woensdag 11 december 2013

Leestips

Informatiebeveiliging is een hot topic aan het worden, niet alleen in Nederland. Zo is er een handleiding van de Australische regering met betrekking tot informatiebeveiliging, die dit jaar ingaat: http://www.oaic.gov.au/privacy/privacy-resources/privacy-guides/guide-to-information-security. Gelukkig is de handleiding voorzien van een samenvatting.

Verder kwamen we een aardig filmpje tegen waarin de gevaren worden aangegeven die voor bedrijven kleven aan email, Facebook en Twittergebruik. Er blijkt nog veel te verbeteren in het document management... http://www.proofpoint.com/id/outbound/index.php. Neem even de tijd om het filmpje te bekijken.

Stof voor discussie uit een boek dat binnenkort uitkomt: "De ervaringen van de afgelopen jaren leren dat de keuze voor een ECM-systeem geen garantie voor succes is, dat de implementatie tijdrovend en geldverslindend kan zijn en zorgvuldig moet worden begeleid. Daarbij staan organisaties vaak machteloos tegenover de leverancier, waar na verkoop van het systeem vaak andere wetten gaan gelden, die leiden tot hoge kosten en de prijs/prestatieverhouding onder druk zetten. Uit een recente internationale studie blijkt dat 58% van de organisaties die een ECM-product kiezen, de ambitie hebben om een organisatiebreed informatie- en archiveringssysteem te implementeren. Slechts 9 % slaagt er in om dit te realiseren. In alle andere gevallen blijken de essentiële documenten nog steeds in lokale of persoonlijke systemen te worden opgeslagen, wat de organisatie geen stap verder brengt op het vlak van goede dossiervorming of risicobeheersing.
In de praktijk zien we dat organisaties met een EMC-pakket regelmatig van leverancier veranderen omdat het vorige product niet voldoet en onvoldoende aan de behoeften beantwoordt, met de nodige hoge kosten van switching en het risico op verlies aan informatie. Slechts in een beperkt aantal gevallen slaagt men erin om na een ECM-implementatietraject de gedeelde netwerkschijven volledig af te bouwen. Hierdoor wordt niet de beoogde efficiencyverbetering bereikt: men heeft dan echter wel al grote kosten gemaakt."
http://www.aiim.org/pdfdocuments/IW_RM-StratChanges_2011.pdf
« collapse. Opmerkelijk is ook de beweging die in Vlaanderen in gang is gezet. Hier is een model-lastenboek opgesteld (een modelbestek)  voor een archiefbeheersysteem omdat men vindt dat er geen oplossingen op de markt zijn die voldoen. Een e-depot maakt hier geen onderdeel van uit. http://www.vvbad.be/bericht/modellastboek-voor-nieuw-archiefbeheersysteem. De reden zal vermoedelijk zijn dat in Vlaanderen een gezamenlijk e-depot wordt gebouwd, waarin 11 miljoen euro wordt geinvesteerd.  Ook in Nederland wordt gedacht aan digitale duurzaamheid, om bondig een beeld te geven van de noodzaak tot actie heeft Archief 2020 een korte film gemaakt. In die film legt men aan bestuurders en overheidsmanagers uit waarom een nieuwe blik op archiveren noodzakelijk is. Via onderstaande link kan je de film bekijken: https://www.yammer.com/vhic.nl/#/Threads/index?type=following

Het boek Easycratie van Martij Aslander en Erwin Witteveen is nog steeds gratis te downloaden van het web en is echt een aanrader. Ik las onlangs ook het boek Ga kathedralen bouwen (waarin o.a. te vinden was dat men de Domkerk van Utrecht weer wil herbouwen. Hierin ook: we moeten niet meer streven naar dingen die af zijn, maar gewoon aan het werk gaan. Natuurlijk wel met een globaal grondplan, maar met de mogelijkheid om steeds bij te sturen. Waarover later meer. De link: http://lifehacking.nl/persoonlijke-ontwikkeling/boekbespreking-easycratie-van-martijn-aslander-en-erwin-witteveen/ , op die pagina vind je ook een download. Moet je trouwens een digitaal depot auditen? Lees dan dit:  http://public.ccsds.org/publications/archive/652x0m1.pdf . Zou je op een feestje kunnen uitleggen wat een e-depot is? Niet iedereen lukt het, zie http://www.geldersarchief.nl/weblog/2013/zou-je-op-een-feestje-kunnen-uitleggen-wat-een-edepot-is#! 
En denk je eraan om digitaal te gaan (of te kijken of je op de goede weg zit): deze brochure van het Nationaal Archief van België is echt de moeite waard om kennis van te nemen. Het geeft een stappenplan voor de digitalisering van werkprocessen. Volg de link: http://extranet.arch.be/arch/brochures/we_gaan_digitaal.pdf .
Die digitale informatie kun je eeuwig bewaren overigens: Universiteit Twente ontwikkelt een opslagmedium dat een miljard jaar meekan http://radio.omroep.nl/f/161783/

zondag 6 oktober 2013

5 wetten van de bibliotheekwetenschap hertaald


In 1931 publiceerde de Indiase bibliothecaris S.R. Ranganathan zijn Vijf Wetten voor de Bibliotheekwetenschap.  Het zijn filosofische wetten, die vandaag de dag nog steeds gelden. De wetten zijn de volgende:

-          Books are for use

-          Books are for all, of: every reader his book

-          Every book its reader

-          Save the time of the reader

-          A library is a growing organism.


Deze wetten zijn zonder meer ook toepasbaar op archieven en andere collecties: vervang het woord books door files en je krijgt een mooie filosofische beschouwing, waarmee je op een frisse manier tegen je vak kunt aankijken. Eén van de wetten heb ik jaren geleden als lijfspreuk gemaakt: save the time of the reader. De mooiste taak binnen het informatiebeheer vond ik altijd het zo snel mogelijk vindbaar maken van gezochte informatie. Dit bereik je door een goede combinatie van mediakeuze, metadatakeuze en selectieve vernietiging. Je maakte gegevens toegankelijk zodat je zo snel mogelijk de gewenste informatie kon leveren.  Zorg dus voor goede metadata, maak een goede indeling in mappen, maak waar mogelijk excepten en selecteer.

Het gaat daarbij echter niet alleen om het maken van zo kort mogelijke zoekpaden in het ordenen en beschrijven van informatieobjecten. Het gaat er ook om, de samenhang tussen informatieobjecten goed duidelijk te maken. Gegevens zijn gebruikt in een bepaalde context en die context is doorgaans nodig voor bewijsvoering en verantwoording. Met andere woorden: elk document heeft een verhaal, en het verhaal te kennen maakt het mogelijk de waarde van het document goed te interpreteren.

