2013- 2025

2025- ziet u het voor u?

 

Machines nemen alle taken over, en wij moeten uren in de fitness doorbrengen om toch de nodige lichaamsbeweging te krijgen.

2025! het hangt van zo veel factoren af hoe administratief Nederland dan in elkaar zit, dat ik er nog steeds geen voorspelling aan waag.

De VNG streeft in 2050 naar rond de 25 gemeenten in Nederland.

Stel dat dat doorgaat…. Dan komen de veiligheidsregio’s, de waterschappen en gemeenten samen in dezelfde werkgebieden.

Halen we alle verdubbelingen uit de bestuurslagen, dat is pas winst!

Ministeries worden teruggebracht tot de kern, als regisseur,  met de “nieuwe” gemeente als ontmoetingsplaats tussen belanghebbende en overheid.

Administratieve werkprocessen zijn zowat allemaal geautomatiseerd, dus heb je daar geen ambtenaren meer bij nodig. Wat Peter Drucker zei: De grootste verdienste van het management van de 20e eeuw is de vijftigvoudige verbetering van de productiviteit van de fabriekswerker. De grootste uitdaging van het management voor de 21e eeuw is om de productiviteit van de kenniswerker op een vergelijkbare wijze te verbeteren. (Peter F. Drucker in: Managing Challenges for the 21st Century).

Wat ik me afvraag is: wat gaan al die mensen doen, die we uit het werkproces zetten?

In Spanje is inmiddels 1 op de 4 mensen zonder werk, in Amerika 1 op de 6.

In Nederland 10%. En die cijfers groeien; per dag verliezen 750 mensen momenteel hun baan.
Overheden slanken af en krimpen in. Dus ook de informatievoorzieningsfuncties: uitgaande van één informatiespecialist op 60 medewerkers krimpen we mee.

De registratiefunctie bij DIV gaat op in KlantenContactCentra. Papieren archieven verdwijnen en met hen velen die jarenlang er een eer in stelden om papieren dossiers samen te stellen. Zij verliezen de strijd met het beeldscherm.

We ontpapieren en dragen de papier-maché-div-er ten grave.

Aan de andere kant ontwikkelen zich nieuwe functies: applicatiebeheerder DMS, metadatabeheerder, informatiecoach.

Er wordt druk gesleuteld aan de inrichting van het informatiebeheer. Is die inrichting voltooid, dan kan het werkproces geautomatiseerd plaatsvinden, aan de hand van de stappen in het werkproces. De sleutelaars zijn dan niet meer nodig.
En zo gaat alles automatisch, zoals het al jarenlang in de fabrieken gaat.

Maar….

Automatisering betekent: geen werk.

Geen werk betekent: geen inkomen.
Dus kun je ook niet die mooie dingen kopen die gemaakt worden door die machines die je werk hebben overgenomen.
Zit je jezelf thuis te vervelen met een verouderde i-Pad, want geld voor connectie heb je ook niet.
Met één piek in de kerstboom, zullen we maar zeggen!

Alle werkprocessen digitaal, dus niemand meer aan het werk.

Geen registratie meer, dat doet de burger thuis wel aan de hand van zijn Nummer.
Geen archivering meer, dat doen de werkprocessen uit zichzelf.
Geen koffiemachines meer, want er zijn geen ambtenaren meer.
Geen cup-a-soup meer voor de PreAfterLunchBreakDip.
Een heleboel dingen niet meer.

De factor mens. Die leuke, onberekenende factor, die is niet meer nodig.

Wordt het geen tijd dat we ons daarover eens zorgen gaan maken?

Personele gevolgen van digitalisering bij gemeenten

Kijken we in de toekomst? Dan is het rapport van het A&O-fonds uit 2007 "Personele gevolgen van digitalisering bij gemeenten" leuk om te lezen. Ik neem hier de samenvatting van het rapport over, maar het hele rappor tis de moeite waard om nog eens na te lezen. Al is het vijf jaar oud: het beschrijft de periode waarin we nu zijn aanbeland.
De centrale vraagstelling in het rapport luidt als volgt: Wat zijn de personele gevolgen van digitalisering binnen gemeenten? 

De belangrijkste conclusies zijn de volgende:

1. Door de keuzevrijheid die gemeenten hebben bestaan er grote verschillen in aanleiding, doelen, onderwerp (producten/diensten), aanpak, proces en stand van zaken.

2. Digitalisering gaat veelal gepaard met herontwerp van functies. De effecten van digitalisering zijn daaruit lastig te isoleren.

3. Digitalisering leidt tot het vrijkomen van personele capaciteit, vooral omdat uitvoerend administratief werk wordt geautomatiseerd. Er ontstaan ook nieuwe taken. Per saldo ontstaat er ruimte. Bij een deel van de organisaties verwacht men de vrijgekomen capaciteit te kunnen inzetten om de dienstverlening te verbeteren en bij een ander deel verwacht men dat de vrijgekomen capaciteit wordt ‘ingeboekt’ als een bezuiniging.

4. Digitalisering heeft gevolgen voor de kwaliteit van de arbeid. Het werk wordt gemiddeld genomen van een hoger niveau, zo is de verwachting. Als gevolg hiervan wordt verwacht dat er een opwaarts effect ontstaat op de gemiddelde loonkosten per medewerker. Niet duidelijk is wat het effect is voor de totale loonsom, omdat moeilijk is aan te geven in welke mate het aantal medewerkers daadwerkelijk zal afnemen als gevolg van digitalisering. De arbeidsverhoudingen zullen eveneens veranderen. Men verwacht dat de organisatie ‘platter’ wordt als gevolg van digitalisering. Maar vooral de horizontale verhoudingen, de relaties tussen werknemers, zullen veranderen. Werknemers worden veel meer van elkaar afhankelijk dan voorheen en veel duidelijker wordt de toegevoegde waarde van elke medewerker inzichtelijk. Voor de arbeidsomstandigheden zijn er ook gevolgen. Vanwege het toenemende gebruik van computers nemen de computergerelateerde arborisico’s toe.

5. Er wordt over het algemeen te weinig geanticipeerd op de personele gevolgen van digitaliseringstrajecten. De harde infrastructuur is leidend in het veranderingsproces (organisatie, technologie, huisvesting). Algemeen wordt erkend dat hierin verbetering zou moeten komen en dat de P-factor (personeel) veel meer aandacht verdient, ook omdat daardoor de gewenste veranderingsprocessen beter zouden verlopen.

6. Het anticiperen op personele gevolgen wordt bij sommige gemeenten bemoeilijkt door het ontbreken van een centrale personeelsfunctie bij gemeenten. Personeelsbeleid is dan ‘in de lijn’ verankerd.

