Digitale Schoonmaakdag 19 maart

c'est le ton qui fait la musique

In mijn vorige post "Waar rook is, is informatie", was ik wat te scheutig met het planten van bomen. Dit is bij deze gerectificeerd en er is een nul weggehaald in de berekening. Zo klopt het weer.

Maar heb je jezelf ooit gerealiseerd hoeveel digitale rommel we met ons allen verzamelen in kantoren en -niet te vergeten- thuis? Al die vergeten e-mails, foto’s, verlopen documenten, whatsappberichten…

En heb je ooit nagedacht wat dit alles kost aan beheer?

Digitale data lijkt dan wel te zweven in de ruimte, maar dat is natuurlijk niet zo. Elke byte wordt vaak meerdere keren opgeslagen, om verlies te voorkomen. Wordt hiervoor een magnetische schijf gebruikt in de Cloud, dan kost dit elektriciteit. Die moet worden opgewekt door windmolens, zonnepanelen, maar ook kolen- kern- en biomassacentrales. Niet zo erg milieuvriendelijk dus, want die stoten weer CO2 uit.

 Niet alle digitale data is nuttig en de moeite van het bewaren waard. Veel is digitale rommel die ook moet worden beheerd. Het wordt opgeslagen op servers, ontsloten door software, duurzaam toegankelijk gehouden op nanoseconden afstand. Getransporteerd door netwerken, kabels, routers en wat al niet meer. Je vindt de rommel terug op persoonlijke schijven, in mailboxen, in social media, in kantoorapplicaties, samen met de belangrijke data, die we vaak niet meer kunnen terugvinden als we zoeken doordat er zoveel ‘ruis’ meekomt. De servers worden zo warm, dat ze moeten worden gekoeld, met kostbaar drinkwater. De rommel leidt ertoe dat we te lang moeten zoeken, gemiddeld zijn we daar onder werktijd twee uur per dag mee bezig.  Met andere woorden: digitale rommel kun je beter niet hebben.

Inmiddels hebben we al zo veel data dat het internet -met de systemen die ervoor nodig zijn- elk jaar 900 miljoen ton CO2 uitbraakt. Wil je dat compenseren, dan moet je 450 miljoen bomen planten. Elk jaar worden dat er meer, want het internet groeit nog steeds en vreet in Nederland nu al meer energie dan alle windmolens samen kunnen opbrengen.

We moeten dus verzinnen hoe duurzaam om te gaan met digitale informatie, zowel privé als in onze organisaties. Daarvoor is de Digital Cleanup Day bedoeld, die dit jaar op 19 maart plaatsvindt. Een grote schoonmaak van alle digitale bestanden, door iedereen. Het idee erachter is: als we allemaal onze onnodige data weggooien dan beperken we niet alleen de CO2-uitstoot, maar verlengen we ook de levensduur van onze machines. Onze systemen draaien beter. Als we dan ook erop letten minder afhankelijk te worden van onze digitale hulpmiddelen dan gaan we misschien geconcentreerder, efficiënter werken, zonder afleidingen, en krijgen we meer voldoening van ons werk.

Wat je niet nodig hebt, hoef je niet op te slaan. Dat is de gedachte achter Digital Cleanup Day: hou grote schoonmaak op je computer, je tablet en je telefoon. Eerder onderzoek heeft aangetoond dat slechts 15% van de data die een bedrijf bijhoudt, bedrijfskritisch is. De rest is overbodig, onnodig of onbekend qua herkomst. De waarde zou daarom tegen het licht moeten worden gehouden. Het is juist de niet-bedrijfskritische data die we tijdens World Cleanup Day willen aanpakken. Wat we weggooien hoeven we niet meer te beheren, dus levert geen CO2-uitstoot en zoekruis meer.

De site over het project, https://www.digitalcleanupday.org/ , geeft voorbeelden hoe je hiermee als bedrijf aan de slag kunt gaan. Dat kan als volgt:

1.      Bepaal wat rommel is en wat niet: niet elk concept is rommel, soms moet je concepten bewaren om te herleiden hoe iets tot stand is gekomen. Dit vraagt kennis van de materie!