De wetten hebben sinds 1931 steeds hun inspiratiewaarde behouden. In 1995 werden ze door Michael Gorman en Walter Crawford herschreven als volgt:

  1. Libraries serve humanity.
  2. Respect all forms by which knowledge is communicated.
  3. Use technology intelligently to enhance service.
  4. Protect free access to knowledge.
  5. Honor the past and create the future.

Het zijn regels die goed passen in huidige thema’s en van een hoog ethisch gehalte zijn. Ook hier weer zijn ze niet exclusief voor de bibliothecaris, maar gelden ze voor elke informatiebeheerder.

De techniek schreed echter voort en internet deed haar intrede. Tijd om in 2004 de wetten nogmaals af te stoffen en dit gebeurde door Alireza Noruzi in het paper, "Application of Ranganathan's Laws to the Web" , zeker ook weer de moeite waard om te lezen:
Web resources are for use.
  1. Every user has his or her web resource.
  2. Every web resource its user.
  3. Save the time of the user.
  4. The Web is a growing organism.

Noruzi gaat met name in op de vraag of het web de tijd van de lezer wel reduceert. Dat doet het web niet; websites zijn niet altijd even handig ingedeeld, waardoor het zoeken naar informatie tijdrovend kan zijn.

In 2008 zijn de wetten nogmaals hertaald door Carol Simpson. Zij maakte er het volgende van, uitgaande van de idee dat de bibliotheek van tegenwoordig immers al een kanaal is waarlangs informatie openbaar te verkrijgen is :
Media are for use.
  1. Every patron his information.
  2. Every medium its user.
  3. Save the time of the patron.
  4. The library is a growing organism.

Zo zie je maar weer: basiswetten blijven hun waarde behouden, mits je ze creatief gebruikt. Ik nodig je uit te overdenken wat de wetten van Ranganathan kunnen betekenen voor de professie van de informatiespecialist.

MIT opleidingen

Een cursist meldt me het volgende: een prachtige site voor autodidacten is de website van het MIT. Hier staan de syllabi van complete opleidingen online, inclusief huiswerkopdrachten. Informatie- en archiefmanagement is hier ook terug te vinden.
URL: http://ocw.mit.edu/courses/find-by-department/
Een kleine greep uit de relevante courses:
http://ocw.mit.edu/courses/electrical-engineering-and-comput…
http://ocw.mit.edu/courses/engineering-systems-division/esd-…
http://ocw.mit.edu/courses/mechanical-engineering/2-96-manag…

Geeft weer stof tot lezen en nadenken!

donderdag 26 september 2013

Kwaliteit laat zich meten

Wat is dat eigenlijk, kwaliteit?

Juran definieerde het ooit als “fitness for use” in termen van ontwerp, overeenstemming, beschikbaarheid en gebruik.
Dus eigenlijk bepaalt de gebruiker of iets kwaliteit is, of het geschikt is voor gebruik.

Juran gebruikt tien stappen om te komen tot kwaliteitsverbetering. Deze zijn de volgende:
1.      Maak de organisatie bewust van de kansen die kwaliteitsverbetering met zich meebrengen;
2.      Stel doelen vast voor de verbetering;
3.      Organiseer het werk zodat de doelen bereikt kunnen worden;
4.      Train de betrokkenen;
5.      Los problemen op die zich gedurende het verbeterproces voordoen;
6.      Rapporteer over de voortgang;
7.      Zorg voor erkenning van de behaalde resultaten (en hen die ze behaald hebben);
8.      Communiceer de resultaten breed in de organisatie;
9.      Hou de stand van zaken bij;
10.   Zorg dat je het momentum behoudt door jaarlijkse verbetering op te nemen in de processen van de organisatie.

Kwaliteit is een heel belangrijk aspect van het werk van de informatiebeheerder. Een goed informatiebeheerder kan, door adviezen en vorbeeldbewerking, de kwaliteit van het bewijs en de verantwoording danig verbeteren. Door zaken ter discussie te stellen, zoals:
-          Welke procedure wordt gevolgd voor de totstandkoming van dit product/deze dienst?
-          Welke documenten dienen daarbij als bewijs en verantwoording te worden opgeslagen?
-          Voor welke periode, in welk systeem?
-          Is dit het beste systeem waarin de informatie wordt opgeslagen of kan beter een ander systeem worden gebruikt?
-          Wat dient te gebeuren na deze periode?
-          Welke stappen in het proces kunnen worden overgeslagen, welke stappen kunnen worden vereenvoudigd?
-          Welke documenten kunnen worden samengevoegd, welke documenten kunnen vervallen?
-          Hoe kunnen we de documentenstroom wijzigen waardoor een soepeler administratieve afhandeling ontstaat?
-          Hoe kunnen we zo snel mogelijk documenten vernietigen, binnen de wettelijke bepalingen en met akkoord van de proceseigenaar?

Deze opsomming geeft de heer B.A.B. Schmitz aanleiding tot het volgende commentaar: Deze punten hebben allemaal betrekking op zaken die de meeste proceseigenaren zullen beschouwen als ’hun’ terrein. De meeste mensen zijn behept met een, meer of minder ontwikkelde, territoriumdrift. Als een recordsmanager zich ongevraagd op ‘hun’ terrein begeeft, waagt hij zich mijnenveld.

Het zou daarom wenselijk zijn dat recordsmanagers erop gewezen worden dat, als zij zich met dergelijke zaken willen bemoeien, zij dat primair moeten doen met het, nadrukkelijk uitgesproken, doel het functioneren van het recordsmanagement te verbeteren. De neveneffecten op de kwaliteit/efficiëntie van het betreffende proces kunnen daarbij uiteraard genoemd worden om de proceseigenaar ertoe te bewegen de verbetervoorstellen ter harte te nemen. Gebruikt de recordsmanager die effecten als hoofddoel van zijn bemoeienis dan kan hij rekenen op een ‘waar bemoei jij je mee?’-reactie en zal hij weinig resultaat boeken.

Maar toch. Doet de recordsmanager dit wel –waar nodig met inzet van de nodige diplomatie- dan draagt zij of hij hij niet alleen bij aan een hogere kwaliteit van de werkprocessen, maar tevens aan de doelmatigheid van de organisatie en de efficiency van het werk. Besparingen zijn al snel mogelijk door werkprocessen –en de mensen die het proces uitvoeren, daar gaat het immers om- aandacht te geven.

