Records management- de norm nen-iso 15489 uitgelegd

Eén norm voor archiveren die overal ter wereld wordt gebruikt? Het lijkt een droom, maar het is werkelijkheid. De kwaliteitsnorm voor informatie- en archiefmanagement werd gepubliceerd in 2001 en heet NEN-ISO 15489. De norm werd ontwikkeld om de beste werkmethoden op het gebied van recordsmanagement vast te leggen. In deze bijdrage kijken we welke inhoud deze norm heeft en welke consequenties deze kan hebben voor het werkgebied van de informatiebeheerder.

Laten we beginnen met het begrip record nader te beschouwen. In Angelsaksische landen wordt onderscheid gemaakt tussen documenten, records en archives. Naar Nederlandse begrippen staan records gelijk aan archiefbescheiden en wordt recordsmanagement vertaald met documentaire informatievoorziening, al zou het beter zijn hiervoor het begrip informatiebeheer in te voeren.

De term record is op zich een hele mooie benaming voor iets wat is “recorded” oftewel vastgelegd en wat later moet dienen voor bewijs of verantwoording. Dus alles wat moet dienen tot bewijs leggen we vast in records, ongeacht de vorm. Het kan dat je bewijs moet leveren door een brief, een mail, een opname van een bewakingscamera, een foto die op een onbewaakt moment is genomen, een contract.

Er zijn records en non-records. Dit onderscheid is van groot belang. Onder de laatste categorie worden verstaan de documentatie (voorbeelden die in de organisatie gebruikt worden, blanco formulieren die op voorraad worden gehouden), dubbelen, kopieën, kladstukken, afschriften en concepten van documenten die geen “officieel” karakter hebben, maar die tijdelijk worden bewaard op werkniveau. Natuurlijk kunnen deze documenten ook de status van record krijgen, wanneer zij het enige zijn aan de hand waarvan bewijs kan worden geleverd: beter half bewijs dan geen bewijs. Dat maakt ons werk ook zo mooi: waar een origineel, officieel tot record verklaard gegeven ontbreekt, moeten we zorgen voor vervangend bewijs. Non-records mogen worden vernietigd indien daaraan geen belang meer wordt gehecht én er een record aanwezig is. Zodra bepaald is dat van de stukken een bewaarde versie aanwezig is in een beheerde omgeving, kunnen overtollige

exemplaren worden verwijderd.

Records zijn de informatieobjecten die omwille van bewijs in de organisatie worden bewaard. Taak van de informatiebeheerder is om deze stukken te beheren en ze in een zo vroeg mogelijk stadium te scheiden van non-records. Het beheer dient te geschieden op een zo doelgericht en efficiënt mogelijke manier: de zoektocht naar records mag zo weinig mogelijk tijd kosten. Records moeten een zo beperkt mogelijke ruimte in beslag

nemen en het beheer hoort een beperkte werkinspanning op te leveren. Daarom dienen bewijsstukken direct wanneer dit mogelijk of noodzakelijk is, te worden vernietigd. Aldus worden de kosten van het beheer nu en in de toekomst tot het minimum beperkt en worden ook belangen van derden - uit oogpunt van privacy bijvoorbeeld - gewaarborgd.

Wanneer we weten welke kosten gepaard gaan met geautomatiseerde en handmatig bijgehouden systemen, dan zien we al snel de noodzaak van een effectief en zo economisch mogelijk informatiebeheer. De kosten worden doorgaans onderschat!

Records blijven dus bewaard tot het moment dat zij niet meer nodig zijn voor de administratieve verslaglegging en de recht- en bewijsvoering. Bepaalde records hebben ook historisch belang. Zij worden uiteindelijk opgenomen in het archief oftewel de archiefbewaarplaats en zijn dan in principe openbaar, tenzij beperkende bepalingen zijn gesteld.

De standaard NEN-ISO 15489 is mede bedoeld om het informatiebeheer te brengen binnen het raamwerk van het kwaliteitsmanagement, de ISO-standaarden 9001, 9002 en 14001. De standaard vormt een algemeen kader voor het informatie- en archiefmanagement in de organisatie. Het is een norm die de totale informatiehuishouding van een organisatie omvat, en dus gaat over alle systemen waarin gegevens worden beheerd die dienen voor bewijs en verantwoording. Het begrip systeem dient hierbij breed te worden opgevat: er zijn zowel papieren als digitale informatiedragers die als bewijs dienen. De nadruk ligt de laatste jaren op het volledig digitaal maken van het informatiecircuit, van de communicatie binnen de organisatie zowel als de communicatie met andere organisaties. Om te kunnen onderscheiden of een systeem inderdaad voldoet aan de

vereisten om betrouwbare gegevens te kunnen leveren, zijn raamwerken opgesteld waaraan de systemen kunnen worden getoetst. Een heel belangrijk toetsingskader is afkomstig van de Amerikaanse overheid: de DoD 5015-2 standaard. In Nederland is ook een standaard ontwikkeld om software te toetsen, dit is de NEN 2082-norm.

Volgens de NEN 2082 moeten alle organisaties nagaan welke regels het nodig maken om hun activiteiten te documenteren. Voor Nederlandstalige bedrijven is dit bijvoorbeeld de belastingwetgeving. Er zijn daarnaast vele wetten en besluiten die voorschrijven dat dossiers worden aangelegd: zo dient een ondernemer een personeelsadministratie bij te houden, met kopieën van identiteitsbewijzen van de werknemers. Bedrijven dienen in sommige gevallen een milieulogboek bij te houden, of een veiligheidsdossier. Contracten dienen bewaard te worden om te bewijzen wat is afgesproken, gedurende de looptijd en ook nog een periode daarna. Zo zijn er tal van regels die leiden tot archiefvorming: indien deze regels worden overtreden, kan dit tot boetes leiden. Een organisatie dient volgens de norm adequaat bewijs te leveren dat zij in overeenstemming met wet- en regelgeving functioneert bij het vastleggen van haar activiteiten.

Wanneer een organisatie de internationale standaard wil volgen dient zij beleid te ontwikkelen met procedures en praktische richtlijnen voor het recordsmanagement, om er zo voor te zorgen dat steeds bewijs kan worden geleverd van alle activiteiten die worden uitgevoerd. Dit beleid dient door het hoogste managementniveau binnen de organisatie te worden ondersteund en in de hele organisatie bekend te worden gemaakt; iedereen

dient ernaar te handelen. Ditzelfde geldt eigenlijk voor de verantwoordelijkheden op het gebied van informatiebeheer. Deze dienen te worden vastgelegd, zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor bepaalde activiteiten. Een voorbeeld:

- De proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het goed documenteren van de door hun uitgevoerde activiteiten. Zij moeten daarin worden getraind en bijgestaan, want het is een nieuwe activiteit die zij moeten leren. Er zullen bijvoorbeeld afspraken moeten worden gemaakt hoe documenten een naam wordt gegeven, op welk moment een document ‘rijp’ is om te dienen als bewijsstuk, hoe het moet worden vastgelegd zodat het terug te vinden is en hoe documenten aan elkaar gerelateerd moeten worden.
- De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor alle aspecten van het recordsmanagement, zoals het ontwerp, de invoering en het onderhoud van de recordsystemen en de activiteiten die met het recordsmanagement samenhangen.
- ICT is ervoor verantwoordelijk dat de infrastructuur op orde is en dat gegevens op elk moment kunnen worden teruggevonden als bewijs.

- Het management ziet er op toe dat dit alles goed gebeurt, volgens het beleid dat op het hoogste niveau in de organisatie is vastgesteld.

Dit betekent eigenlijk dat de hele organisatie, van hoog tot laag, in informatiebeheer getraind moet worden. En dat dient te gebeuren door de informatiebeheerder, die immers weet hoe informatie toegankelijk is gemaakt, waar deze te vinden is en wanneer deze is of wordt vernietigd. Zo zijn nieuwe competenties vereist waar dit eerst niet nodig bleek en verandert het vakgebied van het informatiebeheer in positieve zin.