Een norm voor archiveren die door alle overheden en bedrijven overal ter wereld wordt gebruikt? Het lijkt een droom, maar is werkelijkheid. De kwaliteitsnorm voor informatie- en archiefmanagement heet nen-iso 15489.
De norm (gepubliceerd in 2001) werd ontwikkeld om de beste werkmethoden op het gebied van records management vast te leggen. Laat ons een kijken welke inhoud deze norm heeft en welke consequenties deze kan hebben voor het werkgebied van de informatiebeheerder.
Laten we beginnen met het begrip record nader te beschouwen. In Angelsaksische landen wordt onderscheid gemaakt tussen documenten, records en archives. Naar Nederlandse begrippen staan records gelijk aan archiefbescheiden en wordt records management vertaald met documentaire informatievoorziening, al zou het beter zijn hiervoor het begrip informatiebeheer in te voeren. Informatiebeheer staat wat beter dan al die termen die momenteel de toevoeging “management” of “specialist” krijgen. We hebben al een visspecialist, een keukenspecialist, een fietsspecialist, moet daar dan ook nog een informatiespecialist bij? En managers zijn er ook voldoende, dus laat mij het maar houden bij beheer. En of we beheren of voorzien in informatie: het laatste wordt door het beheer omsloten.
De term record is op zich een hele mooie benaming voor iets wat is “recorded” oftewel vastgelegd en wat later moet dienen voor bewijs of verantwoording. Dus alle vastleggingen die moeten dienen tot bewijs leggen we vast in records, onafhankelijk de vorm. Het kan dat je bewijs moet leveren door een brief, een mail, een opname van een bewakingscamera, een foto die op een onbewaakt moment is genomen.
Er zijn records en non-records. Dit onderscheid is van groot belang. Onder de laatste categorie worden verstaan de documentatie (voorbeelden die in de organisatie gebruikt worden, blanco formulieren die op voorraad worden gehouden) dubbelen, kopieën, kladstukken, afschriften en concepten van documenten die geen “officieel” karakter hebben, maar die tijdelijk worden bewaard op werkniveau. Natuurlijk kunnen deze documenten ook de status van record krijgen, wanneer zijhet enige zijn aan de hand waarvan bewijs kan worden geleverd: beter half bewijs dan geen bewijs. Dat maakt ons werk ook zo mooi: waar een origineel, officieel tot record verklaard gegeven ontbreekt, moeten we zoeken naar vervangend bewijs.
Non-records mogen worden vernietigd indien daaraan geen belang meer wordt gehecht én er een record aanwezig is. Zodra bepaald is dat van de stukken een bewaarde versie aanwezig is in een beheerde omgeving, kunnen overtollige exemplaren worden verwijderd.
Records blijven bewaard tot het moment dat zij niet meer nodig zijn voor de administratieve verslaglegging en de recht- en bewijsvoering. Bepaalde records hebben echter ook andere waarde en zijn van historisch belang. Zij worden uiteindelijk opgenomen in de Archives, het Archief oftewel de archiefbewaarplaats en zijn dan in principe openbaar, tenzij beperkende bepalingen zijn gesteld.
Records zijn dus de informatie-objecten die omwille van dat bewijs in de organisatie worden bewaard. Taak van de informatiebeheerder (in Engelstalige landen de records manager, in Nederland wel de recordmanager genoemd) is om deze stukken te beheren en ze in een zo vroeg mogelijk stadium te scheiden van non-records. Het beheer dient te geschieden op een zo doelgericht en efficiënt mogelijke manier: de zoektocht naar records mag zo weinig mogelijk zoektijd kosten, zo weinig mogelijk ruimte en werkinspanning opleveren en daarom dienen bewijsstukken direct wanneer dit mogelijk of noodzakelijk is, te worden vernietigd. Zo worden de kosten van het beheer nu en in de toekomst tot het minimum beperkt. Wanneer we weten welke kosten gepaard gaan met geautomatiseerde en handmatig bijgehouden systemen dan zien we al snel de noodzaak van een effectief en zo economisch mogelijk informatiebeheer.
De standaard NEN ISO 15489 is mede bedoeld om het informatiebeheer te brengen binnen het raamwerk van het kwaliteitsmanagement, de ISO-standaarden 9001, 9002 en 14001. De standaard vormt een algemeen kader voor het informatie- en archiefmanagement in een totale organisatie. Het is een norm die de totale informatiehuishouding van een organisatie omvat, en dus gaat over alle systemen waarin gegevens worden beheerd die dienen voor bewijs en verantwoording. Het begrip systeem dient hierbij breed te worden opgevat: er zijn zowel papieren informatiedragers die als bewijs dienen als digitale. De nadruk ligt de laatste jaren echte rop het volledig digitaal maken van het informatiecircuit, van de communicatie binnen de organisatie zowel als de communicatie met andere organisaties. Om te kunnen onderscheiden of een systeem inderdaad voldoet aan de vereisten om betrouwbare gegevens te kunnen leveren, zijn raamwerken opgesteld waaraan de systemen kunenn worden getoetst. Een heel belangrijk toetsingskader is afkomstig van de Amerikaanse overheid, de DoD 5015-2 Standaard. In Nederland is ook een standaard ontwikkeld om software te toetsen, dit is de NEN 2082-norm.
