Hergebruik van boeken bij de Technische Universiteit Eindhoven
Gegevens kunnen voorkomen in
talloze vormen, binnen en buiten de organisatie en worden gebruikt door vele
functionarissen. Het betreft daarbij gegevens in documenten, in metadata om die
documenten toegankelijk te maken, in databases, in de vorm van teksten, foto’s,
rekenbladen, ingevulde formulieren, lege formuliermodellen, tekeningen,
stilstaande en bewegende beelden, gesproken woord en andere geluiden,
koppelingen tussen pakketten, informatieobjecten, software om dit alles
zichtbaar te maken en te onderhouden.
Hoe gaan we het 'schoon houden' van onze digitale omgeving noemen? Het woord datahygiëne begint
aarzelend bekend te worden in kringen, waar men zich druk maakt
over de optimale conditie van onze geheugenbestanden.
Als wereldbewoners hebben we de komende jaren enorme
problemen te overwinnen, en dat lukt alleen met gezamenlijke inspanningen.
Steeds meer mensen onderkennen de grote klimaatveranderingen, maken zich zorgen
en erkennen dat maatregelen geboden zijn. In Nederland hebben we te maken met een
moeilijk oplosbare stikstof- en CO2-problematiek. Een klimaatprobleem los je
niet op binnen landsgrenzen, maar moeten wereldwijd worden aangepakt. Ieders
bijdrage zal daarbij nodig zijn en alle beetjes helpen daarbij.
Laat duidelijk zijn: de manier waarop we momenteel kunnen
communiceren, waaraan digitalisering ten grondslag ligt, heeft ons veel
voordelen opgeleverd en zal de komende jaren de wereld blijven veranderen. Stel
dat al het huidige berichtenverkeer in
enveloppen hadden gezeten, die waren getransporteerd, gedistribueerd naar de
geadresseerden… Ook dat had wellicht tot ontbossing geleid, zoals tijdens de Tachtigjarige Oorlog de bouw van de Spaanse Armada heeft geleid tot massale bomenkap.
We hebben door onze communicatie digitaal te maken veel
gewonnen in opslagruimte, verplaatsing, het bewerken van de informatie,
snelheid van werken, in anders werken en communiceren.… Een radiozender in de
lucht houden kostte in het pre-digitale tijdperk veel dieselolie, voor
papier moesten productiebossen worden opgezet, telefoneren naar Australië
was een dure aangelegenheid, er kwam veel menskracht kijken bij de verwerking
van informatie, nu zijn er duizenden internetradiostations, we kopen en
verkopen via internetsites, we kunnen snel communiceren met zowat iedereen in
de wereld.
Digitalisering telt vele zegeningen en heeft ons vele
voordelen opgeleverd. Het levert veel nieuwe kansen en mogelijkheden. Hier doen wij niets aan af.
De enorme voordelen van digitalisering hebben echter ook een
keerzijde. Hoewel digitaal verkeer veel fysiek verkeer bespaart, zijn we
hierdoor ook anders gaan communiceren: we beperken ons niet tot een lange brief
eens in de zes weken, maar zijn constant in verbinding met anderen. Eigenlijk
geven we elkaar constant stroomstootjes, aandachtsimpulsen. Dit alles leidt tot
veel dataverkeer. Als we een document opzoeken op het internet via een
zoekmachine, wordt vanuit onze zoekopdracht een heel netwerk van acties
opgestart om dat ene document te kunnen vinden. Daarvoor wordt elektrische
stroom gebruikt. Doordat we de gemakken van digitalisering hebben leren kennen
en er steeds meer toepassingsmogelijkheden komen, leidt digitalisering tot een
explosieve groei van data centers, en een explosief stroomverbruik. We gaan
immers anders met informatie om. Waar we ooit als informatiespecialisten te
maken hadden met een schaars goed –die ene brief die binnenkwam en moest worden
bewaakt om te vermijden dat hij onbehandeld in de onderste la van een bureau
verdween- is er nu een overvloed aan data. Schoten we ooit op vakantie één
fotorolletje vol, tegenwoordig delen we de foto’s die we maken met iedereen in
de bus en hebben we al snel duizend foto’s, waar we nauwelijks meer naar
omkijken, maar die we wel bewaren; liefst in de cloud, want dan zijn de foto’s
veilig. Dit gebeurt niet alleen in ons privéleven, maar ook bij onze werkgevers
is dit het geval. Ik denk maar aan de foto’s van dat leuke personeelsfeestje
die vele malen verweesd voorkomen op persoonlijke schijven.
Ook de opslag, verplaatsing, bewerking en analyse van deze
digitale informatie kost energie. Datacenters zorgen voor de opslag van onze
informatie, koelen de servers die anders oververhit raken, zorgen voor het
transport. Elke keer wanneer we een zoekmachine gebruiken, wordt een proces in
werking gesteld dat energie kost. Een enkele zoekactie is verwaarloosbaar, maar
het gaat om miljarden zoekoperaties per dag, gedaan door miljoenen mensen op
miljoenen machines: telefoons, laptops, tablets, noem maar op.
De energie die dit alles vraagt, moet ook weer ergens
opgewekt worden. Datacenters werken eraan om volledig energieneutraal te
werken, maar ook aan energieneutraliteit kleven nog veel vragen; we gaan er
hier niet dieper op in. Tot nu toe verlopen de informatiestroompjes vanuit het
datacenter naar de klant via talloze kabels, leidingen, zenders en ontvangers.
Die kosten allemaal stroom. En stroom heeft als afvalproduct CO2. Naast de dramatische
groei van datacenters, met alles wat erbij komt om de gewenste informatie bij
je thuis te brengen, is er een indrukwekkende toename van afvalstoffen, en
laten we daar de CO2 uithalen, want een windmolen die buiten gebruik raakt
levert uiteraard ook afvalstoffen op, net als versleten of achterhaalde
randapparatuur, servers, routers, bekabeling en noem maar op: alles moet worden
hergebruikt in een circulaire maatschappij.
De Nederlandse datacentersector voorziet acute
capaciteitsproblemen in de stroominfrastructuur. De datacenters, verenigd in de
Dutch Data Center Association, willen dat de minister een noodplan opstelt. De
datacenters zijn bang dat de infrastructuur de komende groei in het
dataverbruik niet aankan.
Rond Amsterdam mogen geen datacenters meer gebouwd worden op
dit moment. Maar de datacenters zijn niet het enige probleem. Het lijkt wel
alsof de hele wereld overschakelt op schone, groene stroom. Dit betekent dat er
een grote schaarste zal ontstaan: ook het plaatsen van windmolens en zonnepanelen
heeft een beperkte capaciteit. En we willen de stroom voor veel doeleinden
gebruiken: om auto’s te laten rijden, voor het vracht en vliegverkeer, voor
onze tandenborstels, bladblazers, grasmaaiers, noem maar op.
De grote datacenters van Microsoft en Google in Nederland
betrekken hun stroom deels van windmolenparken. Volgens de DDA gebruikt 80
procent van zijn deelnemers uitsluitend groene stroom en hergebruikt 46 procent
restwarmte. Maar bij een onderzoek onder veertig datacenters gaven 25 centra aan
dat ze verwachten dat ze de komende drie jaar grote problemen zullen
ondervinden bij het verkrijgen van voldoende elektriciteit.
Datacenters rond Amsterdam kennen een verbruik dat
vergelijkbaar is met 15 procent van het elektriciteitsverbruik van alle
woningen in de stad bij elkaar. En natuurlijk kost het tijd voordat de nieuwe
elektriciteit kan worden opgewekt: het bouwen van een datacentrum duurt
ongeveer een jaar, terwijl het uitbreiden van het elektriciteitsnetwerk vijf
tot zeven jaar duurt. Het probleem is dus niet zo maar opgelost door een
besluit te nemen.
Stoot u persoonlijk nou CO2 uit als u op het internet een
filmpje bekijkt van hoe twee katten slapen in de schoenen van een mens? Laten
we eens kijken hoe dat in zijn werk gaat. U wilt een mailtje versturen. Dan
moet uw telefoon, laptop of tablet geladen zijn met stroom. Wanneer u voor het
mailtje informatie raadpleegt die in een server ligt opgeslagen, wordt die voor
u opgehaald, ook dat kost elektriciteit.
Ik wist ook niet dat sommige smartphones ‘achter de schermen’ meer
elektriciteit verbruiken dan een koelkast, omdat er ook stroom nodig is om te
surfen over het internet, of om iets te downloaden. Daarvoor moeten routers en
servers worden geactiveerd en al gaat het razendsnel: door de enorme omvang van
het dataverkeer staan de servers roodgloeiend, als ze niet gekoeld zouden
worden.
Daarbij is uw slimme telefoon vaak een heleboel overbodige
dingen aan het doen door de applicaties die op de achtergrond draaien, die
zorgen dat u na een paar uur al zegt: hoe kan dat nou, ik had hem toch
opgeladen? Hoe meer apps er werken, des te meer stroom je verbruikt.