De kwaliteit van een product of dienst wordt echter vooral afgemeten aan de acceptatie door degene voor wie het product of de dienst bestemd is. En daarmee hebben we een belangrijk element te pakken dat vaak wordt veronachtzaamd. De kwaliteit van een dienst kan nog zo groot zijn, als deze niet wordt geaccepteerd is het effect navenant. Effect=  Kwaliteit x Acceptatie. Is de acceptatie nul, dan is het effect bij een kwaliteit van 10, 10 keer nul.

Alles is te meten, dus ook kwaliteit. De vraag is wie meet. Gemeenten zijn tegenwoordig bezig met het uitwerken van Kritische Prestatie Indicatoren voor het informatiebeheer. Deze worden door de eigen organisatie opgesteld en dienen gepubliceerd te worden op www.waarstaatjegemeente.nl. In hoeverre zullen de resultaten betrouwbaar zijn, als gemeenten zichzelf kritisch moeten beoordelen? Het is maar een vraag, maar hadden we geen bezwaar tegen de slager die zijn eigen vlees keurt? 

Er is dus dringend behoefte aan een objectief meetsysteem. Objectieve meetcriteria die door een objectieve instantie worden gemeten. We hebben onderhand voor alles een Autoriteit; wordt het ook niet tijd voor een Autoriteit op de Informatievoorziening?

dinsdag 9 juli 2013

Van schaarste naar overvloed

Organisaties gaan over op digitaal archiveren. De verandering is zo ingrijpend dat er nu voor het archiefbestel een innovatieprogramma is vastgesteld, Archief 2020 geheten.
In dit programma worden vijf doelen gesteld:
·         Ontwikkel een toekomstvisie op een toekomstvaste, digitale informatiestructuur
·         Regel openbaarheid en selectie
·         Zorg voor een goede toegankelijkheid voor het behalen van een maximaal rendement
·         Documenteer de samenleving
·         Zorg voor kwaliteitszorg en bestelversterking: Rijk, provincie en lagere overheden vormen samen een kennisnetwerk van toekomstvaste archiefinstellingen.
De grootste verandering die we doormaken binnen de informatievoorziening is die van schaarste van informatie naar overvloed. Tot en met de vorige eeuw werd de informatievoorziening bepaald door het omgaan met schaarste. Er was idealiter één officieel dossier, dat werd op één plaats bijgehouden en er was één beheerder van alle dossiers die als het ware de sleutel was tot de informatie: hij kende de codes om dossiers terug te vinden. Om een dossier te kunnen lezen was een fysieke verplaatsing nodig. Je moest naar het archief om het dossier op te halen, of het werd gebracht. In grotere organisaties was één centraal archief, of waren er decentrale archieven, waar informatieverzorgers regeerden over hun informatiebestand.
De computer heeft hier verandering in gebracht. Iedereen in een organisatie kan nu zijn of haar informatie beheren. Informatie is overal te vinden, zowel binnen als buiten de organisatie. De stukken die dienen voor bewijs en verantwoording bevinden zich in officiële organisatiebestanden, maar ook in persoonlijke bestanden, binnen en buiten de organisatie. Wat betekent PC ook weer, was dat niet personal computer? En hebben we niet eigen devices? Dan gaan we ook onze eigen informatie managen. Bring your own device = manage your own information.

Deze ontwikkeling maakt dat we informatie op een andere manier moeten gaan beheren en beheersen. Er is zo veel! Er zijn formele, informele en deels formele/informele berichten, waarin medewerkers zich uiten over de organisatie, er zijn sociale media waarop dingen worden gezegd: al deze informatie kan schade toebrengen aan de organisatie, of uiteraard de organisatie goed doen. Medewerkers houden hun gegevens bij in eigen bestanden: gaan ze weg, dan is ook die informatie verloren. We moeten een zorgvuldige exitregeling hebben voor medewerkers die de dienst verlaten.

Advocaten in de VS hebben inmiddels de e-mailboxen, de sociale media accounts en de tweets van medewerkers ontdekt als mogelijkheid om informatie los te krijgen, die voordeel oplevert in de rechtszaal. Een baseline informatiebeveiliging, die er al was voor de Rijksdienst, is er nu ook voor gemeenten en is noodzakelijk om uitgebreider kaders te stellen voor de manier waarop we de informatiebeveiliging regelen.
Dat houdt de vraag of er nog wel geselecteerd moet worden nog steeds actueel. En het antwoord is: ja. Niet omdat een Gigabyte opslagcapaciteit te koop is voor slechts 2 euro, wel omdat het geen zin heeft overtollige data te bewaren (en zelfs gevaarlijk kan zijn om dat te doen!), omdat de total cost of ownership (TCO) van gegevens hoog is en zeker wanneer het eeuwig te bewaren gegevens betreft. Met die TCO bedoelen we de kosten van arbeid, beheer (inclusief risicobeheersing) en infrastructuur waarmee je backups maakt, onderhoud uitvoert, herstel mogelijk maakt en de infrastructuur onderhoudt. Ik kom hier in komende berichten zeker op terug; we zijn met een onderzoek bezig. De Stad Antwerpen ging ons voor en verlaagde door selectieve vernietiging van informatie (ontdubbeling van schijven, verwijdering van onnodige versies, toepassen van een selectielijst met bewaartermijnen) de TCO aanzienlijk. Komt iemand daar met een aanvraag om extra schijfcapaciteit dan is de eerste vraag: wanneer heb je voor het laatst je schijven geschoond? 

Bij een organisatie zijn we bezig een schoningsstrategie te ontwikkelen voor het digitale archief. Dat is ingewikkelder dan je denkt. Digitale archieven zijn van “iemand”. Het zijn bestanden, opgemaakt door medewerkers, bijgehouden door die medewerkers op afdelings- of persoonlijke schijven. Bestanden, opgeslagen in persoonlijke mailboxen, of in afdelingsmailboxen waar de secretaresse de baas is. En daar blijf je –als recordsmanager- van af, is de mening zowel van veel medewerkers als van ICT.
Je moet dus nogal wat horden nemen om zover te komen dat je toegang hebt tot de bestanden, voordat je kunt gaan schonen. Het aanbrengen van veranderingen in die structuur vraagt om zorgvuldig overleg, want anders kan de medewerker zijn of haar informatie niet meer terugvinden.

