Bekijk het eens anders.....

Hoe creatief kun je zijn tegenwoordig?

Eigenlijk kun je heel veel zonder daarin grote kosten te maken. Zo ben ik in een organisatie aan het werk, die het eens helemaal anders wil doen.
Geen DMS, maar gewoon: archiefbeheer op de gemeenschappelijke schijf.
Geen apart actiebewakingsysteem, maar: Outlook Taken.
Geen zakensysteem, maar heldere afspraken met de klant over de levertijd en verder geen volgstappen.
Digitalisering door het maken van pdf’s, die dan worden geplaatst in mappen.

Mappen?

Ja, mappen. Worden ook wel dossiers genoemd.

Eigenlijk is het weer terug naar de basis. Heb je een bepaalde zaak, dan maak je daar een map voor aan. De documenten worden in die map geplaatst.
Hé! Noemden we dat vroeger niet klasseren?
Jazeker! En het mooie is: iedereen in een organisatie kan de basistechnieken van het klasseren leren. Daarbij wel geholpen door informatiespecialisten, die we informatiebeheerders noemen. Dat is niet helemaal conform de theorie, maar records management en recordbeheerders- waarom het Engels noemen als het in het Nederlands kan.

Het is betrekkelijk eenvoudig. Je maakt een dossierstructuur voor de G-schijf in samenspraak met je gebruikers van de informatie. In die dossierstructuur plaats je de rechten van degene die de dossiers mag wijzigen en raadplegen.
Heeft iemand een document gemaakt, dan plaatst hij of zij dat in de dossierstructuur. De dossiers krijgen een duidelijke, herkenbare, unieke naam die ze onderscheidt van andere dossiers.
Is het dossier voltooid, dan wordt door informatiebeheerder en dossierverantwoordelijke de beslissing genomen hoe lang dit bewaard dient te worden, en het v-jaar wordt toegevoegd aan de naam van het dossier.
Eén keer per jaar lopen we de dossiers door op v-termijnen en worden de dossiers die te vernietigen zijn, daadwerkelijk vernietigd. Wat eeuwig te bewaren is, wordt overgeheveld naar het elektronische depot.

Eenvoudig he?

En belangrijker nog: het werkt! Als een tierelier! Iedereen snapt het!

Nu zijn er natuurlijk documenten die een bepaald proces volgen.Daarvoor heb je procesapplicaties. Je kunt er voor kiezen om de documenten in de procesapplicaties op te nemen, of gewoon op de g-schijf, gekoppeld aan die procesapplicatie.

Eigenlijk vreemd dat we vanuit ons vakspecialisme, het ordenen en toegankelijk maken van informatie, de G-schijf nooit als ons werkterrein hebben beschouwd. Die G-schijf was van de afdelingen; het archief, daarvoor zorgden wij.

Daarom: claim de G-schijf als je werkterrein. Gebruik daarbij wel wat diplomatie, zeker als je nog nooit jezelf ermee hebt bemoeid moet je even door wat weerstanden heen. Maar waarom de G-schijf niet tot hét centrale archief maken!

Oja, en de dossierstructuur die je maakt is redelijk eenvoudig over te hevelen naar Sharepoint. Maar dat is weer een ander verhaal!