NEN ISO 15489 werd ontwikkeld naar het voorbeeld van de Australische archiefnorm AS 4390, waaruit dan ook vele herkenbare elementen zijn overgenomen. De norm bestaat uit een beschrijvend deel en een aanhangsel, het Technical Report. De standaard moet helpen bij de invoering van een recordkeeping systeem. Zo een systeem omvat alle elementen die nodig zijn voor de invoering van archiefbeheer: mensen, middelen, opleiding en kennis, software, documentatie van de systemen, wetgeving, regelgeving en procedures. In Nederland werd het voor het eerst beschreven door Peter Horsman in zijn boekje [naam volgt].
De standaard is niet alleen voor overheden bedoeld, maar voor iedereen die een taak heeft bij de vorming en het onderhoud van records. Vooral voor multinationals –privaatrechtelijke organisaties- is het nodig om een archiveringsstandaard te hebben, zodat waar ook ter wereld op dezelfde manier documenten worden beheerd. Hierdoor kunnen éénduidige systemen worden beheerd, kunnen audits op de archivering worden uitgevoerd en blijft het voor de organisatie mogelijk zich te verantwoorden.
De Standaard is grotendeels beschrijvend. Zo worden de voordelen van een adequaat records management opgenoemd. Het geeft, zoals AS 4390 ook al deed, een opsomming van al datgene wat records management omvat: het vaststellen van richtlijnen en procedures en het bewaken van de geldigheid daarvan, het toekennen van verantwoordelijkheden en vaststellen van gezagsverhoudingen, het ontwerp, de invoering en het beheren van gespecialiseerde systemen voor records, maar ook het invoeren van recordkeeping in alle administratieve systemen en processen die in een organisatie worden toegepast en het ontwikkelen van dienstverlening op het gebied van archiefbeheer. Ziehier de wijze waarop het informatiebeheer bij de meeste overheidsinstellingen in het Engelstalige vakgebied is georganiseerd: de recordkeeping handleidingen van Amerikaanse universiteiten zijn hier getuige van en dankzij Internet vrij te raadplegen. De norm geeft aan hoe belangrijk records zijn voor de bedrijfsvoering, redenen die vakgenoten doorgaans wel kennen maar zo vanzelfsprekend vinden dat we ze onvoldoende onder de aandacht van het management brengen. We weten immers dat records helpen om de bedrijfsvoering gesmeerd te laten verlopen, dat continuïteit wordt geleverd wanneer zich een ramp voordoet, dat hierdoor bewijsvoering mogelijk is, rechten en plichten worden vastgelegd en het bedrijfsgeheugen wordt ondersteund.
Volgens de norm moeten alle organisaties nagaan welke regels er zijn die het nodig maken om hun activiteiten te documenteren. Voor Nederlandstalige bedrijven is dit bij voorbeeld de Belastingwetgeving, maar ook zijn er diverse wetten en besluiten die voorschrijven dat dossiers worden aangelegd. Zo dient een ondernemer een personeelsadministratie bij te houden, met kopieën van identiteitsbewijzen van de werknemers. Bedrijven dienen in sommige gevallen een milieulogboek bij te houden en zo zijn er tal van regels die leiden tot archiefvorming: indien deze regels worden overtreden, kan dit tot boetes leiden. Een organisatie dient volgens de norm adequaat bewijs te leveren dat zij in overeenstemming met wet- en regelgeving functioneert bij het vastleggen van haar activiteiten.
Wanneer een organisatie de internationale standaard wil volgen, dient zij beleid te ontwikkelen met procedures en praktische richtlijnen voor het records management om er zo voor te zorgen dat steeds bewijs kan worden geleverd van alle activiteiten die worden uitgevoerd. Dit beleid dient door het hoogste managementniveau binnen de organisatie te worden ondersteund en in de hele organisatie bekend te worden gemaakt; iedereen dient ernaar te handelen.
Ditzelfde geldt eigenlijk voor de verantwoordelijkheden. Deze dienen te worden vastgelegd, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor bepaalde activiteiten. Een voorbeeld:
- de proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het goed documenteren van de door hun uitgevoerde activiteiten. Zij moeten daarin worden getraind en bijgestaan, want het is een nieuwe activiteit die zij moeten leren. Er zullen bijvoorbeeld afspraken moeten worden gemaakt hoe documenten een naam wordt gegeven, wanneer een document “rijp” is om te dienen als bewijsstuk en dus moet worden vastgelegd zodat het terug te vinden is, hoe documenten aan elkaar gerelateerd worden;
- de informatiebeheerder is verantwoordelijk voor alle aspecten van het records management, zoals het ontwerp, de invoering en het onderhoud van de records systemen en de activiteiten die met het records management samenhangen;
- ICT is verantwoordelijk dat de infrastructuur op orde is en dat gegevens op elk moment kunnen worden teruggevonden als bewijs; en
- het management ziet er op toe dat dit alles goed gebeurt volgens het beleid, dat op het hoogste niveau in de organisatie is vastgesteld.
Dit betekent eigenlijk dat de hele organisatie, van hoog tot laag, in informatiebeheer getraind moet worden. Voorwaar een hele opgave om bij kantoormedewerkers interesse voor archivering op te wekken!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten