die s is dan niet een zogenaamde tussen-s, maar de s van de meervoudsvorm van record, uit het oorspronkelijke woord. 
Op mijn vraag of recordmanagement, recordbeheerder dan fout is, kwam het volgende:
Ook hier gaat het erom wat de oorspronkelijke term is, record of records. Ik begrijp uit het oorspronkelijke bericht dat het records is, dus dan moet dat terugkomen in de samenstelling aan elkaar.
De oorspronkelijke term is niet record, of je moet het zien als activiteiten, van to record= vastleggen. Dan ben je wel de recordbeheerder- beheerder van het proces van vastleggen.

Met andere woorden: echt eruit komen doen we niet. Wie weet zal de tijd ons meer leren. Of uw reactie!

De geheugenloze tijdgeest

Wanneer Nederland geen geld meer beschikbaar stelt voor de collectie van het Koninklijk Instituut voor de Tropen, kun je moeilijk spreken over digitaal geheugenverlies. Wanneer niemand gebruik maakt van handboeken en die handboeken worden weggegooid, is er dan sprake van geheugenverlies? De uitzending Tegenlicht van de VPRO over digitaal geheugenverlies zette me wel aan het denken, en hopelijk u ook.

De vermogende Brewster Kahle startte in 1996 The Internet Archive waarin het voortdurend veranderende Internet wordt vastgelegd. Opmerkelijk is dat hij, ondanks zijn digitale uitgangspunten en achtergrond, sinds kort ook papieren boeken bewaart. Reden? Om te kunnen nagaan of de digitale kopie gelijk is aan het originele boek. Hij zegt het in Tegenlicht als volgt (ik citeer): "we hebben archivering nodig van alle informatiedragers, van alle generaties, van iedere vorm. De oorspronkelijke versies van de microfilms, de CD ROM, de harde schijven of in een optische polygrafische vorm: al die generaties moeten we bewaren om ervoor te waken dat we weten wat er echt is gebeurd, om te voorkomen dat mensen het verleden veranderen."
(Het heden wordt al zo vaak veranderd via propaganda, via verdraaiing van de waarheid, via trucage en fotoshopping.)
"We dachten dat we digitaal konden blijven als The Internet Archive en de fysieke boeken aan de bibliotheken konden teruggeven, maar de bibliotheken begonnen ineens in een waanzinnig tempo boeken weg te gooien. Nu willen wij één exemplaar van elk uitgegeven boek om te bewaren. Er zijn in het verleden zo rond de 100 miljoen boeken uitgegeven- we willen ze allemaal digitaal maken en opslaan, terugvindbaar via een indexsysteem. In The Internet Archive zijn inmiddels al meer dan 1 miljoen boeken opgeslagen, het streven is om 10 miljoen boeken op te nemen. We zorgen dat de boeken digitaal levensvatbaar blijven. Dit houdt in dat we de kwaliteit van de boeken vanuit technisch oogpunt verbeteren naarmate standaarden veranderen. Ze mogen niet verdwijnen door veroudering omdat de digitale techniek verandert."
Kahle droomt van een "wereldbrein dat alle kennisbronnen verbindt, zoals we dat kennen uit de science fiction- en uit de ideeën van Paul Otlet.
De bibliothecaris van de inmiddels vermaarde nieuwe Bibliotheek van Alexandrië, dr. Ismail Serageldin, zegt het als volgt: "Veel mensen denken: we hebben het internet, wat moeten we met boeken en bibliotheken? Als iemand zegt dat het Internet bibliotheken kapot maakt zeg ik nee. Het internet vervult de droom van elke bibliothecaris sinds de oude bibliotheek van Alexandrië om alle kennis van de wereld binnen handbereik te brengen van degene die op zoek is naar die kennis. Voor het eerst hebben we de techniek die dit mogelijk maakt."

"We kunnen onszelf alleen verbeteren door onze geschiedenis te kennen" zegt Jason Scott, verderop in de documentaire. "Het is goed mis met onze prioriteiten van de afgelopen twintig jaar als we van tieners en maniakken afhankelijk zijn om onze geschiedenis te bewaren."

Bekijk de documentaire- er wordt al veel over getwitterd en geblogd. Er kan niet genoeg over worden nagedacht. De website If Then Is Now helpt bij het denken.

microverfilming van langdurig te bewaren informatie

Zoals al eerder aangegeven in deze blog ben ik er een voorstander van om langdurig te bewaren informatie ook op microfilm te bewaren. Bijgaand een oplossing die werd gepubliceerd op de EUREKA conferentie: de Archivator. Microfilm, het enige analoge medium dat via computeroutput on microfilm snel is aan te maken, en dat ook weer snel is in te lezen in welk digitaal systeem dan ook. 

Rekensommetjes

Ik ben dol op rekensommetjes. Veel zaken zijn in geld uit te drukken, waarmee je de zaak een bepaalde waardering geeft. Geld kun je doorgaans maar één keer uitgeven, en aangezien de meeste mensen geld als een schaars goed kennen en meer verlangens hebben dan zij met dit geld kunnen verwezenlijken, moeten zij keuzes maken. 
Als je weet wat iets kost, kun je ook bepalen of je het de prijs waard vindt, hoe subjectief een waardebeleving ook is. Bij toenemende schaarste wordt de vraag of iets de moeite waard is, alleen maar belangrijker: hebben we minder uit te geven, dan willen we weten dat het geld dat we uitgeven, zinvol wordt besteed. 

Dat geldt zeker voor de kosten van het bewaren van informatie. De meeste mensen staan er niet bij stil dat informatie bewaren geld kost door het gratis aanbod dat door leveranciers wordt gedaan. Toch begint het besef wel te komen. Bij een klant kreeg ik onlangs een bericht onder ogen waarin systeembeheer vroeg om het aantal foto's te verminderen, want die namen inmiddels toch wel erg veel ruimte in beslag: het eerste bericht van die strekking gedurende de afgelopen twintig jaar.

De opslag van informatie kost ruimte en ruimte kost geld. Laten we naar aanleiding daarvan samen eens een kleine rekenoefening doen, gewoon aan de hand van wat -bijvoorbeeld- foto's eigenlijk aan opslag kosten als je deze bewaart als organisatie. Ik bedoel niet de gratis opslagcapaciteit die je krijgt via allerlei aanbieders: 25 GB heb je zo te pakken en als je het aardig inkleedt, kun je privé heel wat foto's in de Cloud kwijt. En waar foto's staat kun je ook andere documenten noemen, zoals direct zal blijken.

Een foto met standaardresolutie is al snel tussen de 2 en 4 MB qua omvang. 1000 MB (eigenlijk 1024, maar laten we het gemakkelijk houden) is een Gigabyte. 1000 GB is dan weer een Terabyte.

Een GB is dus gelijk aan ongeveer 200 à 250 foto’s. De opslag hiervan in de cloud kost natuurlijk geld. De kosten van huur van een GB aan opslagruimte bij een doorsnee commerciële partij zijn 0,16 per maand oftewel € 1,92 per jaar. 

Dat valt mee, zul je zeggen. Maar even doorrekenen: een voorbeeld uit ons eigen archief. De powerpoints in het Kenniscentrum van VHIC nemen nu 3 TB in beslag. Elk jaar deze powerpoints in de Cloud bewaren kost dus 160 x 12 x 3= € 5.760,- per jaar.

De vraag die je bij deze kosten dus zult stellen is: is de bewaring van wat je opslaat, wel zinnig; wordt het geld zo goed besteed.

Voordat je nu gaat zeggen: de prijzen kloppen niet, waarop zijn deze bedragen gebaseerd (gewoon eens gevraagd aan een commerciële partij wat huur van een TB aan ruimte in de Cloud kost) en kan het niet goedkoper- lees verder. 

In internationale archiefkringen wordt nog heel anders tegen deze kosten aangekeken, wat blijkt uit gegevens die afkomstig zijn uit een in 2012 gehouden seminar. 

De kosten van opslag van een Terabyte worden daar als volgt becijferd. Wil je het nalezen: het staat op dia 3.

opslag bij Amazon: $ 1000 per TB per jaar;

opslag bij Apple: $ 2.000 per TB per jaar;

opslag in Dropbox: $ 1.980 per TB per jaar;

opslag bij Google: $ 1.200 per TB per jaar;

Microsoft: $ 500 per TB per jaar. 

Opslag in een repository (een digitaal depot):

Princeton Dataspace Center: $ 6.000 per TB "voor altijd";

USC Digital Repository: $ 1.000 per TB voor een periode van 20 jaar.

Dit gaat slechts over KALE opslag, zonder verder beheer. Daar kunnen nog additionele kosten bijkomen (zie dia 5):

Daarmee kunnen de “total costs of ownership” (TCO) wel oplopen tot $16,000 per terabyte, afhankelijk van allerlei additionele kosten. Niet is aangegeven of dit per jaar is, of geldt voor de totale bewaartermijn van de informatieobjecten.