7. De OR en het personeel worden over het algemeen betrokken bij de veranderingsprocessen. Het gaat dan volgens betrokkenen vaak meer om het verkrijgen van draagvlak, dan om het inhoudelijk voorbereiden van medewerkers op nieuwe taken en het werken met nieuwe technologie.

8. Tegen de achtergrond van het voorgaande: er is grote behoefte aan bijscholing van bijna het gehele personeel.

 

Het rapport geeft dus conclusies die aan het denken zetten over de toekomst. Is er een personeelsbeleid dat anticipeert op de demografische veranderingen die zich de komende jaren gaan aftekenen? Loopt de automatisering synchroon met het uittreden van grote groepen medewerkers? Is er een plan om de overgang van papier naar digitaal te laten gelijklopen met het verdwijnen van medewerkers? Is er voldoende personeel standby om op een bekwame wijze met digitale informatieovorziening om te gaan?

U kent het antwoord waarschijnlijk beter dan ik.....

Ontwikkelingen, van belang voor het informatiemanagement

Onlangs heb ik met een aantal studenten van onze hbo-opleiding de Leergang Informatiespecialist een overzicht gemaakt van de belangrijkste ontwikkelingen die invloed hebben op het vakgebied van de informatievoorziening.  Dat deden we naar aanleiding van een eerder artikel "Trends in informatiemanagement" (klik hier). We hebben ze niet uitgeschreven, het gaat om een totaalbeeld, waarbij de kreten voor zichzelf spreken. Het zijn ontwikkelingen die meer een status quo aangeven dan de komende veranderingen, maar toch niet onbelangrijk om te vermelden.

de belangrijkste maatschappelijke ontwikkelingen:

- de 24x7 - economie
- de toenemende complexiteit van de vraagstukken waar de samenleving mee wordt geconfronteerd
- de eis om een transparante overheid
- open data
- zorgen over privacyvraagstukken
- gebruik van sociale media (geeft kansen, maar ook bedreigingen)
- het nieuwe werken
- demografische veranderingen

de belangrijkste technologische ontwikkelingen:

- digitaliseren en (wat ik laatst las bij een klant: ontpapieren. Raar woord! Er werd ook gesproken over de digi-diver en de papi-diver. DIV ontzorgt de organisatie in ruime mate en ontpapiert ook nog eens)
- informatie anywhere, anytime, anyhow
- cloudcomputing
- service oriented architecture
- open source (Nederland Open in Verbinding, NiOV) en open standaarden
- BYOD-MYOI (staat ook in Trends in Informatiemanagement)
- het semantische web
- andere manieren van zoeken waarin een informatiestructuur het gebruik van tags of labels aanvult.

De belangrijkste ontwikkelingen bij de overheid zouden dan zijn:
- de e-overheid
- ontkokering, procesgericht werken, service- en dienstgericht
- digitale duurzaamheid (had ook bij techniek kunnen staan)
- zaakgericht samenwerken
- werken onder architectuur

Ken je er meer? Laat ze weten, dan nemen we ze op in deze opsomming.
 

Tabellarisch ontsluiten

 

Het gaat niet om het zoeken naar gegevens, maar om het vinden van informatie en dan wel zo snel mogelijk, want we leven in een gehaaste tijd. Dat vinden lukt niet altijd even goed, omdat we niet consequent zijn in het toekennen van metadata, de vind-elementen, en omdat we niet consequent zijn in het maken van keuzes welke documenten we willen opslaan.

 

Eerst moeten we documenten maken. Zorg dat van alle gebeurtenissen waarvoor verantwoording en bewijs nodig is, documenten worden opgemaakt en opgeslagen. Bepaal met elkaar welke die verantwoordingsdocumenten zijn, zo mogelijk maak je er macro’s voor, of templates. Leg dit vast in je informatiebeheerplan/documentair structuurplan. Vat dus een overeenkomst die is totstandgekomen door een langdurige mailwisseling samen in een overeenkomst, dat voorkomt moeilijkheden in de toekomst.

De tweede stap is dan om te bedenken hoe we deze documenten willen terugvinden. Deze opmerking zal hoongelach opleveren van de vrije denkers, maar een zoekmachine werkt beter als deze weet in welke structuur te zoeken. Structuur aanbrengen hoeft niet veel tijd te kosten. Structuur aanbrengen doe je via een ordeningsstructuur: een stelsel van hiërarchisch gerangschikte elementen, waarmee informatieobjecten kunnen worden geordend volgens van tevoren vastgestelde criteria. Een informatieobject is een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit, bijvoorbeeld een boek, tijdschrift, database, foto, webpagina, website, wiki of blog. De manier van kijken [het niveau van bekijken] bepaalt wat we als informatieobject zien: het kan dus zowel een tijdschrift zijn als een artikel uit dat tijdschrift.

Het toekennen van metadata werkt momenteel niet goed omdat we van elementen gebruik maken die soms meerdere interpretaties kennen, zoals werkprocessen of zaaktypen.

We moeten dus gebruik maken van elementen waarbij persoonlijke interpretatie is uitgesloten.

Er zijn enkele eenvoudige principes die mensen al eeuwenlang hanteren bij het terugvindbaar maken van informatie. Die zijn gebaseerd op het LATCH/V-principe (ook wel PATCH/V genoemd). Je hoeft er geen groot congres aan te wijden en ze zijn snel aan te leren, ook aan niet-vakgenoten. Merkwaardigerwijze ben ik ze nog niet in studieboeken over ons vak tegengekomen, maar ze staan in de documentanalyse die ooit is opgesteld door dr. Groeneveld, destijds bibliothecaris van de Technische Hogeschool Delft (in 1923 al, een tiental jaren geleden rijkelijk vermeerderd door de heer B.A.B. Schmitz). Zie hiervoor ook http://suntrec.salzburgresearch.at/projects/LATCHBrowser/ ; bij een zoektocht op Internet vond ik ook het volgende: http://www.latebytes.nl/2008/04/vijf-mogelijkheden-tot-het-ordenen-van-informatie/ 

PATCH staat voor: Plaats-Alfabet-Tijd-Categorie [onderwerp]-Hiërarchie (bij LATCH staat de L voor Locatie).

Als toelichting het volgende. In een document zijn gegevens te vinden die je kunnen helpen bij het terugvinden, maar ook kun je aan een document elementen toevoegen waardoor je het terugvinden gemakkelijker maakt. Dat kun je heel eenvoudig doen: ga in Word naar document- eigenschappen en kijk welke eigenschappen je aan het document dat je maakt kunt toevoegen. In OpenOffice kan dit ook trouwens; de eigenschappen worden meegenomen in een PDF die je maakt van het document; in PDF kun je verdere documenteigenschappen toevoegen.

We gaan nu een of meer documentenmacro’s maken, waarin de eigenschappen die wij belangrijk vinden worden toegevoegd . Documentverrijking heet dat. Deze elementen blijven aan het document hangen bij migratie, bij conversie en bij elke andere vorm van overzetting naar een nieuw medium in de toekomst. Ze zitten als het ware in het document opgesloten, bevinden zich niet in een tabel buiten de documentenverzameling.  

Ik neem het document als uitgangspunt, en niet de zaak, dat mag duidelijk zijn. Zaaksgewijze ordening is subjectieve ordening en subjectiviteit sluit ik zo veel mogelijk uit.

Een document bevat bijvoorbeeld NAW-gegevens. Heb je die, dan kun je het document terugvinden samen met andere documenten van de persoon met die naam en dat adres. Hiervan maken we een tabel of beter: hiervoor gebruiken we een tabel.

Wordt in een documentinhoud een plaatsaanduiding gegeven, dan wordt die Plaats opgenomen in de kenmerken van het document. Ook deze plaatsaanduidingen halen we zo mogelijk uit een tabel, liefst met de coördinaten van de plaatsaanduiding toegevoegd. Zo kunnen we het document automatisch toevoegen aan een geografisch systeem en is het via een klik op de kaart terug te vinden.

De tweede sorteermogelijkheid is het Alfabet. Namen zouden gemakkelijker sorteerbaar moeten zijn. Email heeft daarin een ware ramp veroorzaakt, doordat iedereen net weer op een andere manier namen weergeeft. Hier zouden we dus weer een regel moeten invoeren en die is er ook: de ABC-regels. Ook van namen maken we een tabel.

Tijd. Als in een document een bepaalde tijdsperiode wordt genoemd, gebruik hiervoor dan een standaard: JJMMDD (jaar maand dag). Hou die standaard aan, tenzij je in een internationaal bedrijf werkt, dan zou de tijdsaanduiding wel eens kunnen zijn JJDDMM. Maak daarover een vaste afspraak en werk vanaf dat moment ook volgens die afspraak. Wij gebruiken binnen ons bedrijf de aanduiding JJMMDD; de reden is dat dan documenten automatisch sorteren.

Categorie. Soms kan het handig zijn om documenten in te delen naar categorieën. Dit kunnen onderwerpen zijn, zaken, of projecten. Hiervoor zijn soms algemene tabellen beschikbaar, zoals bijvoorbeeld de Zaaktypencatalogus die er is voor verschillende gremia, in het model-dsp voor Nederlandse Gemeenten of in de i-Controler. Aan de hand daarvan maken we onze eigen tabel.

Dan is er nog Hiërarchie. Je kunt een zoeksysteem opbouwen met hoofd- en subklassen. Ontologieën, taxonomieën, classificaties en gecontroleerde woordsystemen werken op die manier, maar ook wiki’s. Veel van dit soort systemen zijn beschikbaar; het zou echter het laatste moeten zijn waar je aan denkt, omdat het doorgaans systemen zijn voor geoefende geesten en omdat hierbij subjectieve elementen insluipen.

En dat alles noemen we dan tabellarisch ontsluiten: ontsluitingskenmerken toevoegen, die je in tabellen bewaart om ze te kunnen hergebruiken. Nu kun je alles terugvinden op een eenvoudige manier: op naam van aanvrager, op naam van project of traject, op naam van de zaak of op zaaknummer, op naam van het werkproces, op tijdsperiode, op locatie. De machine sorteert. De tabellen bevinden zich buiten de documenten, de elementen waarop de tabel reageert binnen het document.

Zo heb je dus meteen een oplossing voor je dossier (de schriftelijke neerslag van een zaak) en voor verzamelingen binnen dat dossier (naar persoon, naar project, naar proces, naar object) en over het dossier heen. Dat alles zo nodig begrensd naar tijd.

Wat we nu nog nodig hebben is een tabel van Vertrouwelijkheden: wie mag welke informatie inzien? Daarvoor gebruiken we bijvoorbeeld de active directory van Windows.

Laten we het leven simpeler maken. Dat bespaart veel werk en kosten. Moet je toch eens zien wat een geld we verkwisten aan systemen, waarbij we pakketten van eisen laten schrijven zo dik als telefoonboeken. En nog kunnen we belangrijke documenten niet terugvinden.

Dienstverlening begint bij handelen en daarbij moeten we bureaucratie vermijden. Probeer dus documenten te vermijden, handel zo direct mogelijk zaken af.

Is vastlegging van feiten, meningen en conclusies nodig, leg deze dan vast in een document. Zorg dus dat je documenten opmaakt met zo mogelijk een herkenbare, vaste formuliervorm en waarin staat wie het opmaakt, waarover het gaat (welke persoon, welke locatie, welke gebeurtenis). Laat deze gegevens niet over aan databasesystemen, die steeds wisselen. Zorg dat je de documenten goed beschrijft, zo geautomatiseerd mogelijk, door gegevens uit je DMS direct in de uitgaande brief over te nemen bijvoorbeeld. Zorg dat de metadata van documenten in de documenten zelf zitten, en niet in een ander systeem. Op basis daarvan kunnen dan zoekmachines indexen aanmaken, en ook in de zoekmachine ben je onafhankelijk. Zo heb je nooit conversieproblemen wanneer je naar een andere leverancier zou overstappen; nu zit je vaak in een lock-in of heb je te maken met een dure conversie, die vaak zelfs niet alle gegevens overneemt.

Maar dan zijn we er nog niet. Waar blijft de inbreng van gebruikers? Laat iemand die een document opstelt daar zelf tags aan toevoegen, eigen trefwoorden. Geef daar ruimte voor in systemen. Dat is echter korte termijnpolitiek, want tags worden vergeten en veranderen in de tijd.

De LATCH-gegevens blijven staan als een huis, waarmee de duurzame toegankelijkheid sterk wordt bevorderd.

 

Waar staat de informatievoorziening in 2025?

Eerlijk gezegd houdt me dat niet zo bezig. Misschien dat het velen van u wel bezig houdt. Lees dan Od van de maand oktober, als u dat nog niet gedaan heeft. Od staat bol van DIV in 2025. Zeker de moeite van het lezen waard.

Het begint met een verslag van een  Ronde Tafelgesprek , tegenwoordig een Round Table.

Ik begon te lezen en binnen enkele regels was ik gevloerd.

Lees mee, ik citeer even:

• De toename van informatie is wel zestienduizend keer zo groot als vroeger.
• De toename van informatie is echt dramatisch en kan niet meer door mensen worden beheerd.
• De grote bak met informatie wordt beheerd door de computer.
• ICT zal alles oplossen.
• De toename van informatie is zodanig groot, dat als je informatie probeert toegankelijk te houden en juist te beheren dit slechts zal lukken voor 10% ervan. Technologie heeft een betere kans om alles, misschien met minder kwaliteit te regelen.

Maar mensen toch!

Jullie hebben het over gegevens!

Een gegevensberg die inderdaad enorm groot wordt, maar hoe komt dat?
In plaats van een dorpsomroeper hebben we duizenden radiokanalen. Duizenden televisiezenders. Miljoenen mensen die twieten, twirlen en kwekken. Miljarden mensen op Facebook.

Wie weet komt er de komende jaren nog Maauw, Quaak en Woef op de markt, nieuwe sociale media en stappen we van Facebook over op TronieTroop.

Steeds meer gekwaak en geschreven woord, waarin iedereen iedereen napraat, na-aapt, nablaat, naschrijft, liked en disliked via een tiensterrenratingsmodel.

Waarin we gegevens verzinnen, onszelf een imago aanmeten dat aangeeft hoe we willen zijn en we dat alles nog  gaan geloven ook.

Gegevens zijn geen informatie. We weten allemaal, of zouden moeten weten,  dat dit zeker niet het geval is. We weten toch dat informatie gegevens zijn waaraan betekenis wordt toegekend?

Door wie?

Door een belanghebbende of een belangstellende. Door iemand die op zoek is naar aanvullende kennis. Die dat nu op honderden manieren kan vinden, langs talloze kanalen.

Maar niet alles. En die zeker niet de gegevens vindt in context.

Het is een verkeerde veronderstelling dat alles via Google te vinden is, en dat Google of welke zoekmachine ook, de waarheid in pacht heeft.

Dan ken je Google niet met de te beïnvloeden ratings, met de commerciële manier van gegevens produceren op het moment dat jij iets vraagt. Google verdient miljarden met het koppelen van gegevens aan  informatieprofielen zoals het jouwe.

En dan komt de documentatie om de hoek kijken. Een oud vakgebied, ontwikkeld door Paul Otlet in 1898, dat binnenkort vast opnieuw uitgevonden wordt. Zoals ook het zaakgericht werken opnieuw is uitgevonden- iets dat ook al lang bestond. Iemand zal vast het Traité de Documentation uit 1934 spellen en bedenken dat het wel nuttig kan zijn om uit gecontroleerde, betrouwbare gegevens informatie te halen in de vorm van tabellen, schema’s, samenvattingen, cases, documenten: alles wat betrouwbaar is en kan dienen tot lering, studie en bewijs.

Save the time of the reader. Eén van de 5 basisregels voor bibliotheekwetenschap van Ranganathan.
Iedereen kan natuurlijk straks alles vinden, maar ten koste van welke inspanningen!

 

Documentatie wordt steeds meer nodig om informatie te onderscheiden uit de talloze gegevensbergen. Want wat is waar en wat is niet waar? Welke bronnen zijn betrouwbaar en welke zijn dat niet? En hoe lang moeten gegevens beschikbaar blijven, in welke vorm, in welke context? Om welke reden? Welke afspraken zijn daarover?

De argeloze gegevensconsument zal dat onderscheid niet kunnen maken. Daar heb je een documentalist voor nodig.

Ik roep bij deze 2025 uit tot het Jaar van de Documentalist.

 

 

Koerier komt niet meer langs

Het aantal locaties waar mensen hun internetbestellingen of boodschappen kunnen ophalen, groeit. Bedrijven openen hiervoor onbemande afhaalcentra, 24/7 geopend, waar je uit een kluis je bestelling kunt ophalen. De koerier staat niet meer voor een dichte deur en de consument haalt zelf zijn pakje op. De service gaat zelfs zo ver dat op sommige afhaalpunten medewerkers de pakketjes aan de klant overhandigen....

Wel wel. Nu is de koerier ook al wegbezuinigd. En Eureka! wordt de kluizenwand geïntroduceerd, ergens op een veraf industrieterrein of langs de A58. Een sms'je vertelt me wanneer mijn pakketje er is, en dat ik het kan gaan ophalen, of dat nu midden in de nacht is of overdag.

Toch vraag ik me af of de winkel zo een slechte uitvinding is..... je wordt dan wel beperkt in de bezoekuren, maar toch kun je je bestelling ophalen, of gewoon eens wat rondstruinen. Die bestelling wordt me vaak met een vriendelijke glimlach overhandigd, nadat ik een belletje heb gekregen dat het bestelde is aangekomen.
Wie weet komt er over een half jaar wel iemand op het idee ergens in het centrum winkeltjes te beginnen, en andere mensen om via zulke winkeltjes iets te kopen.....

KaiZen- doe meer met minder

De uitdaging op dit moment: meer doen met minder geld. Iedereen bezuinigt. Tegelijkertijd moet informatiemanagement toekomstbestendig en efficiënt worden ingericht. Is het mogelijk een kwalitatief goede dienstverlening te behouden met minder mensen, met  een systeem dat minder kosten met zich meebrengt, dus minder middelen?

Ja, dat kan wel degelijk. Sporters halen nog steeds nieuwe records. Alle kwaliteitssystemen geven aan dat een continue verbetering van kwaliteit en capaciteit mogelijk is. Plan, do, check, act: dat is het geheim. Het wiel van de verandering, het wiel van de kwaliteitsverbetering in organisaties, al sinds Deming er de Japanse industrie tot ongekende hoogten stuwde, na WO2. Kai Zen, oftewel: het succes van een onderneming hangt af van voortdurende verbetering van kwaliteit en productie in de meest uitgebreide zin.

Kai Zen, vrij vertaald als continue stapsgewijze verbetering, is geen techniek, maar een houding. Een houding die je brengt tot verbetering van je werk, tot verhoging van je prestaties, tot verbetering van de manier waarop een organisatie werkt.

 

Ligt daar uw focus?

Dan bent u één van weinigen: de meeste vakgenoten zijn hier niet erg mee bezig. Die hebben immers de handen vol om het vuilnis te verwerken, dat hun collega’s over hen uitstorten onder de uitroep: “dit heb ik niet meer nodig.” Want, als iets pas écht niet meer nodig is, dan wordt het toegeworpen aan het archief. En daar wordt het keurig verwerkt tot mooie dossiers, die wachten op een nieuwe status als Nationaal Erfgoed.

Maar hoe krijgen we dat informatiebeheer nu eigenlijk verbeterd? Wat zijn de kostenfactoren die we kunnen beïnvloeden? Wat kosten die alleskunnende systemen waar informatie in aanwezig is, qua aanschaf, afschrijving en onderhoud, en wat kost het beheer van al die documenten die in veelvoud aanwezig zijn, in tientallen versies, in mailboxen, op allerlei schijven, in systemen binnen en buiten de organisatie, in papieren vorm zowel als digitaal? Maar belangrijker nog: wat doen we ermee, dragen ze bij tot een betere bedrijfsvoering!

Er zijn maar weinig vakgenoten binnen de informatiewereld die zich hier druk om maken. De effectiviteit en  efficiency van het informatiebeheer, waarmee een afdeling DI zo goed zijn waarde zou kunnen bewijzen- er is weinig aandacht voor. Dit terwijl er veel veranderingen zijn die ogenschijnlijk leiden tot een verzwaring in taken. Wat te denken van de veranderingen in het archieftoezicht? Elektronische depots? Het instellen van serviceteams? De invoering van audit en control?  Hoe kun je vanuit DI een bijdrage leveren aan maatschappelijk verantwoord ondernemen?

Daarover houden we op 1 november een studiedag. Het zou mooi zijn als we u daar zouden ontmoeten. De dag handelt over kostenbewust informatiemanagement. Met sprekers van formaat die hun sporen al hebben verdiend en u zullen verrassen met hun visie en ervaringen: Loes van Arkel van CrossWise, Luc Bos van de Sociale Verzekeringsbank, Peter Diebels, provinciearchivaris van Zuid-Holland, Astrid van Erk, beleidsmedewerkster van de gemeente Breda, Chido Houbraken (zelfstandig adviseur en archivaris), Gert Zwagerman van het Stadsarchief Amsterdam: mensen die het ànders doen en daardoor zaken in beweging krijgen. Die hun nek durven uitsteken en daarom een interessant verhaal te vertellen hebben.

De hele dag lopen verschillende adviseurs rond die u kunt aanschieten om hun visie te horen op uw specifieke informatieprobleem. Maak daar vooral gebruik van- en drink na afloop met ons een gezellige borrel.

Deelname aan deze studiedag kan wel eens een hele goede investering voor u zijn. Misschien helpt het om op een andere manier naar nut en noodzaak van een sterke, kwaliteitsgerichte afdeling DIV te kijken!

 Zie voor meer informatie: http://www.vhic.nl/images/stories/ird_2012_brochure.pdf

Archiefselectie- kortzichtigheid kost veel geld

Een belangrijk specialisme binnen ons vakgebied was toch dat we archieven schoonden, selecteerden op te bewaren documenten en vernietigingstermijnen vaststelden conform de voorschriften die daarvoor zijn. Dat was arbeidsintensief, ambachtelijk vakwerk. Per dossier werden uitsluitend de documenten bewaard die belangrijk waren om te bewaren. Dubbelen werden verwijderd, concepten ook, voorbereidende documenten in veel gevallen, zodat er een zo compact mogelijk dossier overbleef.

Zo werken we dus niet meer. Een aanbesteding, waarmee een archiefbewerkingstraject tegenwoordig vaak begint –wie heeft nog de expertise binnen de organisatie om dit soort werkzaamheden uit te voeren- gaat maar om één ding: prijs. De goedkoopste aanbieder wint de opdracht. Er worden verbazend ingewikkelde weegfactoren bedacht, maar uiteindelijk komt het toch in de meeste gevallen op de laagste prijs aan.

De manier van bewerken is onder invloed hiervan sterk veranderd, want archiefbewerkende bureaus moeten mee in een zware concurrentieslag. Geen opdracht betekent dat je geen werk hebt voor je mensen.

Er is dus al lang geen tijd meer om een dossier compact te maken, terwijl ook de kennis op dit gebied sterk afneemt. Momenteel selecteren de meeste bureaus op mapniveau: binnen de map wordt geen selectie meer uitgevoerd. Archiefselectie is verworden tot het verzorgen van de materiële staat (nieuwe mappen, dozen, hechtmiddelen verwijderen) en op grove wijze selecteren.

Zo wordt aanmerkelijk meer bewaard dan noodzakelijk is, waarbij ik in het midden laat of de juiste documenten/zaken worden bewaard, maar hoe minder je selecteert, des te minder risico op verkeerde handelingen op dit gebied.

Geeft dat wat dan?

Ja, natuurlijk wel. Een strekkende meter archief bewaren in een geconditioneerde ruimte, met vakbekwaam personeel dat zorgt voor het beheer, komt al snel tussen de 200 en 300 euro, per meter per jaar. Vaak worden de kosten geïndexeerd, dus elk jaar hoger.

Hoe meer je dus bewaart, des te hoger de kosten.

Elk jaar weer opnieuw.

Okee, stel nu dus dat we een archief van 1000 strekkende meter bewerken volgens de traditionele methode op documentniveau.

Methode A: We bewerken dan gemiddeld 1 meter per dag aan 400 euro, dan kost die bewerking uiteindelijk 1000 dagen x € 400= € 400.000 euro.
Er blijft dan 100 meter over, beheerskosten hiervan per jaar, bij 200 euro per meter:

€  20.000.

Nu gaan we dit vergelijken met de goedkope manier van bewerken, zoals dit nu bijna steeds gebeurt. Dat doen we met aanmerkelijk goedkopere krachten om de vergelijking eerlijk te houden: zo gaat het het in de praktijk immers ook.

Methode B: We bewerken gemiddeld twee meter per dag aan 275 euro, dus kost de bewerking uiteindelijk 500 dagen x € 275 = 137.500 euro. Dit is t.o.v. methode A een voordeel van € 262.500,-
Er blijft dan een residu van 300 meter over, want we bewaren veel meer. De kosten hiervan zijn per jaar, ook bij € 200 per meter, € 60.000. Dit zijn € 40.000 aan structurele kosten meer dan methode A.

In 6,5 jaar zijn de meerkosten van methode A dus terugverdiend. In methode B blijf je echter doorbetalen, jaar na jaar.

Maar daar kijken we tegenwoordig niet naar, we zijn immers van de snelle winst.

Geeft het u te denken?

Records management- de norm nen-iso 15489 uitgelegd

Eén norm voor archiveren die overal ter wereld wordt gebruikt? Het lijkt een droom, maar het is werkelijkheid. De kwaliteitsnorm voor informatie- en archiefmanagement werd gepubliceerd in 2001 en heet NEN-ISO 15489. De norm werd ontwikkeld om de beste werkmethoden op het gebied van recordsmanagement vast te leggen. In deze bijdrage kijken we welke inhoud deze norm heeft en welke consequenties deze kan hebben voor het werkgebied van de informatiebeheerder.

Laten we beginnen met het begrip record nader te beschouwen. In Angelsaksische landen wordt onderscheid gemaakt tussen documenten, records en archives. Naar Nederlandse begrippen staan records gelijk aan archiefbescheiden en wordt recordsmanagement vertaald met documentaire informatievoorziening, al zou het beter zijn hiervoor het begrip informatiebeheer in te voeren.

De term record is op zich een hele mooie benaming voor iets wat is “recorded” oftewel vastgelegd en wat later moet dienen voor bewijs of verantwoording. Dus alles wat moet dienen tot bewijs leggen we vast in records, ongeacht de vorm. Het kan dat je bewijs moet leveren door een brief, een mail, een opname van een bewakingscamera, een foto die op een onbewaakt moment is genomen, een contract.

Er zijn records en non-records. Dit onderscheid is van groot belang. Onder de laatste categorie worden verstaan de documentatie (voorbeelden die in de organisatie gebruikt worden, blanco formulieren die op voorraad worden gehouden), dubbelen, kopieën, kladstukken, afschriften en concepten van documenten die geen “officieel” karakter hebben, maar die tijdelijk worden bewaard op werkniveau. Natuurlijk kunnen deze documenten ook de status van record krijgen, wanneer zij het enige zijn aan de hand waarvan bewijs kan worden geleverd: beter half bewijs dan geen bewijs. Dat maakt ons werk ook zo mooi: waar een origineel, officieel tot record verklaard gegeven ontbreekt, moeten we zorgen voor vervangend bewijs. Non-records mogen worden vernietigd indien daaraan geen belang meer wordt gehecht én er een record aanwezig is. Zodra bepaald is dat van de stukken een bewaarde versie aanwezig is in een beheerde omgeving, kunnen overtollige

exemplaren worden verwijderd.

Records zijn de informatieobjecten die omwille van bewijs in de organisatie worden bewaard. Taak van de informatiebeheerder is om deze stukken te beheren en ze in een zo vroeg mogelijk stadium te scheiden van non-records. Het beheer dient te geschieden op een zo doelgericht en efficiënt mogelijke manier: de zoektocht naar records mag zo weinig mogelijk tijd kosten. Records moeten een zo beperkt mogelijke ruimte in beslag

nemen en het beheer hoort een beperkte werkinspanning op te leveren. Daarom dienen bewijsstukken direct wanneer dit mogelijk of noodzakelijk is, te worden vernietigd. Aldus worden de kosten van het beheer nu en in de toekomst tot het minimum beperkt en worden ook belangen van derden - uit oogpunt van privacy bijvoorbeeld - gewaarborgd.

Wanneer we weten welke kosten gepaard gaan met geautomatiseerde en handmatig bijgehouden systemen, dan zien we al snel de noodzaak van een effectief en zo economisch mogelijk informatiebeheer. De kosten worden doorgaans onderschat!

Records blijven dus bewaard tot het moment dat zij niet meer nodig zijn voor de administratieve verslaglegging en de recht- en bewijsvoering. Bepaalde records hebben ook historisch belang. Zij worden uiteindelijk opgenomen in het archief oftewel de archiefbewaarplaats en zijn dan in principe openbaar, tenzij beperkende bepalingen zijn gesteld.

De standaard NEN-ISO 15489 is mede bedoeld om het informatiebeheer te brengen binnen het raamwerk van het kwaliteitsmanagement, de ISO-standaarden 9001, 9002 en 14001. De standaard vormt een algemeen kader voor het informatie- en archiefmanagement in de organisatie. Het is een norm die de totale informatiehuishouding van een organisatie omvat, en dus gaat over alle systemen waarin gegevens worden beheerd die dienen voor bewijs en verantwoording. Het begrip systeem dient hierbij breed te worden opgevat: er zijn zowel papieren als digitale informatiedragers die als bewijs dienen. De nadruk ligt de laatste jaren op het volledig digitaal maken van het informatiecircuit, van de communicatie binnen de organisatie zowel als de communicatie met andere organisaties. Om te kunnen onderscheiden of een systeem inderdaad voldoet aan de

vereisten om betrouwbare gegevens te kunnen leveren, zijn raamwerken opgesteld waaraan de systemen kunnen worden getoetst. Een heel belangrijk toetsingskader is afkomstig van de Amerikaanse overheid: de DoD 5015-2 standaard. In Nederland is ook een standaard ontwikkeld om software te toetsen, dit is de NEN 2082-norm.

Volgens de NEN 2082 moeten alle organisaties nagaan welke regels het nodig maken om hun activiteiten te documenteren. Voor Nederlandstalige bedrijven is dit bijvoorbeeld de belastingwetgeving. Er zijn daarnaast vele wetten en besluiten die voorschrijven dat dossiers worden aangelegd: zo dient een ondernemer een personeelsadministratie bij te houden, met kopieën van identiteitsbewijzen van de werknemers. Bedrijven dienen in sommige gevallen een milieulogboek bij te houden, of een veiligheidsdossier. Contracten dienen bewaard te worden om te bewijzen wat is afgesproken, gedurende de looptijd en ook nog een periode daarna. Zo zijn er tal van regels die leiden tot archiefvorming: indien deze regels worden overtreden, kan dit tot boetes leiden. Een organisatie dient volgens de norm adequaat bewijs te leveren dat zij in overeenstemming met wet- en regelgeving functioneert bij het vastleggen van haar activiteiten.

Wanneer een organisatie de internationale standaard wil volgen dient zij beleid te ontwikkelen met procedures en praktische richtlijnen voor het recordsmanagement, om er zo voor te zorgen dat steeds bewijs kan worden geleverd van alle activiteiten die worden uitgevoerd. Dit beleid dient door het hoogste managementniveau binnen de organisatie te worden ondersteund en in de hele organisatie bekend te worden gemaakt; iedereen

dient ernaar te handelen. Ditzelfde geldt eigenlijk voor de verantwoordelijkheden op het gebied van informatiebeheer. Deze dienen te worden vastgelegd, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor bepaalde activiteiten. Een voorbeeld:

- De proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het goed documenteren van de door hun uitgevoerde activiteiten. Zij moeten daarin worden getraind en bijgestaan, want het is een nieuwe activiteit die zij moeten leren. Er zullen bijvoorbeeld afspraken moeten worden gemaakt hoe documenten een naam wordt gegeven, op welk moment een document ‘rijp’ is om te dienen als bewijsstuk, hoe het moet worden vastgelegd zodat het terug te vinden is en hoe documenten aan elkaar gerelateerd moeten worden.
- De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor alle aspecten van het recordsmanagement, zoals het ontwerp, de invoering en het onderhoud van de recordsystemen en de activiteiten die met het recordsmanagement samenhangen.
- ICT is ervoor verantwoordelijk dat de infrastructuur op orde is en dat gegevens op elk moment kunnen worden teruggevonden als bewijs.

- Het management ziet er op toe dat dit alles goed gebeurt, volgens het beleid dat op het hoogste niveau in de organisatie is vastgesteld.

Dit betekent eigenlijk dat de hele organisatie, van hoog tot laag, in informatiebeheer getraind moet worden. En dat dient te gebeuren door de informatiebeheerder, die immers weet hoe informatie toegankelijk is gemaakt, waar deze te vinden is en wanneer deze is of wordt vernietigd. Zo zijn nieuwe competenties vereist waar dit eerst niet nodig bleek en verandert het vakgebied van het informatiebeheer in positieve zin.

Een normenkader voor digitaal archiefbeheer

Er zijn voor het digitaal archiefbeheer verschillende normen beschikbaar. De toepassing van deze (particuliere) normen is niet wettelijk verplicht. De normen geven echter wel een handig en uitgewerkt kader voor eisen die in de Archiefwet alleen op globaal niveau zijn beschreven.
Ze zijn te vinden op de site van de Erfgoedinspectie. Volg de link. Ook het Nationaal Archief levert veel informatie over records management.

Trends voor informatiemanagement

Onlangs vroeg men mij om een verhaal te houden over trends op het gebied van de informatievoorziening. Afgezien van de vraag of de toekomst wel te voorspellen is (lees hierover The Black Swan van Nassim Nicholas Taleb, wat eigenlijk een oproep is om voorspellers te negeren, want de toekomst wordt steeds doorkruist door onverwachte wereldschokkende gebeurtenissen, echt een aanrader) heb ik toch enkele trends op een rij gezet die macro-economisch volgens mij de komende tien jaar sterk gaan bepalen. Het zijn open deuren, maar toch: wie weet inspireren ze u tot een andere kijk op zaken.

Trend 1. De komende jaren minder mensen en anders werkende, denkende mensen. Er komt een grote uittocht van ouderen die het arbeidsproces verlaten. In 2020 zijn er nog maar drie van de tien huidige ambtelijke medewerkers over. Er komen op dat moment ook beduidend minder mensen op de arbeidsmarkt. Dit gat moet worden opgevuld door te automatiseren, waardoor routinetaken komen te vervallen enhierdoor ook het overblijvende werk aantrekkelijker wordt.
Tegelijkertijd is er onder invloed van de economische malaise een werkloosheidsprobleem. In Spanje is nu al één op de vier mensen zonder werk, in Nederland nemen 3,6 miljoen mensen geen deel aan het arbeidsproces. De reden werd onlangs in Trouw aangegeven (1 mei, pag. 17): 1.052.000 volgt een opleiding, 649.000 zijn arbeidsongeschikt, 445.000 is met vervroegd pensioen, 419.000 is werkloos, 398.000 wil wel werk, maar zoekt niet of is niet beschikbaar (?), 326.000 zorgt voor het gezin en 313.000 heeft een andere reden. Dus algemene trend: minder mensen in het arbeidsproces betekent harder werken voor wie achterblijven, of automatiseren.

Trend 2. Small is beautiful. De laatste jaren heeft Nederland ongekende schaalvergrotingen gekend. Ziekenhuizen, scholen, overheidsorganisaties werden geclusterd en gemaakt tot fabrieken waarin de menselijke maat vaak verdween. Schaalvergroting levert geld op, is de leidende gedachte. De vaste kosten kunnen worden omgeslagen over meer geproduceerde eenheden, specialisatie wordt mogelijk. Dit geldt totdat een bepaald optimum is bereikt, daarna kost het alleen maar geld.
Dit is niet het enige nadeel. De organisatie komt verder af te staan van de klant (om wie het toch allemaal begonnen is), en doordat de span of control beperkt is, zullen er managmenttussenlagen moeten worden ingevoerd, die duur zijn en leiden tot een groter informatieverlies in de top, omdat informatie nu eenmaal door elke laag die het passeert, gekleurd wordt.
Schumacher houdt een pleidooi voor kleinschalige productie, waarin mensen weer zichtbaar worden in plaats van dat het anonieme arbeidskrachten zijn. De kunst is dus het optimum te zoeken en te bereiken en verder te werken aan het verminderen van wat Amerikanen de "red tape" noemen, de administratieve lastendruk; op Curacao hoorde ik een organisatie die "van red tape naar red carpet" ging, een mooi idee. Wat we dus krijgen de komende tien jaar is down sizing en down scaling: grotere organisaties moeten worden opgesplitst in meerdere kleinere: een ontwikkeling die jaren geleden werd voorspeld door de econoom Claudio Ciborra in zijn Teams, Markets, Systems. Waar dit niet wenselijk is zal een verdergaande decentralisatie in de organisatie worden doorgevoerd.

Trend 3: Information Governance. Maatschappelijke ontwikkelingen en governancevereisten (eenvoudig te vertalen als: beginselen van behoorlijk bestuur) stellen een toenemende vraag naar een kader voor information governance binnen bedrijven en organisaties. Over Information Governance publiceerden wij eerder twee onderzoeken in trendrapportages, de DIV-Monitor. Het onderzoek vond plaats onder gemeenten. Uitkomsten hiervan waren:
- het governancebegrip leeft nog weinig in gemeenten (dit terwijl er door de centrale overheid toch behoorlijk in wordt geinvesteerd,
- 42% van de respondenten vindt de bedrijfskritische informatie goed toegankelijk (dus: 58% niet);
- 40% meent dat de bedrijfskritische informatie onvoldoende wordt beschermd;
- 30% meent dat de kosten van informatie onvoldoende worden beheerst;
- 71% haalt onvoldoende waarde uit de eigen informatiebronnen van de informatie;
- 83% geeft aan de eigen informatiebronnen onvoldoende te gebruiken binnen de organisatie;
- 85% is ontevreden over het delen van informatie met partners buiten de organisatie.

