Kort over Deming

Veranderingen realiseren is niet eenvoudig. Je moet de nodige beweging in een organisatie krijgen. Beweegt het te weinig, dan gebeurt er niets; beweegt het te veel, dan ontstaat rumoer en contraproductiviteit. Veel hangt af van de noodzaak, het leiderschap, de cultuur en de mensen die de verandering begeleiden. Dit wordt verwoord in onderstaande principes:



Veranderen is een mix van meten (Plan, Do, Check, Act) en bewegen. Om de medewerker in actie te krijgen is de Deming-cyclus uitgebreid met de IMWR-cirkel. Deze geeft de acties naar het personeel weer.

• Om van Plan naar Do te komen, moet je de medewerkers Mobiliseren.
• Om van Do naar Check te komen, moet je Waarderen.
• OM van Check naar Act te komen, moet je Reflecteren.
• Om van Act naar plan te komen, moet je Inspireren.

Inspireren is het prikkelen, het genereren van nieuwe ideeën, het creëren van betrokkenheid en uitdaging. Elkaar enthousiast maken voor de bestaansreden(en) van de organisatie, haar positie en kracht. Het ontwikkelen van toekomstperspectief en het ontdekken van mogelijkheden tot verbeteren en vernieuwen.

Mobiliseren is het benutten van inspiratie; het aanwenden en ontwikkelen van de capaciteiten en kwaliteiten van alle betrokkenen in en rond de organisatie (medewerkers, klanten, partners en bestuurders) om het toekomstperspectief, de doelstellingen en plannen van de organisatie te realiseren.

Waarderen betekent dat de leiders in overleg met medewerkers en andere betrokkenen bepalen wat werkelijk van waarde is in het licht van haar missie en visie. Waarderen betekent ook:
• Oog en respect hebben voor elkaars rol en bijdrage.
• Het beantwoorden van de behoeften van medewerkers aan erkenning voor gepleegde inspanningen.
• Behaalde resultaten in lijn met de doelstellingen van de organisatie.

Reflecteren betekent de tijd nemen om terug te kijken op de resultaten die zijn behaald en de manier waarop dat is gebeurd. Het doel is daarvan leren. Reflectie kan plaatsvinden op diverse niveaus: het individu, het team of de organisatie als geheel. Reflecteren omvat ook het spiegelen met anderen en de tijd nemen om met elkaar te overdenken en te bespreken waar het nu eigenlijk allemaal om ging, waar het goed gaat, waar de zorgen zitten, wat er mogelijk of moeilijk was of zal worden. Het vraagt om een open cultuur waarin de dialoog hierover kan worden gevoerd.

(uit een werkstuk van een cursist van de Leergang Informatie- en Procesbeheer over de invoering van een zaaksysteem in de organisatie).

Het document: de kern van de zaak

Zaakgericht werken is een goed hulpmiddel voor het controleren van acties, als vervanging van eerdere rappélsystemen. In de huidige signaleringssystemen kan de burger meekijken en de wetgever ook, die een tegemoetkoming in het vooruitzicht stelt aan de burger wanneer zijn aanvrage of klacht niet binnen bepaalde termijn is behandeld.
De vraag blijft echter wat te doen met de zaak wanneer deze publieksvriendelijk is afgehandeld.

Een voorbeeld: iemand vraagt om een erfpachtovereenkomst. Die gelden in een stad als Amsterdam voor een periode van honderd jaar. De aanvrage komt in het zaakafhandelingssysteem en verdwijnt daaruit na afhandeling (de erfpachtovereenkomst is gesloten), dat zal zijn na enkele weken.

Een aantal documenten zijn op dat moment niet meer relevant, of worden op korte termijn minder relevant: de behandelingsverslagen (zoals: bericht van ontvangst, tussentijdse voortgangsberichten). Wat op termijn belangrijk is, zijn de informatie-objecten/is het informatie-object over de overeenkomst. Dat zal een document zijn, door beide partijen ondertekend.

Die overeenkomst moet dus gedurende de looptijd worden bewaard en tijdig vóórdat deze vervalt, moet de overeenkomst weer worden gesignaleerd, zodat tussen partijen kan worden gesproken over verlenging of beëindiging.

Tussentijds zullen misschien rechthebbenden wijzigen en zal dus ook de overeenkomst worden gewijzigd.

Dat kan niet in het zaaksysteem, waar de vergunning op dat moment al uit verwijderd zal zijn (anders hou ik in het zaaksysteem niet een goed overzicht van de werkzaamheden die ik nog moet uitvoeren). Het wijzigen van de overeenkomst zal echter als nieuwe zaak worden vastgelegd en bewaakt in het zaaksysteem.

De overeenkomst zal dus bewaard moeten worden. Waar? In een archiefsysteem oftewel een RMA, met een bewaking op de termijn waarop de overeenkomst verloopt. Dat geldt voor alle contracten. Ooit al eens de termijn van een verzekering of zakelijke huurovereenkomst laten verlopen en de consequenties daarvan onder ogen gezien?

