Onlangs vroeg men mij om een verhaal te houden over trends op het gebied van de informatievoorziening. Afgezien van de vraag of de toekomst wel te voorspellen is (lees hierover The Black Swan van Nassim Nicholas Taleb, wat eigenlijk een oproep is om voorspellers te negeren, want de toekomst wordt steeds doorkruist door onverwachte wereldschokkende gebeurtenissen, echt een aanrader) heb ik toch enkele trends op een rij gezet die macro-economisch volgens mij de komende tien jaar sterk gaan bepalen. Het zijn open deuren, maar toch: wie weet inspireren ze u tot een andere kijk op zaken.
Trend 1. De komende jaren minder mensen en anders werkende, denkende mensen. Er komt een grote uittocht van ouderen die het arbeidsproces verlaten. In 2020 zijn er nog maar drie van de tien huidige ambtelijke medewerkers over. Er komen op dat moment ook beduidend minder mensen op de arbeidsmarkt. Dit gat moet worden opgevuld door te automatiseren, waardoor routinetaken komen te vervallen enhierdoor ook het overblijvende werk aantrekkelijker wordt.
Tegelijkertijd is er onder invloed van de economische malaise een werkloosheidsprobleem. In Spanje is nu al één op de vier mensen zonder werk, in Nederland nemen 3,6 miljoen mensen geen deel aan het arbeidsproces. De reden werd onlangs in Trouw aangegeven (1 mei, pag. 17): 1.052.000 volgt een opleiding, 649.000 zijn arbeidsongeschikt, 445.000 is met vervroegd pensioen, 419.000 is werkloos, 398.000 wil wel werk, maar zoekt niet of is niet beschikbaar (?), 326.000 zorgt voor het gezin en 313.000 heeft een andere reden. Dus algemene trend: minder mensen in het arbeidsproces betekent harder werken voor wie achterblijven, of automatiseren.
Trend 2. Small is beautiful. De laatste jaren heeft Nederland ongekende schaalvergrotingen gekend. Ziekenhuizen, scholen, overheidsorganisaties werden geclusterd en gemaakt tot fabrieken waarin de menselijke maat vaak verdween. Schaalvergroting levert geld op, is de leidende gedachte. De vaste kosten kunnen worden omgeslagen over meer geproduceerde eenheden, specialisatie wordt mogelijk. Dit geldt totdat een bepaald optimum is bereikt, daarna kost het alleen maar geld.
Dit is niet het enige nadeel. De organisatie komt verder af te staan van de klant (om wie het toch allemaal begonnen is), en doordat de span of control beperkt is, zullen er managmenttussenlagen moeten worden ingevoerd, die duur zijn en leiden tot een groter informatieverlies in de top, omdat informatie nu eenmaal door elke laag die het passeert, gekleurd wordt.
Schumacher houdt een pleidooi voor kleinschalige productie, waarin mensen weer zichtbaar worden in plaats van dat het anonieme arbeidskrachten zijn. De kunst is dus het optimum te zoeken en te bereiken en verder te werken aan het verminderen van wat Amerikanen de "red tape" noemen, de administratieve lastendruk; op Curacao hoorde ik een organisatie die "van red tape naar red carpet" ging, een mooi idee. Wat we dus krijgen de komende tien jaar is down sizing en down scaling: grotere organisaties moeten worden opgesplitst in meerdere kleinere: een ontwikkeling die jaren geleden werd voorspeld door de econoom Claudio Ciborra in zijn Teams, Markets, Systems. Waar dit niet wenselijk is zal een verdergaande decentralisatie in de organisatie worden doorgevoerd.
Trend 3: Information Governance. Maatschappelijke ontwikkelingen en governancevereisten (eenvoudig te vertalen als: beginselen van behoorlijk bestuur) stellen een toenemende vraag naar een kader voor information governance binnen bedrijven en organisaties. Over Information Governance publiceerden wij eerder twee onderzoeken in trendrapportages, de DIV-Monitor. Het onderzoek vond plaats onder gemeenten. Uitkomsten hiervan waren:
- het governancebegrip leeft nog weinig in gemeenten (dit terwijl er door de centrale overheid toch behoorlijk in wordt geinvesteerd,
- 42% van de respondenten vindt de bedrijfskritische informatie goed toegankelijk (dus: 58% niet);
- 40% meent dat de bedrijfskritische informatie onvoldoende wordt beschermd;
- 30% meent dat de kosten van informatie onvoldoende worden beheerst;
- 71% haalt onvoldoende waarde uit de eigen informatiebronnen van de informatie;
- 83% geeft aan de eigen informatiebronnen onvoldoende te gebruiken binnen de organisatie;
- 85% is ontevreden over het delen van informatie met partners buiten de organisatie.
Trend 4: Er komt een nieuwe generatie op die van kinds af aan vertrouwd is met de computer, die geen omslag van papier naar digitaal meer hoeft te maken omdat de digitale wereld voor hen de realiteit is. Adviseurs slaken om het hardst kreten om op te vallen in de markt met het nieuwe werken, het andere werken, het betere werken, het slimmere werken, het doordachte werken.... of het nodig is? We steken veel tijd in het opleiden van mensen, maar ook zijn we bezig met het opjutten, opjagen van mensen in een nieuw digitaal keurslijf. Stel nu toch eens dat u dit tempo wat vertraagt, dan lossen problemen zich grotendeels vanzelf op. We ontkomen niet aan dit marketingjargon, maar probeer te relativeren en laat u het hoofd niet op hol brengen: neem ook in deze ontwikkelingen de menselijke maat.
Het nieuwe werken is wel degelijk een trend en zou waar dan ook in de organsiatie zeker onder de aandacht gebracht moeten worden. Professor Volberda (Erasmus Universiteit) geeft voor het nieuwe Samenwerken de volgende definitie: het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve principes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren.
Of de huidige ingevoerde nieuwe-werkenprincipes zoveel efficiënter zijn- ik waag het te betwijfelen. Alle medewerkers in de organisatie worden generalist gemaakt in administratieve taken. Dat betekent dat zij niet meer ondersteund worden door mensen die zich kunnen specialiseren in deze taken, die doorgaans afwijken van de taken waarvoor iemand is aangenomen. Veel tijd gaat verloren aan het zelf opzoeken van informatie, het zelf uitvoeren van administratieve handelingen, tot wel 2 uur per dag (blijkt uit eigen onderzoek in tientallen organisaties). Centraal zou de vraag moeten staan: hoe verbeteren we de productiviteit en waar ligt ook hier het optimum op de schaal tussen zelf de administratieve taken uitvoeren of hiervoor specialisten aan te stellen.
Trend 5: Platforms as a service, SAAS: Bring your own device: mensen willen werken met de hulpmiddelen waarmee ze vertrouwd zijn. BYOD begint al in te burgeren op beperkte schaal. Hierin zit een probleem voor de toekomst: BYOD betekent: Manage (and control, beheer) Your Own Information! Wanneer medewerkers informatie gaan delen via G-docs, Dropbox, Windows LiveSpace, PBworks en andere pakketten, is die informatie -door de organisatie althans- niet meer controleerbaar en kan deze niet dienen ter verantwoording en bewijs; hiervoor zullen dus nieuwe oplossingen moeten worden bedacht.
Trend 6: interoperabiliteit, standaardisatie. Hierover is onlangs een dik boek uitgebracht (ook verkrijgbaar als pdf), kort samengevat: waar geautomatiseerd wordt, neemt het belang van standaarden toe; zonder standaarden is uitwisseling van informatie niet mogelijk. Wat ons brengt tot de volgende trend:
Trend 7: metadata horen tussen organisaties bruikbaar te zijn en moeten daarom om een informatie-object heen worden gelegd. Metadata zijn gegevens over gegevens. Ze geven de kenmerken van documenten weer, waardoor deze zijn terug te vinden, alleen of in samenhang. Documenten vormen in organisaties vaak de basis van het handelen, de metadata beschrijven de elementen van deze documenten, zodat ze koppelbaar zijn - aan elkaar en aan systemen.
Deze metadata horen aan het document zelf gekoppeld te worden in, wat we noemen, een wrapper. Spreken we over archiefdocumenten, dan is de plaats van een archiefdocument in een mappenstructuur (= het pad) het belangrijkste metagegeven van het document. Archief is immers procesgebonden informatie.
Trend 8: beter informatie organiseren in plaats van meer servers bij te plaatsen. Ik was deze maand in een organisatie waar de afdeling ICT weer een verzoek kreeg tot serveruitbreiding. Nee, zei het hoofd ICT, ga eerst maar schonen. En als je dat hebt gedaan, kom dan maar terug. De afdeling in kwestie schoonde met behulp van informatiebeheerders de documenten op en kwam niet meer terug, ze konden nog jaren vooruit met de opgeschoonde ruimte! Er staat zo veel redundant materiaal op de servers waarop de informatie is opgeslagen... Informatiebeheerders hebben tot nu toe nauwelijks dienstverlening ontwikkeld om de digitale informatiehuishouding te beheersen.
Om een voorbeeld te geven: papieren archieven worden in bewaring gegeven tegen een strekkende meterprijs die ligt tussen de 250 en 350 euro per jaar. Een meter papieren archief geschoond betekent dus een duidelijk aanwijsbare structurele winst. Dit geldt ook voor digitale archieven. Een Terabyteschijf aan informatie koop je tegen een laag bedrag, maar dan zijn de kosten van onderhoud en beheer nog niet gerekend. Reken maar, die tellen ook door!
Trend 9: Daarbij doet zich ook de vraag voor die ik de "licentiekwestie" noem. De licentiekwestie is een centenkwestie. Tot nu toe was er vaak een "alles of niets"-idee over welke functies in de organisatie welke software tot hun beschikking kregen en dat is verkeerd in mijn ogen: iemand hoort geen hulpmiddelen te krijgen die hij of zij niet gebruikt. Elke licentie kost geld maar dat niet alleen: hoe minder je een bepaald pakket gebruikt, des te moeilijker zal dit gebruik worden.
Ik denk dan ook dat de komende jaren organisaties gaan nadenken wie welke software voor welke toepassingen nodig heeft en hun licentiebeleid daarop gaan afstemmen. Minder licenties betekent minder kosten, minder beheer. Een licentie kost immers niet alleen aanschafkosten, maar ook onderhoud, dit bedraagt in de meest gunstige gevallen 15%. Dus hoe minder licenties, des te minder kosten.
Dan blijft de vraag wat organisaties gaan doen met Office-vergelijkbare pakketten, zoals Office zelf is, GoogleDocs en er nog andere oplossingen zijn. In zichzelf hebben deze pakketten mogelijkheden om samen te werken, om taken toe te wijzen, termijnen in de gaten te houden, om documenten in een gemeenschappelijke structuur op te slaan. Als dat allemaal kan, waarom zou je daar dan specialistische pakketten voor nodig hebben, die wellicht meer functionaliteit hebben, maar waarvan je deze functies maar weinig gebruikt? De vraag is daarbij: moeten we niet ook op dit gebied downsizen naar de veel uitgevoerde werkzaamheden en de uitzonderingen op de koop toenemen, waar we nu pakketeisen baseren op de uitzondering ("stel je eens voor dat....."), wat pakketten ingewikkeld maakt en duurder in aanschaf, dus ook in onderhoud.
Ben ik toch weer tot negen trends gekomen... zoals in 1980 en 1990... ik heb uiteraard niet alle trends genoemd, er zullen er ongetwijfeld meer zijn. Daarvoor kunt u reageren, en samen komen we zo tot een mooi overzicht. Voor eventuele reacties dank ik u bij voorbaat hartelijk!
Trend 1. De komende jaren minder mensen en anders werkende, denkende mensen. Er komt een grote uittocht van ouderen die het arbeidsproces verlaten. In 2020 zijn er nog maar drie van de tien huidige ambtelijke medewerkers over. Er komen op dat moment ook beduidend minder mensen op de arbeidsmarkt. Dit gat moet worden opgevuld door te automatiseren, waardoor routinetaken komen te vervallen enhierdoor ook het overblijvende werk aantrekkelijker wordt.
Tegelijkertijd is er onder invloed van de economische malaise een werkloosheidsprobleem. In Spanje is nu al één op de vier mensen zonder werk, in Nederland nemen 3,6 miljoen mensen geen deel aan het arbeidsproces. De reden werd onlangs in Trouw aangegeven (1 mei, pag. 17): 1.052.000 volgt een opleiding, 649.000 zijn arbeidsongeschikt, 445.000 is met vervroegd pensioen, 419.000 is werkloos, 398.000 wil wel werk, maar zoekt niet of is niet beschikbaar (?), 326.000 zorgt voor het gezin en 313.000 heeft een andere reden. Dus algemene trend: minder mensen in het arbeidsproces betekent harder werken voor wie achterblijven, of automatiseren.
Trend 2. Small is beautiful. De laatste jaren heeft Nederland ongekende schaalvergrotingen gekend. Ziekenhuizen, scholen, overheidsorganisaties werden geclusterd en gemaakt tot fabrieken waarin de menselijke maat vaak verdween. Schaalvergroting levert geld op, is de leidende gedachte. De vaste kosten kunnen worden omgeslagen over meer geproduceerde eenheden, specialisatie wordt mogelijk. Dit geldt totdat een bepaald optimum is bereikt, daarna kost het alleen maar geld.
Dit is niet het enige nadeel. De organisatie komt verder af te staan van de klant (om wie het toch allemaal begonnen is), en doordat de span of control beperkt is, zullen er managmenttussenlagen moeten worden ingevoerd, die duur zijn en leiden tot een groter informatieverlies in de top, omdat informatie nu eenmaal door elke laag die het passeert, gekleurd wordt.
Schumacher houdt een pleidooi voor kleinschalige productie, waarin mensen weer zichtbaar worden in plaats van dat het anonieme arbeidskrachten zijn. De kunst is dus het optimum te zoeken en te bereiken en verder te werken aan het verminderen van wat Amerikanen de "red tape" noemen, de administratieve lastendruk; op Curacao hoorde ik een organisatie die "van red tape naar red carpet" ging, een mooi idee. Wat we dus krijgen de komende tien jaar is down sizing en down scaling: grotere organisaties moeten worden opgesplitst in meerdere kleinere: een ontwikkeling die jaren geleden werd voorspeld door de econoom Claudio Ciborra in zijn Teams, Markets, Systems. Waar dit niet wenselijk is zal een verdergaande decentralisatie in de organisatie worden doorgevoerd.
Trend 3: Information Governance. Maatschappelijke ontwikkelingen en governancevereisten (eenvoudig te vertalen als: beginselen van behoorlijk bestuur) stellen een toenemende vraag naar een kader voor information governance binnen bedrijven en organisaties. Over Information Governance publiceerden wij eerder twee onderzoeken in trendrapportages, de DIV-Monitor. Het onderzoek vond plaats onder gemeenten. Uitkomsten hiervan waren:
- het governancebegrip leeft nog weinig in gemeenten (dit terwijl er door de centrale overheid toch behoorlijk in wordt geinvesteerd,
- 42% van de respondenten vindt de bedrijfskritische informatie goed toegankelijk (dus: 58% niet);
- 40% meent dat de bedrijfskritische informatie onvoldoende wordt beschermd;
- 30% meent dat de kosten van informatie onvoldoende worden beheerst;
- 71% haalt onvoldoende waarde uit de eigen informatiebronnen van de informatie;
- 83% geeft aan de eigen informatiebronnen onvoldoende te gebruiken binnen de organisatie;
- 85% is ontevreden over het delen van informatie met partners buiten de organisatie.
Trend 4: Er komt een nieuwe generatie op die van kinds af aan vertrouwd is met de computer, die geen omslag van papier naar digitaal meer hoeft te maken omdat de digitale wereld voor hen de realiteit is. Adviseurs slaken om het hardst kreten om op te vallen in de markt met het nieuwe werken, het andere werken, het betere werken, het slimmere werken, het doordachte werken.... of het nodig is? We steken veel tijd in het opleiden van mensen, maar ook zijn we bezig met het opjutten, opjagen van mensen in een nieuw digitaal keurslijf. Stel nu toch eens dat u dit tempo wat vertraagt, dan lossen problemen zich grotendeels vanzelf op. We ontkomen niet aan dit marketingjargon, maar probeer te relativeren en laat u het hoofd niet op hol brengen: neem ook in deze ontwikkelingen de menselijke maat.
Het nieuwe werken is wel degelijk een trend en zou waar dan ook in de organsiatie zeker onder de aandacht gebracht moeten worden. Professor Volberda (Erasmus Universiteit) geeft voor het nieuwe Samenwerken de volgende definitie: het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve principes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren.
Of de huidige ingevoerde nieuwe-werkenprincipes zoveel efficiënter zijn- ik waag het te betwijfelen. Alle medewerkers in de organisatie worden generalist gemaakt in administratieve taken. Dat betekent dat zij niet meer ondersteund worden door mensen die zich kunnen specialiseren in deze taken, die doorgaans afwijken van de taken waarvoor iemand is aangenomen. Veel tijd gaat verloren aan het zelf opzoeken van informatie, het zelf uitvoeren van administratieve handelingen, tot wel 2 uur per dag (blijkt uit eigen onderzoek in tientallen organisaties). Centraal zou de vraag moeten staan: hoe verbeteren we de productiviteit en waar ligt ook hier het optimum op de schaal tussen zelf de administratieve taken uitvoeren of hiervoor specialisten aan te stellen.
Trend 5: Platforms as a service, SAAS: Bring your own device: mensen willen werken met de hulpmiddelen waarmee ze vertrouwd zijn. BYOD begint al in te burgeren op beperkte schaal. Hierin zit een probleem voor de toekomst: BYOD betekent: Manage (and control, beheer) Your Own Information! Wanneer medewerkers informatie gaan delen via G-docs, Dropbox, Windows LiveSpace, PBworks en andere pakketten, is die informatie -door de organisatie althans- niet meer controleerbaar en kan deze niet dienen ter verantwoording en bewijs; hiervoor zullen dus nieuwe oplossingen moeten worden bedacht.
Trend 6: interoperabiliteit, standaardisatie. Hierover is onlangs een dik boek uitgebracht (ook verkrijgbaar als pdf), kort samengevat: waar geautomatiseerd wordt, neemt het belang van standaarden toe; zonder standaarden is uitwisseling van informatie niet mogelijk. Wat ons brengt tot de volgende trend:
Trend 7: metadata horen tussen organisaties bruikbaar te zijn en moeten daarom om een informatie-object heen worden gelegd. Metadata zijn gegevens over gegevens. Ze geven de kenmerken van documenten weer, waardoor deze zijn terug te vinden, alleen of in samenhang. Documenten vormen in organisaties vaak de basis van het handelen, de metadata beschrijven de elementen van deze documenten, zodat ze koppelbaar zijn - aan elkaar en aan systemen.
Deze metadata horen aan het document zelf gekoppeld te worden in, wat we noemen, een wrapper. Spreken we over archiefdocumenten, dan is de plaats van een archiefdocument in een mappenstructuur (= het pad) het belangrijkste metagegeven van het document. Archief is immers procesgebonden informatie.
Trend 8: beter informatie organiseren in plaats van meer servers bij te plaatsen. Ik was deze maand in een organisatie waar de afdeling ICT weer een verzoek kreeg tot serveruitbreiding. Nee, zei het hoofd ICT, ga eerst maar schonen. En als je dat hebt gedaan, kom dan maar terug. De afdeling in kwestie schoonde met behulp van informatiebeheerders de documenten op en kwam niet meer terug, ze konden nog jaren vooruit met de opgeschoonde ruimte! Er staat zo veel redundant materiaal op de servers waarop de informatie is opgeslagen... Informatiebeheerders hebben tot nu toe nauwelijks dienstverlening ontwikkeld om de digitale informatiehuishouding te beheersen.
Om een voorbeeld te geven: papieren archieven worden in bewaring gegeven tegen een strekkende meterprijs die ligt tussen de 250 en 350 euro per jaar. Een meter papieren archief geschoond betekent dus een duidelijk aanwijsbare structurele winst. Dit geldt ook voor digitale archieven. Een Terabyteschijf aan informatie koop je tegen een laag bedrag, maar dan zijn de kosten van onderhoud en beheer nog niet gerekend. Reken maar, die tellen ook door!
Trend 9: Daarbij doet zich ook de vraag voor die ik de "licentiekwestie" noem. De licentiekwestie is een centenkwestie. Tot nu toe was er vaak een "alles of niets"-idee over welke functies in de organisatie welke software tot hun beschikking kregen en dat is verkeerd in mijn ogen: iemand hoort geen hulpmiddelen te krijgen die hij of zij niet gebruikt. Elke licentie kost geld maar dat niet alleen: hoe minder je een bepaald pakket gebruikt, des te moeilijker zal dit gebruik worden.
Ik denk dan ook dat de komende jaren organisaties gaan nadenken wie welke software voor welke toepassingen nodig heeft en hun licentiebeleid daarop gaan afstemmen. Minder licenties betekent minder kosten, minder beheer. Een licentie kost immers niet alleen aanschafkosten, maar ook onderhoud, dit bedraagt in de meest gunstige gevallen 15%. Dus hoe minder licenties, des te minder kosten.
Dan blijft de vraag wat organisaties gaan doen met Office-vergelijkbare pakketten, zoals Office zelf is, GoogleDocs en er nog andere oplossingen zijn. In zichzelf hebben deze pakketten mogelijkheden om samen te werken, om taken toe te wijzen, termijnen in de gaten te houden, om documenten in een gemeenschappelijke structuur op te slaan. Als dat allemaal kan, waarom zou je daar dan specialistische pakketten voor nodig hebben, die wellicht meer functionaliteit hebben, maar waarvan je deze functies maar weinig gebruikt? De vraag is daarbij: moeten we niet ook op dit gebied downsizen naar de veel uitgevoerde werkzaamheden en de uitzonderingen op de koop toenemen, waar we nu pakketeisen baseren op de uitzondering ("stel je eens voor dat....."), wat pakketten ingewikkeld maakt en duurder in aanschaf, dus ook in onderhoud.
Ben ik toch weer tot negen trends gekomen... zoals in 1980 en 1990... ik heb uiteraard niet alle trends genoemd, er zullen er ongetwijfeld meer zijn. Daarvoor kunt u reageren, en samen komen we zo tot een mooi overzicht. Voor eventuele reacties dank ik u bij voorbaat hartelijk!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten