woensdag 2 december 2015

Sprookjes bestaan niet

Van een bevriend ICT-er kreeg ik het onderstaande sprookje opgestuurd.

Er was eens een organisatie die dacht zijn backups op orde te hebben. Het waren geen early adopters, in de jaren tot aan 2010 werden tapes gebruikt, waarna werd overgestapt op backup-on-discs.
Geregeld werd gecontroleerd of er iets uit een backup konden worden teruggezet, en dat was steeds succesvol. Het kostte dan wel een lieve duit, maar de jongens van de IT waren tevreden, dus het klinkt als een gelukkige familie.

Jaren later, toen de organisatie gegevens uit een recent verleden nodig had, werd er op diezelfde IT- jongens een beroep gedaan. Zij gaven de aanvraag door aan hun IT-partner want inmiddels was alle informatie ondergebracht in de cloud. Al snel kwamen ze er achter dat de gegevens op tapes stonden, en dat die niet zomaar teruggezet konden worden. Dus, er kwam een deukje in het geluk van de familie.

De IT-partner ging uiteraard wel een inspanning doen, maar niet zonder eerst de kosten op een rijtje te zetten. En wat blijkt: er zijn twee opties.
Optie 1 zou zijn dat de IT-partner de tapestreamer moest afstoffen, de backupserver moest herinrichten, en dan wellicht de backup kon terugzetten. Hier zouden ook oude omgevingsservers bij nodig zijn, zoals bijvoorbeeld een oude Exchange server. Zij rekenden al gauw met 2 weken werk.
Optie 2 is dat de tapes naar een extern bedrijf gestuurd zouden worden, en afhankelijk van de hoeveelheid data zou de rekening worden opgemaakt, die zonder enig bezwaar gauw 4 cijfers voor de koma zou bedragen, waarbij het eerste cijfer zeker hoger ligt dan 7.

Moraal van dit verhaal: waar betaalde de familie jaren lang het geld voor? Geen idee.

Mijn ICT-collega hoopt dat jullie getriggerd worden om hier eens over te praten met elkaar.... 

zondag 22 november 2015

Recordmanagement of documentbeheer?


Documentbeheer is een belangrijke functie in een organisatie, die kan leiden tot een grote effectiviteit, tot het voorkomen van verspilling en het bereiken van besparingen. Alle medewerkers met een kantoorfunctie hebben ermee te maken. Maar wat is het eigenlijk?
Gewoonlijk worden de volgende activiteiten ertoe gerekend:

 • Het toegankelijk maken van documenten door kenmerken, labels ofwel metadata toe te kennen.
 • Het beheer van deze documenten én bijbehorende gegevens waarmee zij te identificeren zijn en waarmee kan worden aangegeven in welke context zij zijn gebruikt.
 • De verstrekking van informatie uit de systemen waarin documenten zijn opgeborgen (dit zijn: kantoorautomatiseringsapplicaties, afdelings- of vakapplicaties, document-, zaak- en bewaarsystemen).
 • De vernietiging van documenten die niet meer relevant zijn voor de bedrijfsvoering en geen verdere, bijvoorbeeld geschiedkundige of anderszins emotionele,  waarde hebben.

Een documentbeheerder houdt zich bezig met de bovenstaande activiteiten. Documentbeheer houdt in dat er afspraken worden gemaakt over versiebeheer, de plaats waar documenten worden opgeslagen (de locatie, in welk systeem), welke kenmerken aan documenten worden gehangen (dit zijn de metadata), in welke series de documenten worden opgeborgen of welke andere vormen van terugvindbare context en hoe lang data wordt bewaard: de bewaartermijnen. Dit alles doet een documentbeheerder in samenspraak met de proceseigenaren, want iedereen moet gemakkelijk kunnen werken met documenten. Goed documentbeheer bespaart tijd.

Organisaties hebben hun documenten opgeslagen op verschillende plaatsen: in mailboxen, op persoonlijke schijven, afdelingsschijven, op externe media zoals een USB-stick, in Dropbox, Google Docs, in specifieke vakapplicaties, op papier, in mappen: noem maar op of het is er wel.

Vaak geven we deze documenten wel een naam, maar vergeten we die naam. Dan is de samenhang tussen de inhoud van het document en de documentnaam niet terug te vinden. Met andere woorden: eigenlijk is het dossier dan al niet meer volledig.