Trend 4: Er komt een nieuwe generatie op die van kinds af aan vertrouwd is met de computer, die geen omslag van papier naar digitaal meer hoeft te maken omdat de digitale wereld voor hen de realiteit is. Adviseurs slaken om het hardst kreten om op te vallen in de markt met het nieuwe werken, het andere werken, het betere werken, het slimmere werken, het doordachte werken.... of het nodig is? We steken veel tijd in het opleiden van mensen, maar ook zijn we bezig met het opjutten, opjagen van mensen in een nieuw digitaal keurslijf. Stel nu toch eens dat u dit tempo wat vertraagt, dan lossen problemen zich grotendeels vanzelf op. We ontkomen niet aan dit marketingjargon, maar probeer te relativeren en laat u het hoofd niet op hol brengen: neem ook in deze ontwikkelingen de menselijke maat.
Het nieuwe werken is wel degelijk een trend en zou waar dan ook in de organsiatie zeker onder de aandacht gebracht moeten worden. Professor Volberda (Erasmus Universiteit) geeft voor het nieuwe Samenwerken de volgende definitie: het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve principes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren.
Of de huidige ingevoerde nieuwe-werkenprincipes zoveel efficiënter zijn- ik waag het te betwijfelen. Alle medewerkers in de organisatie worden generalist gemaakt in administratieve taken. Dat betekent dat zij niet meer ondersteund worden door mensen die zich kunnen specialiseren in deze taken, die doorgaans afwijken van de taken waarvoor iemand is aangenomen. Veel tijd gaat verloren aan het zelf opzoeken van informatie, het zelf uitvoeren van administratieve handelingen, tot wel 2 uur per dag (blijkt uit eigen onderzoek in tientallen organisaties). Centraal zou de vraag moeten staan: hoe verbeteren we de productiviteit en waar ligt ook hier het optimum op de schaal tussen zelf de administratieve taken uitvoeren of hiervoor specialisten aan te stellen.

Trend 5: Platforms as a service, SAAS: Bring your own device: mensen willen werken met de hulpmiddelen waarmee ze vertrouwd zijn. BYOD begint al in te burgeren op beperkte schaal. Hierin zit een probleem voor de toekomst: BYOD betekent: Manage (and control, beheer) Your Own Information! Wanneer medewerkers informatie gaan delen via G-docs, Dropbox, Windows LiveSpace, PBworks en andere pakketten, is die informatie -door de organisatie althans- niet meer controleerbaar en kan deze niet dienen ter verantwoording en bewijs; hiervoor zullen dus nieuwe oplossingen moeten worden bedacht.

Trend 6: interoperabiliteit, standaardisatie. Hierover is onlangs een dik boek uitgebracht (ook verkrijgbaar als pdf), kort samengevat: waar geautomatiseerd wordt, neemt het belang van standaarden toe; zonder standaarden is uitwisseling van informatie niet mogelijk. Wat ons brengt tot de volgende trend:

Trend 7: metadata horen tussen organisaties bruikbaar te zijn en moeten daarom om een informatie-object heen worden gelegd. Metadata zijn gegevens over gegevens. Ze geven de kenmerken van documenten weer, waardoor deze zijn terug te vinden, alleen of in samenhang. Documenten vormen in organisaties vaak de basis van het handelen, de metadata beschrijven de elementen van deze documenten, zodat ze koppelbaar zijn - aan elkaar en aan systemen.
Deze metadata horen aan het document zelf gekoppeld te worden in, wat we noemen, een wrapper. Spreken we over archiefdocumenten, dan is de plaats van een archiefdocument in een mappenstructuur (= het pad) het belangrijkste metagegeven van het document. Archief is immers procesgebonden informatie.

Trend 8: beter informatie organiseren in plaats van meer servers bij te plaatsen. Ik was deze maand in een organisatie waar de afdeling ICT weer een verzoek kreeg tot serveruitbreiding. Nee, zei het hoofd ICT, ga eerst maar schonen. En als je dat hebt gedaan, kom dan maar terug. De afdeling in kwestie schoonde met behulp van informatiebeheerders de documenten op en kwam niet meer terug, ze konden nog jaren vooruit met de opgeschoonde ruimte! Er staat zo veel redundant materiaal op de servers waarop de informatie is opgeslagen... Informatiebeheerders hebben tot nu toe nauwelijks dienstverlening ontwikkeld om de digitale informatiehuishouding te beheersen.
Om een voorbeeld te geven: papieren archieven worden in bewaring gegeven tegen een strekkende meterprijs die ligt tussen de 250 en 350 euro per jaar. Een meter papieren archief geschoond betekent dus een duidelijk aanwijsbare structurele winst. Dit geldt ook voor digitale archieven. Een Terabyteschijf aan informatie koop je tegen een laag bedrag, maar dan zijn de kosten van onderhoud en beheer nog niet gerekend. Reken maar, die tellen ook door!

Trend 9: Daarbij doet zich ook de vraag voor die ik de "licentiekwestie" noem. De licentiekwestie is een centenkwestie. Tot nu toe was er vaak een "alles of niets"-idee over welke functies in de organisatie welke software tot hun beschikking kregen en dat is verkeerd in mijn ogen: iemand hoort geen hulpmiddelen te krijgen die hij of zij niet gebruikt. Elke licentie kost geld maar dat niet alleen: hoe minder je een bepaald pakket gebruikt, des te moeilijker zal dit gebruik worden.
Ik denk dan ook dat de komende jaren organisaties gaan nadenken wie welke software voor welke toepassingen nodig heeft en hun licentiebeleid daarop gaan afstemmen. Minder licenties betekent minder kosten, minder beheer. Een licentie kost immers niet alleen aanschafkosten, maar ook onderhoud, dit bedraagt in de meest gunstige gevallen 15%. Dus hoe minder licenties, des te minder kosten.
Dan blijft de vraag wat organisaties gaan doen met Office-vergelijkbare pakketten, zoals Office zelf is, GoogleDocs en er nog andere oplossingen zijn. In zichzelf hebben deze pakketten mogelijkheden om samen te werken, om taken toe te wijzen, termijnen in de gaten te houden, om documenten in een gemeenschappelijke structuur op te slaan. Als dat allemaal kan, waarom zou je daar dan specialistische pakketten voor nodig hebben, die wellicht meer functionaliteit hebben, maar waarvan je deze functies maar weinig gebruikt? De vraag is daarbij: moeten we niet ook op dit gebied downsizen naar de veel uitgevoerde werkzaamheden en de uitzonderingen op de koop toenemen, waar we nu pakketeisen baseren op de uitzondering ("stel je eens voor dat....."), wat pakketten ingewikkeld maakt en duurder in aanschaf, dus ook in onderhoud.

Ben ik toch weer tot negen trends gekomen... zoals in 1980 en 1990... ik heb uiteraard niet alle trends genoemd, er zullen er ongetwijfeld meer zijn. Daarvoor kunt u reageren, en samen komen we zo tot een mooi overzicht. Voor eventuele reacties dank ik u bij voorbaat hartelijk!