Digitale archieven in de Cloud en CO2

zandkastelen of luchtkastelen?

Twee weken geleden -op vrijdag 9 oktober- was ik te gast in het programma van Bert van Leerdam, op de lokale Zeeuwse televisie, samen met de voorzitter van de Zeeuwse Milieufederatie, https://www.jenz-tv.nl/bert-en-zeeland-5 . Het gaat over de CO2-uitstoot van digitale informatie, opgeslagen in de Cloud. Per Terabyte is dat twee ton CO2 per jaar, en dat kun je weer compenseren door het aanplanten van 100 bomen. Het is een gecompliceerd vraagstuk, nu we steeds meer energie gaan gebruiken om onze digitale data toegankelijk te houden. Archiefselectie kan hier een belangrijke reductie teweeg brengen door ervoor te zorgen dat we alleen datgene bewaren, wat de moeite van het bewaren waard is, en overtollige verdubbelingen, concepten en onnutte data zo snel mogelijk vernietigen. 

Inmiddels ben ik gevraagd om te spreken op een KIA-presentatie, sessie 2 uit de webinarreeks “Toegankelijkheid organiseren”

Op dinsdag 17 november 2020 wordt vanuit de Kennisplatforms E-depot en Toegang tot data de tweede sessie georganiseerd uit de webinarreeks “Toegankelijkheid organiseren”. Ad van Heijst (VHIC), bevlogen en gepassioneerd spreker, neemt ons mee in zijn visie op archiefselectie en stelt daarbij kritische vragen!

Programma

• 10.45 uur - Inloop in de Webex omgeving
• 11.00 uur - Opening door de voorzitter
• 11.05 uur - Ad van Heijst over de toegankelijkheid van data binnen en buiten het e-depot (inclusief ruimte voor vragen en discussie).
• 12.25 uur - Afsluiting door de voorzitter

Uiterlijk 12.30 is de digitale bijeenkomst afgelopen.

Inhoud

Voor analoge archieven hebben we al een duidelijk beleid staan: we hebben vastgesteld wat we bewaren en wat we vooral niet bewaren. Denk aan de vernietigingslijsten, zodat de depots niet volstromen. Nu we steeds meer digitaal werken is de trend ontstaan om alles maar digitaal te bewaren. Het zonder selectiecriteria opslaan van ‘alle’ beschikbare data heeft echter nadelige consequenties voor de toegankelijkheid van de data, maar vooral ook voor het milieu. Archiefselectie vanaf de bron is daarom bittere noodzaak. Archiefselectie bij de bron begint met de invoering van een datamanagementbeleid. Ad van Heijst legt ons uit waarom archiefselectie voor digitale data noodzakelijk is en vraagt zich af of een e-depot wel de meest duurzame opslagmethode is voor digitale data.

Ad’s betoog heeft de subtitel “toegankelijkheid van data binnen en buiten het e-depot”. De strekking van het verhaal is dat we onszelf vanaf het begin af aan moeten afvragen:

• Waarom willen we deze data opslaan?
• Hoe willen we de data opslaan?
• Hoe willen we de data toegankelijk houden?
• Hoe lang willen we de data bewaren?
• Hoe duurzaam is onze opslagmethode?

Om bij de kern deze keuzes te maken, raadt Ad aan om te beginnen met het opstellen van een datamanagementbeleid. Je moet hiervoor bij het ontwerp van de informatiesystemen beginnen en dus aan de voorkant van het proces zitten; daar waar de data ontstaat. Niet te onderschatten daarbij is de toenemende waarde van metadata voor records. Door gebruik te maken van de metadata die de reeds in gebruik zijnde systemen ons bieden, kun je met een minimale inspanning die metadata voor records creëren. Ad neemt ons mee door de metadata die straks al wordt meegenomen in het design van systemen, de minimale interne afspraken die hiervoor nodig zijn en hoe je deze meeneemt van de dynamische situatie naar het semi-statisch informatiebeheer. In het semi-statisch informatiebeheer ga je ontdubbelen en laat je de gegevens alvast ‘afkoelen’ alvorens je ze in bevroren, niet meer wijzigbare toestand in het e-depot opneemt. De data gaat dus door een trechter alvorens het in een e-depot belandt. Hij benadrukt hoe belangrijk het is om bij de ingest de metadata in het submission information package mee te nemen, zodat het archival information package, dat hierdoor ontstaat, steeds zonder gegevensverlies te migreren is naar andere systemen.

Dit alles kun je dus in beleid vormgeven. Daarbij is het goed om oog te houden voor de toekomst. Elke ambtenaar wordt zijn eigen archivaris. Dit betekent dat we niet alleen de processen als uitgangspunt moeten nemen, maar ook het netwerk aan mensen dat samenwerkt aan projecten. De belangrijkste informatie zit bij sleutelfiguren: zorg dat je die op tijd in beeld hebt. Als er een kunst is van het weggooien, zoals het rapport "De informatiehuishouding van het rijk in 2030"van FutureLab zegt, dan is er zeker ook een ‘kunst van het selecteren’ nodig, en niet te vergeten ‘de kunst van duurzaam bewaren’.

https://kia.pleio.nl/events/view/55815996/webinar-archiefselectie-voor-een-kern-zonder-ballast . 

Volgens Ad moeten er nieuwe technieken komen om informatie duurzaam op te slaan, de Cloud is voor hem geen oplossing; doemdenkers schatten dat in 2030, 30% van de totale energievoorziening gebruikt zal worden voor dataverkeer  en nu al verbruikt het internet 5 x meer energie dan heel België, zie hier voor een  factcheck uit Knack.  

Eeuwig bewaren? Men is ermee bezig. In Spitsbergen, the Arctic World Archive,  https://arcticworldarchive.org/ , https://www.piql.com/updates/ en https://www.piql.com/githubs-code-now-stored-forever-on-piqlfilm/ .

Misschien een aardig onderwerp om met elkaar over van gedachten te wisselen en in organisaties een Data Minimizing Officer aan te stellen (ik noem hem maar even zo, omdat er ook al een Information en Security Officer rondlopen, ook zo een mooie Nederlandse naam....

Alles bewaren is geen optie

We bewaren veel te veel gegevens. Uit gemakszucht of angst, want kiezen of iets bewaard moet worden kost tijd, en vernietiging brengt risico met zich mee, dus alles bewaren is het gemakkelijkst.

En dat weten we inmiddels: steeds meer overheden komen om in de gegevens en zien door de bomen van applicaties, zaaksystemen van heden en documentsystemen uit het verleden, van persoonlijke- en afdelingsschijven, het bos van het informatiebeheer niet meer. Het woud der verwachting is een eng bos geworden, waar het beter is met de handen vanaf te blijven. Archieven zijn dumpplaatsen geworden voor overtollig afval wat de medewerker niet meer nodig heeft: die is inmiddels al weer bezig aan het volgende project/de zaak en wie later stukken nodig heeft, die zoekt maar. Als een archeoloog, met een potscherf in de hand, proberend om de andere informatiefragmenten op te zoeken en zo toch overzicht te verkrijgen.

Soms lijkt het erop dat dit doelbewust gebeurt: wat er niet is, daarover hoeft men zich niet te verantwoorden. Dus worden beslissingen mondeling genomen, of blijven het ‘ballonnetjes’. Ik moet maar denken aan Zevenaar en Weert, waar onlangs bleek dat burgemeesters hun mailboxen hadden vernietigd. Op de zaak in Zevenaar heeft professor Jeurgens gereageerd. Overigens is er ook een zaak geweest waarin ongeoorloofde archiefvernietiging heeft geleid tot ontslag.  Steeds vaker leiden WOB-verzoeken tot teleurstellende resultaten, omdat de gegevens niet gevonden kunnen worden, aldus een journalist van het Platform Authentieke Journalistiek die wij onlangs over dit fenomeen spraken.