Nog wat vuistregels uit de workshop:         

• De kosten van kale opslag zullen blijven dalen, maar niet meer zo hard als de afgelopen jaren. De technici lopen momenteel tegen natuurkundige grenzen aan bij het ontwikkelen van opslagmedia die nog meer data aankunnen (“density”);
• Over het algemeen zijn de kosten voor het verschaffen van toegang vele malen hoger dan die voor opslag. Ook daar zijn veel variabelen in het spel die algemene regels voor kostenberekening lastig maken;
• Er kunnen veel kosten bespaard worden door al bij creatie van de data te zorgen voor goede metadata. Als die later nog moeten worden toegevoegd, kost dat vele malen meer.

Alhoewel de kosten van opslag blijven dalen, blijven ze wel hoog. Een gemeente waar ik onlangs sprak, heeft 35 TB extra gehuurd voor de komende 5 jaar. Bij Microsoft had dit dus voor 35 TB over 5 jaar x $ 500 gekost, oftewel $ 87.500. 

En hoeveel van deze informatie kan worden geselecteerd voor vernietiging?

Het hoofd ICT van die gemeente vertelde me dat zij, sinds de start van de automatisering, nog nooit gegevens hebben geselecteerd voor vernietiging. Er is nog nooit iets weggegooid: alle digitale informatie wordt bewaard. Toen ik dit bij meerdere organisaties navroeg, ontstond een algemeen beeld: ICT bewaart tot iemand zegt: dit kan weg.
Dat laatste wordt echter nooit gezegd.

Managers en bestuurders zijn zich van deze kosten niet bewust. Organisaties slaan vaak veel te veel informatie op en bewaren het te lang. Dat is niet alleen zo in de papieren situatie –in een archiefbewaarplaats betaal je ook al snel 100 euro per strekkende meter per jaar- dat is zeker ook in de digitale wereld- en die kosten nemen alleen maar toe naarmate er meer beveiligingsmaatregelen moeten worden genomen en de duurzaamheid van de documenten zwaardere eisen stelt.  Zo er al een selectielijst is, dan wordt die niet gehanteerd voor digitale informatie. 
En dat is dus waar recordmanagement/documentbeheer voor staat in organisaties: bepalen wat het waard is bewaard te blijven en zorgen dat vernietigd wordt wat mag en wat moet. 

link naar DEN voor seminar:  http://www.ncdd.nl/blog/?page_id=533 

Information Managing Day in Curacao

Op vrijdag 2 mei vond de tiende editie van Information Managing Day plaats. Hoofdthema van deze jaarlijkse studiedag was ‘Innovatie in informatiebeheer’. Ook dit jaar was de studiedag goed bezocht met deelnemers uit Curaçao, Bonaire, Aruba, Sint Maarten en Nederland. Een keur aan interessante sprekers gaven aan waar Curacao staat op het gebied van innovatie: heel ver!

De heer Kenneth Gijsbertha van Refineria Isla, sponsor van de dag, verrichtte de officiële opening. De heer Ricardo Lochan van Stimul-IT/Innovatiecentrum (binnenkort omgedoopt tot Curaçao Innovation and Technology Institute) verzorgde een interessante lezing over de manier waarop dit Technology Center omgaat met innovatie. Inspirator hiervoor is professor Walter Lewin van het MIT, bekend van de vele inspirerende lezingen die te vinden zijn op YouTube en de MIT Open Courseware.

Het begint allemaal met de jeugd die leert te programmeren. Hiervoor is een programma ingericht, Stimul-IT (te vinden op Facebook). Dit is de aanjager van veel nieuwe ontwikkelingen op dit gebied; via Stimul-IT leren kinderen te programmeren met de Raspberry Pi (een basiscomputer die € 35,- kost, zie bijvoorbeeld bij Conrad). Om een voorbeeld te noemen: Een team van de universiteit van Southampton onder leiding van professor Simon Cox heeft met behulp van 64 Raspberry Pi's een supercomputer gebouwd die beschikt over één Terabyte schijfruimte (16 GB per Raspberry). Deze computer kostte niet meer dan £ 2.500 (iets meer dan € 3.000) en kan in tegenstelling tot de meeste Supercomputers uit een normaal stopcontact worden gevoed. De behuizing is gebouwd van LEGO door James Cox, de zesjarige zoon van Simon.Met de Pi werden onder meer al gemaakt: Een volautomatische kattenvoeder; een gitaarstemmer, een op afstand bedienbare garagedeuropener, een automatische tap die zelf drankjes mixt, slimme fietsverlichting die ook de snelheid kan meten en een op zichzelf staande bittorent cliënt (een Pirate Box).

Ook werd verteld hoe het FabLab Curacao werd opgericht met hulp van FabLab Maastricht en Groningen en hoe men daar nu expertise opdoet in 3D-printing.  