Ook zijn meerdere versies van hetzelfde document in omloop en weten we na verloop van tijd niet meer welke versie de juiste is.

Ik werk nu bij een organisatie die 1,5 Terabyte aan informatie heeft, alleen al op de gemeenschappelijke schijven. Dat zijn 85 miljoen pagina’s A4 aan tekstdocumenten, een kleine universiteitsbibliotheek. Als je al die documenten zou printen en op elkaar zou leggen, heb je een stapel die hoger is dan 18 maal de Eiffeltoren (bijna 5,5 kilometer). Dat zijn 171.799 pakken A4-papier van 500 vel! Slechts tussen de 10 en 15% van deze documenten zijn originelen. De rest bestaat uit kopieën.

Slechts 11% van de informatie die een organisatie opslaat, heeft zakelijke waarde, zo werd onlangs becijferd in het Databerg Report 2015. Dit betekent dat grosso modo 90% van de informatie overbodig is en dat u dus behoorlijk kunt besparen op uw databeheer. Het bijhouden van de overige, nutteloze data kost bedrijven jaarlijks gemiddeld € 700.000, zo rekent Veritas ons voor.
Maar hoe komen we er nu achter welke informatie essentieel is voor de bedrijfsvoering, en welke niet? Hoe signaleren we kopiebestanden, hoe krijgen we het informatiebeheer onder controle?
Het is immers gemakkelijker om nog een Terabyte in gebruik te nemen dan stelselmatig schijven op te ruimen. Maar toch: hoe meer data, des te groter de kans om op het moment dat informatie nodig is, mis te grijpen. Wat is de juiste versie? In welke map is het document opgeborgen? Hebben we het dossier in papier, of digitaal? Hoe kunnen we een zaak reconstrueren, wanneer we voor de rechter staan?
Schijven staan vol met verouderde bestanden, concepten en kopieën. Niemand neemt de tijd om daar eens flink de bezem door te halen!
Data opruimen heeft veel voordelen. Data die er niet is, hoeft niet te worden beheerd. Als organisatie loop je geen risico: is de wettelijke termijn om iets te bewaren verlopen, dan mag het weg en kunt u er niet meer op worden aangesproken.

Door bestanden op te ruimen worden systemen sneller, het beheer eenvoudiger. Een afgesproken structuur van de informatie (bijvoorbeeld binnen de Verkenner) maakt dat zoektijden en administratieve handelingen verminderen. Hoe eenvoudiger de structuur, des te gemakkelijker deze is toe te passen. Blijft over: meer tijd om te besteden aan het eigenlijke werk, waar de organisatie goed in is.

Veel documenten zijn na korte tijd niet meer nodig voor het bedrijfsproces en kunnen zonder bezwaar worden vernietigd.

Toch worden ze bewaard.

Documentbeheer is verantwoordelijk voor het toegankelijk houden van documenten en de vernietiging ervan, als dat mogelijk is conform wet- en regelgeving. Documentbeheer maakt het gemakkelijker documenten terug te vinden.

Dat moet wel georganiseerd worden.

Dit betekent dat we afspraken moeten maken om het eens te worden over een aantal zaken:
 -   Wat is een document?
 -   Welke documenten zijn relevant voor de werkprocessen die we uitvoeren?
 -   Welke documenten dienen als bewijs en verantwoording?
 -   Hoe komen die documenten tot stand?
 -   Welke gegevens horen bij een document, zodat we het kunnen terugvinden?
 -   Wie maakt documenten?
 -   Waar slaan we de documenten op?
-   Hoe delen we informatie?
-   Waar kun je terecht met vragen?

 De antwoorden helpen ons om documentbeheer in de organisatie tot leven te brengen en ons werk gemakkelijker te maken.

Waarom heb ik het nu over documentbeheer?

Pas geleden was ik in een organisatie waar ik weerstand ondervond van de afdeling ICT, nadat ik door het management gevraagd was om advies. "Jij komt voor de records, en daar zijn wij van" zei het hoofd ICT.
Toen ik vertelde dat ik kwam om het documentbeheer op orde te brengen, zei de man: "Zeg dat dan, dan heb ik nog wel wat problemen die opgelost moeten worden."
We bespraken of PDF/A de beste methode van opslag was, hoe we versiebeheer goed konden inrichten, hoe we de mailboxen onder controle konden krijgen, hoe we persoonlijke schijven konden reduceren, hoe we afdelingsschijven slimmer konden indelen, wat zaakgewijs werken betekende voor de organisatie, wat de Verkenner kon betekenen voor eenvoudig documentbeheer. De hele Roadmap voor digitaal informatiebeheer kwam voorbij en we werden beiden enthousiast over de mogelijkheden die er in de organisatie lagen om tot verbetering van het documentbeheer -en dus de informatievoorziening- te komen.