In een toenemend aantal organisaties is het informatiebeheer op dit gebied volstrekt ontoereikend en is de kennis, om informatie te selecteren, uitbesteed aan uitvoerende bureaus, pas op het moment dat de overbrengingstermijn van de archieven aanbreekt (momenteel binnen tien jaar na een twintigjarige termijn na afsluiting van het dossier/de zaak). Dit is veel te laat: het leed is dan al geschied en de digitale puinhopen zijn dan zo groot dat het bij een scherf, een fragment aan informatie blijft, ook al omdat er te weinig mensen worden opgeleid om in dit soort moeilijk ontwarbare kluwens te zoeken.

De kunde van het kiezen welke informatie bewaard dient te blijven, in welke vorm en hoedanigheid en snel opvraagbaar, uitgaande van de idee dat informatie tijdig moet kunnen worden geleverd aan de juiste geautoriseerde persoon, in de juiste samenstelling en tegen een voor de klant voldoende kwaliteit (dus met ‘fitness for use’) lijkt verdwenen te zijn in het huidige informatiebeheer. Doordat niet al bij de inrichting van het werkproces, een tweede keer tijdens het werkproces en als laatste na afhandeling van het werkproces selecties worden uitgevoerd, blijven achterstanden aangroeien. Steeds meer organisaties komen erachter dat ze continue enorme hoeveelheden terabytes aan gegevens meeslepen, die eigenlijk nutteloos zijn geworden, omdat er geen informatie meer aan ontleend kan worden. Door de snelle rotatie van personeel zijn er ook steeds minder mensen waarbij een beroep gedaan kan worden op het geheugen. Zo worden ooit nauwgezet bijgehouden indexen of zoeksystemen niet meer teruggevonden, waarmee informatie ontoegankelijk blijft en we steeds opnieuw dezelfde fouten blijven maken, ons niet kunnen verantwoorden en tijd, geld en arbeid verspillen.

Organisaties kunnen veel geld en moeite besparen door de deskundigheid op het gebied van (digitaal) archief- en informatiebeheer uit te breiden, zodat op een centraal niveau een team informatiecoaches ontstaat, dat de medewerkers die de werkprocessen uitvoeren, met raad en daad bijstaat in het beheer -en dan met name de selectieve bewaring- van hun informatie. Selectie van informatie  is de basis om overzicht te houden over de steeds groeiende informatieberg: wat niet meer nodig is, wat volgens de wettelijke voorschriften mag en moet worden vernietigd en toch aanwezig blijft, verhindert het zicht op de belangrijke, blijvend of langduriger te bewaren informatie.

Niet alleen kan 80% van de gegevens die door een organisatie wordt ontvangen en geproduceerd binnen 10 jaar worden vernietigd; ook is 90% van alle gegevens dubbel aanwezig in mailboxen, op persoonlijke- en afdelingsschijven, in procesapplicaties of een zaaksysteem. Overtollig en onnodig, omdat de bewaartermijn is verjaard en niemand zich bekommert om het verwijderen van de nutteloos geworden gegevens.

Een goed georganiseerd informatiebeheer bespaart niet alleen fysieke opbergruimte en ruimte op servercapaciteit, maar ook beheerkosten als: schijven, functioneel en technisch beheer, energiekosten. Verder brengt een goed georganiseerd informatiebeheer de CO2-uitstoot terug: voor elke Terabyte die beheerd wordt, dienen ter CO2-compensatie per jaar eigenlijk 200 bomen te worden geplant.

Maar nog belangrijker: informatie moet beschikbaar zijn op elk moment, voor elke geautoriseerde gebruiker, in de meest actuele versie, op elke device die hiervoor wordt gekozen, waar ook ter wereld. Dat is een democratisch principe dat hoort bij een transparante, open organisatie, of dit nu een bedrijf is of de overheid.

Dit is wat een goed georganiseerd informatiebeheer kan betekenen voor klant, bestuurder en medewerker: beschikbaar, betrouwbaar, duurzaam. Het geeft ook aan welk een belangrijke bijdrage informatiebeheer kan leveren in de doelmatigheid en efficiency van de organisatie: niet voor niets wordt recordmanagement wel omschreven als: weten wat je hebt, waar je het bewaart, en wanneer je het moet vernietigen.

Zo eenvoudig kan het zijn.

Archiveren: maak het je klant en jezelf gemakkelijk!

 

Onlangs was een klant van ons bezig met het ontwikkelen van eenvoudige spelregels over archivering. Zo eenvoudig, dat elke medewerker ze gemakkelijk kan hanteren, hoe hij of zij ook werkt. Op basis hiervan hebben wij onze kennis, opgedaan in vele jaren en ook na het raadplegen van verschillende websites, vertaald in een aantal zogenaamde Essentials.

Een Essential geeft in korte bewoordingen weer wat de essentie is van een bepaalde activiteit, taak of werkzaamheid binnen de informatiehuishouding. Ze dienen om iedereen in de organisatie in eenvoudige bewoordingen duidelijk te maken hoe een bepaalde activiteit, zoals bijvoorbeeld archivering, kan worden uitgevoerd.

Gemak dient de mens. Een essential maakt het gemakkelijker.

Hieronder volgen de spelregels archivering, zoals in diverse organisaties worden toegepast.

Probeer het eens! Eenvoud siert de mens; wie weet is het voor jou het begin om geleidelijk een nieuwe informatiehuishouding op te zetten, waarin je een beter contact krijgt met je klanten en opdrachtgevers.

En laat ons eens weten of het je dienstverlening heeft verbeterd.

Spelregels archivering

 1. Start tijdig met dossiervorming, liefst op de dag dat je aan een nieuwe zaak begint. Je hebt dan vanaf dag 1 alle documenten bij elkaar en je hoeft dan ook niet achteraf van alles bij elkaar te zoeken.

2. Geef elke nieuwe zaak een zaaknummer en een duidelijke naam, waarmee de zaak zich onderscheidt van andere zaken.

3. Vermeld het zaaknummer op al je correspondentie over die zaak, dus ook in je e-mails, memo’s, concepten e.d.

4. Een e-mail sla je gemakkelijk op in je werkmap met [F12]. 

5. Maak de dossiernaam niet uitgebreider dan 30 karakters

6. Heb je dossiers die voortvloeien uit hetzelfde werkproces, plaats deze dan

                                                     i.     binnen de applicatie waarin je het werkproces uitvoert;

                                                    ii.     binnen de map voor het werkproces in je zaaksysteem

                                                   iii.     binnen de map voor het werkproces op de                     gemeenschappelijke schijf

7. Zorg voor een compleet dossier.

8. Maak je een nieuw document in de zaak, sla dit dan meteen in de zaak op.

9. Ontvang je een mail die gaat over de zaak, sla die dan meteen in de zaak op.

10. Geef de bestanden/documenten begrijpelijke namen en hou de naam zo kort mogelijk

• Maak duidelijk wat de inhoud is, of het een concept is of een definitief document
• Gebruik versienummers.

11. Werk steeds vanuit je dossiermap. Vorm het dossier gedurende de afwikkeling van de zaak, niet achteraf.

 12. E-mails horen ook in het dossier thuis!

• Het is niet de vorm waarin iets is gemaakt, maar de inhoud is bepalend of iets in een dossier thuishoort. Dat kan dus ook een e-mail zijn, een tekening, een geluidsfragment, memo of brief. En waar het dossier thuishoort? Dat was al eerder bepaald: in de gemeenschappelijke samenwerkingsomgeving.
• Een e-mail berg je snel op door de mail aan te klikken en F12 in te drukken. Je krijgt dan een overzicht van je werkmappen en klik je een gewenste werkmap aan, dan is de mail daarin opgeborgen

13. Klaar? Afronden maar!

• Is de zaak afgerond? Check dan of het dossier compleet is. Als er geen nieuwe informatie meer bijkomt, zet dan vóór het projectnummer de letter ZZ_ (van Afgehandeld). Collega’s van het archief zullen dan het dossier verplaatsen naar de afgehandelde zaken en het voorzien van een bewaartermijn.
• Na afloop van de bewaartermijn krijg je een signaal dat het dossier zal worden vernietigd. Na jouw akkoord wordt daarvoor gezorgd.

