Automatische metadatadatering

Informatiebeheerders leerden in het verleden een archiefcode zoals de UDC of de Basis Archiefcode, een geheimtaal waarmee documenten voorzien werden van een cijfercombinatie, die de sleutel vormde tot de rijke archiefschatkamer waarin zij werden opgeborgen.
De basis van deze archiefcodes ligt in een werkstuk van Melvil Dewey, het Dewey Classification System, ontwikkeld in 1873. Meer dan een eeuw is het een hulpmiddel geweest om kennis onder te brengen in bepaalde klassen. Specialisten werden getraind in het denken in deze ordeningssystematiek en bij de ontvangst van een document werd door de hersenen bliksemsnel een combinatie gelegd met de plaats, waar het document moest worden opgeborgen. De classificatie was een hulpmiddel om kennis te organiseren en boeken, artikelen en andere documenten te ordenen en rangschikken, een plaats te geven waar ze ook weer konden worden teruggevonden.

De analoge informatiesystemen waren, zoals men dat noemt, ééndimensionaal. Er was doorgaans slechts één plaats geschikt om iets op te bergen, dus ook één plaats om terug te zoeken. Zonder de getrainde specialist was het dan ook vaak moeilijk om een eenmaal opgeborgen document terug te vinden. Er zijn zelfs organisaties waar de informatieverzorgers een andere mening hebben dan die in de archiefcode is aangegeven, en waar het zonder deze specialist dan ook volstrekt onmogelijk is om iets terug te vinden.
Als aanvulling op dit eendimensionale systeem werden vaak hulpindexen gemaakt, die neveningangen werden genoemd. Voor een verzameling bouwvergunningen werden bij voorbeeld indexen vervaardigd op adres en op naam van de aanvrager. Welke vraag dan ook werd gesteld, hij was te beantwoorden als één van deze elementen er deel van uitmaakte. De vergunningen zelf waren op nummer weggezet.

De efficiency in het toekennen van metadata –gegevens over een bepaald document- neemt toe. Steeds meer mogelijkheden dienen zich aan om automatische indexinformatie al in een vroeg stadium op te nemen in een systeem.
Steeds meer van deze informatie wordt door de klant geleverd. Als een gebruiker een website bezoekt en zij vraagt een formulier aan, dan doet zij hetzelfde als bij telebankieren: zij doet het werk van een ambtenaar, vaak van een medewerker die dezelfde registratie uitvoerde, wanneer hij het formulier ontving en de gegevens overnam in een geautomatiseerd systeem.
Zo worden steeds meer indexeringswerkzaamheden uitbesteed aan de klant, of worden opgebouwd door communities van mensen die samen informatie delen en toegankelijk maken. Steeds meer webformulieren worden rechtstreeks door de klant ingevuld. Deze worden rechtstreeks geladen in databases en daarin verwerkt. Waar mogelijk zullen aanvragen direct digitaal worden afgedaan. En heeft een klant geen computer, dan kan hij naar een centraal loket komen, waar hij vriendelijk wordt geholpen bij het invullen van het formulier. Zelfbediening is de boodschap! (zie hierover ook gesignaleerd, elders in dit blad).
Nóg interessanter wordt het, wanneer de klant een digitale identificatie gaat gebruiken. Wanneer de klant deze identificatie gebruikt, worden op dat moment al zijn klantgegevens direct aangeroepen. De klant hoeft dus niet opnieuw NAW- en andere gegevens in te vullen. Eénmaal bekend is altijd bekend.
Deze veranderingen zoudende informatiebeheerders wel aan het denken moeten zetten. De efficiency in het toekennen van metagegevens neemt toe. Er komen steeds meer berichten, maar ook de mogelijkheden om te zoeken en terug te vinden nemen toe- door de zelf toegekende metagegevens.
Tijd voor bezinning dus. De core-business van de informatiebeheerder is het beschikbaar maken en houden van het organisatiegeheugen tegen de laagst mogelijke kosten.
Hoe doe je dat?
Welke kosten kan ik als informatiebeheerder beïnvloeden?
Hoe organiseer ik dat informatie beschikbaar is en blijft gedurende de tijd dat zij nodig zijn?

Zet de denktank aan het denken!