Documenten in dossiers, metadatering van documenten zodat deze context krijgen en behouden, opslag op een duurzame wijze: we herkenden de gezamenlijke problemen.

Hoe we met databases moesten omgaan was het volgende onderwerp. Hoe moet je die bewaren? En mogen foto's worden teruggebracht tot een ander, minder rijk formaat, wat zijn daarvan de consequenties? Hoe slaan we CAD-CAM op, want als we dat als PDF doen, dan verliezen we de functionaliteit....Wat doen we met de website?

Documentbeheer- het is een mooie start voor organisaties die in de knoop zijn geraakt met hun informatievoorziening. Er is een wereld te winnen.

dinsdag 11 augustus 2015

Hoe leiden we recordmanagement in goede banen

foto: chaos op de tafel bij bezoek van kleinzoon Jesse. Er is een verkeersopstopping. 

Alles moet gericht zijn op één ding: tijd besparen van de gebruiker. De gebruiker van informatie zo snel mogelijk leiden naar zijn of haar informatie. Informatie die betrouwbaar moet zijn, dus de ware inhoud moet bevatten, en zodanig opgeslagen dat deze ook betrouwbaar blijft zolang de informatie nodig is.
Daarvoor hebben we een aantal zaken in de gaten te houden. De verantwoordings- en bewijsinformatie veilig stellen is de eerste en belangrijkste. Dat zijn niet alleen documenten, zaken en metagegevens die voor een langere duur (voor eeuwig of misschien zelfs langer) moeten worden bewaard (in overheidstermen: de blijvend te bewaren zaken): het kunnen ook gegevens zijn met een zeer tijdelijke waarde: zodra deze gegevens nodig zijn, moeten ze geleverd kunnen worden.

Wat hebben we nodig om dit te organiseren?

Als eerste: een management dat het belang van een goede informatievoorziening inziet. Die dit niet alleen met de lippen belijdt en daarna rücksichtlos schrapt in ondersteunende taken, maar die goed nadenkt over hoe de informatiehuishouding georganiseerd hoort te worden. Die inschat welke risico’s het wil lopen door op cruciale momenten zonder informatie te zitten. Wil je geen risico? Neem dan ook maatregelen en organiseer de informatiehuishouding!

Die informatievoorziening dient gevat te worden in regels. Zo simpel mogelijk, zodat het als het ware een tweede natuur wordt om de regels toe te passen. Maak het de medewerkers zo gemakkelijk dat ze als vanzelfsprekend documenten aanmaken, opslaan, terugvinden en kunnen hergebruiken zonder dat het origineel wordt aangetast. Ranganathan noemde dit ooit ‘Save the time of the user’  toen hij zijn Vijf Wetten voor de Bibliotheekwetenschap beschreef. Lees ze maar eens na. Beetje filosofisch, maar zijn tijd ver vooruit. Lees in dit verband ook Vijf wetten voor de bibliotheekwetenschap hertaald en laat je inspireren.

Regels zijn onder andere: hoe maak ik een document, hoe regel ik het versiebeheer, hoe en waar sla ik een document op, wat doe ik als een zaak is afgehandeld, wanneer wordt deze zaak vernietigd.
Om die regels te kunnen toepassen zul  je een specialist nodig hebben, die zorgt voor het overzicht (afdelingen kunnen verschillende ordeningsmethoden en –systemen hebben, die leg je vast in een Informatie Structuurplan, ook wel DSP genoemd), die zorgt voor controle (dat iedereen zich aan de regels houdt), die zorgt voor de verwerking van wat niet meer nodig is. Om dat overzicht te houden maak je afspraken met gebruikers. Die leg je vast in een Ordeningsplan, in een Bewaartermijnenlijst en in de Rechtenstructuur. Je legt werkinstructies vast hoe procedures lopen, zoals het vernietigingsproces. Je zorgt voor continuïteit door steeds vaste tijden af te spreken voor controle, voor nabewerking, voor afvoer, voor vernietiging. Plan, Do, Check Act: hier is Deming's kwaliteitscyclus weer!
.
Nu heb je meteen de beveiliging van de informatie geregeld. Je weet ook vrij snel waar je als organisatie risico’s loopt; in hoeverre de afdelingen hun informatiebeheer serieus nemen of niet. Deze documenten worden in overleg met de afdelingen samengesteld; de rol van de records manager is dan ook voor een belangrijk deel gebaseerd op communicatie. Zorg zo veel mogelijk dat deze taken worden geautomatiseerd en maak de processen LEAN.

