Informatie met toekomstige kosten

... een server bijplaatsen is goedkoper dan archiefselectie? Volgens Amerikaanse schattingen bedragen de kosten voor ontsluiting, beheer, onderhoud van één terabyte ongeveer driehonderdduizend dollar per jaar. De verwachting is dat de komende jaren de kosten per eenheid digitale gegevens de kosten van opslag van papier zullen overtreffen. Zie het rapport Informatie met toekomstwaarde uit 2008. Records management/informatiebeheer blijft dus een belangrijke taak om de informatiechaos binnen de perken te houden. De belangrijke functies -de toegevoegde waarde, de winstfactor- van het records management wordt steeds duidelijker:
- zorgen dat één exemplaar van een informatie-object dat dient voor informatie, bewijs en verantwoording duurzaam toegankelijk blijft voor iedereen die hiertoe is geautoriseerd (beveiligingsaspect, autorisatie, metadatering, opslag);
- zorgen dat de opslag duurzaam gebeurt, dus zonder dat bestanden corrupt en daardoor onbruikbaar kunnen raken;
- zorgen dat deze informatie-objecten zo worden geoormerkt dat ze terug te vinden zijn, ook in de context die nodig is om de informatie ten volle te begrijpen;
- zorgen dat informatie, die niet nodig is voor raadpleging, bewijsvoering en verantwoording vernietigd wordt, in alle vormen waarin de informatie aanwezig is en schade kan toebrengen aan personen, de maatschappij of de organisatie;
- zorgen dat informatie die omwille van privacy-overwegingen vernietigd MOET worden, ook daadwerkelijk zodanig wordt verkruimeld, verwoest en volledig teniet gedaan -met alle toegangen die ooit tot de informatie hebben geleid- dat deze niet meer, met geen enkel middel, te herstellen is.

Netwerkschijven vallen merkwaardigerwijze buiten het archiefregime (zie hierover ook deze post. De afgelopen jaren is het aantal opgeslagen digitale bestanden in alle organisaties sterk gegroeid. Deze toename is het gevolg van:
- de opslag van overbodige data. Er wordt niet opgeschoond;
- dezelfde bestanden zijn op meerdere plaatsen opgeslagen;
- nieuwe media vragen grotere opslag, zoals video, audio en foto's.

Het beheer van deze informatie kost veel tijd. Zo kost het terugzetten van een "per ongeluk" verwijderd bestand soms meer dan een dag. Deze situatie blijkt te worden geaccepteerd als onvermijdelijk in de bedrijfsvoering. Verder zijn er uiteraard de kosten van hardware, software, energie, personeel, etc.

Het lijkt me dan ook van eminent belang dat alle digitale informatie, ongeacht de vorm, onder archiefregime worden gebracht.
De toekomst is aan het informatiebeheer- het is nu of nooit.