zondag 22 november 2015

Recordmanagement of documentbeheer?


Documentbeheer is een belangrijke functie in een organisatie, die kan leiden tot een grote effectiviteit, tot het voorkomen van verspilling en het bereiken van besparingen. Alle medewerkers met een kantoorfunctie hebben ermee te maken. Maar wat is het eigenlijk?
Gewoonlijk worden de volgende activiteiten ertoe gerekend:

 • Het toegankelijk maken van documenten door kenmerken, labels ofwel metadata toe te kennen.
 • Het beheer van deze documenten én bijbehorende gegevens waarmee zij te identificeren zijn en waarmee kan worden aangegeven in welke context zij zijn gebruikt.
 • De verstrekking van informatie uit de systemen waarin documenten zijn opgeborgen (dit zijn: kantoorautomatiseringsapplicaties, afdelings- of vakapplicaties, document-, zaak- en bewaarsystemen).
 • De vernietiging van documenten die niet meer relevant zijn voor de bedrijfsvoering en geen verdere, bijvoorbeeld geschiedkundige of anderszins emotionele,  waarde hebben.

Een documentbeheerder houdt zich bezig met de bovenstaande activiteiten. Documentbeheer houdt in dat er afspraken worden gemaakt over versiebeheer, de plaats waar documenten worden opgeslagen (de locatie, in welk systeem), welke kenmerken aan documenten worden gehangen (dit zijn de metadata), in welke series de documenten worden opgeborgen of welke andere vormen van terugvindbare context en hoe lang data wordt bewaard: de bewaartermijnen. Dit alles doet een documentbeheerder in samenspraak met de proceseigenaren, want iedereen moet gemakkelijk kunnen werken met documenten. Goed documentbeheer bespaart tijd.

Organisaties hebben hun documenten opgeslagen op verschillende plaatsen: in mailboxen, op persoonlijke schijven, afdelingsschijven, op externe media zoals een USB-stick, in Dropbox, Google Docs, in specifieke vakapplicaties, op papier, in mappen: noem maar op of het is er wel.

Vaak geven we deze documenten wel een naam, maar vergeten we die naam. Dan is de samenhang tussen de inhoud van het document en de documentnaam niet terug te vinden. Met andere woorden: eigenlijk is het dossier dan al niet meer volledig.

Ook zijn meerdere versies van hetzelfde document in omloop en weten we na verloop van tijd niet meer welke versie de juiste is.

Ik werk nu bij een organisatie die 1,5 Terabyte aan informatie heeft, alleen al op de gemeenschappelijke schijven. Dat zijn 85 miljoen pagina’s A4 aan tekstdocumenten, een kleine universiteitsbibliotheek. Als je al die documenten zou printen en op elkaar zou leggen, heb je een stapel die hoger is dan 18 maal de Eiffeltoren (bijna 5,5 kilometer). Dat zijn 171.799 pakken A4-papier van 500 vel! Slechts tussen de 10 en 15% van deze documenten zijn originelen. De rest bestaat uit kopieën.

Slechts 11% van de informatie die een organisatie opslaat, heeft zakelijke waarde, zo werd onlangs becijferd in het Databerg Report 2015. Dit betekent dat grosso modo 90% van de informatie overbodig is en dat u dus behoorlijk kunt besparen op uw databeheer. Het bijhouden van de overige, nutteloze data kost bedrijven jaarlijks gemiddeld € 700.000, zo rekent Veritas ons voor.
Maar hoe komen we er nu achter welke informatie essentieel is voor de bedrijfsvoering, en welke niet? Hoe signaleren we kopiebestanden, hoe krijgen we het informatiebeheer onder controle?
Het is immers gemakkelijker om nog een Terabyte in gebruik te nemen dan stelselmatig schijven op te ruimen. Maar toch: hoe meer data, des te groter de kans om op het moment dat informatie nodig is, mis te grijpen. Wat is de juiste versie? In welke map is het document opgeborgen? Hebben we het dossier in papier, of digitaal? Hoe kunnen we een zaak reconstrueren, wanneer we voor de rechter staan?
Schijven staan vol met verouderde bestanden, concepten en kopieën. Niemand neemt de tijd om daar eens flink de bezem door te halen!
Data opruimen heeft veel voordelen. Data die er niet is, hoeft niet te worden beheerd. Als organisatie loop je geen risico: is de wettelijke termijn om iets te bewaren verlopen, dan mag het weg en kunt u er niet meer op worden aangesproken.