Bespaar de gebruiker zo veel mogelijk tijd. Op die manier verdient een afdeling Informatiebeheer zijn geld dubbel en dwars terug. Besparingen zijn ook aantoonbaar: elke Gigabyte minder bespaart 1000 euro aan beheerskosten.
In een workshop zei iemand me onlangs: “Vroeger was ik 25% van mijn tijd kwijt aan administratie en 75% kon ik gewoon mijn werk doen. Nu is dat omgekeerd.” Mijn ervaring is dat dit in veel organisaties zo is en dat er tot op het bot is gesneden. En als je niet oppast, doet dat blijvend pijn.

Tijd dus om tijd te besparen bij deze mensen…. en administratieve processen tot het minimale terug te dringen.

Kan iedereen weer gewoon de dingen doen waarin hij of zij goed is.

dinsdag 5 mei 2015

Een dynamisch vakgebied!


Is de manier waarop we digitaliseringsprocessen uitvoeren wel altijd even handig? Hoogleraar Peter van Bergeijk: 'Ik zit maar in te voeren en te scannen: mijn geld en mijn verzekerings­zaken, de standen van licht en water, de details voor mijn ticket, de administratie voor mijn werk, de school en mijn post.' Zijn slotsom: hij is steeds meer bezig met werk dat 'ver onder het minimumloon' wordt betaald. Bij zijn universiteit wordt 'voortvarend gewerkt aan het overhevelen van eenvoudige handelingen naar het hoogste academische niveau'. Zie http://www.elsevier.nl/Economie/blogs/2015/3/Domme-digitalisering-is-niet-zuinig-maar-juist-duur-1732236W/ . Oftewel: hoe infantiliseert automatisering de samenleving en hoe worden we afgehouden van onze werkelijke kwaliteiten.
Vinc Cerf waarschuwde onlangs voor een zwart gat dat ontstaat, eigenlijk voor digitale dementie: http://www.rtlnieuws.nl/economie/toekomstmakers/ook-nederland-kan-een-zwart-datagat-ontstaan. De waarschuwing werd verrassenderwijze gevolgd door lokale bestuurders (waaronder wethouder Jo-Annes deBat uit Goes)  die in Binnenlands Bestuur waarschuwen voor digitale dementie. http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/nieuws/bestuurders-waarschuwen-voor-digitale-dementie.9472036.lynkx De bestuurders doen een oproep:  ‘Onvindbare informatie zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden. Belangrijk cultureel erfgoed zal hiermee verloren gaan. Alleen wanneer u duurzame digitale toegankelijkheid op de bestuurlijke agenda zet, kunnen we de dreiging van digitale dementie afwenden. Niet alleen om aan een wettelijke verplichting te voldoen, maar ook om goede dienstverlening aan de burger te garanderen.’
Inmiddels zijn hier het afgelopen weekeinde ook Kamervragen over gesteld http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/nieuws/kamervragen-over-digitale-dementie.9473377.lynkx . Die worden doorgaans binnen een week of drie beantwoord en er zullen wel geruststellende geluiden komen waarmee we onszelf weer in slaap wiegen. Er zijn immers veel initiatieven gaande: de ene nog mooier dan de andere en op steeds abstracter niveau, waarbij de praktische bruikbaarheid dus steeds verder weg lijkt. Een abstract niveau dat door vele vakgenoten niet wordt begrepen, die natuurlijk daarop moeten worden bijgeschoold of de digitaal aangedreven boot missen.
De bonnetjesaffaire was er ook, (http://www.nrc.nl/handelsblad/van/2015/maart/14/hoe-digitale-overheidsinformatie-zomaar-verdwijnt-1477640 ) en daarin wordt Eric Hennekam niet helemaal goed geciteerd –en wie ooit een interview heeft gegeven weet hoe verdraaid je woorden in de pers kunnen komen- over de kwaliteit van de documentalisten en archivarissen. Dit leidde weer tot een subliem artikel vanuit de SOD http://www.verenigingsod.nl/sodnieuws/de-sod-over-het-bonnetje  dat eigenlijk alle documentalisten en archivarissen gelezen moeten hebben. Daarop volgden weer diverse reacties (een heel goede van Marjan van de Wetering), met als suggestie  de DIV-medewerkers technisch om te scholen. En daarop sluit de column van  Wilbert Hoffstädt in Sited van mei weer uitstekend aan: ‘Wij kennen en beheersen trucjes om de informatie van mensen en organisaties snel in samenhang te organiseren en wel zo dat het in diezelfde samenhang op lange termijn terug te vinden is. Dat structureren en beheersen op korte en lange termijn: dat is ons vak. Hoe je het digitaal authentiek vasthoudt, is voor anderen zou ik denken, voor papier hadden en hebben we daartoe bijvoorbeeld het restauratorvak in het leven geroepen….’
Kijk, dit bedoel ik nou met: het vak bruist. En dan nu mijn bijdrage: we zouden de belangrijke digitale documenten moeten veiligstellen via computeroutput on microfilm. Als zelfs Brewster Kahle van The Internet Archive boeken verfilmt (terwijl alle bibliotheken dit inmiddels doen) maar daarna de papieren boeken bewaart omdat hij terug wil kunnen gaan tot de oorspronkelijke teksten, wordt het tijd om eens goed na te denken hoe wij die oorspronkelijke teksten dan wel authentiek, integer en tegen zo laag mogelijke kosten kunnen bewaren. Dat dit kan is al eeuwen bewezen: analoog, op microfilm. Computeroutput is snel, eenvoudig en uiterst goedkoop op microfilm te plaatsen en is zo jaren te bewaren, in te lezen in welk anders systeem dan ook, mits veilig op te slaan.
Dit uiteraard afgezien van de opdracht dat we eerst moeten zorgen dat wat we opslaan, ook authentiek en integer is. Daar ligt een eerste zorg. Realiseren we dat al niet, dan is de manier van opslag volslagen oninteressant. Het is een discussie die ook geldt voor e-depots: wat is de waarde van een gouden vat als je er alleen maar vuilnis in gooit.
Wie weet komt u er, als uw lachbuien verstomd zijn, achter dat microfilm een hele goede manier zou zijn om authentieke, integere documenten duurzaam veilig te stellen. Om de kosten hoeft u het niet te laten: zie Gewaardeerd verleden, bijlage 3 voor een kostenvergelijking.