Archief 2020 kan een heel belangrijke ontwikkeling worden, wanneer het programma uitgaat van een digitaal perspectief. Het (Nationaal) archief krijgt een rol in het kennisnetwerk, dat aan het ontstaan is. Het innovatieprogramma is een ambitieus plan dat archieven een ruimere rol geeft dan alleen die van cultureel erfgoed. Ik hoop daarbij wel dat er ook aandacht is voor de efficiency van de bedrijfsvoering: met een gedegen selectiebeleid kunnen we veel toekomstige kosten besparen.

Archief2020 verwijst naar http://www.nationaalarchief.nl/archief-2020/programma-archief-2020
Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst: zie http://www.wikixl.nl/wiki/ictu/index.php/Component_baseline_informatiebeveiliging_Rijksdienst 
Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten: zie https://new.kinggemeenten.nl/informatiebeveiligingibd/nieuws/ibd-baseline-informatiebeveiliging-nederlandse-gemeenten-nu-te 

zondag 23 juni 2013

Total Cost of Ownership

Organisaties gaan over op digitaal archiveren. De verandering is zo ingrijpend dat er nu voor het archiefbestel een innovatieprogramma is vastgesteld, Archief 2020 geheten.

In dit programma worden vijf doelen gesteld:
-          Ontwikkel een toekomstvisie op een toekomstvaste, digitale informatiestructuur
-          Regel openbaarheid en selectie
-          Zorg voor een goede toegankelijkheid voor het behalen van een maximaal rendement
-          Documenteer de samenleving
-          Zorg voor kwaliteitszorg en bestelversterking: Rijk, provincie en lagere overheden vormen samen een kennisnetwerk van toekomstvaste archiefinstellingen.

De grootste verandering die we doormaken binnen de informatievoorziening is die van schaarste van informatie naar overvloed. Tot en met de vorige eeuw werd de informatievoorziening bepaald door het omgaan met schaarste. Er was idealiter één officieel dossier, dat werd op één plaats bijgehouden en er was één beheerder van alle dossiers die als het ware de sleutel was tot de informatie: hij kende de codes om dossiers terug te vinden. Om een dossier te kunnen lezen was een fysieke verplaatsing nodig. Je moest naar het archief om het dossier op te halen, of het werd gebracht. In grotere organisaties was één centraal archief, of waren er decentrale archieven, waar informatieverzorgers regeerden over hun informatiebestand.

De computer heeft hier verandering in gebracht. Iedereen in een organisatie kan nu zijn of haar informatie beheren. Informatie is overal te vinden, zowel binnen als buiten de organisatie. De stukken die dienen voor bewijs en verantwoording bevinden zich in officiële organisatiebestanden, maar ook in persoonlijke bestanden, binnen en buiten de organisatie. Wat betekent PC ook weer, was dat niet personal computer? En hebben we niet eigen devices? Dan gaan we ook onze eigen informatie managen. Bring your own device = manage your own information.

Deze ontwikkeling maakt dat we informatie op een andere manier moeten gaan beheren en beheersen. Er is zo veel! Er zijn formele, informele en deels formele/informele berichten, waarin medewerkers zich uiten over de organisatie, er zijn sociale media waarop dingen worden gezegd: al deze informatie kan schade toebrengen aan de organisatie, of uiteraard de organisatie goed doen. Medewerkers houden hun gegevens bij in eigen bestanden: gaan ze weg, dan is ook die informatie verloren. We moeten een zorgvuldige exitregeling hebben voor medewerkers die de dienst verlaten.

Advocaten in de VS hebben inmiddels de e-mailboxen, de sociale media accounts en de tweets van medewerkers ontdekt als mogelijkheid om informatie los te krijgen, die voordeel oplevert in de rechtzaal. Een baseline informatiebeveiliging , die er al was voor de Rijksdienst, is er nu ook voor gemeenten en is noodzakelijk om uitgebreider kaders te stellen voor de manier waarop we de informatiebeveiliging regelen.

Dat houdt de vraag of er nog wel geselecteerd moet worden nog steeds actueel. En het antwoord is: ja. Niet omdat een Gigabyte opslagcapaciteit te koop is voor slechts 2 euro, wel omdat het geen zin heeft overtollige data te bewaren (en zelfs gevaarlijk kan zijn om dat te doen!), omdat de total cost of ownership (TCO) van gegevens hoog is en zeker wanneer het eeuwig te bewaren gegevens betreft. Met die TCO bedoelen we de kosten van arbeid, beheer (inclusief risicobeheersing) en infrastructuur waarmee je backups maakt, onderhoud uitvoert, herstel mogelijk maakt en de infrastructuur onderhoudt.  Ik kom hier in komende berichten zeker op terug; we zijn met een onderzoek bezig. De Stad Antwerpen ging ons voor en verlaagde door selectieve vernietiging van informatie (ontdubbeling van schijven, verwijdering van onnodige versies, toepassen van een selectielijst met bewaartermijnen) de TCO aanzienlijk. Komt iemand daar met een aanvraag om extra schijfcapaciteit dan is de eerste vraag: wanneer heb je voor het laatst je schijven geschoond?

Bij een organisatie zijn we bezig een schoningsstrategie te ontwikkelen voor het digitale archief. Dat is ingewikkelder dan je denkt. Digitale archieven zijn van “iemand”. Het zijn bestanden, opgemaakt door medewerkers, bijgehouden door die medewerkers op afdelings- of persoonlijke schijven. Bestanden, opgeslagen in persoonlijke mailboxen, of in afdelingsmailboxen waar de secretaresse de baas is. En daar blijf je –als records manager- van af, is de mening zowel van veel medewerkers als van ICT.

Je moet dus nogal wat horden nemen om  zover te komen dat je toegang hebt tot de bestanden, voordat je kunt gaan schonen.

Veranderingen aanbrengen in die structuur vragen om zorgvuldig overleg, want anders kan de medewerker zijn of haar informatie niet meer terugvinden.

Archief 2020 kan een heel belangrijke ontwikkeling worden, wanneer het programma uitgaat van een digitaal perspectief. Het (Nationaal) archief krijgt een rol in het kennisnetwerk, dat aan het ontstaan is. Het innovatieprogramma is een ambitieus plan dat archieven een  ruimere rol geeft dan alleen die van cultureel erfgoed. Ik hoop daarbij wel dat er ook aandacht is voor de efficiency van de bedrijfsvoering: met een gedegen selectiebeleid kunnen we veel toekomstige kosten besparen.

woensdag 12 juni 2013

Records and Information Management 2.0 for Dummies


Heb je het altijd al willen begrijpen? Hier is je kans: een gratis download van Records and Information Management 2.0 for Dummies is beschikbaar via http://www.ironmountain.com/Elq/Records-Management/Records-Management-for-Dummies.aspx

Met vriendelijke dank aan Iron Mountain! Overigens is dit een uittreksel uit het boek, dat in de gekochte vorm een bladzijde of 250 beslaat. Er valt dus nog meer te leren, maar dit is een mooie start.

zondag 26 mei 2013

Archiefconvenant en innovatieagenda

Er is een belangrijk akkoord afgesloten voor de archiefwereld tussen Rijk, Provincies, Waterschappen en Gemeenten: het Archiefconvenant.
Bij dit convenant horen bestuurlijke afspraken in het kader van een Innovatieagenda. En ook die is heel interessant om door te lezen, omdat hierin de plannen worden ontvouwd voor het inrichten van een optimaal functionerende informatieketen tussen de archiefvormer, de archiefinstelling die bewaarder is of wordt en de archiefgebruiker.
Het Archiefconvenant (een uitvloeisel van de Archiefvisie, aangeboden bij brief van 20 juni 2011)  is erop gericht om het archief van de overheid beter en duurzamer te maken, toegesneden op de nieuwe informatietechnologie. Er wordt een aantal ontwikkelingen genoemd:
-          Het driehoeksoverleg verdwijnt en wordt een Stategisch Informatie Overleg. Dit overleg moet zorgen voor een pro-actieve samenwerking tussen de archiefwettelijke zorgdragers en de archiefinstellingen.
-          Intensieve samenwerking tussen alle partijen is nodig om duurzame toegankelijkheid te bereiken. Er zal samen gebruik moeten worden gemaakt van dezelfde applicaties en infrastructuur. Een landelijk dekkend netwerk van Regionale Historische Centra, (inter)gemeentelijke archiefinstellingen en informatiediensten van het Nationaal Archief moet het gevolg zijn. Er zullen verzorgingsgebieden ontstaan voor digitale dienstverlening die elk door één archiefinstelling, verbonden met het landelijk dekkende net, worden bediend:  één keten van publieke e-depots. Voor het zoeken en vinden van informatie zijn landelijke zoeksystemen met gemeenschappelijke standaarden en metadata nodig. Het uiteindelijke doel is de vrije beschikbaarheid van overheidsinformatie als open data (en dan neem ik aan: toegankelijk via zo systeem- en leveranciersonafhankelijke manieren) 
Het voert te ver om de hele Innovatieagenda te citeren, maar eigenlijk zou iedereen die in de informatievoorziening werkt, dit belangrijke stuk moeten lezen.
En dan het Convenant zelf. Vanaf 1 januari kan elke gemeente zelf een besluit nemen om de papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale kopieën. Daarbij moet men zich wel aan een aantal eisen houden, die te vinden zijn in de Archiefregeling 2010. Het Archiefbesluit is gewijzigd om het waarderings- en selectiebeleid te moderniseren via het eerder genoemde Strategisch Informatie Overleg en er komt een nieuwe selectielijst, die voor gemeenten in mandaat gemaakt zal worden door de VNG. Steekwoorden zijn sneller waarderen en selecteren, eerder ontsluiten, duurzaam bewaren, sterke archiefinstellingen, verbindingen tussen collecties en samenwerking.

Laten we hopen dat dit Archiefconvenant de beweging in gang zet die het beoogt: de ontwikkeling is heel interessant en we zijn zeer benieuwd naar de invulling en taakstelling van het Programmabureau dat wordt ingesteld. Het convenant heeft de potentie in zich om de nodiger krachten los te weken, zeker nu het financieel ondersteund wordt met bedrag van negen miljoen euro. 
Voor de nieuwe ontwikkelingen is een krachtige samenwerking nodig tussen archiefsector, ICT en DIV. Er is de komende jaren veel werk aan de winkel, dus wordt het tijd om prioriteiten te gaan stellen en de focus te richten op duurzame, digitale oplossingen voor het behoud van bewijs en verantwoording.


dinsdag 21 mei 2013

Veranderingen in de informatievoorziening


Dit artikel kwam tot stand in samenwerking (via een mailwisseling en gesprekken) met David O. Stephens, een consultant uit de VS, die ik had ontmoet op een ARMA-congres in Chicago. David is o.a. auteur van het boekwerk "Information and records management- Document-Based Information Systems" (Robek, Brown, Stephens, McGraw-Hill, ISBN 0-02-801793-5. Het geeft een beeld van hoe de denkbeelden waren op de drempel van de nieuwe eeuw. Het artikel werd destijds goed ontvangen.  Het artikel is uit 2001, in 2009 herzien voor eigen gebruik, maar niet meer gepubliceerd.
 
Herpositionering van de documentaire informatievoorziening
Of: hoe een vakgebied verdwijnt als het niet snel verandert

Door David O. Stephens en Ad van Heijst

 
Documentaire informatievoorziening is registratuur

Onder documentaire informatievoorziening wordt doorgaans begrepen wat wij in de jaren zeventig van de vorige eeuw aanduidden met de Registratuur. Dit was een verzamelbegrip dat bestond uit de zorg voor de archiefbescheiden vanaf het moment van binnenkomst in de organisatie tot het moment waarop een archiefbestand was geïnventariseerd en overgedragen aan de archivaris. Enveloppen en pakketjes kwamen binnen in een organisatie, werden geopend en gesorteerd, waarbij de documenten die moesten worden afgehandeld, werden geregistreerd, de routing vastgelegd en, indien een advies met een eventuele reactie aan de briefschrijvende instantie was gegeven, werden opgeborgen in het archief. Dit archief was slechts toegankelijk voor de opgeleide registrator –te vergelijken met de bibliothecaris in het boek De naam van de roos van Umberto Eco- die sleutelbeheerder was (van de kast, de archiefruimte en de systematische code waarmee de dossiers geordend waren). De wereld was duidelijk: werd een document door de registratuur opgeborgen, dan was het gegarandeerd terug te vinden, mits het niet uit een dossier was ontvreemd  (wat slechts sporadisch voorkwam, er heerste een redelijke ambtelijke discipline). En altijd was er nog als neveningang het fiche-doorschrijfsysteem, waarvan de registers gedurende jaren werden bewaard en aangaven in welk dossier een document was opgeborgen en welke routing het gedurende zijn ambtelijke levensfase was gegaan.


De pioniersfase

Documentair informatieverzorgers bouwen we op een sterke traditie, die werd gevestigd in de jaren twintig van de vorige eeuw. De zorgtaken van de overheid namen toe en de opkomst van de schrijfmachine maakte het mede mogelijk dat de administratie van organisaties doeltreffend en efficiënt werd ingericht.