Tips en trucs voor het werken met mappen

 1. Plaats een nieuw document meteen in een map. Ga naar de betreffende map, klik met je rechtermuisknop in je map en open een nieuw item. Dat nieuwe document komt dan automatisch in je map te staan. Gebruik ook in SharePoint mappen; het werkt zoveel gemakkelijker!

2. Zoeken naar een bepaald document? Gebruik binnen de map control + F en/of het zoekvakje rechtsboven.

3. Wil je een map snel terugvinden, klik dan op je linkermuisknop als je op de map staat en voeg de map toe aan “aan snelle toegang vastmaken”.

4. Wil je de naam van een map of document veranderen, gebruik dan [F2]. 

5. Geef je map structuur door submappen aan te leggen. Zo vind je documenten nog sneller terug. 

6. Geef een afgehandelde map een uitbreiding in de naam door ZZ_ toe te voegen.  Dit is het teken dat de map kan worden gewaardeerd en dat kan worden bepaald wanneer deze kan worden vernietigd of moet worden overgedragen.

Eén afdeling voor alle informatiefuncties!

Weef aan het web van de informatiehuishouding

Is er nog toekomst voor de informatiecoach, de adviseur informatievoorziening of hoe we jou ook gaan noemen in de toekomst? Ik weet zeker van wel. Zoals ik in mijn vorige column heb geschreven is het zinvol om alle functies op het gebied van de informatievoorziening, het informatiebeheer en informatiebehoud bij elkaar te brengen in één afdeling die we maar even voor het gemak Informatie gaan noemen. Daarin komen de functionaris gegevensbescherming, de informatiecoach, de functioneel en technisch beheerders, de privacy officer, de recordmanager en noem al die functies maar op die tegenwoordig worden bedacht of wettelijk worden vereist, samen. Dit vraagt wel om een sterke positionering van deze nieuwe afdeling, met krachtige functionarissen en een stevige backing van bestuur en management.

Waarom een sterke afdeling Informatie in een organisatie nodig is? Omdat we nu al jaren spreken over het belang van informatie, maar de uitvoering van de taken op dat gebied kwistig uitstrooien in de organisatie, zonder samenhang te creëren. En dat is niet handig. Wil bijvoorbeeld een recordmanager een bepaalde afdelingsschijf controleren, dan kan dat niet zonder daartoe rechten te hebben. Die rechten houdt ICT bij in de Active Directory. Wil de recordmanager de inhoud van een procesapplicatie vergelijken met de registraties in het DMS of zaaksysteem, dan geldt hetzelfde: het is doorgaans onmogelijk.

De Tijdelijke Commissie Digitale Toekomst van de Tweede Kamer presenteerde recent haar eindrapport. Gerrit-Jan van Otterloo zegt in het bijgevoegde filmpje (te vinden op https://www.tweedekamer.nl/nieuws/kamernieuws/tijdelijke-commissie-digitale-toekomst-overhandigt-eindrapport): “Het vraagstuk van de digitale toekomst voor de Tweede Kamer is dat er in verschillende portefeuilles afzonderlijk wordt gekeken naar digitale zaken, maar nergens in samenhang”.

Die samenhang denkt de Commissie te bereiken via de volgende aanbevelingen:

• Een vaste kamercommissie Digitale Zaken in te stellen;
• Een kennisagenda digitalisering op te stellen om informatie van buiten ook naar binnen te halen;
• De nieuwe Commissie in staat te stellen om andere commissies op dit gebied te ondersteunen;
• Om zorg te dragen voor een sluitend en wettelijk kader en toezicht op digitalisering;
• Om extra aandacht te besteden aan wetgeving uit de Europese Unie.

Samenhang, dar gaat het om. Concentratie van kennis en centrale sturing van activiteiten op het gebied van digitalisering dus. Dit dient ook in organisaties te worden nagestreefd. Recordmanagement, hierna RM genoemd, hoort in deze nieuwe afdeling Informatie thuis. RM zorgt ervoor dat vastgelegde informatie op een doelmatige, economische en efficiënte manier wordt beheerd. Lees goed: doelmatig, economisch en efficiënt beheer van alle informatie in de organisatie: in procesapplicaties, in het zaaksysteem, op de internetsite, op het intranet. Daarbij werkt de recordmanager ernaar toe dat er single points of truth worden ingericht: unieke plaatsen waar de informatie is opgeslagen en onder de beste condities wordt bewaard. Hiervoor maakt hij afspraken met de proceseigenaren, en zorgt dat deze zich aan de afspraken houden. Dit voorkomt dubbele registraties, dubbele informatiebestanden, versnipperd informatiebeheer. De recordmanager houdt hiervoor het overzicht in een applicatie die door de hele organisatie kan worden geraadpleegd: het Informatiestructuurplan (ook wel Documentair structuurplan genoemd).

De recordmanager bewaakt ook de termijnen gedurende welke de informatie in de organisatie aanwezig moet zijn, genoemd in de archiefselectielijst, en de uitzonderingen daarop, die worden besloten in het Strategisch informatie overleg. Ook zorgt hij voor de tijdige overdracht van archiefstukken naar het Regionaal Historisch Centrum. De taakstelling van dit centrum is breder dan die ene organisatie waar de recordmanager werkt. Het RHC neemt archieven op vanuit alle organisaties binnen haar werkgebied, zowel overheden als particuliere instanties en personen. 

De recordmanager beheert binnen één organisatie de ontvangst en de creatie, het gebruik, het onderhoud en de verwijdering van de records, de vastleggingen van informatie die de moeite waard zijn om te beheren. Recordmanagement zorgt ervoor dat de juiste informatie tijdig beschikbaar is voor de juiste personen op het juiste tijdstip, binnen de juiste context, ontdaan van overbodige ballast en zonder dat misverstanden kunnen ontstaan over versies, ontbrekende informatie e.d.   RM zorgt ervoor dat met gegevens en documenten wordt omgegaan op een doelmatige, economische en efficiënte manier. Daarbij legt hij verantwoording af aan de proceseigenaar en aan het RHC, die de uitvoering van de werkzaamheden zal controleren.

Recordmanagement is zeker geen bescheiden functie. RM hoort zich te bemoeien met alles wat in de organisatie omgaat op het gebied van informatiebeheer en informatiebehoud, waar dit het gebruik, de opslag en de verwijdering van informatie betreft. Wordt een nieuw informatiesysteem aangeschaft? RM is erbij om te kijken hoe de informatie erin zal worden opgeslagen, om verdubbelingen van systemen en gegevens te vermijden, om bewaartermijnen vast te stellen en om te zorgen dat de migratie it het oude systeem naar het nieuwe en de toekomstige vernietiging zo gecontroleerd en efficiënt mogelijk plaatsvinden. RM bemoeit zich met wie informatie gebruiken, hoe lang de informatie nodig is, hoe zo snel mogelijk informatie die geen doel meer heeft, wordt efficiënt verwijderd volgens de daarvoor vastgestelde archiefselectielijsten.  Bij het inrichten van de werkprocessen is RM er als de kippen bij om te zorgen voor zo geautomatiseerd mogelijke verwerking van metadata, documenten en zaken. Zo wordt de RM een coördinerende spil die initiatief pakt waar dit kan, die samenwerkt met alle niveaus om de vastlegging van informatie in de werkprocessen goed onder controle te krijgen. Op deze manier wordt zo weinig mogelijk tijd verspild aan zoeken naar informatie, wordt dure verdubbeling van gegevens en functionaliteit in systemen vermeden en kan een organisatie zich steeds verantwoorden voor plannen en daden. In lean-termen: de verspilling wordt tegengegaan. Met als basis: de bevordering van de efficiency van de organisatie.