En ondertussen worden we echte acrobaten die over toegangspoortjes springen en ons zo goedkoop toegang verschaffen. 

woensdag 18 maart 2015

Je bent een krent als je voor content bent


 
Archiefinnovatie begint van de grond te komen. Onlangs werd er zelfs een congres over gehouden. Innovatie- het uitvinden van iets nieuws. Er wordt heel wat uitgevonden momenteel.

De wielen zijn niet aan te slepen.

Maar toch geven de ontwikkelingen binnen ons vakgebied- het documentbeheer, of, beter gezegd: archiefbeheer,  me een onbehaaglijk gevoel als ik zo een congres bijwoon.

Binnen het documentmanagement doen we er alles aan om te gaan begrijpen hoe ICT werkt. We moeten halve of hele ICT-ers worden is de gangbare opinie, om de informatiehuishouding te kunnen regelen en om het beheer van documenten te blijven snappen.

Daarbij is er steeds minder aandacht voor de fundamentele basisvereisten die er zijn voor het beheer van documenten. Het woord archief mag niet meer genoemd worden, want dat is zo jaren tachtig. Nee, we moeten het hebben over informatie.

Natuurlijk moeten we methoden die in de papieren wereld niet werkten, vervangen door datgene wat wel werkt. Het omgaan met de enorme hoeveelheden data vraagt om andere instrumenten. Van een wereld van schaarste zijn we terecht gekomen in de overvloed. Een massaliteit die nieuwe vragen oproept. We kunnen een centraal digitaal archief bijhouden, maar hoe zorgen we dat we de persoonlijke bestanden, de afdelingsbestanden en de mailboxen onder controle krijgen?

En, moeten we dat willen? Het probleem ontkennen maakt dat er geen probleem is.

“Dat doen we niet meer en selecteren ook niet” hoorde ik op het congres. We zijn immers geen politieagenten! Daarbij: Big Data! Je weet nooit of je deze informatie nog nodig hebt om onvermoede analyses te kunnen maken. Hiep Hiep Hoera voor Big Data.

En content? Je bent een krent als je voor content bent- zo lijkt het wel. Doe toch niet zo moeilijk: wie wil nou nog die content. En waarom eigenlijk, de hele wereld is een goochelaar geworden en komt best aan zijn informatie. Waarom zouden wij het beter willen doen.

Maar toch…..

In organisatie A heeft een medewerker, toen hij naar een andere organisatie verhuisde, 500 GB aan informatie gekopieerd en meegenomen naar de nieuwe werkgever, want “je kunt nooit weten”.

In organisatie B stond een belangrijk dossier op een gemeenschappelijke schijf. Toen het dossier na enkele jaren nodig was om te raadplegen, bleek het verdwenen. Het was niet te reorganiseren. Hierdoor diende een bepaald onderzoek herhaald te worden. Kosten vele tienduizenden euro’s.

In organisatie C werd naar informatie gezocht die tientallen jaren oud was. De informatie stond op een tape. Er was geen apparatuur meer aanwezig om de tape te lezen.

Terwijl wij onze medewerkers, die getraind zijn in het ontwerpen van toegankelijkheidstructuren, van selectie en vernietiging, terwijl wij die medewerkers omvormen tot halfwas techneuten vragen de échte techneuten in de organisatie zich af wie hen kan helpen bij vraagstukken rondom boomstructuren, bewaring en vernietiging, rechtenstructuren (wie mag welke informatie inzien en voor hoe lang), met voorkoming van dubbele informatie, met risicobeperking dat de verkeerde informatie met één druk op de knop wordt vernietigd, met het voorkomen van het maken van nutteloze backupbestanden…..

Met het voorkomen van de ongebreidelde groei van data, die in de toekomst enorme beheerskosten met zich mee zal brengen!

Er is in organisaties alle ruimte voor de documentbeheerder die hier een taak ziet. Die back to basics kijkt naar de essentie van het belang van zijn of haar aanwezigheid in een organisatie. Die serieus werk maakt van toegankelijkheid en archiefselectie: de twee pijlers waaruit ons vakgebied is voortgekomen, waarop ons vak nog jaren vooruit kan.

Samen met ICT- een nieuwe toekomst waarin we elkaar aanvullen. Niet elkaars werk overnemen, maar met respect voor ieders kennis samenwerken.

Kennis die we dan wel moeten hebben en demonstreren.

woensdag 4 februari 2015

Over stijgende werkplekkosten




Onlangs was ik in een organisatie met een Probleem.
Dat zijn de mooiste organisaties voor een adviseur.
Bij deze organisatie had men danig gesnoeid in het personeelsbestand. Medewerkers waren verdwenen via natuurlijk verloop, sommigen hadden een bescheiden zetje gekregen en een groep anderen was afgevloeid. Tot zover geen bijzonderheden.
Het gekke was dat, sinds de terugloop in personeel, de kosten per werkplek danig hoger waren geworden.
Men vroeg zich af hoe dit mogelijk was: er moest toch een verklaring voor zijn?

We begonnen de kosten per werkplek te ontleden. Een van de componenten daarin waren de kosten van opslag van informatie in de verschillende systemen. Die werden hoofdelijk omgeslagen over de uren en over de functionarissen die voor het maken van die uren verantwoordelijk waren. Tja, en als je minder uren hebt in totaal en minder functionarissen, dan worden die kosten per functionaris hoger.
Het is hetzelfde als wanneer je met tien mensen een gewicht hebt opgetild en twee mensen lopen weg. Dan moet je met achten tillen, en wordt de last zwaarder.

Licenties doorlichten? Daaraan was nog niet gedacht. Licenties werden aan gebruikers toegewezen, maar waren gebonden aan jaren lopende contracten: je kon niet zomaar het aantal licenties terugbrengen per uittredingsdatum van een medewerker.
Er waren 375 mailboxen voor 200 medewerkers, waaronder mailboxen en mailgroepen van allerlei projecten, die al lang waren voltooid. Per mailbox werd een bedrag betaald aan de hostende instantie.
Medewerkers hadden mailboxen van 500 MB; het idee was om die te verhogen tot 1 TB, want de postbussen waren te klein, beweerden de medewerkers: zo was niet te werken! De ruimte hiervoor werd gehuurd in de Cloud.
Medewerkers hadden een persoonlijke schijf, deze werd ook vergroot naar 1 TB nu One Drive werd ingevoerd. Ook deze ruimte werd gehuurd in de Cloud.
Op de afdelingsschijven bevond zich een rijke variatie aan curieuze documenten, dubbelen, verouderde versies, foto's van feestjes, partijen en gelegenheden: vanaf het moment dat de organisatie met digitale tekstverwerking was begonnen, was alles bewaard: de enige reactie van ICT op het moment dat er capaciteitstekort was, was een nieuwe schijf bijprikken.

De verhoging van de kosten per werkplek zat hoofdzakelijk in de opslagkosten van de organisatie, die bij minder medewerkers verdeeld werden over minder koppen, dus gemiddeld hoger werden.
Hier was werk aan de winkel! We zijn inmiddels bezig met de opzet van een programma waarin we de organisatie hebben geleerd om hun documentenbeheer beter te organiseren. Dit leidt tot selectie van de waardevolle documenten en weggooien wat overbodig is. Natuurlijk vraagt dit organisatie!

Maar nu het mooie: de kosten van de opschoonoperatie bedragen slechts 10% van de structurele kosten die per jaar worden bespaard.

Informatiebeheer- het loont de moeite!

zaterdag 24 januari 2015

Hoe betrouwbaar is het Internet

In The New Yorker verscheen een interessant artikel over internet: The Cobweb- Can the Internet be Archived? van de hand van Jill Lepore. Een artikel dat de moeite van het lezen waard is. 
Het artikel begint met het neerhalen van MH17, waarbij Igor Girkin, een separatist, een bericht plaatste op het internet met de tekst: We haalden juist een vliegtuig naar beneden, een AN-26. Een boodschap die enkele uren later al weer verdwenen was, maar wel in de Way Back Machine belandde.  Zo worden nog enkele voorbeelden genoemd van informatie, die plotseling verdween. En dat zet me aan het denken. 
Er zijn veel risico's en gevaren aan de digitalisering, waar we momenteel ondoordacht mee omgaan. Is jouw computer al eens gehackt, of zijn je bestanden gegijzeld? Dat is het moment waarop je toch iets anders gaat denken over informatiebeveiliging en digitale gegevensopslag. En wat als het je organisatie overkomt. Hoe slordig gaan we tegenwoordig met documenten en metadata om. Hoe moeilijk wordt het om een genomen besluit te reconstrueren, te zien wie welke wijzigingen aanbracht, op welk moment mensen op de hoogte waren van een bepaalde beslissing. We houden steeds minder rekening met het archiveren: de digitale chaos wordt steeds groter en we concentreren ons niet meer op een goede verslaglegging van de gebeurtenissen, maar 'laten de boel de boel' en sturen de archivaris en de afdeling DIV de laan uit omdat ze niet meer zouden passen in deze moderne tijd. 
Ik ben er nog niet zo zeker van of digitale gegevensopslag wel zo veilig, en duurzaam is. De reden is als volgt: altijd hebben we een nieuwe techniek verwelkomd als de Haarlemmerolie, die alle problemen zou oplossen. Nooit is zo een techniek daartoe in staat gebleken; elke techniek heeft weer gezorgd voor nieuwe, eigen problemen. Daarom moeten we, willen we duurzaam bewaren, -toch zeker de eerste tijd!- mikken op meerdere technieken. Het zou kunnen zijn dat we belangrijke besluiten tóch op papier vastleggen, in dossiers, al klinkt dat nu wellicht belachelijk (daar denkt de Rekenkamer van de Provincie Noord-Brabant trouwens anders over). Of dat we digitale informatie via een andere analoge techniek toch loskoppelen van de digitale bron, al is het maar om ooit erop te kunnen terugvallen dat het document ongewijzigd is gebleven in de loop der tijd, niet is gehackt en veranderd of verminkt. Want als het nu al mogelijk is om van bedrijven informatiebestanden te gijzelen, dan komt er nog heel wat andere miserie op ons af. 
Een paar feiten uit het artikel van Jill Lepore:
- de gemiddelde levensduur van een webpagina is honderd dagen;
- een webpagina hoeft niet opzettelijk verwijderd te worden om te verdwijnen, al gebeurt dit wel met hele sites: denk aan MySpace, GeoCities en Hyves). Kijk eens in de WayBack Machine  en toets in: www.vhic.nl. Je ziet dat deze site 126 keer is vastgelegd, maar ga nu eens kijken wàt er is vastgelegd en hoe vaak je leest: helaas is deze informatie niet binnengehaald. Wat is zo een archief waard? Neem de proef op de som en probeer het eens vanaf 1999, toen wij onze eerste website lanceerden. 
- lees over de link rot en content drift, samen ook wel reference rot genoemd. Neem eens een willekeurige wetenschappelijke publicatie en klik op de voetnoten die verwijzen naar een internetpagina: meer dan 50% van de URL's zal het niet meer doen. In de medische tijdschriften tussen 1997 en 2012 werkt een op de vijf links niet meer. En wat gebeurt er als dit bewijs verdwijnt? Er wordt dan wel gewerkt aan permalinks, maar ik moet eerst zien dat het werkt.
- Pas nu begint men zich zorgen te maken, over het verdwijnende internet. Maar wat als we het internet gaan archiveren? Slaan we alles op, of maken we selecties, en wie maakt die selecties dan? The Library of Congress archiveert alle tweets die er ooit verschijnen, maar wat een rotzooi zit daar tussen! Sinds die tijd wordt de Library ook wel The Museum of Crap genoemd....
Internet is prachtig; ik zou het niet kunnen missen. MAAR: we weten niet wat we moeten bewaren, we weten niet hoe we moeten selecteren, we weten niet welke tools we nodig hebben om terug te kunnen vinden, om te filteren, we weten niet hoe om te gaan met de chaos, die zo enorm veel groter is dan wat jij in je mailbox hebt; van een omvang die niet te bevatten is. En willen we wel alles bewaren? Zou je niet blij zijn dat bepaalde informatie onvindbaar wordt, of gewoon verwijderd? Iedereen doet toch wel eens een domme uitspraak waaraan hij of zij niet meer wil worden herinnerd, moet dat allemaal toegankelijk blijven?
Ik denk dat het juist een taak is van de informatiebeheerder/specialist om op dit punt vragen te blijven stellen over de veiligheid en de betrouwbaarheid van informatie en te werken aan een betrouwbaarder archief dan we nu hebben. Dat ligt volgens mij niet in het uitsluitend wedden op het digitale paard, zolang internet nog onbetrouwbaar is. 
Blijf kritisch. 
http://www.newyorker.com/magazine/2015/01/26/cobweb
https://archive.org/
http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/nieuws/digitaal-geheugenverlies-dreigt-voor-noord.9458277.lynkx

woensdag 21 januari 2015

Is de informatiechaos nabij?

De AIIM, de Global Community of Information Professionals, denkt van wel! Er is een totale ontwrichting op komst van de digitale informatie, vindt de AIIM. De Infochaos is niet ver meer. 

Een citaat uit een rondzendbrief die ik vandaag ontving:

Here’s our list of predictions for 2015:
1. The Questioning of Enterprise IT Reaches Critical Mass2. The Death of Records Management As We Know It3. The End of the Era of Cloud Geo-Neutrality4. Case Management Lights Up – A Rose By Any Other Name?5. Security Shifts from the Perimeter and the Device to the Asset Itself6. The “I” in “IT” Finally Becomes Real7. The Year E-mail Became Cool Again8. The Commoditization of File Sync and Share9. Collaboration Steals the Show from Enterprise SocialThis disruption will impact companies and organizations of all sizes. Potential “Blockbuster" stories — the sad story of moving from industry dominance to being totally replaced by Netflix in the span of just five years — are all around us. Even in an industry like taxis the winds of change are in motion — who could have ever predicted that Uber would use technology to compete with taxis?How can you help your organization prepare — and even embrace — the infochaos that will be created by the 9 predictions above?On a more personal level, how can you make sure that YOU have the skills, foresight, and connections to not only survive, but thrive in the turbulent times ahead?That's what The AIIM Conference 2015 (March 18-20 in San Diego) is all about. 

Er is een boekje over dit onderwerp uitgekomen, Digital Disruption — 10 Content and Information Predictions You Need to Understand . Je kunt het gratis downloaden als je de link volgt- neem die moeite en lees eens wat de grootste vereniging van informatieprofessionals hierover zegt.