Documenten zijn gegevensobjecten

Doorgaans wordt binnen het vakgebied verschil gemaakt tussen gegevens of data, informatie, documenten en archiefdocumenten. De gegevens zijn daarbij de totaalverzameling, informatie, documenten en archiefdocumenten zijn daar steeds deelverzamelingen uit, gedefinieerd door een regel, waarmee we een beperking stellen.
De gegevens hebben niet per definitie voor iedereen betekenis. Pas wanneer gegevens deze betekenis hebben, is er sprake van informatie. Informatie is dus subjectief bepaald: wat voor de een informatie is, is voor de ander een onbelangrijk gegeven.
De betekenis wordt gegeven door drie elementen: vorm, structuur en inhoud. Deze elementen zullen meegegeven moeten worden aan gegevens om ze betekenisvolle informatie te laten zijn.
Informatie kan zijn neergelegd in een document. Een document is een informatieobject dat bestaat uit betekenisvolle, samenhangende gegevens die dienen voor de overdracht van informatie. De gegevens hebben door hun context betekenis.
Wordt een document gebruikt als bewijs, dan is het een archiefdocument.

Digitale documenten vormen hierbij een probleem, omdat niet onomstotelijk vaststaat of zij authentiek zijn, dat wil zeggen: overeenkomstig de manier waarop zij zijn opgemaakt en in de tijd niet gewijzigd. Elementen van een elektronisch document zijn inhoud, structuur, vorm, context en gedrag. Bij ‘gedrag’ gaat het bijvoorbeeld om formules in de cellen van een spreadsheet, de manier waarop een filmpje wordt afgespeeld, hoe een diapresentatie verloopt of de links die in een document zijn aangebracht, waarmee weer andere documenten worden opgeroepen. De context is de manier waarop het document met andere documenten is verbonden.

Maar wat is nu een document? Wij sluiten daarbij toch aan op de ideeën van Suzanne Briët (zie hiervoor: waar het allemaal begint, ook geplaatst in de categorie documentatiewetenschap). Er zijn immers ook vele bibliotheek- en museale documenten!.
Wij noemen documenten liever gegevensobjecten. Volgens ons zijn daar vele vormen van. In de meerderheid van de gevallen is de drager daarbij nog steeds zeer belangrijk: denk maar eens aan een schilderij, dat met een slechte kwaliteit verf is vervaardigd door een beroemd schilder en waarbij men alle moeite doet om dit te verdoeken en in optimale staat te houden. Elektronische documenten die via beeldscherm, magnetische drager en magnetisch transportmiddel tot een organisatie komen, zullen tot officieel bewijs (archiefdocument) worden verklaard (niet voor niets luidt de uitdrukking in Amerika “ to declare a record” : een document tot archiefstuk verklaren). Een document wordt dus tot archiefdocument omdat het als zodanig wordt gewaardeerd. Het gegevensobject, de gegevensdrager, wordt geplaatst in een georganiseerde, betekenisvolle relatie tot ander bewijs, in een context. Dit laatste is erg belangrijk, omdat we deze context steeds zullen tegenkomen: gegevens worden immers pas informatie binnen de context waarin ze worden of zijn gebruikt.
Zelf definiëren wij het document als: een authentiek vastgelegde samenhangende hoeveelheid reproduceerbare gegevens, op een bepaalde wijze gepresenteerd,voorzien van een inhoudelijke context met als doelstelling een boodschap te communiceren, te informeren en/of bewijs te leveren.

Het is een definitie die aangeeft dat er sprake is van:
- Een vastlegging die datgene is wat hij beweert te zijn, authentiek is;
- Een functie die strekt tot communicatie, bewijs, studie of lering;
- Een werkelijkheid die door een model wordt gerepresenteerd;
- Een context, waarin het document is of wordt gebruikt en
- Reproduceerbaarheid in dezelfde vorm als waarin het is vastgelegd.
Op dit gegevensobject kunnen dan weer documentaire handelingen worden toegepast, zoals: klasseren, ordenen, selecteren, beschikbaar stellen.

Hiermee gaan wij dus voorbij aan een indeling in gestructureerde en ongestructureerde gegevens, digitale of niet-digitale vorm, omdat deze niet relevant is: het is de context die bepaalt of iets als document wordt beschouwd, tot document wordt verklaard: de mededeling is bepalend, naast de vorm. Zo zal een notitie met verwarrend gekrabbel bij een rechter als bewijs kunnen dienen dat degene wiens handschrift het betreft, handelingsonbekwaam is, terwijl het op een kleuterschool aantoont dat iemand de eerste beginselen van de schrijfkunst machtig is geworden. Een transactie die via e-mail wordt uitgevoerd kan dus pas een document zijn, indien de gegevens een rol spelen binnen een context. Dit kan zijn de serie elektronische berichten in een mailbox of een bepaald elektronisch dossier.
Een tweede belangrijk onderscheidend punt is dat van de vastlegging. In onze visie kan er zonder vastlegging geen sprake van een document. Wanneer een gegeven niet is vastgelegd op enige wijze, in een fixatiemoment, dan kan er geen bewijs worden geleverd. Dit betekent dat een virtueel document niet bestaat, ook het onderscheid tussen documenten en virtuele documenten bestaat niet. Virtueel geeft aan dat iets ongrijpbaar is en niet wordt gefixeerd. Zonder fixatie is er in onze visie geen document. Met andere woorden: een virtueel document is geen document.

Een virtueel document is een document dat primair geen fysieke vorm meer heeft, maar deze secundair als kopie of print wel toegekend kan krijgen. In deze optiek zijn tekstblokken virtuele documenten, maar ook de records, samengesteld uit één of meerdere databases.
R.M. Kessner, ‘The changing face of office documentation: electronic/optical information technologies. An analytical framework for the review of trends in office’ in: A. Menne-Haritz (ed.), Information handling in offices and archives (München- London 1993).