VHIC is momenteel met een onderzoek bezig naar de taken, rollen en functies op het gebied van de informatievoorziening, zoals ze nu zijn. Daarbij hoort een aantrekkelijk toekomstperspectief. Het rapport van FutureLab kwam daarbij als een geschenk uit de hemel, omdat het durft te dromen van een nieuwe toekomst voor het informatiedienstverleningsveld. Fantastisch toch? Alleen daarom al zou je het moeten lezen en de ontwikkelingen rondom dit thema goed volgen: https://www.informatiehuishouding.nl/projecten/futurelab.

Een centraal Information Office: neem informatievoorziening serieus

                                                                 A Desperate Day in New York Central Park

Ineens staat de wereld op zijn kop. Terwijl we zo veel mogelijk vanuit huis werken ontstaan nieuwe manieren van communiceren en werkverdeling. Het is wennen, heeft positieve en minder mooie kanten. We missen onze collega’s, de slechte koffie op het werk, alle dagelijkse hebbelijkheden, de flexibele werkplek met geraas en geroezemoes. Ineens blijkt het mogelijk om, soms door toverkunsten van ICT, met elkaar te chatten, te vergaderen en samen te werken op afstand. Nood breekt wet. Onze dagindeling verandert. De een is productiever als hij of zij thuiswerkt, voor de ander levert het enorme problemen op als de kat zich weer op het toetsenbord neervlijt. Sommigen blijven in het kantoor op hun post. De postbehandeling is een vitaal organisatieonderdeel, deze moet in ieder geval zo veel als mogelijk doorgaan.

Vaak komen we er ook achter dat we tijd overhouden. Die zouden we goed kunnen gebruiken door op te ruimen.

Systemen, schijven: hoe kunnen we daaruit datgene vernietigen wat niet meer nodig is, wat vernietigd moet worden. Doorgaans is hier geen centrale regie op, omdat vaak wordt gedacht dat het DMS of zaaksysteem wel de belangrijkste gegevens bevat en dus voldoende is om te beheren. Meer en meer groeit het besef dat dit niet zo is en dat we beheer moeten realiseren over alle informatiebronnen en -systemen. Misschien is het een idee om eens te gaan inventariseren hoe op dit moment wordt samengewerkt binnen de organisatieafdelingen en waar de informatie blijft die wordt geproduceerd. Deze kennis kan dan worden vastgelegd in hét centrale beheersinstrument: het documentair structuurplan, beter Informatiestructuurplan genoemd.

Dit zou kunnen uitgaande van het idee van Information governance..

Information governance is één van de onderdelen van de algehele corporate governance in een organisatie. Het staat gelijk aan HRM governance en Financial governance. Het plaatst de informatievoorziening in een strategisch kader, waarin dit gelinkt wordt aan de doelstellingen van een organisatie, op hetzelfde niveau als de onderdelen personeel en financiën. Dit alles om te komen tot een transparant bestuur dat zich op elk moment kan verantwoorden voor zijn daden en de manier waarop zaken tot stand zijn gekomen.

Om deze visie te realiseren is een centrale regie over de totale informatievoorziening nodig, aangezien organisaties gebruik maken van specifieke softwarepakketten die de basis zijn voor de werkprocessen, maar ook veel informatie verdwijnt op afdelings-, team- en persoonlijke schijven. Deze benadering betekent dat alle systemen, alle informatiebestanden, alle platforms, alle kenniswerkers onderdeel uitmaken van één allesomvattende visie op de informatievoorziening, die is afgeleid van de strategie van de organisatie- en daaraan nadrukkelijk bijdraagt. Dit alles binnen een context waarin medewerkers zo efficiënt mogelijk bezig zijn met het uitvoeren van de juiste dingen.

Het is dus zaak om per werkproces de afweging te maken hoe de informatie die bij het werkproces hoort, moet worden verwerkt en waar die gedeeld dient te worden. Door de nieuwe vormen van samenwerken, die versneld zijn ontstaan, zal dit alles anders moeten worden geregeld. Nu kunt u er nog als de kippen bij zijn om verslag te doen van de veranderingen, die zich in werkprocessen voltrekken en de consequenties die dit heeft voor de informatievoorziening en het informatiebeheer te beschrijven. Het zou dus voor de afdeling Informatievoorziening een drukke tijd moeten zijn om de kansen te benutten die zich nu voordoen.

Dit is een tijd om te zoeken naar wegen om efficiënter met informatie en met tijd om te gaan. Tien jaar geleden verscheen hierover een mooie studie die wordt genoemd aan het eind van deze overdenking. Ik vond het rapport terug bij een activiteit waar ik me zelf op heb gestort: het opruimen van mijn persoonlijke schijf. Centrale vraag in het rapport is hoe het komt dat de laatste decennia (dus de periode vóór 2010) in fabrieken enorme productiviteitsverbeteringen zijn gerealiseerd, en dat dit binnen de meeste administratieve processen niet het geval leek te zijn.

Nu hebben de ontwikkelingen de laatste tien jaar niet stilgestaan, ik geef het onmiddellijk toe. Maar veel werkprocessen zijn toch van papieren documenten overgebracht naar digitalisering. Dit terwijl met de nieuwe digitale systemen veel meer mogelijk is: we moeten dan wel los komen van ons 'traditionele denken' en nieuwe ideeën kansen bieden. De noodzaak tot slimmer werken en productiviteitsgroei in de publieke sector is immers groter dan ooit. De inleiding van de studie verwoordde het aldus: Door toekomstige arbeidsmarktknelpunten die in de publieke sector als gevolg van vergrijzing en ontgroening ontstaan – en nog zichtbaarder zullen worden als de economie weer aantrekt – komen het niveau en de kwaliteit van de publieke dienstverlening onder druk te staan. Daarnaast nopen de economische crisis en de noodzaak tot het terugdringen van het begrotingstekort tot een doelmatigere publieke sector. Voor de arbeidsmarktknelpunten zijn meerdere oplossingsrichtingen, één oplossing is de verhoging van de arbeidsproductiviteit.

Die vergrijzing en vergroening, daarmee zin we volop bezig. Maar ook dient zich een recessie aan en geeft het Kabinet miljarden uit aan het behoud van werkgelegenheid en het bedrijfsleven. Dit betekent dat de komende jaren een forse aanslag zal worden gepleegd op schaarse financiële middelen.

En juist in die tijd levert een zo efficiënt werkende organisatie, die zo weinig mogelijk kost, een belangrijke bijdrage aan de economie.

Er zijn binnen overheidsadministraties veel mogelijkheden voor procesverbetering. Het rapport van Beaumol geeft aan dat de productiviteit zeker wel te verbeteren is. Het onderzoek betreft een literatuurstudie naar krachtige sturingsinstrumenten die hiervoor kunnen zorgen. Het is daarom, juist in deze tijd, de moeite van het lezen waard.

