Arabische lente en Facebook

Er is een boek uitgekomen over de Egyptische lente. Die werd vooral ondersteund door de manier waarop nieuwe media -waaronder Facebook- werd gebruikt. De jonge Egyptische Wael Ghonim (30) riep vorig jaar met zijn Facebookpagina op tot revolutie op het Tahrirplein. Ghonim werd held van de opstand. In 'Revolution 2.0' maakt hij nu de balans op van de Arabische Lente. Boek is nog nie tin het Nederlands vertaald en werd gisteren besproken in OBA Live. Bekijk het item, de boekbespreking van Chris van der Heijden. De moeite waard. Wat is de waarde van Facebook eigenlijk? Bekijk dit item, hoogst interessant.

Ted de records manager

Zoek je nog argumenten voor uitbouw van je functies? Ted de Records manager helpt je

Informatie met toekomstige kosten

... een server bijplaatsen is goedkoper dan archiefselectie? Volgens Amerikaanse schattingen bedragen de kosten voor ontsluiting, beheer, onderhoud van één terabyte ongeveer driehonderdduizend dollar per jaar. De verwachting is dat de komende jaren de kosten per eenheid digitale gegevens de kosten van opslag van papier zullen overtreffen. Zie het rapport Informatie met toekomstwaarde uit 2008. Records management/informatiebeheer blijft dus een belangrijke taak om de informatiechaos binnen de perken te houden. De belangrijke functies -de toegevoegde waarde, de winstfactor- van het records management wordt steeds duidelijker:
- zorgen dat één exemplaar van een informatie-object dat dient voor informatie, bewijs en verantwoording duurzaam toegankelijk blijft voor iedereen die hiertoe is geautoriseerd (beveiligingsaspect, autorisatie, metadatering, opslag);
- zorgen dat de opslag duurzaam gebeurt, dus zonder dat bestanden corrupt en daardoor onbruikbaar kunnen raken;
- zorgen dat deze informatie-objecten zo worden geoormerkt dat ze terug te vinden zijn, ook in de context die nodig is om de informatie ten volle te begrijpen;
- zorgen dat informatie, die niet nodig is voor raadpleging, bewijsvoering en verantwoording vernietigd wordt, in alle vormen waarin de informatie aanwezig is en schade kan toebrengen aan personen, de maatschappij of de organisatie;
- zorgen dat informatie die omwille van privacy-overwegingen vernietigd MOET worden, ook daadwerkelijk zodanig wordt verkruimeld, verwoest en volledig teniet gedaan -met alle toegangen die ooit tot de informatie hebben geleid- dat deze niet meer, met geen enkel middel, te herstellen is.

Netwerkschijven vallen merkwaardigerwijze buiten het archiefregime (zie hierover ook deze post. De afgelopen jaren is het aantal opgeslagen digitale bestanden in alle organisaties sterk gegroeid. Deze toename is het gevolg van:
- de opslag van overbodige data. Er wordt niet opgeschoond;
- dezelfde bestanden zijn op meerdere plaatsen opgeslagen;
- nieuwe media vragen grotere opslag, zoals video, audio en foto's.

Het beheer van deze informatie kost veel tijd. Zo kost het terugzetten van een "per ongeluk" verwijderd bestand soms meer dan een dag. Deze situatie blijkt te worden geaccepteerd als onvermijdelijk in de bedrijfsvoering. Verder zijn er uiteraard de kosten van hardware, software, energie, personeel, etc.

Het lijkt me dan ook van eminent belang dat alle digitale informatie, ongeacht de vorm, onder archiefregime worden gebracht.
De toekomst is aan het informatiebeheer- het is nu of nooit.

Mundaneum opnieuw in de belangstelling

Deze keer enige filmpjes. Over Colossus, het programma en de computer waarmee de Engelsen de Enigma Code kraakten...

Over Otlet en de samenwerking tussen het Mundaneum en Google. De indexkaarten die nog over zijn van het Repertorium van het Institut International de Bibliographie worden door Goodle gedigitaliseerd, waarmee de droom van Pul Otlet toch nog uitkomt.... Oftewel, zoals Google het zelf beschrijft: A short video prepared to highlight the pioneering work of Paul Otlet and Henri La Fontaine. Decades before the creation of the World Wide Web, they built a paper archival system of the world's information which they called Mundenaem. Their goal was to preserve peace by assembling knowledge and making it accessible to the entire world

een filmpje over de start van het Mundaneum en het bezoek van Carnegie, waarin Otlet en La Fontaine hem rondleiden. Dan mag natuurlijk de documentaire van Noorderlicht niet ontbreken.

Een uur college over Vannevar Bush, de bouwer van de Memex, over informatiemanagement en hypertext. Het is dan 1945. Hoe die Memex eruit zag en werkte, zie je hier, maar ook in deze animatie. Hier is Vannevar Bush zelf aan het woord.

Een eerste vorm van automatisering bij Lyon's, in de jaren dertig revolutionair. Over de passie die je werk tot een belevenis kan maken.

Het Mundaneumproject van Google

Internet avant la lettre en het internet volgens Google gaan een project uitvoeren. In dit bericht opvallende flmpjes over hoe het Mundaneum werkte, met een blik op het Repertorium dat de gehele menselijke kennis moest omvatten en zo wereldoorlogen in de toekomst zou voorkomen. Zou dat het Internet ook lukken?

Bekijk het eens anders.....

Hoe creatief kun je zijn tegenwoordig?

Eigenlijk kun je heel veel zonder daarin grote kosten te maken. Zo ben ik in een organisatie aan het werk, die het eens helemaal anders wil doen.
Geen DMS, maar gewoon: archiefbeheer op de gemeenschappelijke schijf.
Geen apart actiebewakingsysteem, maar: Outlook Taken.
Geen zakensysteem, maar heldere afspraken met de klant over de levertijd en verder geen volgstappen.
Digitalisering door het maken van pdf’s, die dan worden geplaatst in mappen.

Mappen?

Ja, mappen. Worden ook wel dossiers genoemd.

Eigenlijk is het weer terug naar de basis. Heb je een bepaalde zaak, dan maak je daar een map voor aan. De documenten worden in die map geplaatst.
Hé! Noemden we dat vroeger niet klasseren?
Jazeker! En het mooie is: iedereen in een organisatie kan de basistechnieken van het klasseren leren. Daarbij wel geholpen door informatiespecialisten, die we informatiebeheerders noemen. Dat is niet helemaal conform de theorie, maar records management en recordbeheerders- waarom het Engels noemen als het in het Nederlands kan.

Het is betrekkelijk eenvoudig. Je maakt een dossierstructuur voor de G-schijf in samenspraak met je gebruikers van de informatie. In die dossierstructuur plaats je de rechten van degene die de dossiers mag wijzigen en raadplegen.
Heeft iemand een document gemaakt, dan plaatst hij of zij dat in de dossierstructuur. De dossiers krijgen een duidelijke, herkenbare, unieke naam die ze onderscheidt van andere dossiers.
Is het dossier voltooid, dan wordt door informatiebeheerder en dossierverantwoordelijke de beslissing genomen hoe lang dit bewaard dient te worden, en het v-jaar wordt toegevoegd aan de naam van het dossier.
Eén keer per jaar lopen we de dossiers door op v-termijnen en worden de dossiers die te vernietigen zijn, daadwerkelijk vernietigd. Wat eeuwig te bewaren is, wordt overgeheveld naar het elektronische depot.

Eenvoudig he?

En belangrijker nog: het werkt! Als een tierelier! Iedereen snapt het!

Nu zijn er natuurlijk documenten die een bepaald proces volgen.Daarvoor heb je procesapplicaties. Je kunt er voor kiezen om de documenten in de procesapplicaties op te nemen, of gewoon op de g-schijf, gekoppeld aan die procesapplicatie.

Eigenlijk vreemd dat we vanuit ons vakspecialisme, het ordenen en toegankelijk maken van informatie, de G-schijf nooit als ons werkterrein hebben beschouwd. Die G-schijf was van de afdelingen; het archief, daarvoor zorgden wij.

Daarom: claim de G-schijf als je werkterrein. Gebruik daarbij wel wat diplomatie, zeker als je nog nooit jezelf ermee hebt bemoeid moet je even door wat weerstanden heen. Maar waarom de G-schijf niet tot hét centrale archief maken!

Oja, en de dossierstructuur die je maakt is redelijk eenvoudig over te hevelen naar Sharepoint. Maar dat is weer een ander verhaal!