In de jaren vijftig werd bij de overheid de registratuur ondergebracht in afdelingen Interne Zaken, samen met o.a. de repro-afdeling, de huishoudelijke- en bodedienst. In de jaren zeventig deden nieuwe ideeën opgeld op het gebied van het facility management en werden de bordjes "interne zaken" vervangen door "facilitaire zaken". De automatisering behield haar organisatorische positie, omdat hier, gestart vanuit de boekhoudmachine, belangrijke bedrijfsprocessen  werden geautomatiseerd. De plaatsing van de documentaire informatievoorziening in de facilitaire afdeling positioneert haar als een facilitaire functie en minder tot een functie op het gebied van het informatiemanagement, terwijl voor organisaties waar kennisintensieve processen worden uitgevoerd (zoals de overheid)  het management van informatie een cruciale functie is. Informatie is immers grondstof, halffabrikaat en eindproduct. Gegevens dienen als bewijs voor het handelen, om een consequent beleid te ondersteunen, om dubbelwerk te voorkomen, om hieruit consequenties te trekken en te kunnen extrapoleren naar de toekomst.
 

De jaren tachtig

Midden jaren tachtig kende de opkomst van computertechnologie. In die periode werden meerdere oplossingen ontwikkeld op het gebied van informatievoorziening. Registratiefuncties werden geautomatiseerd, later werd het mogelijk om via scanning het papier door digitale informatie te vervangen. De computer gaf elke gebruiker de gelegenheid om zelf zoek- en archiefsystemen op te zetten. Menig kantoorwerker is hiertoe dan ook overgegaan, al dan niet in een hobbysfeer. In allerlei systemen waren bestandjes te vinden waarin medewerkers zelf de voortgang van hun documenten vastleggen. Ook secretariaten hebben wel zoeksystemen ontwikkeld om hun elektronische informatie toegankelijk te houden en gebruiken daarvoor eigen toegangscodes, trefwoorden en projectnummers. In grotere administraties is het niet verwonderlijk wanneer een document waarvan de inhoud als belangrijk wordt ervaren, op meerdere plaatsen wordt vastgelegd in registratiesystemen, om nog maar te zwijgen over persoonlijke werkarchieven, waarin ook officiële stukken verdwijnen.

Daar komt nog bij dat workflowsystemen voor een belangrijk deel de registratiefunctie van een centrale postregistratie overnamen. In projectbeheersystemen wordt de voortgang van een project bewaakt, dus worden ook de documenten die binnenkomen en uitgaan vastgelegd, samen met de activiteiten die ten aanzien van deze documenten zijn uitgevoerd. Op deze registraties heeft de informatieverzorger geen invloed, wat de vraag oproept welke toegevoegde waarde  de centrale registratie in een postmanagementsysteem voor deze stukken heeft.
 

Megatrends

In 1982 schreef John Naisbitt zijn megaseller: Megatrends. Dit boek gaf de belangrijkste trends die de maatschappij en daarmee ons leven zouden veranderen. Analoog aan dit boek zullen wij tien mega-trends aangeven die zich afspelen in de documentaire informatievoorziening. Het zijn veranderingen in zowel praktisch als theoretisch opzicht. We denken dat de ontwikkelingen zullen doorwerken tot in de jaren 2020. Het begrip van deze megatrends achten wij essentieel voor het herpositioneren van de documentaire informatievoorziening op een zodanige wijze, dat de uitdagingen van de toekomst goed worden opgepakt.

De volgende megatrends hebben zich de afgelopen tien jaar ontwikkeld:
 
1.    Documentaire informatievoorziening werd digitale informatievoorziening

Een studie uit 1994 van de Gartner Group ging ervan uit dat 80% van alle op dat moment beschikbare informatie was vastgelegd op een papieren drager, terwijl 20% in elektronische vorm was opgeslagen. In datzelfde rapport werd de verwachting uitgesproken dat eind negentiger jaren deze ratio omgekeerd zou zijn: 80% elektronisch, 20% papier.

Of deze ratio's accuraat zijn, valt uitsluitend na een gefundeerd onderzoek te controleren. Wel constateren we dat de groei in elektronische documenten enorm is. Dit terwijl we ook inmiddels weten dat het papiervolume de laatste jaren sterk is gestegen, van een consumptie van 15 miljoen A4-tjes in 1970, 19 miljoen in 1980 en 29 miljoen in 1990 naar ongeveer 40 miljoen in 1997. Bron: FFYF, Management Team, september 1998. Cijfers gelden voor uitsluitend Nederland. In alle kantoren is inmiddels een 1:1 relatie bereikt op het gebied van kantoorautomatisering. Elke kantoorwerker heeft een PC, soms zelfs meerdere devices. Schattingen lopen uiteen in een groei van 5-10% per jaar voor papieren tegen een groei van 20 tot 60% per jaar voor elektronische documenten. Bijna elke organisatie is inmiddels bezig met de omslag van een papieren naar een digitale informatievoorziening.

De conclusie van deze ontwikkeling is dat de documentaire informatievoorziening –hierna informatiebeheer genoemd- als professionele discipline belast met het management van papieren documentenbeheer- zich moet herpositioneren met als hoofddoelstelling: het beheer van elektronische informatie.

Die omslag is bezig en gaat steeds voortvarender. Wel blijven organisaties vaak hangen in werkmethoden en systemen, die vroeger zijn geleerd. Een verandering gaat klaarblijkelijk maar heel geleidelijk en experimenteren- dat is niet meteen iets wat het vakgebied durft!

 

2.    Elektronische informatie kreeg een steeds groter strategisch belang in organisaties vergeleken met papieren informatie

Volume en groeiscenario's daargelaten heeft er een verschuiving plaatsgevonden in de veranderende waarde van elektronische informatie ten opzichte van papieren documenten. Werd de tekstverwerking vroeger gezien als hulpmiddel om papieren documenten te vervaardigen, tegenwoordig is het digitale document het origineel: digital born noemen we dat. Geografische informatie, CAD/CAM-toepassingen, projectinformatie, zelfs elektronische postsystemen: steeds meer van deze informatie dient  zich aan.

Papieren dossiers zijn statische entiteiten. Het is opmerkelijk dat zakelijke beslissingen op strategisch niveau minder worden genomen aan de hand van dossiers dan aan de hand van computerprogramma's. Gegevens die via de computer worden gegenereerd, kunnen immers als basis dienen voor "wat als" scenario's. Deze tenderen ernaar een hogere waarde te hebben voor strategische planning en besluitvorming.