Zaaksystemen- goed voor de publieke dienstverlening. Ik noem ze daarom vaak publiekzakensystemen. Burgers, buitenlui en ambtenaren blijven op de hoogte van de voortgang van zaken al betwijfel ik echt of de burger en behoefte aan heeft om te horen dat zijn bericht is ontvangen (ja, dat wel), in behandeling is genomen (dat mag ik als burger toch wel hopen), dat er een besluit wordt genomen of is genomen en dat de zaak is gearchiveerd.... Het enige waar ik als burger in geïnteresseerd ben is: krijg ik mijn vergunning en zo ja, wanneer.

Zaaksystemen- niet geschikt voor duurzame archivering. Daar heb ik een meer robuuste oplossing voor nodig.

Overigens, al eens gekeken naar de DMsystemen van tegenwoordig? Ik kom systemen tegen met daarin duizenden documenten die door de behandelend medewerker niet zijn afgevinkt als afgedaan, en die dus ook niet definitief kunnen worden gearchiveerd.....Geen informatiespecialist die daar naar kijkt.

Archief- en informatievisie gevraagd!

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten schreef op 11 november 2010 een brief aan mr. J.P.H. Donner, Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties waarin namens de gemeenten wordt gevraagd om een archief- en informatievisie. De VNG geeft in deze brief haar zienswijze op het archiefwerk en de documentaire informatievoorziening. Puntsgewijze betreft de zienswijze het volgende:

1. er is een brede archief- en informatiewet nodig. Er is al wel een voorontwerp dat dateert uit 2006 en de VNG zou hierin graag onderdelen van de Wet openbaarheid van bestuur opgenomen zien. De dienstverlening dient uitgangspunt te zijn bij de organisatie van de overheidsinformatie. Overheden hanteren hiervoor verschillende standaarden en dat maakt het voor de maatschappij lastig om de informatie te doorgronden. De VNG denkt hierbij onder andere aan het harmoniseren van selectielijsten. Harmonisatie van archiefterminologie en de terminologie uit het digitale documentaire domein is nodig.

2. Digitalisering: de Archiefwet 1995 is verouderd. Verkorting van de overbrengingstermijn van digitale bescheiden naar e-depots en herijking van de archiefstandaarden is mogelijk. De VNG verwacht samenhang tussen Archiefvisie, de aanpak van de e-overheid, het Nationaal Uitvoeringsprogramma, het concept van zaakgericht/klantgericht werken en geo-informatie. De VNG wil samen met KING een vertaling van de Baseline Informatiehuishouding en zaakgericht werken naar de gemeentelijke praktijk ontwikkelen.

3. De verantwoordelijkheid van het Rijk over de Rijksprovinciale en provinciale archieven in de Regionale Historische Centra wordt gedecentraliseerd naar de provincies. Dit gaat gepaard met een bezuiniging van 25%, wat de ontwikkeling van RHC's in gevaar brengt.

4. Veel gemeenten willen een gezamenlijk e-depot om zo kosten te besparen. De VNG vraagt om een onderzoek hoe het e-depot het beste vorm kan krijgen en vraagt het Rijk om te investeren in gezamenlijke e-depots.

5. Kwaliteitsimpuls. De VNG heeft behoefte aan een goede inhoudelijke ondersteuning, met stimulansen en verankering van de kwaliteit van het archiefwerk en de documentaire informatievoorziening. Archiefinstellingen zouden gecertificeerd moeten worden en de eisen aan het gemeentelijk beheer en de inspectie dienen te worden heroverwogen. BRAIN zou hierin een belangrijke rol kunnen vervullen volgens de VNG.

6. Toezicht en regelgeving: gedetailleerde regelgeving en toezicht vanuit de archiefwereld past niet bij moderne opvattingen over kaderstelling. De VNG is tevreden over de initiatieven om het verticale toezichtmodel in de Archiefwet te vervangen door een horizontaal model. De VNG ontwikkelde hiervoor key performance indicators die in een pilot worden getoetst.

7. Er is een majeure innovatieslag nodig om te komen tot toekomstgericht en duurzaam archiefwerk. Het Rijk zou hier de regie moeten nemen, uitgaande van de centralisatie van bedrijfsvoering van het Rijk.

8. Er worden enkele aanbevelingen gegeven om te komen tot een haalbare implementatie. Deze zijn:
- bundelen van capaciteit om de inhoud van de implementatie goed in beeld te krijgen;
- architectuurmodellen beter met elkaar verbinden;
- samenhang creëeren tussen informatiebeveiliging, documentaire informatievoorziening, archivering, kwaliteit van gegevens en beheer van metadata;
- ontwikkelingen bundelen onder de noemer kwaliteit van de informatievoorziening;
- kies voor een plateauaanpak;
- toets tussentijds of de visie in de juiste richting gaat.

Samengevat is er behoefte aan een toekomstbestendige visie op informatie en archivering die rekening houdt met het gehele informatieveld.