Door de Coronacrisis ontstaan andere vormen van samenwerking. Het zou goed zijn te bekijken in hoeverre dit leidt tot productieverhoging en versnelling van werkprocessen. Daarbij is het structuur brengen in het werkproces een belangrijk element. Organisaties komen tot het besef dat ze hun (on)gestructureerde informatie in tal van systemen onderbrengen. Financiële documenten in het financiële systeem, contracten in het contractbeheersysteem, personeelsdossiers in het personeelssysteem, afdelingsdocumenten op de shared drives, e-mail en/of SharePoint. Gezien de afzonderlijke functionaliteiten waarvoor die systemen zijn aangeschaft heeft het geen voordeel om alle documenten in één centraal systeem onder te brengen, met alle koppelingen en complexiteit van dien.

De gedachte achter Information governance is dat één compliancevisie de organisatie tot voordeel is. Dit is efficiënter en veiliger, waardoor het risico op de informatievoorziening binnen een organisatie geminimaliseerd wordt en efficiencyvoordelen worden bereikt. Vanuit die visie wordt centraal beheer opgezet over alle systemen. Immers, steeds moet verantwoording van het handelen mogelijk zijn.

In deze visie is er een rol weggelegd voor een centrale afdeling voor het uitdragen van de informatiestrategie en het borgen van een uniforme taal binnen alle werkprocessen en informatiesystemen. Dit kan in de vorm van een “Information Center”. Van elk bestaand werkproces zullen de volgende onderdelen vastgelegd moeten worden:
Waar de informatie over dit werkproces is opgeslagen (vooraf is bepaald in welke specifieke applicatie, waarbij ook DMS, het zaaksysteem en de Office-omgeving als applicaties worden beschouwd);
Welke (standaard) informatieproducten worden opgeleverd en nodig zijn als onderdeel van het proces;
Wie toegang heeft tot dit werkproces (binnen de afdeling, tussen afdelingen, buiten de organisatie);
Wanneer, hoe en door wie het werkproces gestart kan worden (er is een zaak, map, offerte, verzoek);
Hoe zoveel mogelijk stappen uit het werkproces kunnen worden weggenomen, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit;
Hoe zo veel mogelijk handelingen kunnen worden geautomatiseerd, dus uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst;
Wanneer het werkproces is beëindigd en wat dan met de informatie moet gebeuren.

Het Information center heeft als taak om overlappende informatie te stroomlijnen tussen de verschillende processen en applicaties en onnodige verdubbelingen en processtappen weg te nemen.

Productiviteitsverbetering- we hebben op dit moment wel andere zorgen aan ons hoofd zult u misschien zeggen. En ja, dat is zo. Maar de Coronacrisis leidt tot nieuwe werkvormen en doorbraken in digitaal werken die voorheen op veel bezwaren stuitten. Deze digitale transitie zal doorzetten. Het zou mooi zijn dat daarbij de governance in organisaties wordt ondersteund. Daarvoor is een sterk informatiebeheer een voorwaarde. Dus dient Information governance te worden gepositioneerd op hetzelfde strategische niveau als HRM en Financiën.

Voor wie hierin geïnteresseerd is: Is de ziekte van Baumol te behandelen? Een verkennend onderzoek naar de mogelijkheden om de productiviteit in de publieke sector te vergroten. Centrum voor Innovatie en Publieke Sector Efficiëntie Studies, Technische Universiteit Delft. Rapport van Jos Blank, Adrie Dumay, Carla Haelermans, Alex van Heezik, Bart van Hulst, Patrick Koot. 08-12-2010 IPSE Studies, Technische Universiteit Delft , 2010. 

Link: https://repository.tudelft.nl/islandora/object/uuid%3A8f6a9bf5-539f-406c-a808-bf70af955d8

Optimaal digitaal

het stadhuis van Antwerpen wordt verbouwd. Rondom zijn op de afscheidingen prachtige illustraties aangebracht. https://www.gva.be/cnt/dmf20180529_03534965/deze-28-illustraties-prijken-de-komende-maanden-op-de-steigerdoeken-van-het-stadhuis

Eind 2019 is een interessant rapport verschenen van de Nationale Denktank 2019, Optimaal digitaal heet het (www.ndt19.nl/eindrapport). 20 jonge academici bogen zich vier maanden lang fulltime over de kansen die de digitale toekomst biedt, alsook de risico’s die hieraan gekoppeld zijn. Met uiteenlopende achtergronden  en frisse blik gingen zij het land in en spraken met experts, organisaties, bedrijven en burgers.

In een brief aan premier Rutte, die onderdeel uitmaakt van het eindrapport, geven zij aan hoe zij ontdekten op wat voor toekomst we afstevenen en welke risico’s we lopen.

Daarbij ontwikkelden ze een visie op de maatschappij van 2040. Het mooie is dat zij ook tien oplossingen bieden voor de problemen die dreigen te ontstaan. Met elke oplossing wil de denktank bijdragen aan een optimale digitale samenleving. Die optimalisaties passen binnen vier thema’s (eerlijk, gezond, inclusief en weerbaar) en de drie kernwaarden zoals beschreven in de visie: saamhorigheid, menselijk contact en eerlijke machtsverhoudingen.

Het boekje is goed uitgebalanceerd. Niet alleen de voordelen van digitalisering worden behandeld, maar zeker ook de nadelen, zoals de overdaad aan prikkels, het zich onder invloed van sociale media te veel vergelijken met anderen en een verlies aan zelfcontrole, waaruit een constant aanwezige basisstress voorkomt, die het hele menselijk functioneren kan ondermijnen. Internetverslaving: het is al een probleem onder jongeren, waarvan tussen de 5 en 11% al verslaafd is aan social media. Scholieren besteden vaak al meer dan vijf uur per dag aan tuurtijd naar het scherm. En de cybercrime neemt enorm toe.

De Denktank zegt het als volgt:

“Langzaam begint het tij te keren. Onze maatschappij is zich steeds bewuster van de keerzijde van de digitale samenleving. Discussies over waarden, grenzen en zelfs dystopieën (dat is een (denkbeeldige) samenleving met louter akelige kenmerken waarin men beslist niet zou willen leven, het tegenovergestelde van een utopische samenleving) zijn aan de orde van de dag, maar aan daden ontbreekt het vaak nog. Laten we de discussie verplaatsen van buzzwords  naar concrete initiatieven. Daarom doen wij drie urgente aanbevelingen aan de politiek:

1. Het is van groot belang dat de technologie van kunstmatige intelligentie  inclusiever en transparanter wordt. Technologie is nooit neutraal, en daarom zou technologie een inclusiever wereldbeeld moeten bevatten.

2. Er is meer internationale samenwerking nodig. Het is zaak om een digitale coalitie te vormen met gelijkgestemde landen. In een geglobaliseerde wereld valt als klein land namelijk geen sterke vuist meer te maken om digitale dreigingen weerstand te bieden.

3. Sociale ongelijkheid moet hoger op de kabinetsagenda. Digitalisering drijft een wig tussen wit en niet-wit, vrouw en man, en de haves en have-nots . Hernieuwde financiële waardering voor een gelijke en gelijkwaardige samenleving is dus noodzakelijk om welzijn voor eenieder te bewerkstelligen.

We kunnen meegaan in een digitalisering die voortstuwt op een technologische imperatief en een winstgedreven model, of we zetten ons vandaag samen in om een digitale maatschappij te realiseren waarin het fundament bovengenoemde drie kernwaarden bevat. Uiteraard gaan wij (de denktank) voor het laatste.”

Het boekje biedt tien frisse oplossingen. In dit rapport wordt een grote lijn gepresenteerd. Hiervan zouden wij kunnen afleiden hoe we als informatieprofessionals in de toekomst mensen kunnen ondersteunen met onze kennis.

Zo kunnen wij zorgen voor minder prikkels, door mensen bijvoorbeeld te leren anders met e-mail om te gaan, door alleen de essentiële informatie uit dossiers aan te bieden, door informatie te leveren in de juiste samenhang, door waar mogelijk in samenwerking met de vakdeskundige dossiers te snoeien, en alleen datgene te bewaren dat daadwerkelijk bijdraagt tot informatie over de behandelde zaak. Door lifehacks te bestuderen en aan onze collega’s slimme trucs te leren hoe met informatie om te gaan, door bureaucratie om te vormen tot easycratie en mensen te helpen met hun time management bij het omgaan met informatie. Want daar valt nog zo veel te winnen!

Zelf heb ik altijd als basis voor mijn functioneren als informatieprofessional ernaar gestreefd informatie zo compleet en compact mogelijk en zo snel mogelijk beschikbaar te stellen, in de juiste vorm, aan de juiste persoon of groep personen, indachtig één van Ranganathan’s wetten voor het boek: save the time of the reader. In de huidige tijd zou een documentalist/informatiespecialist heel veel zorg bij collega’s kunnen weghalen door te zorgen dat informatie snel vindbaar is, doorzoekbaar, beschikbaar, herbruikbaar, en vernietigd wordt wanneer het kan of moet.

Hier ga ik nog eens goed over epibreren…

Archieven en CO2: ruim je data op!

Hergebruik van boeken bij de Technische Universiteit Eindhoven

Gegevens kunnen voorkomen in talloze vormen, binnen en buiten de organisatie en worden gebruikt  door vele functionarissen. Het betreft daarbij gegevens in documenten, in metadata om die documenten toegankelijk te maken, in databases, in de vorm van teksten, foto’s, rekenbladen, ingevulde formulieren, lege formuliermodellen, tekeningen, stilstaande en bewegende beelden, gesproken woord en andere geluiden, koppelingen tussen pakketten, informatieobjecten, software om dit alles zichtbaar te maken en te onderhouden.

Hoe gaan we het 'schoon houden' van onze digitale omgeving noemen? Het woord datahygiëne  begint aarzelend bekend te worden in kringen, waar men zich druk maakt over de optimale conditie van onze geheugenbestanden.  

Als wereldbewoners hebben we de komende jaren enorme problemen te overwinnen, en dat lukt alleen met gezamenlijke inspanningen. Steeds meer mensen onderkennen de grote klimaatveranderingen, maken zich zorgen en erkennen dat maatregelen geboden zijn. In Nederland hebben we te maken met een moeilijk oplosbare stikstof- en CO2-problematiek. Een klimaatprobleem los je niet op binnen landsgrenzen, maar moeten wereldwijd worden aangepakt. Ieders bijdrage zal daarbij nodig zijn en alle beetjes helpen daarbij.

Laat duidelijk zijn: de manier waarop we momenteel kunnen communiceren, waaraan digitalisering ten grondslag ligt, heeft ons veel voordelen opgeleverd en zal de komende jaren de wereld blijven veranderen. Stel dat al het huidige  berichtenverkeer in enveloppen hadden gezeten, die waren getransporteerd, gedistribueerd naar de geadresseerden… Ook dat had wellicht tot ontbossing geleid, zoals tijdens de Tachtigjarige Oorlog de bouw van de Spaanse Armada heeft geleid tot massale bomenkap.

We hebben door onze communicatie digitaal te maken veel gewonnen in opslagruimte, verplaatsing, het bewerken van de informatie, snelheid van werken, in anders werken en communiceren.… Een radiozender in de lucht houden kostte in het pre-digitale tijdperk veel dieselolie, voor papier moesten productiebossen worden opgezet, telefoneren naar Australië was een dure aangelegenheid, er kwam veel menskracht kijken bij de verwerking van informatie, nu zijn er duizenden internetradiostations, we kopen en verkopen via internetsites, we kunnen snel communiceren met zowat iedereen in de wereld. 

Digitalisering telt vele zegeningen en heeft ons vele voordelen opgeleverd. Het levert veel nieuwe kansen en mogelijkheden. Hier doen wij niets aan af.

De enorme voordelen van digitalisering hebben echter ook een keerzijde. Hoewel digitaal verkeer veel fysiek verkeer bespaart, zijn we hierdoor ook anders gaan communiceren: we beperken ons niet tot een lange brief eens in de zes weken, maar zijn constant in verbinding met anderen. Eigenlijk geven we elkaar constant stroomstootjes, aandachtsimpulsen. Dit alles leidt tot veel dataverkeer. Als we een document opzoeken op het internet via een zoekmachine, wordt vanuit onze zoekopdracht een heel netwerk van acties opgestart om dat ene document te kunnen vinden. Daarvoor wordt elektrische stroom gebruikt. Doordat we de gemakken van digitalisering hebben leren kennen en er steeds meer toepassingsmogelijkheden komen, leidt digitalisering tot een explosieve groei van data centers, en een explosief stroomverbruik. We gaan immers anders met informatie om. Waar we ooit als informatiespecialisten te maken hadden met een schaars goed –die ene brief die binnenkwam en moest worden bewaakt om te vermijden dat hij onbehandeld in de onderste la van een bureau verdween- is er nu een overvloed aan data. Schoten we ooit op vakantie één fotorolletje vol, tegenwoordig delen we de foto’s die we maken met iedereen in de bus en hebben we al snel duizend foto’s, waar we nauwelijks meer naar omkijken, maar die we wel bewaren; liefst in de cloud, want dan zijn de foto’s veilig. Dit gebeurt niet alleen in ons privéleven, maar ook bij onze werkgevers is dit het geval. Ik denk maar aan de foto’s van dat leuke personeelsfeestje die vele malen verweesd voorkomen op persoonlijke schijven.

Ook de opslag, verplaatsing, bewerking en analyse van deze digitale informatie kost energie. Datacenters zorgen voor de opslag van onze informatie, koelen de servers die anders oververhit raken, zorgen voor het transport. Elke keer wanneer we een zoekmachine gebruiken, wordt een proces in werking gesteld dat energie kost. Een enkele zoekactie is verwaarloosbaar, maar het gaat om miljarden zoekoperaties per dag, gedaan door miljoenen mensen op miljoenen machines: telefoons, laptops, tablets, noem maar op.

De energie die dit alles vraagt, moet ook weer ergens opgewekt worden. Datacenters werken eraan om volledig energieneutraal te werken, maar ook aan energieneutraliteit kleven nog veel vragen; we gaan er hier niet dieper op in. Tot nu toe verlopen de informatiestroompjes vanuit het datacenter naar de klant via talloze kabels, leidingen, zenders en ontvangers. Die kosten allemaal stroom. En stroom heeft als afvalproduct CO2. Naast de dramatische groei van datacenters, met alles wat erbij komt om de gewenste informatie bij je thuis te brengen, is er een indrukwekkende toename van afvalstoffen, en laten we daar de CO2 uithalen, want een windmolen die buiten gebruik raakt levert uiteraard ook afvalstoffen op, net als versleten of achterhaalde randapparatuur, servers, routers, bekabeling en noem maar op: alles moet worden hergebruikt in een circulaire maatschappij. 

De Nederlandse datacentersector voorziet acute capaciteitsproblemen in de stroominfrastructuur. De datacenters, verenigd in de Dutch Data Center Association, willen dat de minister een noodplan opstelt. De datacenters zijn bang dat de infrastructuur de komende groei in het dataverbruik niet aankan.

Rond Amsterdam mogen geen datacenters meer gebouwd worden op dit moment. Maar de datacenters zijn niet het enige probleem. Het lijkt wel alsof de hele wereld overschakelt op schone, groene stroom. Dit betekent dat er een grote schaarste zal ontstaan: ook het plaatsen van windmolens en zonnepanelen heeft een beperkte capaciteit. En we willen de stroom voor veel doeleinden gebruiken: om auto’s te laten rijden, voor het vracht en vliegverkeer, voor onze tandenborstels, bladblazers, grasmaaiers, noem maar op.

De grote datacenters van Microsoft en Google in Nederland betrekken hun stroom deels van windmolenparken. Volgens de DDA gebruikt 80 procent van zijn deelnemers uitsluitend groene stroom en hergebruikt 46 procent restwarmte. Maar bij een onderzoek onder veertig datacenters gaven 25 centra aan dat ze verwachten dat ze de komende drie jaar grote problemen zullen ondervinden bij het verkrijgen van voldoende elektriciteit.

Datacenters rond Amsterdam kennen een verbruik dat vergelijkbaar is met 15 procent van het elektriciteitsverbruik van alle woningen in de stad bij elkaar. En natuurlijk kost het tijd voordat de nieuwe elektriciteit kan worden opgewekt: het bouwen van een datacentrum duurt ongeveer een jaar, terwijl het uitbreiden van het elektriciteitsnetwerk vijf tot zeven jaar duurt. Het probleem is dus niet zo maar opgelost door een besluit te nemen.

Stoot u persoonlijk nou CO2 uit als u op het internet een filmpje bekijkt van hoe twee katten slapen in de schoenen van een mens? Laten we eens kijken hoe dat in zijn werk gaat. U wilt een mailtje versturen. Dan moet uw telefoon, laptop of tablet geladen zijn met stroom. Wanneer u voor het mailtje informatie raadpleegt die in een server ligt opgeslagen, wordt die voor u opgehaald, ook dat kost elektriciteit.  Ik wist ook niet dat sommige smartphones ‘achter de schermen’ meer elektriciteit verbruiken dan een koelkast, omdat er ook stroom nodig is om te surfen over het internet, of om iets te downloaden. Daarvoor moeten routers en servers worden geactiveerd en al gaat het razendsnel: door de enorme omvang van het dataverkeer staan de servers roodgloeiend, als ze niet gekoeld zouden worden.

Daarbij is uw slimme telefoon vaak een heleboel overbodige dingen aan het doen door de applicaties die op de achtergrond draaien, die zorgen dat u na een paar uur al zegt: hoe kan dat nou, ik had hem toch opgeladen? Hoe meer apps er werken, des te meer stroom je verbruikt.

Informatie- en communicatietechnologie vragen vandaag de dag al 1500 terawattuur, dat is 10% van de wereldwijde elektriciteitsproductie. In Nederland was dit tot voor kort 7%, wat even groot is als de bijdrage van windmolens in de stroomvoorziening. 

Er zijn al wel enkele kengetallen die ik nu gebruik ter illustratie, ik heb ze niet geverifieerd.

- de omvang van een doorsnee foto is tussen de 2 en 4 MB. Doorgaans heb je toch wel enkele duizenden foto’s in een persoonlijke collectie. 1000 foto’s stoten dus 20 kilo CO2 uit, dat is evenveel als een jonge boom neutraliseert in het eerste jaar dat deze is geplant.

- hoeveel e-mails verstuurt u per jaar? Zelf had ik over 2018 25.000 bewaarde e-mails; ik gooi tweederde van wat ik ontvang meteen weg, maar bewaar zakelijke relevante emails vijf jaar, dat zijn er dus al 125.000 oftewel 3 Gigabyte of 0,003 Terabyte. Het bewaren van 5 jaar e-mail kost me 0,015 maal 2 ton CO2 uitstoot oftewel 30 kilo CO2. Dat is anderhalf boompje te planten om dit te compenseren.

Dat valt nog mee. Maar als we alle ambtenaren in Nederland zouden rekenen, dat zijn er 900.000, die allemaal 15 Gb bewaren, dan hebben we samen al snel zo een 13,5 miljoen GB, en dat is dan weer 13.500 terabyte.

Dat zijn dan weer 675 bomen per jaar, alleen voor de e-mail.

Maar laten we dit eens in een breder perspectief bekijken…. Wat kun je eigenlijk opslaan op 1 Terabyte? Nu is de rekeneenheid momenteel al 2 TB. Om de kosten hoef je het niet te laten: die bedragen 10 euro per maand.

Als het artikel in Stanford Magazine waar is, dan is dus 1000 gigabytes, oftewel 1 TB, verantwoordelijk voor de uitstoot van 2 ton CO2. En een pas geplante boom neemt 20 kilo CO2 op in een jaar. Dus moet je, om 1 TB aan gegevensopslag te compenseren vanuit milieuoverwegingen, 100 bomen planten per jaar.

In 2015 kwam het Databerg Report uit van Veritas. Daaruit komen cijfers over hoe organisaties met data omgaan. Elke organisatie bewaart veel te veel informatie, die niet meer nodig is, maar waarvoor we bang zijn om die weg te gooien, of gewoonweg niet de tijd hebben, of niet de tijd nemen om allerlei oorzaken. We hebben hele schijven vol duplicaten, die ook weer te vinden zijn op persoonlijke schijven (want stel dat iemand het weggooit, dan heb ik het toch nog) of in mailboxen (want dat zoekt zo gemakkelijk op). Dit rapport werd in 2019 aangepast aan de tegenwoordige omstandigheden. Laten we nu eens aannemen dat de cijfers ook voor onze organisaties zouden gelden; dat doen ze niet automatisch want het is een onderzoek onder merendeels Amerikaanse en Aziatische bedrijven.

Dit jaar in 2019 weinig veranderd. Er is gemiddeld in bedrijven 41% ROT data, dat is dubbele overbodige en irrelevante, onnodige data. Daar zouden we dus vanaf moeten.

Belangrijk voor de informatieprofessional is ook de dark data: dit zijn de vergeten bestanden en informatie die op allerlei plaatsen in de organisatie is opgeslagen, maar waarvan niemand meer weet dat ze er zijn, laat staan wat de waarde ervan is. Het wordt vaak gebruikt als synoniem voor eenmalig gebruikte of aangemaakte informatie. Een voorbeeld is alles wat via zipfiles wordt verstuurd: de file komt aan in de organisatie, wordt uitgepakt, maar blijft staan en een jaar later weet niemand meer wat er in zit: dat zie je pas weer bij het openen.

Als je kijkt hoe groot het percentage dark data in organisaties is, dan moet dat ons toch wel onvoorstelbaar voorkomen. Het is informatie waarvan niemand meer de waarde kent. En komt er een nieuwe vraag om informatie, dan maken we die opnieuw aan; we weten dan niet meer dat we de gegevens ooit al hebben geproduceerd.

Dit maakt dat het begrip eDiscovery is opgekomen. Hiermee wordt bedoeld het voor juridische doeleinden doorzoeken van digitale data. Dit zijn doorgaans zeer moeizame processen, waarbij het wel nodig is dat éne e-mailtje, berichtje of rekeningetje te vinden. Ik hoef verder geen namen te noemen maar het zoeken naar dat éne bonnetje heeft heel Nederland in beroering gebracht destijds.

En hoe slechter georganiseerd de data is, des te langer duurt het zoekproces. 

Overheden doen het over het algemeen niet slecht, omdat zij regelmatig bezocht worden door de archiefinspecteur die wanneer nodig een rode kaart uitdeelt. Maar toch heeft die archiefinspecteur nog niet genoeg weet van wat zich in de krochten van de servers bevindt. En dat lukt ook maar met moeite, omdat, als je servers wilt bekijken, je daarvoor rechten moet hebben en ICT-afdelingen zijn daar heel strikt in, vanuit meerdere gezichtspunten. Het is voor een informatiespecialist al heel moeilijk om toegang te krijgen tot een afdelingsschijf. Daar is wel een trucje voor: ken een informatiecoach toe aan een specifieke afdeling en maak deze verantwoordelijk voor het schoon houden van de digitale informatie. Het is een begin.

Maar ook hier weer: we houden veel te veel data bij, en er zou eens flink gesnoeid moeten worden. En daarvoor hebben we nu, naast de doelbinding binnen de AVG,  een nieuw motief: het verminderen van de CO2-uitstoot. Voor een gemeente die zich fairtradegemeente noemt, en die bewust ecologisch bezig is, zou dit een uitdaging moeten vormen!

Laat de cijfers nog eens tot u doordringen. Als er 41% dubbele, irrelevante, onnodige data is, 47% ‘vergeten’ data waarvan we niet meer weten waar die zich bevindt en wat de waarde ervan is, en slechts 12% ‘clean’, schone data…. Hoeveel ruimte kunnen we dan besparen. En hoeveel uitstoot kunnen we voorkomen!

DAV in België biedt gemeenten een aantrekkelijk, integraal aanbod aan. Daarvoor betalen de gemeenten een vast jaarlijks abonnementsbedrag en een vergoeding voor de technische aansluitingskosten. Maar laten we eens rekenen.

300 Belgische gemeenten x 5 TB per jaar = 1500 TB x 2.000 kg CO2-uitstoot= 3 miljoen kilo CO2-uitstoot, wat staat voor de jaarlijkse aanplant van 150.000 bomen die nodig is om deze digitale informatievoorziening vanuit milieuoogpunt te compenseren.

Voor Nederland ontbreekt de gezamenlijke voorziening, Regionaal historische centra gaan hierin waarschijnlijk voorzien, al is momenteel niets zeker nu gemeenten bezig zijn met Common Ground, bewaring van informatie aan de bron. Eén ding is zeker: er komt geen landelijke voorziening vanwege het Nationaal Archief.

Kijken we naar de CO2-uitstoot, en gaan we die compenseren bij de aanname van de te veel bewaarde gegevens, dan moeten we 400.000 bomen aanplanten.

Dit kunnen we dus besparen door eerder data te verwijderen!

Dat doet meteen de vraag rijzen: hoeveel bomen staan er eigenlijk in Nederland? Dit is onlangs uitgezocht in een studie door Nature. "In Nederland is het areaal aan bos zo rond de 360 hectare, met ongeveer 4.000 tot 5.000 bomen per hectare", berekent Nabuurs. "Dan kom je uit op zo'n 162 miljoen bomen.“ . Dit scheelt dus een bos van 100 hectare per jaar. Dat zijn 200 voetbalvelden. (waarschijnlijk zijn in het artikel van BNR drie nullen weggevallen, anders klopt de totaalsom niet). 

We moeten ook kijken naar ons selectiebeleid. Te vaak hoor ik zeggen: bewaar die informatie maar, opslag kost niets meer tegenwoordig. Dit is dus pertinent niet waar; de fout die we maken is dat we de kosten van opslag uitsluitend rekenen als de externe schijf die we bij de MediaMarkt kopen en die inderdaad nog geen 50 euro kost. Opslag in de cloud is echter vele malen duurder en dat vertaalt zich dus niet in de consumentenprijs van een tientje per maand, die we zojuist hebben zien voorbijkomen.

Moeten we dan allemaal maar een schijf bij de MediaMarkt halen? Of moeten we ook hier afstappen van het ‘one size fits all’-principe dat alle informatie over één kam scheert? Zelf denk ik het laatste.

Dan doet zich meteen de vraag voor: hoe kunnen we als informatiespecialisten hieraan bijdragen?

-         We kunnen een programma starten, met medestanders in de organisatie, om datahygiëne in te voeren. We hebben naast de AVG, de selectielijst, het voorkomen van datameren of databergen  nu weer een motief erbij om archiefselectie uit te voeren en te zorgen dat we slechts die gegevens bewaren die we ook echt voor de bedrijfsvoering nodig hebben: 

                                                     het k l i m a a t m o t i e f. 

-         Dit betekent dat we in kaart gaan brengen hoeveel data we hebben, waar die zich bevindt en hoe die zich dubbelt. We houden daarbij de mailboxen en persoonlijke schijven nog even buiten schot, al zouden we wel willen weten hoeveel data zich daarop bevindt: u zult versteld staan van de groei van e-mailboxen en persoonlijke schijven. Als je Office365 gaat gebruiken als organisatie werk je al in de cloud, en heeft elke medewerker om te beginnen al 1 TB aan gegevensopslagruimte. Daarin kun je een kleine universiteitsbibliotheek kwijt! Er is dus geen enkele reden om data weg te gooien, want ruimte kost zogezegd niets, zo zegt de leverancier, en de klant praat hem  opgelucht na. Inmiddels weet u al wel beter hoop ik.

-         Informatiecoaches instellen in de organisatie. Ga in gesprek met de afdelingen en wijs aan elke afdeling een informatiecoach toe, die de afdeling met raad en daad bijstaat in het op orde houden van de digitale informatie op schijven, in procesapplicaties en in andere systemen. Kijk verder dan uw zaaksysteem: de belangrijke informatie bevindt zich vaak ergens anders en u heeft er geen grip op, met soms noodlottige gevolgen van dien: u kunt hierdoor belangrijke bewijsstukken kwijt raken.

-         Blijf in gesprek met de organisatie, via de informatiecoaches maar ook via het management, om data te verwijderen die niet meer nodig is.

-         Zoek naar samenwerkingsstructuren, zodat verdubbeling van informatie niet nodig is, maar mensen werken met een gezamenlijk dossier. Dit kan in een zaaksysteem, maar even goed in een specifieke applicatie, Microsoft Teams, SharePoint of een gelijkaardige samenwerkingsomgeving. Ik heb zelfs mensen zien samenwerken in een gezamenlijke postbus.

-         Systemen, specifieke bedrijfsapplicaties, hebben doorgaans wel de mogelijkheid om gegevens in op te nemen, maar niet om ze te vernietigen. Hier hebben leveranciers nog een hele weg te gaan. Blijf bij hen via gebruikersgroepen benadrukken dat dit, ook in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, dringend noodzakelijk is om te realiseren.

-         Je moet ergens beginnen. Met de RMTool zijn snelle winsten te behalen en als je wilt weten hoe, bezoek dan de sessie van Mark Rijpkema. Wij beginnen meestal met de ZIP-files, maar er zijn nog meer mogelijkheden. Je kunt dossiers inperken en daardoor ook hanteerbaarder maken, het aantal fouten terugbrengen bij de vraag welke versie van het document nu het enig juiste was…

Daarbij zijn er nog enkele hygiënische maatregelen die u kunt treffen waar het uw persoonlijk internetgebruik betreft. We hebben ze voor u op een rijtje gezet.

-         Mail minder

-         Maak bestanden minder zwaar, verzend liever een koppeling dan een document

-         Hou de prullenbak beheersbaar, maak leeg wanneer dit kan

-         Herzie regelmatig  uw abonnementen op nieuwsbrieven

-         Leg een favorietenlijst aan van veel gebruikte websites en gebruik die eerder dan een zoekmachine

-         Optimaliseer via apparaatonderhoud de opslag, het geheugen en de batterij van uw smartphone, die gaat dan veel langer mee!

Het zijn maar kleine maatregelen, die je wel in je werkroutines moet intrainen. Maar alle beetjes helpen. Dat alle automobilisten in Nederland honderd kilometer per uur gaan rijden overdag, dat we het veevoer van samenstelling gaan veranderen, en wie weet wat voor maatregelen nog treffen: het zijn alle kleine beetjes die samen een groot verschil kunnen maken.

Archiefselectie, we kunnen er niet omheen: het is dringend noodzakelijk, vooral in de digitale omgevingen waar we werken.

Samen maken we de wereld een beetje beter: ook als archivaris/informatiespecialist kunt u een bijdrage leveren!