Informatie- en communicatietechnologie vragen vandaag de dag
al 1500 terawattuur, dat is 10% van de wereldwijde elektriciteitsproductie. In
Nederland was dit tot voor kort 7%, wat even groot is als de bijdrage van windmolens in de stroomvoorziening.
Er zijn al wel enkele kengetallen die ik nu gebruik ter
illustratie, ik heb ze niet geverifieerd.
- de omvang van een doorsnee foto is tussen de 2
en 4 MB. Doorgaans heb je toch wel enkele duizenden foto’s in een persoonlijke
collectie. 1000 foto’s stoten dus 20 kilo CO2 uit, dat is evenveel als een
jonge boom neutraliseert in het eerste jaar dat deze is geplant.
- hoeveel e-mails verstuurt u per jaar? Zelf had
ik over 2018 25.000 bewaarde e-mails; ik gooi tweederde van wat ik ontvang
meteen weg, maar bewaar zakelijke relevante emails vijf jaar, dat zijn er dus
al 125.000 oftewel 3 Gigabyte of 0,003 Terabyte. Het
bewaren van 5 jaar e-mail kost me 0,015 maal 2 ton CO2 uitstoot oftewel 30 kilo
CO2. Dat is anderhalf boompje te planten om dit te compenseren.
Dat valt nog mee. Maar als we alle ambtenaren in Nederland
zouden rekenen, dat zijn er 900.000, die allemaal 15 Gb bewaren, dan hebben we
samen al snel zo een 13,5 miljoen GB, en dat is dan weer 13.500 terabyte.
Dat zijn dan weer 675 bomen per jaar, alleen voor de
e-mail.
Maar laten we dit eens in een breder perspectief bekijken….
Wat kun je eigenlijk opslaan op 1 Terabyte? Nu is de rekeneenheid momenteel al
2 TB. Om de kosten hoef je het niet te laten: die bedragen 10 euro per maand.
Als het artikel in Stanford Magazine waar is, dan is dus
1000 gigabytes, oftewel 1 TB, verantwoordelijk voor de uitstoot van 2 ton CO2.
En een pas geplante boom neemt 20 kilo CO2 op in een jaar. Dus moet je, om 1 TB
aan gegevensopslag te compenseren vanuit milieuoverwegingen, 100 bomen planten
per jaar.
In 2015 kwam het Databerg Report uit van Veritas. Daaruit
komen cijfers over hoe organisaties met data omgaan. Elke organisatie bewaart
veel te veel informatie, die niet meer nodig is, maar waarvoor we bang zijn om
die weg te gooien, of gewoonweg niet de tijd hebben, of niet de tijd nemen om
allerlei oorzaken. We hebben hele schijven vol duplicaten, die ook weer te
vinden zijn op persoonlijke schijven (want stel dat iemand het weggooit, dan
heb ik het toch nog) of in mailboxen (want dat zoekt zo gemakkelijk op). Dit
rapport werd in 2019 aangepast aan de tegenwoordige omstandigheden. Laten we nu
eens aannemen dat de cijfers ook voor onze organisaties zouden gelden; dat doen
ze niet automatisch want het is een onderzoek onder merendeels Amerikaanse en
Aziatische bedrijven.
Dit jaar in 2019 weinig veranderd. Er is gemiddeld in
bedrijven 41% ROT data, dat is dubbele overbodige en irrelevante, onnodige
data. Daar zouden we dus vanaf moeten.
Belangrijk voor de informatieprofessional is ook de dark
data: dit zijn de vergeten bestanden en informatie die op allerlei plaatsen in
de organisatie is opgeslagen, maar waarvan niemand meer weet dat ze er zijn,
laat staan wat de waarde ervan is. Het wordt vaak gebruikt als synoniem voor
eenmalig gebruikte of aangemaakte informatie. Een voorbeeld is alles wat via
zipfiles wordt verstuurd: de file komt aan in de organisatie, wordt uitgepakt,
maar blijft staan en een jaar later weet niemand meer wat er in zit: dat zie je
pas weer bij het openen.
Als je kijkt hoe groot het percentage dark data in
organisaties is, dan moet dat ons toch wel onvoorstelbaar voorkomen. Het is
informatie waarvan niemand meer de waarde kent. En komt er een nieuwe vraag om
informatie, dan maken we die opnieuw aan; we weten dan niet meer dat we de
gegevens ooit al hebben geproduceerd.
Dit maakt dat het begrip eDiscovery is opgekomen. Hiermee
wordt bedoeld het voor juridische doeleinden doorzoeken van digitale data. Dit
zijn doorgaans zeer moeizame processen, waarbij het wel nodig is dat éne
e-mailtje, berichtje of rekeningetje te vinden. Ik hoef verder geen namen te
noemen maar het zoeken naar dat éne bonnetje heeft heel Nederland in beroering
gebracht destijds.
En hoe slechter georganiseerd de data is, des te langer
duurt het zoekproces.
Overheden doen het over het algemeen niet slecht, omdat zij
regelmatig bezocht worden door de archiefinspecteur die wanneer nodig een rode
kaart uitdeelt. Maar toch heeft die archiefinspecteur nog niet genoeg weet van
wat zich in de krochten van de servers bevindt. En dat lukt ook maar met
moeite, omdat, als je servers wilt bekijken, je daarvoor rechten moet hebben en
ICT-afdelingen zijn daar heel strikt in, vanuit meerdere gezichtspunten. Het is
voor een informatiespecialist al heel moeilijk om toegang te krijgen tot een
afdelingsschijf. Daar is wel een trucje voor: ken een informatiecoach toe aan
een specifieke afdeling en maak deze verantwoordelijk voor het schoon houden
van de digitale informatie. Het is een begin.
Maar ook hier weer: we houden veel te veel data bij, en er
zou eens flink gesnoeid moeten worden. En daarvoor hebben we nu, naast de
doelbinding binnen de AVG, een nieuw
motief: het verminderen van de CO2-uitstoot. Voor een gemeente die zich
fairtradegemeente noemt, en die bewust ecologisch bezig is, zou dit een
uitdaging moeten vormen!
Laat de cijfers nog eens tot u doordringen. Als er 41%
dubbele, irrelevante, onnodige data is, 47% ‘vergeten’ data waarvan we niet
meer weten waar die zich bevindt en wat de waarde ervan is, en slechts 12%
‘clean’, schone data…. Hoeveel ruimte kunnen we dan besparen. En hoeveel
uitstoot kunnen we voorkomen!
DAV in België biedt gemeenten een aantrekkelijk, integraal
aanbod aan. Daarvoor betalen de gemeenten een vast jaarlijks abonnementsbedrag en een vergoeding voor de technische aansluitingskosten. Maar laten we eens
rekenen.
300 Belgische gemeenten x 5 TB per jaar = 1500 TB x 2.000 kg CO2-uitstoot= 3
miljoen kilo CO2-uitstoot, wat staat voor de jaarlijkse aanplant van 150.000
bomen die nodig is om deze digitale informatievoorziening vanuit milieuoogpunt
te compenseren.
Voor Nederland ontbreekt de gezamenlijke voorziening,
Regionaal historische centra gaan hierin waarschijnlijk voorzien, al is
momenteel niets zeker nu gemeenten bezig zijn met Common Ground, bewaring van
informatie aan de bron. Eén ding is zeker: er komt geen landelijke voorziening
vanwege het Nationaal Archief.
Kijken we naar de CO2-uitstoot, en gaan we die compenseren
bij de aanname van de te veel bewaarde gegevens, dan moeten we 400.000 bomen
aanplanten.
Dit kunnen we dus besparen door eerder data te verwijderen!
Dat doet meteen de vraag rijzen: hoeveel bomen staan er
eigenlijk in Nederland? Dit is onlangs uitgezocht in een studie door Nature.
"In Nederland is het areaal aan bos zo rond de 360 hectare, met ongeveer
4.000 tot 5.000 bomen per hectare", berekent Nabuurs. "Dan kom je uit
op zo'n 162 miljoen bomen.“ . Dit scheelt dus een bos van 100 hectare per jaar. Dat zijn 200 voetbalvelden. (waarschijnlijk zijn in het artikel van BNR drie nullen weggevallen, anders klopt de totaalsom niet).
We moeten ook kijken naar ons selectiebeleid. Te vaak
hoor ik zeggen: bewaar die informatie maar, opslag kost niets meer
tegenwoordig. Dit is dus pertinent niet waar; de fout die we maken is dat we de
kosten van opslag uitsluitend rekenen als de externe schijf die we bij de
MediaMarkt kopen en die inderdaad nog geen 50 euro kost. Opslag in de cloud is
echter vele malen duurder en dat vertaalt zich dus niet in de consumentenprijs
van een tientje per maand, die we zojuist hebben zien voorbijkomen.
Moeten we dan allemaal maar een schijf bij de MediaMarkt
halen? Of moeten we ook hier afstappen van het ‘one size fits all’-principe dat
alle informatie over één kam scheert? Zelf denk ik het laatste.
Dan doet zich meteen de vraag voor: hoe kunnen we als
informatiespecialisten hieraan bijdragen?
-
We kunnen een programma starten, met
medestanders in de organisatie, om datahygiëne in te voeren. We hebben naast de
AVG, de selectielijst, het voorkomen van datameren of databergen nu weer een motief erbij om archiefselectie
uit te voeren en te zorgen dat we slechts die gegevens bewaren die we ook echt
voor de bedrijfsvoering nodig hebben:
het k l i m a a t m o t i e f.
-
Dit betekent dat we in kaart gaan brengen
hoeveel data we hebben, waar die zich bevindt en hoe die zich dubbelt. We
houden daarbij de mailboxen en persoonlijke schijven nog even buiten schot, al
zouden we wel willen weten hoeveel data zich daarop bevindt: u zult versteld
staan van de groei van e-mailboxen en persoonlijke schijven. Als je Office365
gaat gebruiken als organisatie werk je al in de cloud, en heeft elke medewerker
om te beginnen al 1 TB aan gegevensopslagruimte. Daarin kun je een kleine universiteitsbibliotheek kwijt! Er is dus geen
enkele reden om data weg te gooien, want ruimte kost zogezegd niets, zo zegt de
leverancier, en de klant praat hem
opgelucht na. Inmiddels weet u al wel beter hoop ik.
-
Informatiecoaches instellen in de organisatie.
Ga in gesprek met de afdelingen en wijs aan elke afdeling een informatiecoach
toe, die de afdeling met raad en daad bijstaat in het op orde houden van de
digitale informatie op schijven, in procesapplicaties en in andere systemen.
Kijk verder dan uw zaaksysteem: de belangrijke informatie bevindt zich vaak
ergens anders en u heeft er geen grip op, met soms noodlottige gevolgen van
dien: u kunt hierdoor belangrijke bewijsstukken kwijt raken.
-
Blijf in gesprek met de organisatie, via de
informatiecoaches maar ook via het management, om data te verwijderen die niet
meer nodig is.
-
Zoek naar samenwerkingsstructuren, zodat
verdubbeling van informatie niet nodig is, maar mensen werken met een
gezamenlijk dossier. Dit kan in een zaaksysteem, maar even goed in een
specifieke applicatie, Microsoft Teams, SharePoint of een gelijkaardige
samenwerkingsomgeving. Ik heb zelfs mensen zien samenwerken in een gezamenlijke
postbus.
-
Systemen, specifieke bedrijfsapplicaties, hebben
doorgaans wel de mogelijkheid om gegevens in op te nemen, maar niet om ze te
vernietigen. Hier hebben leveranciers nog een hele weg te gaan. Blijf bij hen
via gebruikersgroepen benadrukken dat dit, ook in het kader van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming, dringend noodzakelijk is om te realiseren.
-
Je moet ergens beginnen. Met de RMTool zijn
snelle winsten te behalen en als je wilt weten hoe, bezoek dan de sessie van
Mark Rijpkema. Wij beginnen meestal met de ZIP-files, maar er zijn nog meer
mogelijkheden. Je kunt dossiers inperken en daardoor ook hanteerbaarder maken,
het aantal fouten terugbrengen bij de vraag welke versie van het document nu
het enig juiste was…
Daarbij zijn er nog enkele
hygiënische maatregelen die u kunt treffen waar het uw persoonlijk
internetgebruik betreft. We hebben ze voor u op een rijtje gezet.
-
Mail minder
-
Maak bestanden minder zwaar, verzend liever een
koppeling dan een document
-
Hou de prullenbak beheersbaar, maak leeg wanneer
dit kan
-
Herzie regelmatig uw abonnementen op nieuwsbrieven
- Leg een favorietenlijst aan van veel gebruikte
websites en gebruik die eerder dan een zoekmachine
-
Optimaliseer via apparaatonderhoud de opslag,
het geheugen en de batterij van uw smartphone, die gaat dan veel langer mee!
Het zijn maar kleine maatregelen,
die je wel in je werkroutines moet intrainen. Maar alle beetjes helpen. Dat
alle automobilisten in Nederland honderd kilometer per uur gaan rijden overdag, dat
we het veevoer van samenstelling gaan veranderen, en wie weet wat voor
maatregelen nog treffen: het zijn alle kleine beetjes die samen een groot
verschil kunnen maken.
Archiefselectie, we kunnen er
niet omheen: het is dringend noodzakelijk, vooral in de digitale omgevingen
waar we werken.
Samen maken we de wereld een
beetje beter: ook als archivaris/informatiespecialist kunt u een bijdrage
leveren!
