Digital born, digital dead

Triënnale Brugge, 2018. Skyscraper (The Bruges Whale), studio KCA.  

Wat is de basis van het werk voor de informatieprofessional? Digitale informatie kent inmiddels vele verschijningsvormen die in een variatie aan bestandsformaten opduiken en die we via een scala aan apparaten tot ons nemen. Digitale informatie is in één muisklik digital born of digital dead.

De tijd heeft ons geleerd dat apparaten veranderen met het voortschrijden van de techniek. Verschijningsvormen of formaten verdwijnen, waardoor -als we dit niet in de smiezen houden- informatie onleesbaar wordt. Computertalen sterven uit, waardoor we de algoritmes niet meer kunnen herleiden. Opslagmedia verouderen, bestanden raken corrupt.

Media raken hun gegevens kwijt als ze niet goed worden onderhouden. Kennis over systemen verdwijnt als mensen vertrekken en hun activiteiten niet zijn gedocumenteerd.

Hoe kunnen we informatieverval voorkomen? Door informatie in een omgeving te brengen waar deze veilig is opgeslagen, bewaakt en onderhouden wordt. Zoals je juwelen veilig opbergt in een kluis, zo zul je waardevolle informatie ook moeten omgeven met robuuste veiligheid. Zoals je wilt dat kostbaarheden duurzaam worden bewaard, zo zul je ook moeten handelen met digitale kostbaarheden: je moet vluchtigheid en verval een halt toeroepen en voorkomen dat je plotseling constateert dat informatie er niet meer is, doordat de kluis is geforceerd of doordat informatie van binnenuit zichzelf vernietigt.

Er zijn verschillende manieren om duurzaamheid te omschrijven. Twee activiteiten zijn daarvoor bepalend: het beheer van de data en het toegankelijk houden daarvan. Dit moet een informatiespecialist bekend voorkomen. Het is immers een verplichting die uit de Archiefwet (artikel 3) voortvloeit: overheden zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Dit dient al te gebeuren vanaf ontstaan of binnenkomst van de informatie in de organisatie, want dàn kan het al fout gaan. Al zodra de informatie de grens van de organisatie is gepasseerd en is beland in de mailbox of in een ontvangend systeem dient deze in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gebracht en gehouden.

Dit betekent dat een archiefsysteem de totale informatiehuishouding van een organisatie omvat en niet alleen een DMS of zaaksysteem. Alle systemen die worden gebruikt in een organisatie moeten voorzien in de mogelijkheid om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te houden.

Dit maakt het werkgebied van de informatieprofessional  omvangrijk: hij werkt door de gehele informatiehuishouding aan alle systemen en informatiebestanden. Er moet een centrale regie zijn over de informatiehuishouding, een centrale plaats waar alle informatie over de informatiehuishouding samenkomt. Vaak zien we in organisaties dat de onderdelen er al wel zijn, maar niet worden samengebracht, waardoor toch dubbele systemen worden onderhouden, dubbele werkzaamheden worden uitgevoerd, dubbele kosten worden gemaakt.

Een goed georganiseerd, digitaal informatiemanagement is een voorwaarde voor het behalen van gestelde doelen. Veel organisaties zijn hier inmiddels mee bezig, met tot nu toe wisselende resultaten. Om de recordmanager gericht als interne dienstverlener  te kunnen inzetten, dient rekening gehouden te worden met vijf verschillende aspecten: de organisatie als geheel, de informatiehuishouding, de ICT, externe ontwikkelingen en de veranderkundige aspecten.

Het zal inmiddels duidelijk geworden zijn dat de taken van de informatieprofessional veelomvattend zijn en vragen om een breed pakket aan kennis én vaardigheden, zoals:

• Kennis van de organisatie en inzicht in de organisatieprocessen en –cultuur
• Kennis van de informatiehuishouding van de organisatie
• Kennis van wet- en regelgeving
• Kennis van recordmanagementprincipes
• Kennis van kantoorautomatisering en pakketten die in de organisatie worden gebruikt
• Kennis van veranderkunde
• Bedrijfskundige kennis
• Basiskennis van ICT-processen en –begrippen

Op het gebied van vaardigheden is het volgende nodig:

• Communicatieve vaardigheden
• Sociale en netwerkvaardigheden
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Adviesvaardigheden
• Proactiviteit
• Nieuwsgierigheid
• Enthousiasme
• Inlevingsvermogen.

Informatieprofessionals die aan dit profiel voldoen zijn nog steeds schaars. De informatiespecialist hoort al de expert te zijn op zijn vakgebied, maar door de ontwikkelingen worden nu veel nieuwe vaardigheden van hem/haar gevraagd. Wanneer we bovenstaand profiel in één persoon willen combineren, zoeken we dan naar het bekende schaap met de 5 poten?

Door de kennis en vaardigheden over een team te verdelen en te zorgen voor een duidelijke structuur en cultuur waarin goed samengewerkt kan worden, ontstaan meer mogelijkheden om dit op te vangen.

Concreet zal een informatieprofessional zichtbaar in de organisatie moeten opereren, actief deelnemen aan werk- en projectgroepen, actief moeten netwerken, de organisatie willen verleiden en aanvullend daarop daar waar nodig medewerkers instrueren en adviseren. Hij of zij zal het bestuur van de organisatie door gevraagde en ongevraagde adviezen bewust moeten maken van het belang van een goed georganiseerde documentaire informatievoorziening en moeten behoeden voor te snelle ingrijpende besluiten op ICT-vlak. Daarnaast is het van belang dat het eigen kunnen niet overschat wordt, ook de eigen werkelijkheid is aan continue verandering onderhevig!

Het welslagen van verantwoordelijkheden op het gebied van informatie- en recordmanagement ligt vanzelfsprekend niet alleen bij de informatieprofessional zelf. Leiderschap en dus commitment van het management is cruciaal om de grotere verandering naar een nieuwe maatschappij met andere inrichting van de werkprocessen, waar de inrichting van de informatievoorziening een belangrijk onderdeel van is, succesvol te kunnen doorlopen. Daarvoor zal de informatieprofessional nauw met de andere stakeholders moeten samenwerken. Hij of zij zal ervoor moeten zorgen dat het belang van een goed functionerende informatiehuishouding bekend is binnen de organisatie en niet alleen aan de orde komt op het moment dat er een crisis is en bewijs en verantwoording niet kunnen worden geleverd.