Time management van de koude grond

In 2004 kwam het Kabinet met plannen om de dagindeling van werkende mensen te verbeteren. Maar liefst 118 miljoen euro zou hiervoor tot 2009 worden uitgetrokken. Uit onderzoeken blijkt dat veel mensen niet bepaald handig met hun tijd omgaan. Bijna dagelijks word je ermee geconfronteerd. Mensen zijn gehaast en hebben het gevoel dat het werk nooit af raakt. Ze werken structureel over, maken te lange werkdagen, hebben het idee dat ze in vijf dagen de productie van zes dagen moeten maken. Dit terwijl er steeds meer werk opgestapeld wordt, doordat met minder mensen een grotere prestatie moet worden geleverd. Een medewerker aannemen kost veel geld en werkgevers verwachten een optimaal rendement uit hun investeringen. Daarbij is het crisis dus vallen er ontslagen- de overgeblevenen moeten dus wel werken.
Er komt steeds meer werk, en er komen geen mensen bij, zo lijkt het althans. Maar is dat ook zo? Vaak zien we in organisaties dat mensen zich heel efficiënt bezig houden met de verkeerde dingen te doen. Met platgetreden paden nòg platter te treden, met oude werkwijzen te blijven hanteren, waar al heel wat gemakkelijker hulpmiddelen beschikbaar zijn. Met diensten te verlenen, waarnaar allang geen behoefte meer bestaat.
Ook zien we dat mensen veel tijd kwijt zijn met communiceren. Juist in deze communicatie worden veel fouten gemaakt, door bij voorbeeld het verkeerde medium te kiezen. Men schrijft een lange e-mail, waar een telefoontje van enkele minuten duidelijkheid had gegeven, of telefoneert met meerdere mensen waar een e-mail aan een groep beter was geweest. Steeds meer mensen worden slaaf van de nieuwe media en worden tijdens hun werk steeds gestoord door piepjes en bliepjes wanneer weer een email binnenkomt, wat meteen de nieuwsgierigheid opwekt om te kijken wat er nu weer binnen is. Geconcentreerd werken is er zo niet meer bij.

Efficiënt werken betekent doelgericht werken. Bij time management hoort vooral het kiezen van je prioriteiten, oftewel je prio-tijden. We hebben allen 24 uur tot onze beschikking en het gaat erom binnen de acht werkuren te bepalen wat we het beste kunnen doen, in overeenstemming met de visie, missie en doelstellingen van de organisatie.
Als we dan weten wat we moeten doen, is het zaak om datgene wat tot onze taak behoort, op een acceptabel niveau uit te voeren. Ook daarin gaat nogal wat mis. Door perfectionisme wordt veel tijd gestoken in details, die er niet toe doen en het product nauwelijks verbeteren. Maar ook doordat we bepaalde routines niet kennen, voeren we ze verkeerd uit en verliezen daardoor heel wat tijd.
Om werkprocedures goed te kunnen uitvoeren, is het nodig dat we tijd nemen om ze te doorgronden. We moeten onszelf dus trainen, ons een werkproces eigen maken.

Doelgericht en effectief werken betekent vooral je eigen werkzaamheden kritisch onder de loupe te nemen. Is het wel nodig dat een bepaald werk wordt gedaan? En als dat dan zo is, kan het dan anders, beter, sneller? Voeren we de werkzaamheden uit volgens een “best practice” of hebben we nauwelijks instructie gehad? Juist die instructie –hoe kan het werk het beste worden uitgevoerd- is vaak heel belangrijk. En “best and worse cases”: archieven zitten er vol van!

Best Practices, de beste manier van werken, kun je leren. En leren doe je onder andere door te experimenteren en te kijken of het anders, beter, sneller kan. Via opleidingen kun je leren hoe anderen werken, wat de beste methode is. Blijf daarbij kritisch: ook de beste methode valt te verbeteren (en vergeet niet: door het vermijden van perfectionisme valt tijdwinst te behalen)!

Onlangs mochten wij bij een organisatie een dergelijk proces begeleiden. Het ging erom de werkmethoden van het informatiebeheer te beoordelen. De afdeling kampte al jarenlang met structurele achterstanden, die steeds werden weggewerkt door een extern bureau. Door te werken aan een duidelijke missie voor de afdeling die werd aanvaard door het management (wat zien wij als onze taak, waarvoor kan men op ons rekenen, maar ook: wat doen wij NIET), door het takenpakket en de werkdruk te meten en verbeteringen aan te brengen in het takenpakket kwamen wij snel tot een mogelijke besparing van 30%. Dit leidde in eerste instantie tot ongeloof en veel “ja maars”. In een voorbeeldbewerking konden we laten zien hoe het anders kon, en geleidelijk aan raakten de medewerkers overtuigd.
Time management is vooral kiezen. Kiezen WAT je doet en HOE je het doet. Schuw daarbij het experiment niet: door steeds de dingen op dezelfde manier te blijven doen, verandert de wereld niet. Dus ook niet je werkdruk!