Alles bewaren is geen optie

We bewaren veel te veel gegevens. Uit gemakszucht of angst, want kiezen of iets bewaard moet worden kost tijd, en vernietiging brengt risico met zich mee, dus alles bewaren is het gemakkelijkst.

En dat weten we inmiddels: steeds meer overheden komen om in de gegevens en zien door de bomen van applicaties, zaaksystemen van heden en documentsystemen uit het verleden, van persoonlijke- en afdelingsschijven, het bos van het informatiebeheer niet meer. Het woud der verwachting is een eng bos geworden, waar het beter is met de handen vanaf te blijven. Archieven zijn dumpplaatsen geworden voor overtollig afval wat de medewerker niet meer nodig heeft: die is inmiddels al weer bezig aan het volgende project/de zaak en wie later stukken nodig heeft, die zoekt maar. Als een archeoloog, met een potscherf in de hand, proberend om de andere informatiefragmenten op te zoeken en zo toch overzicht te verkrijgen.

Soms lijkt het erop dat dit doelbewust gebeurt: wat er niet is, daarover hoeft men zich niet te verantwoorden. Dus worden beslissingen mondeling genomen, of blijven het ‘ballonnetjes’. Ik moet maar denken aan Zevenaar en Weert, waar onlangs bleek dat burgemeesters hun mailboxen hadden vernietigd. Op de zaak in Zevenaar heeft professor Jeurgens gereageerd. Overigens is er ook een zaak geweest waarin ongeoorloofde archiefvernietiging heeft geleid tot ontslag.  Steeds vaker leiden WOB-verzoeken tot teleurstellende resultaten, omdat de gegevens niet gevonden kunnen worden, aldus een journalist van het Platform Authentieke Journalistiek die wij onlangs over dit fenomeen spraken.

In een toenemend aantal organisaties is het informatiebeheer op dit gebied volstrekt ontoereikend en is de kennis, om informatie te selecteren, uitbesteed aan uitvoerende bureaus, pas op het moment dat de overbrengingstermijn van de archieven aanbreekt (momenteel binnen tien jaar na een twintigjarige termijn na afsluiting van het dossier/de zaak). Dit is veel te laat: het leed is dan al geschied en de digitale puinhopen zijn dan zo groot dat het bij een scherf, een fragment aan informatie blijft, ook al omdat er te weinig mensen worden opgeleid om in dit soort moeilijk ontwarbare kluwens te zoeken.

De kunde van het kiezen welke informatie bewaard dient te blijven, in welke vorm en hoedanigheid en snel opvraagbaar, uitgaande van de idee dat informatie tijdig moet kunnen worden geleverd aan de juiste geautoriseerde persoon, in de juiste samenstelling en tegen een voor de klant voldoende kwaliteit (dus met ‘fitness for use’) lijkt verdwenen te zijn in het huidige informatiebeheer. Doordat niet al bij de inrichting van het werkproces, een tweede keer tijdens het werkproces en als laatste na afhandeling van het werkproces selecties worden uitgevoerd, blijven achterstanden aangroeien. Steeds meer organisaties komen erachter dat ze continue enorme hoeveelheden terabytes aan gegevens meeslepen, die eigenlijk nutteloos zijn geworden, omdat er geen informatie meer aan ontleend kan worden. Door de snelle rotatie van personeel zijn er ook steeds minder mensen waarbij een beroep gedaan kan worden op het geheugen. Zo worden ooit nauwgezet bijgehouden indexen of zoeksystemen niet meer teruggevonden, waarmee informatie ontoegankelijk blijft en we steeds opnieuw dezelfde fouten blijven maken, ons niet kunnen verantwoorden en tijd, geld en arbeid verspillen.

Organisaties kunnen veel geld en moeite besparen door de deskundigheid op het gebied van (digitaal) archief- en informatiebeheer uit te breiden, zodat op een centraal niveau een team informatiecoaches ontstaat, dat de medewerkers die de werkprocessen uitvoeren, met raad en daad bijstaat in het beheer -en dan met name de selectieve bewaring- van hun informatie. Selectie van informatie  is de basis om overzicht te houden over de steeds groeiende informatieberg: wat niet meer nodig is, wat volgens de wettelijke voorschriften mag en moet worden vernietigd en toch aanwezig blijft, verhindert het zicht op de belangrijke, blijvend of langduriger te bewaren informatie.

Niet alleen kan 80% van de gegevens die door een organisatie wordt ontvangen en geproduceerd binnen 10 jaar worden vernietigd; ook is 90% van alle gegevens dubbel aanwezig in mailboxen, op persoonlijke- en afdelingsschijven, in procesapplicaties of een zaaksysteem. Overtollig en onnodig, omdat de bewaartermijn is verjaard en niemand zich bekommert om het verwijderen van de nutteloos geworden gegevens.

Een goed georganiseerd informatiebeheer bespaart niet alleen fysieke opbergruimte en ruimte op servercapaciteit, maar ook beheerkosten als: schijven, functioneel en technisch beheer, energiekosten. Verder brengt een goed georganiseerd informatiebeheer de CO2-uitstoot terug: voor elke Terabyte die beheerd wordt, dienen ter CO2-compensatie per jaar eigenlijk 200 bomen te worden geplant.

Maar nog belangrijker: informatie moet beschikbaar zijn op elk moment, voor elke geautoriseerde gebruiker, in de meest actuele versie, op elke device die hiervoor wordt gekozen, waar ook ter wereld. Dat is een democratisch principe dat hoort bij een transparante, open organisatie, of dit nu een bedrijf is of de overheid.

Dit is wat een goed georganiseerd informatiebeheer kan betekenen voor klant, bestuurder en medewerker: beschikbaar, betrouwbaar, duurzaam. Het geeft ook aan welk een belangrijke bijdrage informatiebeheer kan leveren in de doelmatigheid en efficiency van de organisatie: niet voor niets wordt recordmanagement wel omschreven als: weten wat je hebt, waar je het bewaart, en wanneer je het moet vernietigen.

Zo eenvoudig kan het zijn.

Archiveren: maak het je klant en jezelf gemakkelijk!

 

Onlangs was een klant van ons bezig met het ontwikkelen van eenvoudige spelregels over archivering. Zo eenvoudig, dat elke medewerker ze gemakkelijk kan hanteren, hoe hij of zij ook werkt. Op basis hiervan hebben wij onze kennis, opgedaan in vele jaren en ook na het raadplegen van verschillende websites, vertaald in een aantal zogenaamde Essentials.

Een Essential geeft in korte bewoordingen weer wat de essentie is van een bepaalde activiteit, taak of werkzaamheid binnen de informatiehuishouding. Ze dienen om iedereen in de organisatie in eenvoudige bewoordingen duidelijk te maken hoe een bepaalde activiteit, zoals bijvoorbeeld archivering, kan worden uitgevoerd.

Gemak dient de mens. Een essential maakt het gemakkelijker.

Hieronder volgen de spelregels archivering, zoals in diverse organisaties worden toegepast.

Probeer het eens! Eenvoud siert de mens; wie weet is het voor jou het begin om geleidelijk een nieuwe informatiehuishouding op te zetten, waarin je een beter contact krijgt met je klanten en opdrachtgevers.

En laat ons eens weten of het je dienstverlening heeft verbeterd.

Spelregels archivering

 1. Start tijdig met dossiervorming, liefst op de dag dat je aan een nieuwe zaak begint. Je hebt dan vanaf dag 1 alle documenten bij elkaar en je hoeft dan ook niet achteraf van alles bij elkaar te zoeken.

2. Geef elke nieuwe zaak een zaaknummer en een duidelijke naam, waarmee de zaak zich onderscheidt van andere zaken.

3. Vermeld het zaaknummer op al je correspondentie over die zaak, dus ook in je e-mails, memo’s, concepten e.d.

4. Een e-mail sla je gemakkelijk op in je werkmap met [F12]. 

5. Maak de dossiernaam niet uitgebreider dan 30 karakters

6. Heb je dossiers die voortvloeien uit hetzelfde werkproces, plaats deze dan

                                                     i.     binnen de applicatie waarin je het werkproces uitvoert;

                                                    ii.     binnen de map voor het werkproces in je zaaksysteem

                                                   iii.     binnen de map voor het werkproces op de                     gemeenschappelijke schijf

7. Zorg voor een compleet dossier.

8. Maak je een nieuw document in de zaak, sla dit dan meteen in de zaak op.

9. Ontvang je een mail die gaat over de zaak, sla die dan meteen in de zaak op.

10. Geef de bestanden/documenten begrijpelijke namen en hou de naam zo kort mogelijk

• Maak duidelijk wat de inhoud is, of het een concept is of een definitief document
• Gebruik versienummers.

11. Werk steeds vanuit je dossiermap. Vorm het dossier gedurende de afwikkeling van de zaak, niet achteraf.

 12. E-mails horen ook in het dossier thuis!

• Het is niet de vorm waarin iets is gemaakt, maar de inhoud is bepalend of iets in een dossier thuishoort. Dat kan dus ook een e-mail zijn, een tekening, een geluidsfragment, memo of brief. En waar het dossier thuishoort? Dat was al eerder bepaald: in de gemeenschappelijke samenwerkingsomgeving.
• Een e-mail berg je snel op door de mail aan te klikken en F12 in te drukken. Je krijgt dan een overzicht van je werkmappen en klik je een gewenste werkmap aan, dan is de mail daarin opgeborgen

13. Klaar? Afronden maar!

• Is de zaak afgerond? Check dan of het dossier compleet is. Als er geen nieuwe informatie meer bijkomt, zet dan vóór het projectnummer de letter ZZ_ (van Afgehandeld). Collega’s van het archief zullen dan het dossier verplaatsen naar de afgehandelde zaken en het voorzien van een bewaartermijn.
• Na afloop van de bewaartermijn krijg je een signaal dat het dossier zal worden vernietigd. Na jouw akkoord wordt daarvoor gezorgd.

Tips en trucs voor het werken met mappen

 1. Plaats een nieuw document meteen in een map. Ga naar de betreffende map, klik met je rechtermuisknop in je map en open een nieuw item. Dat nieuwe document komt dan automatisch in je map te staan. Gebruik ook in SharePoint mappen; het werkt zoveel gemakkelijker!

2. Zoeken naar een bepaald document? Gebruik binnen de map control + F en/of het zoekvakje rechtsboven.

3. Wil je een map snel terugvinden, klik dan op je linkermuisknop als je op de map staat en voeg de map toe aan “aan snelle toegang vastmaken”.

4. Wil je de naam van een map of document veranderen, gebruik dan [F2]. 

5. Geef je map structuur door submappen aan te leggen. Zo vind je documenten nog sneller terug. 

6. Geef een afgehandelde map een uitbreiding in de naam door ZZ_ toe te voegen.  Dit is het teken dat de map kan worden gewaardeerd en dat kan worden bepaald wanneer deze kan worden vernietigd of moet worden overgedragen.