Zijn archiefstukken altijd procesgebonden documenten?

Dit artikel is tot stand gekomen door samenwerking tussen Joost van Koutrik en ondergetekende.

Tijdens het afstuderen van onze collega archivaris Joost van Koutrik werd door de examencommissie een vraag gesteld over archiefstukken als procesgebonden documenten. Joost antwoordde correct wat de examencommissie wilde horen, maar na afloop hebben we er toch over doorgepraat en -gemaild.

Zijn archiefstukken altijd procesgebonden documenten en zijn procesgebonden documenten altijd archiefstukken? Zelf denk ik dat er heel goed archiefstukken aan te wijzen zijn die nooit onderdeel hebben uitgemaakt van een proces, en ook procesgebonden documenten die ik niet actief als archiefstukken zou willen beheren. Om die reden sprak Joost tijdens zijn verdediging ook over ‘gebeurtenisgebonden informatie’.

We namen als voorbeeld een familiefoto: wel een archiefstuk, maar procesgebonden? Joost zegt daarover het volgende:

"De postmoderne archiefwetenschap plaatst ‘procesgebonden informatie’ naast of boven de definitie van ‘het geheel der bescheiden’. Dat maakt de definitie breed toepasbaar, maar tegelijkertijd problematisch – zoals ik ook al aangeef in de inleiding van de scriptie."

Joost vervolgt: "De foto, die we als voorbeeld namen, kan deel uitmaken van wat wij noemen een ‘familiearchief’. Dan is het volgens de klassieke benadering een archiefstuk: opgemaakt door (of in opdracht van) de familie en opgenomen in wat zij het familiearchief noemden. Maar daarmee is het nog niet een archiefstuk in de procesmatige benadering. Tenzij je de foto ziet als het product (archiefstuk) van het proces van het nemen van de foto. Het proces is dan een afspraak: het is een proces omdat wij– met welke onderbouwing dan ook: wettelijk, fundamenteel, pragmatisch… –hebben afgesproken dat het een proces is, en daarmee de documenten ook archiefbescheiden zijn (de postmoderne/constructivistische benadering). Dan hangt het er sterk vanaf in welke context die foto is genomen en of die context later wijzigt, bijvoorbeeld als een genealoog aan moet kunnen tonen dat hij de foto voor een onderzoek geeft gebruikt: dan wordt de foto ook deel van het ‘archief’ van de genealoog, omdat het als bron deel uitmaakt van zijn onderzoeksproces.

 

Kort door de bocht zou je dus kunnen zeggen dat de foto een archiefstuk is…
voor de familie …voor de genealoog … in het oude paradigma      in het nieuwe paradigma
ja                                  nee                                 nee/ja (afspraak)            ja

 

Interpretatiekaders in de archivistiek, Jaarboek 2000 Stichting Archiefpublicaties, pp. 45-65 

P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (red.), Context.

Er is dus ook een verschil tussen familiearchieven (het voorbeeld van de foto) en archieven van organisaties. Bij organisaties gaan wij veel meer uit van de functies die de organisatie heeft uitgevoerd, bij personen en families meer vanuit de functies die zij hebben bekleed. Dit is deels een pragmatische benadering (zie David Bearman voor organisaties) die te maken heeft met de hoeveelheid informatie en de hoeveelheid inspanning die we kunnen/willen doen om haar te beheren. Die pragmatische benadering zou ik veel eerder terug zien bij het recordsmanagement: dat toepassingsgebied gaat ook meer uit van de rechten en belangen van een individuele organisatie, de manier waarop de archiefbescheiden deze kunnen veiligstellen of juist bedreigen en wat de organisatie binnen haar invloedssfeer (interne of externe processen) moet doen om risico’s te minimaliseren.

Dus zijn archiefbescheiden louter en alleen procesgebonden documenten? Binnen de constructivistische benadering van het nieuwe paradigma (voor zowel recordsmanagement als archivistisch beheer) zou je hierop ja kunnen zeggen. Maar dan wordt het ‘proces’ zo breed, intersubjectief en multi-interpretabel dat je het bijna niet meer als beschrijvings- en beheerinstrument kunt toepassen. Dus kan het geen kwaad om de afspraken erover wat eenduidiger te maken, voor zover het organisaties betreft."

Hans Hofman heeft het trouwens ook uit de doeken gedaan in Een uitdijend heelal? Voor wie dat nog eens wil lezen hier de informatie:

Hans Hofman, “Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden”, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (red.), Context. Interpretatiekaders in de archivistiek, Jaarboek 2000 Stichting Archiefpublicaties, pp. 45-65