Steeds meer bemerken we in onze adviespraktijk dat systemen die zijn gericht op het bewerken van papieren informatie een stempel dragen als zouden zij onvoldoende waarde toevoegen aan de bedrijfsactiviteiten[1]. Om die reden wordt er ook niet of nauwelijks in geïnvesteerd. Het tegenovergestelde zien we bij digitale systemen. Digitaal is in, papier is uit.
 

3.    Documentprocessing zal dataprocessing gaan overheersen als de dominante factor in de komende jaren

Gedurende de beginjaren van de computer lag het primaire gebruik op rekenkundige applicaties, of het nu ballistische berekeningen of  andere becijferingen betrof. Gedurende de laatste vijf jaar zien we de aandacht verschuiven naar documentenbewerking en -beheer. Sommige voorspellingen gaan ervan uit dat 80% van de informatie in een organisatie in de vorm van teksten en documenten is opgeslagen. Dit in tegenstelling tot de gestructureerde gegevensbestanden (bij voorbeeld salarisadministraties, personeels- en personenbestanden, begroting en rekeningtoepassingen).

Door deze verschuiving bestaat de kans dat veel IT-mensen nu ook documentmanager worden. Zij hebben niet de kennis op het gebied van archiefbeheer, die nodig is om documenten toegankelijk te maken via verschillende zoekstructuren en de inhoudelijke informatie tijdig voor te dragen voor selectieve vernietiging. Kennis die de documentaire informatieverzorger wel heeft- of toch zou moeten hebben: toegankelijk maken en selectieve vernietiging is de essentie van het vakgebied, al komt deze essentie in veel van de huidige opleidingen niet meer aan bod. .
 

4.    In plaats van statische documenten, zullen documenten virtueel worden en pas worden samengesteld uit diverse bronnen op het moment dat er informatie nodig is.

In het traditionele kantoor was het document een statisch gegeven, bekrachtigd door een of meerdere handtekeningen. Het waren als het ware 'bevroren beslismomenten'. Zelfs documenten die werden gemaakt via de computer werden uitgeprint en in dossiers opgeslagen.

In de toekomst -en die toekomst is al begonnen- wordt een deel van de elektronische documenten beheerd als dynamische, modulaire, multimedia-entiteiten.

Deze virtuele documenten zullen informatie meedragen over hun identiteit en de herkomst van hun onderdelen. Steeds meer elektronische documenten in de toekomst zullen multimediaal zijn. Via hun onderdelen zal het mogelijk zijn door te verbinden (linken) naar gegevensbestanden in andere documenten. Zij worden geactualiseerd, indien nieuwe informatie voorhanden is. Een document zal dan in de loop der tijd nooit meer dezelfde inhoud hebben.

Nieuwe software gaat het mogelijk maken om elektronische documenten te vervaardigen met ingebouwde intelligentie, die kan rouleren op een netwerk, diverse informatiebronnen onderzoekt op nieuwe, actuele informatie  en hierdoor een variëteit van gebruikers op maat gesneden informatie kan bieden. De totale som van gegevens presenteert dan een virtueel document, dat uitsluitend voor de individuele gebruiker bestaat op het moment dat er behoefte aan is om een specifiek bedrijfsdoel te dienen -en dat op een later moment weer andere informatie bevat. Hoe deze informatie kan worden 'bevroren' (wie was op welk moment van beslissen op de hoogte van welke informatie en waarom is juist die beslissing op basis van die informatie genomen)- vormt een groot probleem.
 

5.    Selectielijsten en vernietigingscriteria moeten worden toegepast op elektronische documenten

Selectieve vernietiging is een hulpmiddel voor het controleren van de levenscyclus van papieren documenten. Uit oogpunt van wettelijke regelingen dienen archiefbescheiden dwingend te worden vernietigd indien de termijn daartoe is aangebroken, bij voorbeeld uit oogpunt van privacy.

Volgens weer sommige schattingen wordt 80% van de gegevens op magnetische disks op een doorsnee netwerk na 30 dagen niet meer gebruikt. Meer dan 50% wordt al na meerdere maanden niet meer gebruikt. Slechts 20% van de disks bevat actieve gegevens en alle schijven zijn vol. Dat komt ook doordat controlesystemen de magnetische informatie verspreiden over meerdere disks om hierdoor het risico van een disk crash te voorkomen[2]. Geheugenruimte kost nauwelijks nog geld[3]. Het is het beheer van de informatie, dat de meeste kosten met zich meebrengt. In de USA kent men hieraan een verhouding van 1:7 toe, waarbij 1 staat voor de kosten van geheugencapaciteit en de 7 voor de kosten van beheer.

Selectieve vernietiging wordt belangrijk om de beheerskosten laag te houden. De techniek heeft technische oplossingen bedacht, zoals het Hierarchical Storage Management System. Deze systemen scheiden actieve en passieve  (minder gebruikte) data en transporteren de gegevens naar het voordeligste opslagmedium. De oplossingen zijn echter niet bedoeld voor een documentair selectiebeleid. Machines kunnen geen beleidsafwegingen maken of een bepaald, weinig gebruikt, elektronisch document dient te worden bewaard -omdat het dient tot bewijs- of kan worden vernietigd, omdat het waardeloos is geworden.

Selectieve vernietiging van elektronische informatie wordt nauwelijks toegepast.  IT-specialisten zijn hierin niet opgeleid en hebben hiervoor ook geen tijd. Dat opent nieuwe mogelijkheden voor de informatieprofessional. Selectie van elektronische documenten zou voor ons vakgebied topprioriteit moeten krijgen. Dit betekent wel dat de traditionele selectiemethoden dienen te worden aangepast aan de computeromgeving en dat we ons moeten bijscholen op technisch gebied.
 

6.    Records management zal onderdeel gaan uitmaken van informatietechnologie in plaats van een administratieve ondersteunende functie te blijven

Zoals wij in de inleiding al hebben opgemerkt, is in de jaren vijftig de documentaire informatievoorziening geplaatst in een administratieve functie. Hierdoor wordt het onderdeel echter pover gepositioneerd. Een scheiding tussen een afdeling als Informatievoorziening en Automatisering enerzijds en Documentaire Informatievoorziening anderzijds zal op de lange duur funest blijken te zijn, omdat de documentaire informatievoorziening hierdoor geen directe lijn heeft naar de elektronische informatie-opslagsystemen. Zei het rapport "Omslag in Opslag" al niet dat er zonder afscheid van het 'documentaire' geen 'informatievoorziening' in de toekomst mogelijk is[4]?
 

7.    De belangrijkste doelstelling van documentair informatiemanagement zal verschuiven van kostenreductie naar procesverbetering

De traditionele documentaire informatievoorziening probeert zichzelf te verkopen als een van de facilities in organisaties. Dit 'verkoopargument' van de afdeling is nooit erg succesvol geweest, omdat de meeste kostenbesparingen die de afdeling documentaire informatievoorziening aandraagt, niet meetbaar zijn. Probeer maar eens in een organisatie hard te maken dat een goed documentenbeheer 30% van de tijd van de kantoorwerkers bespaart, en de organisatie daarop zo ver te krijgen dat ze investeert in het archief onder gelijktijdige reductie van de kantoorpopulatie met 30%.

Alhoewel besparingen uiteraard altijd belangrijk zullen blijven in elektronische documentenbeheersystemen, zal de nadruk moeten liggen op de verbetering van processen in organisaties.

In het boek 'Re-engeneering the Corporation[5]' stellen Hammer en Champy dat "een bedrijf dat er niet in slaagt om op een andere manier met informatie om te gaan, zich niet kan omvormen". De sleutel tot een succesvolle verandering van de organisatie is de vraag: hoe kunnen wij de technologie ons laten helpen om nieuwe dingen te doen die voorheen ondenkbaar waren". De kostenreductie is hierbij ondergeschikt aan de opbrengsten.
 

8.    In plaats van aandacht voor de bewaring van fysieke media waarop informatie is geplaatst, zal de belangrijkste taak voor de documentair informatieverzorger worden het beheersen van de toegankelijkheid van de informatie

De centrale en belangrijkste functie van de documentaire informatievoorziening is steeds geweest het beheren van informatie door de informatiedragers te ordenen en toegankelijk te maken. In de toekomst dient de aandacht gericht te zijn op het beheer van de informatie. Het beheer van de drager is daarvan een afgeleide.

We gaan naar een tijd waarin de waarde van de informatie en de duur dat deze dient te worden bewaard, de levensperiode van het opslagmedium verre overtreft. Gedurende hun leven zullen bepaalde documenten dan ook opgeslagen worden op verschillende computerplatforms en regelmatig moeten worden overgezet op een nieuw medium. Met alle risico's van verlies aan gegevens van dien.

Dit betekent tevens dat de informatiesystemen van de toekomst uitwisselbaar zullen moeten zijn tussen verschillende platforms, die toegang bieden tot diverse opslagfaciliteiten, waaruit documenten kunnen worden teruggehaald op elk moment dat hieraan behoefte bestaat. Deze toegankelijkheid, daar gaat het om. En daar hebben wij kennis van binnen ons vakgebied. Maar ook die kennis zal moeten worden opgefrist, aangescherpt en in een nieuw kader worden geplaatst.
 

9.    Computers zullen worden gebruikt voor het beheer van documenten met een langere termijnwaarde in plaats van het beheer van gegevens met een korte termijnwaarde.

Zoals onder 8 gesteld, zullen de documenten de media moeten overleven[6]. IT-specialisten hebben weinig ervaring met dit fenomeen, eenvoudig omdat de waarde van elektronische documenten tot nu toe afgeleid was van de papieren neerslag, die ook werd bewaard in dossiersystemen. Nu dit gaat veranderen zien we dat er belangstelling ontstaat voor systemen waarin documenten worden opgeslagen, toegankelijk gemaakt via een data dictionary. Dit is  een gegevensbibliotheek met zoeksleutels, bestaande uit meta-data op basis waarvan de documenten zijn terug te vinden. De belangstelling richt zich met name op de archiveringsfunctie van dergelijke systemen, oftewel het recordkeeping system[7]. In de brochure over digitaal archiveren [8] stelt Peter Horsman dat het recordkeeping system niet zozeer een kant-en-klaar softwarepakket is, maar meer een raamwerk voor het formuleren van functionele en technische eisen waaraan het beheer van digitale archiefbescheiden moet voldoen. Aan de hand daarvan kunnen weer pakketten worden getest op hun "archiefbestendigheid".

10.  Document management wordt een belangrijkste professionele discipline voor het management van documentaire informatiesystemen. .

Van Underdog naar Boventoon. Dit is een verschuiving in het vakgebied, die moeilijk te begrijpen is en zelfs ongeloofwaardig. "Wij zijn toch al informatieverzorgers" zult u zeggen. Nee, dat bent u niet: u hebt er nauwelijks notie van wat digitaal informatiebeheer betekent. U bent opgeleid in het organiseren van schaarste, niet in het omgaan met massagegevens. Er komen echter zoveel nieuwe informatiebronnen bij, waarbij we momenteel nog geen aandacht hebben voor de waarde die deze bronnen gaan hebben voor de toekomst, dat u ook van die andere informatiebronnen kennis zult moeten opdoen. Uitsluitend kennis over uw eigen archief volstaat niet meer.
 

[1] Opmerkelijk is dat dossiersystemen met kleurcodering hierop een uitzondering maken.
[2] Een operating systeem zet bij een  diskpack van bij voorbeeld 5 disks  20% van elke schijf weg op de andere schijven, zodat indien een disk niet meer werkt, deze zelfs bij het volledig operationeel zijn van het systeem kan worden verwisseld, zonder dat er een storing in de gegevensorganisatie optreedt.
[3] Laatste cijfers: 18,2 Giga voor 4.000,- Ter vergelijking: een Giga komt overeen met 2 vierladenkasten oftwel ongeveer 5,5 strekkende meter aan papieren archiefbescheiden.
[4] Omslag in Opslag. Terugkeer naar de informatievoorziening. Ministerie van Binnenlandse Zaken, 1991.
[5] Re-engineering the Corporation- a manifesto for business revolution'. Michael Hammer & James Champy. HarperBusiness, 1993; ISBN 0-88730-687-X
[6] Microfilm kan dit. Het is een bewezen medium, dat meer dan 100 jaar kan worden bewaard en dan nog steeds een goede kwaliteit document kan produceren. Microfilm heeft echter in principe een even statisch karakter als papier, alhoewel ere technieken worden ontwikkeld om microfilmrollen op snelle wijze scanbaar te maken. Deze gedigitaliseerde micro-opnamen zijn dan weer te manipuleren via optische leestechnieken.
[7] … en wat is het toch jammer dat we daar geen Nederlandse uitdrukking voor hebben, alhoewel we nu wel aansluiten bij de internationale gemeenschap op dit punt.
[8] Digitaal Archiveren Het Record Keeping System als kader voor het beheer van digitale archiefbescheiden. Programmabureau Digitale Durzaamheid, Rijksarchiefdienst te Den Haag, 1998.