Door bestanden op te ruimen worden systemen sneller, het beheer eenvoudiger. Een afgesproken structuur van de informatie (bijvoorbeeld binnen de Verkenner) maakt dat zoektijden en administratieve handelingen verminderen. Hoe eenvoudiger de structuur, des te gemakkelijker deze is toe te passen. Blijft over: meer tijd om te besteden aan het eigenlijke werk, waar de organisatie goed in is.

Veel documenten zijn na korte tijd niet meer nodig voor het bedrijfsproces en kunnen zonder bezwaar worden vernietigd.

Toch worden ze bewaard.

Documentbeheer is verantwoordelijk voor het toegankelijk houden van documenten en de vernietiging ervan, als dat mogelijk is conform wet- en regelgeving. Documentbeheer maakt het gemakkelijker documenten terug te vinden.

Dat moet wel georganiseerd worden.

Dit betekent dat we afspraken moeten maken om het eens te worden over een aantal zaken:
 -   Wat is een document?
 -   Welke documenten zijn relevant voor de werkprocessen die we uitvoeren?
 -   Welke documenten dienen als bewijs en verantwoording?
 -   Hoe komen die documenten tot stand?
 -   Welke gegevens horen bij een document, zodat we het kunnen terugvinden?
 -   Wie maakt documenten?
 -   Waar slaan we de documenten op?
-   Hoe delen we informatie?
-   Waar kun je terecht met vragen?

 De antwoorden helpen ons om documentbeheer in de organisatie tot leven te brengen en ons werk gemakkelijker te maken.

Waarom heb ik het nu over documentbeheer?

Pas geleden was ik in een organisatie waar ik weerstand ondervond van de afdeling ICT, nadat ik door het management gevraagd was om advies. "Jij komt voor de records, en daar zijn wij van" zei het hoofd ICT.
Toen ik vertelde dat ik kwam om het documentbeheer op orde te brengen, zei de man: "Zeg dat dan, dan heb ik nog wel wat problemen die opgelost moeten worden."
We bespraken of PDF/A de beste methode van opslag was, hoe we versiebeheer goed konden inrichten, hoe we de mailboxen onder controle konden krijgen, hoe we persoonlijke schijven konden reduceren, hoe we afdelingsschijven slimmer konden indelen, wat zaakgewijs werken betekende voor de organisatie, wat de Verkenner kon betekenen voor eenvoudig documentbeheer. De hele Roadmap voor digitaal informatiebeheer kwam voorbij en we werden beiden enthousiast over de mogelijkheden die er in de organisatie lagen om tot verbetering van het documentbeheer -en dus de informatievoorziening- te komen.

Documenten in dossiers, metadatering van documenten zodat deze context krijgen en behouden, opslag op een duurzame wijze: we herkenden de gezamenlijke problemen.

Hoe we met databases moesten omgaan was het volgende onderwerp. Hoe moet je die bewaren? En mogen foto's worden teruggebracht tot een ander, minder rijk formaat, wat zijn daarvan de consequenties? Hoe slaan we CAD-CAM op, want als we dat als PDF doen, dan verliezen we de functionaliteit....Wat doen we met de website?

Documentbeheer- het is een mooie start voor organisaties die in de knoop zijn geraakt met hun informatievoorziening. Er is een wereld te winnen.