2.      Breng in kaart waar je digitale rommel zich bevindt: kijk in je backups, je e-mails, je vervallen documenten: alles wat op je server staat en inje mailbox komt hiervoor in aanmerking.

3.      Organiseer een digitale cleanup. Leer je medewerkers wat digitale rommel is en organiseer de CleanupDay samen. Stimuleer ze om hun persoonlijke en groepsbestanden te schonen. Maak IT tot medewerker in dit project. Begin met een inventarisatie wat er op dat moment is, zodat je aan het eind van de dag kunt vertellen wat er geschoond is (ooit lukte het ons in een project om 100% data terug te brengen tot 60%, wat een jaarlijkse structurele besparing opleverde in een nieuw Cloudcontract van 4 ton).  

4.      Hou het idee om regelmatig te schonen levend:

a.      Als een project is afgerond: schoon het projectdossier op

b.      Als de bewaartermijn van het project is afgerond: vernietig het dossier volgens de voorschriften

c.       Organiseer je werkruimte en hou die netjes

d.      Kies je communicatiekanalen: welk kanaal is het meest effectief in welke situatie?

e.      Werk systematisch, zorg voor voldoende focus. Zet regelmatig je social media en mail uit en laat weten wanneer je beschikbaar bent

f.       Leer je collega’s digitaal werken; wissel slimmigheden uit

g.      Systemen, nieuwsbrieven en andere digitale zaken die je niet gebruikt? Doe ze weg.

De site geeft nog meer ideeën hoe je persoonlijk en in de bedrijfsomgeving beter met digitalisering kunt omgaan. Het is als met de reclame voor kaas in het verleden: wat er niet aan komt, hoeft er ook niet af. Dus na de Digitale Schoonmaak gaan we op digitaal dieet! 

Waar rook is is informatie

 

Ceci c'est vraiment une pipe

Het verminderen van de CO2-uitstoot is één van de hoogste prioriteiten van de samenleving. Iedereen kan aan de oplossing van dit probleem bijdragen.

Overheden en bedrijven beheren informatie. Steeds vaker wordt gekozen voor digitale informatieopslag. Deze opslag zal dan grotendeels in de cloud plaatsvinden op servers van leveranciers, nu grote spelers in de markt geen andere software meer gaan aanbieden dan cloudsoftware, met de opslag van de data in diezelfde, sterk beveiligde, omgeving.

We hebben tot nu toe weinig oog gehad voor de ecologische gevolgen van het digitaal databeheer. Recente studies geven aan dat 1 terabyte aan data in de cloud wel 2 ton CO2-uitstoot genereert. Willen we dit neutraliseren, dan moeten we hiervoor 100 nieuwe bomen planten. Een juist geplante boom neemt 20 kilo CO2 per jaar op.

Overheden dienen conform wettelijke voorschriften hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Ook bedrijven zullen dit moeten doen op basis van onder meer het Burgerlijk Wetboek en de Belastingwetgeving en om de bedrijfsvoering zeker te stellen. Dit houdt in dat zij data, waarvan de opslag geen enkel doel meer biedt, in het kader van onder meer de AVG moeten vernietigen. Overheden proberen aan deze wettelijke verplichting te voldoen door de toepassing van gespecificeerde archiefselectielijsten met kracht van wet. Zij noch het bedrijfsleven hebben oog voor de enorme databergen die onnodig worden bewaard.

Studies, waaronder het Veritasrapport uit 2015, tonen aan dat in mailboxen, op persoonlijke en gemeenschappelijke schijven en in procesapplicaties zich veel overbodige, dubbele en onbekende informatie bevindt. 80 tot 90% van deze data kan, of zelfs moet, worden verwijderd zonder dat de informatiekracht van de data teniet wordt gedaan. Integendeel: verwijdering van overbodige gegevens zou de informatievoorziening in organisaties zelfs dramatisch kunnen verbeteren en het beheer vereenvoudigen: wat niet beheerd hoeft te worden kost geen tijd, energie, opslagcapaciteit en servers. Organisaties komen doorgaans niet toe aan het bepalen welke data verwijderd kan en moet worden; daardoor blijft veel te veel data bewaard.

