Wij stoppen informatie in systemen. Daarmee geven we de leverancier van dat systeem macht over ons. De leverancier bepaalt wanneer en hoe het systeem wordt onderhouden en welke prioriteiten daarin worden gevolgd.
De leverancier volgt hierin een bepaald patroon. Is een wijziging van een systeem gewenst door de klant, dan zal hij deze wijziging pas aanbrengen wanneer daaruit een zo groot mogelijke winst kan worden behaald, dus wanneer meerdere klanten warm lopen voor de verandering, of door maatwerk te bedingen.
De leverancier heeft er ook baat bij om steeds wijzigingen aan het pakket aan te brengen. Zo kunnen de kosten van een onderhoudsabonnement worden verdedigd, zo wordt de klant steeds opnieuw naar de winkel gelokt om toch weer een nieuwe versie van software te kopen.
Denk bijvoorbeeld aan Windows. We hadden 2003, 2007 en nu 2010. Er wordt steeds meer mogelijk, maar steeds meer functies blijven onbenut. Er ontstaat een overwaarde aan mogelijkheden; we betalen die, maar gebruiken ze nooit. Omdat de kosten over alle kopers worden omgeslagen en omdat het niet meer uitmaakt of je duizend keer iets kopieert of tienduizend keer –de meerkosten zijn verwaarloosbaar- wordt software berekend naar de prijs die de klant ervoor zou willen geven.
Het mooie van deze tijd is dat er zo veel alternatieven komen voor wat mogelijk is. Er is niet alleen Windows, maar ook Open Office, Google Docs, Adobe Buzzword, Zoho en nog vele anderen. Ze doen in wezen allemaal hetzelfde.
Het vervelende van deze tijd is dat er zo veel alternatieven komen voor wat mogelijk is. Welke keuze moet je maken, aan welke partij lever je je informatie over, pas je nog wel in de mainstream.
Weinig organisaties zijn bezig te kijken hoe ze op dit punt kunnen besparen, maar ook wordt er op koepelniveau niets gedaan, merkwaardigerwijze. Ik sluit hierbij de dikke Programma’s van Eisen uit, want die bedoel ik niet, dat is juist het tegenovergestelde van wat ik bedoel. Die gaan ook weer uit van alomvattende pakketten die binnen het geraamde budget en tijdsbestek niet te bouwen zijn.
We moeten allemaal besparen. We weten dat de kosten van onderhoud van een pakket 15% of meer bedragen van de aanschafkosten. Dat je per licentie betaalt en dat zo een betaling eigenlijk pas gerechtvaardigd is wanneer iemand het pakket ook daadwerkelijk gebruikt.
Daarin zit volgens mij de mogelijkheid om een informatiehuishouding eens anders, én beter, op te zetten. Niet via de “alles of niets” methode, niet via de “alle functies in één” methode, maar volgens: “wat je nodig hebt neem je en verder niets.”
Vraagt dit om een andere opbouw van pakketten en een upgrading naar meer mogelijkheden? Het zou niet eens zo gek zijn. Stel dat ik alleen een brief wil kunnen typen, meer niet, dan heb ik geen tierelantijnen nodig. Die brief stuur ik naar een specialist en die maakt er het gewenste format van, zoals gevraagd door de organisatie.
Zo komt de specialist terug, waar we nu iedereen tot generalist aan het maken zijn Generalisten die gebruik maken van pakketten die alle functies tot in de gekste details hebben, waar je dus voor al die details voor alle medewerkers in je organisatie betaalt. De medewerker houdt zich weer bezig met waar hij of zij voor is aangesteld. De administratieve last is ondergebracht bij de specialist.
Zorg dat u specialist wordt op het gebied van de informatievoorziening, de organisatie van alle informatie-objecten waar uw organisatie baat bij heeft (en die dus ook kunnen liggen in informatiebestanden buiten uw organisatie!- en word een expert in het kennen van uw softwaresystemen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten