woensdag 13 juni 2012

Archiefselectie- kortzichtigheid kost veel geld


Een belangrijk specialisme binnen ons vakgebied was toch dat we archieven schoonden, selecteerden op te bewaren documenten en vernietigingstermijnen vaststelden conform de voorschriften die daarvoor zijn. Dat was arbeidsintensief, ambachtelijk vakwerk. Per dossier werden uitsluitend de documenten bewaard die belangrijk waren om te bewaren. Dubbelen werden verwijderd, concepten ook, voorbereidende documenten in veel gevallen, zodat er een zo compact mogelijk dossier overbleef.

Zo werken we dus niet meer. Een aanbesteding, waarmee een archiefbewerkingstraject tegenwoordig vaak begint –wie heeft nog de expertise binnen de organisatie om dit soort werkzaamheden uit te voeren- gaat maar om één ding: prijs. De goedkoopste aanbieder wint de opdracht. Er worden verbazend ingewikkelde weegfactoren bedacht, maar uiteindelijk komt het toch in de meeste gevallen op de laagste prijs aan.

De manier van bewerken is onder invloed hiervan sterk veranderd, want archiefbewerkende bureaus moeten mee in een zware concurrentieslag. Geen opdracht betekent dat je geen werk hebt voor je mensen.

Er is dus al lang geen tijd meer om een dossier compact te maken, terwijl ook de kennis op dit gebied sterk afneemt. Momenteel selecteren de meeste bureaus op mapniveau: binnen de map wordt geen selectie meer uitgevoerd. Archiefselectie is verworden tot het verzorgen van de materiële staat (nieuwe mappen, dozen, hechtmiddelen verwijderen) en op grove wijze selecteren.

Zo wordt aanmerkelijk meer bewaard dan noodzakelijk is, waarbij ik in het midden laat of de juiste documenten/zaken worden bewaard, maar hoe minder je selecteert, des te minder risico op verkeerde handelingen op dit gebied.

Geeft dat wat dan?

Ja, natuurlijk wel. Een strekkende meter archief bewaren in een geconditioneerde ruimte, met vakbekwaam personeel dat zorgt voor het beheer, komt al snel tussen de 200 en 300 euro, per meter per jaar. Vaak worden de kosten geïndexeerd, dus elk jaar hoger.

Hoe meer je dus bewaart, des te hoger de kosten.

Elk jaar weer opnieuw.

Okee, stel nu dus dat we een archief van 1000 strekkende meter bewerken volgens de traditionele methode op documentniveau.

Methode A: We bewerken dan gemiddeld 1 meter per dag aan 400 euro, dan kost die bewerking uiteindelijk 1000 dagen x € 400= € 400.000 euro.
Er blijft dan 100 meter over, beheerskosten hiervan per jaar, bij 200 euro per meter:
 20.000.

Nu gaan we dit vergelijken met de goedkope manier van bewerken, zoals dit nu bijna steeds gebeurt. Dat doen we met aanmerkelijk goedkopere krachten om de vergelijking eerlijk te houden: zo gaat het het in de praktijk immers ook.

Methode B: We bewerken gemiddeld twee meter per dag aan 275 euro, dus kost de bewerking uiteindelijk 500 dagen x € 275 = 137.500 euro. Dit is t.o.v. methode A een voordeel van € 262.500,-
Er blijft dan een residu van 300 meter over, want we bewaren veel meer. De kosten hiervan zijn per jaar, ook bij € 200 per meter, € 60.000. Dit zijn € 40.000 aan structurele kosten meer dan methode A.

In 6,5 jaar zijn de meerkosten van methode A dus terugverdiend. In methode B blijf je echter doorbetalen, jaar na jaar.

Maar daar kijken we tegenwoordig niet naar, we zijn immers van de snelle winst.

Geeft het u te denken?

1 opmerking:

  1. Beste Ad,
    Dit is een prachtige vergelijking en geeft heel duidelijk aan dat we op de verkeerde manier bezig zijn!
    Gelukkig kan ik zeggen dat ik nog wel "zo" werk. Ik beschouw mezelf dan ook als een ambachtelijk werker zoals jij het formuleert. Ik vind de kwaliteit van een archief, het uiteindelijke product dat je overdraagt, van meer belang dan de snelle slag maken om geld en tijd te besparen. Uiteindelijk willen bezoekers van archieven toch ook een helder en overzichtelijk archief om de gewenste informatie uit te halen.
    Helaas is de kortzichtigheid ook in andere vakgebieden aan de orde. Snel en goedkoop werken lijkt het credo en kwaliteit van werken is daar de dupe van. Dat vind ik heel erg jammer en het is goed dat jij hier aandacht aan besteedt.

    BeantwoordenVerwijderen