De gevolgen hiervan zijn voor het klimaat bedenkelijk. Wanneer bijvoorbeeld bij 3900 overheidsorganisaties. Gemiddeld 2 TB aan overtollige informatie in de Cloud kan worden gereduceerd, levert dit een jaarlijkse besparing van 7.800 ton aan CO2, wat gelijk staat aan een compensatie met 390.000 bomen per jaar. Let wel: het gaat hierbij om data in de Cloud; wanneer eigen servers worden gebruikt, geldt één tiende van deze hoeveelheid.

Daarnaast telt Nederland rond de 1,8 miljoen bedrijven. Stel hier de mogelijke gemiddelde reductie op 1 TB, dan is de mogelijke jaarlijkse uitstootbesparing 3.600.000 ton CO2, te compenseren met het planten van 1.800.000 bomen. Let wel: voor data die zich niet binnen de cloud bevindt, is dit 1/10^e , dus 180.000 miljoen bomen. Nu worden ook de enorme besparingen in het Veritasrapport aannemelijker.

Maar niet alleen de CO2-uitstoot vormt hier het probleem. Ook de energievoorziening die nodig is om al deze data beschikbaar te houden zal ons dwingen om onze data te gaan opruimen. Een recente studie van de ING-bank geeft aan dat in 2030 meer dan 30% van onze energievoorziening nodig zal zijn voor digitaal dataverkeer en -opslag. Nu al wordt geen nieuwe uitbreiding met datacenters in de regio Amsterdam toegestaan omdat dit het energieverbruik van de stad in gevaar brengt. We zullen in de toekomst gaan vechten om elektriciteit, nu windmolens dan wel voorzien in 10% van de energieproductie, maar deze hele productie nodig is om de datacenters te koelen en informatie rond te pompen van en naar onze computers. Dit terwijl we elektrisch willen gaan rijden, onze huizen in de winter willen verwarmen en ’s zomers meer zullen koelen door de opwarming: we gaan steeds meer energie gebruiken.

Weinigen beseffen dat het gebruik van een telefoon, waarmee gesurfd wordt op het internet, even veel stroom verbruikt als een modale koelkast als we een filmpje bekijken. De Guardian meldde op 26 november 2020 dat alleen al in Groot Brittannië per dag 64 miljoen onnodige “dank je wel” e-mails worden verzonden wat gelijk zou staan aan een emissie van 16.433 ton aan CO2 per jaar (82.100 jaarlijks te planten bomen). Informatie- en communicatietechnologie vragen vandaag de dag al 1500 terawattuur, dat is 10% van de wereldwijde electriciteitsproductie. Het streamen van muziek werd in 2016 al op 350 miljoen kilo CO2-uitstoot geraamd.

Als we bij onszelf nagaan hoeveel data we persoonlijk in de cloud hebben, dan wordt het tijd om een grote opruimactie te gaan houden in Nederland, niet alleen bij overheden en bedrijven, maar ook in persoonlijke digitale verzamelingen in de cloud. Alleen al het weggooien wat we niet meer nodig hebben is de moeite meer dan waard.

Overheden kunnen hierin een voorbeeld vormen en met enige inspanning komen tot een aanzienlijke datareductie, zonder dat dit de toegankelijkheid of het beheer van informatie zal bemoeilijken. We kunnen niet om datahygiëne heen: het is dringend noodzakelijk om in alle digitale omgevingen waar we werken, uitsluitend die informatie te bewaren die we ook werkelijk nodig hebben, vanuit welk gezichtspunt dan ook, en overbodige data te verwijderen. Daarbij zou gezocht moeten worden naar alternatieven van dataopslag, waarbij microfilm zich aandient als een betrouwbaar medium: de houdbaarheid daarvan wordt honderden jaren gegarandeerd (zie het Arctic World Archive, een initiatief van de Europese Commissie). Veel informatie wordt bewaard en nauwelijks meer geraadpleegd; het zou een goed alternatief zijn om deze informatie op microfilm te plaatsen en pas als een ruimer gebruik noodzakelijk is, deze te digitaliseren.