De volgende spreker, de heer Anthony de Lima van CTEX ging in op het “7C model”. Dit model is belangrijk om als bedrijf zowel als deelnemer aan dat bedrijf de snelle 21ste eeuw te kunnen overleven en om te kunnen profiteren van de tijdsgeest, waarbij de 7 C’s staan voor Critical thinking, Creativity,  Collaboration, Cultural understanding, Communication, Combating IT iliteracy en Career self reliance. Hij hield de aanwezigen ook de Leadership Challenge voor: je wordt een leider door een sterk geloof in je kunnen, enthousiasme, sterke principes, een hoge mate van flexibiliteit, een hoog integriteitsgehalte, door eerlijk te zijn en oprecht, door samenwerking te verwelkomen en door niet bang te zijn om risico’s te nemen. En alleen leiders zullen in deze eeuw overwinnen.

Daarna gaf mevrouw Shirley Cecilia van het Ministerie Bestuur, Planning en Dienstverlening uitleg over de inhoud van de Landsverordening bescherming persoonsgegevens. De Landsverordening stelt regels voor omgang van en met persoonsgegevens, stelt normen vast  voor de behoorlijke verwerking van persoonsgegevens voor de maatschappij en stelt een College Bescherming Persoonsgegevens in. Haar lezing ging uiteraard in op de digitale snelweg: op Internet geven mensen zich veel meer bloot dan zij denken, wat geïllustreerd werd door een beeldend filmpje.

De laatste spreker in de ochtend was de heer Raymond Begina van KPMG. Zijn stelling was dat innovatie meerwaarde moet brengen voor de klant, burger en maatschappij. Hij benoemde hierbij de volgende megatrends; demografie, individualisering van de maatschappij, de technology die alles mogelijk maakt, de economische verbondenheid, de economische powershift en urbanisatie.

Na de lunch waren er twee workshops. De heer Ad van Heijst van VHIC Nederland schetste een Roadmap voor digitaal informatiebeheer. Deze roadmap laat zien hoe met beperkte middelen, documenten op een goede en toegankelijke manier beheerd kunnen worden en oogstte veel bijval van organisaties die zoeken naar nieuwe wegen om het documentbeheer vorm te geven. . De heer Arthur Nivillac van Optima Curaçao verdiepte zich met de deelenemers in risico’s die Het Nieuwe werken met de moderne technologie met zich meebrengt. Hij wees er op dat wij niet genoegzaam bewust zijn dat ons brein overbelast raakt door de voortdurende stroom van (digitale) informatie. En een overbelaste geest is als een kat in het nauw.

De organisatie van IMD was in handen van ProDocIt, Professional Document Information Management. VHIC werkt al sinds de oprichting samen met ProDocIT. 

De strijd om het behoud van informatie is van alle tijden

Er is een mooie site over de geschiedenis van het boek, www.boekenoudheid.nl . Je moet even over het alfabet gaan met je muis om te zien wat er zoal behandeld wordt.

Eén van de dingen die je er leert is dat papyrus een jaar of zeventig meeging, waarna de tekst vervaagde. Daarom moesten teksten steeds gekopieerd worden om bewaard te blijven. En nu zien we een mooie analogie met de hedendaagse techniek, maar ook duidelijke verschillen.

Als eerste. Bij het handmatig kopiëren werden door de kopiisten fouten gemaakt. Er werden woorden veranderd waardoor verschillende versies van documenten ontstonden en het document door de tijd heen veranderde. Dat zien we bijvoorbeeld aan de Dode Zeerollen, hoe die afwijken van de huidige bijbelteksten. Ondanks de strenge regels voor het kopiëren veranderden teksten, maar soms werden teksten ook moedwillig gewijzigd omdat de strekking van de tekst niet paste bij de tijd.

Met andere woorden: er trad gegevensverlies op bij het maken van de kopie.

Ten tweede.  Als je de site van boek en oudheid bekijkt, zie je dat mensen in de tijd dat papyrus werd gebruikt,  verschillende kanalen hadden om informatie op te slaan. Zo werden er kleitabletten gebruikt voor zakelijke transacties, wasplankjes voor informatie die niet zo lang bewaard hoefde te worden. Een verschil met nu is dat we massaal voor het digitale kanaal kiezen om informatie op te slaan en niet voor variëteit, want immers of je nu Facebook, Instagram, What’sAp of een website gebruikt: het is alles digitaal wat de klok slaat.

Ten derde:  voor belangrijke informatie werd gezocht naar het best houdbare materiaal. Toen keizer Constantijn opdracht gaf aan Eusebius tot het vervaardigen van vijftig bijbels op perkament  (dat was omstreeks het jaar 300) werden daarvoor beroepsschrijvers ingeschakeld. De hoeveelheid perkament die hiervoor nodig was kostte viereneenhalfduizend dieren het leven. Perkament was veel langer houdbaar dan papier, dus de investering was op zich een goede zaak.

Dit brengt me wel tot de vraag  of we de juiste keuze maken door de voor een organisatie belangrijkste informatie uitsluitend digitaal op te slaan. Er zou naar mijn idee een discussie moeten ontstaan over hoe we de belangrijkste informatie nu eigenlijk gaan bewaren, de informatie die in selectielijsten vaak als eeuwig of permanent wordt benoemd.

Er komt een tijd dat criminelen zo slim worden dat zij digitale documenten naar hun hand kunnen zetten. Dit gebeurt nu al, denk aan de spookrekeningen waarmee bedrijven worden bestookt. Er komt een tijd dat criminelen wijzigingen kunnen aanbrengen in digitale informatie omdat ze slimmer zijn dan degenen die de software maken om onze data te beschermen: niet alleen bij banken, maar ook in belangrijke rapporten, eigendomsbewijzen, overeenkomsten zal valsheid in geschrifte worden toegepast.  Als dan alle informatie digitaal is, zal het heel moeilijk zijn om het authentieke document nog terug te vinden. De situatie die ik noem is niet denkbeeldig: wanneer de banksector al zoveel schade lijdt dat zij deze gaat verhalen op de klanten is er nu al sprake van een zeer zorgwekkende situatie: een schade die immers al in de miljarden loopt.

Een goed alternatief daarvoor is microfilm: hét analoge medium dat bewezen heeft meer dan honderd jaar blijvend bewaard te kunnen worden. Redenen hiervoor zouden de volgende kunnen zijn:

• -          Computer output on microfilm is snel en eenvoudig te realiseren; ook eventuele indexen kunnen worden meegefilmd;
• -          Microfilm is een gestandaardiseerd medium en apparatuur om te lezen is voorhanden of eenvoudig te maken (met een vergrootglas kun je al een tekst lezen);
• -          De microfilm kan opnieuw worden ingelezen wanneer en in welk systeem dan ook. Zie als voorbeeld de microfiche reader, die ook gebruikt kan worden voor film;
• -          Microfilm is goedkoop;
• -          Microfilm is analoog, dus het verouderingsproces verloopt zeer traag en is gemakkelijk te controleren;
• -          Microfilm is te bewaren in een kluis, die goed kan worden afgesloten. Veranderen van de microfilm is uitermate complex, moeilijker dan digitale data te veranderen.

Ik weet dat dit niet dé oplossing is, want hoe dan met audio en beeld om te gaan- daar heb ik geen oplossing voor. Hiervoor zullen we wellicht mooie voorbeelden kunnen halen uit de muziek- en filmindustrie. Het gaat mij voorlopig om de besluiten die in documentvorm, in schriftuurvorm, zijn vastgelegd, niet om de informatieobjecten die hun vorm en gedrag moeten behouden.  

Ik pleit dan ook voor een studie naar het gebruik van microfilm voor de opslag van alle documenten die te belangrijk zijn om kwijt te raken. Via computeroutput on microfilm is dit eenvoudig en goedkoop te realiseren en is er steeds een kopie die slechts met zeer grote moeite te falsificeren is.

De kosten van bewaring

Onlangs stelde iemand mij de vraag: "waarom zou je niet gewoon alles bewaren, er is toch genoeg ruimte op de schijven en het selecteren van archiefmateriaal is veel te arbeidsintensief".
Natuurlijk is er genoeg ruimte op de schijven. De opslag van de informatie op die schijf -een Terabyte koop je al voor rond de 75 euro- is echter slechts een fractie van de totale kosten die het beheer van informatie vragen. Ik zocht een document waarin dit werd verklaard. Tijdens mijn zoektocht kwam ik op het bijgaande document van Hitachi over Storage Econmics- Four Principles for Reducing Total Cost of Ownership uit juli 2011. Hierin wordt gesteld dat de prijs van informatieopslag die gewoonlijk wordt gezien, het topje van de ijsberg is en slechts 20% van de totale kosten beslaat. Het elimineren van je onnodige elektronische informatie (en niet te vergeten: papieren informatie!) reduceert dus aanzienlijk de TCO van de organisatie, die in het document uitgebreid worden benoemd.
http://www.hds.com/assets/pdf/four-principles-for-reducing-total-cost-of-ownership.pdf