Archivering per document

Ringen aan zee, eenmalig design aan het strand van Scheveningen, 

12 februari tot en met 12 april 2017 ter gelegenheid van Scheveningen 200 jaar badplaats.

Er wordt deze dagen veel gesproken over archivering by design. Een goede ontwikkeling om al bij het ontwerp van informatiesystemen rekening te houden met de archivering van de informatie, die ooit uit de systemen gehaald zal moeten worden om opgeslagen te worden in een andere omgeving. Weinig leveranciers hebben op dit gebied al een exit-strategie waarbij de gegevens uit hun systeem kan worden losgeweekt en overgezet naar welk ander systeem dan ook. Die is ook niet in hun belang.

Wij zijn hier ook mee bezig. De velden in een database worden gemapt met de velden in het toekomstige digitale archief. Dat kan op verschillende manieren, maar het werkt. We brengen uitsluitend die velden over die van belang zijn voor de archivering, en maken daardoor de informatie los uit de systemen, waarin deze is opgeslagen. Zo hoort het ook: het gaat om het archiveren van de informatie, niet de systemen waarin zij worden gebruikt. Door te archiveren breng je deze informatie in een geconsolideerde toestand, waarin de informatie niet meer kan worden veranderd. Wel is het, al naar gelang de behoefte, mogelijk de gegevens aan de hand van de toegekende metadata weer op te roepen, te combineren met andere gegevens, te hergebruiken, maar de gegevens zelf zijn gefixeerd.

Dat archiveren by design doe je dus vooraf. Dan moet wet- en regelgeving daarop wel aansluiten. Al tijdens de totstandkoming van de concept-vernietigingslijst heeft VHIC voorgesteld om uit de blijvend te bewaren dossiers -de schriftelijke neerslag van zaken- het mogelijk te maken om in die dossiers bepaalde documenten een standaard vernietigingstermijn te geven, die anders -korter- is dan de bewaring van het totale dossier. De Archiefcommissie wilde daar op dat moment niet aan; het zou het proces om tot een nieuwe selectielijst te geraken onnodig vertragen. Er werd voor gekozen om dossiers in hun geheel te bewaren, of in hun geheel te vernietigen, na een nader te bepalen periode.  

Daardoor komen de archieven vol te zitten met documenten, die eigenlijk hun waarde in het proces al hebben verloren. Om een voorbeeld te geven: als een grondtransactie is uitgevoerd, zijn slechts enkele documenten belangrijk om uiteindelijk te bewaren: het voorstel tot de transactie (waarin de hele voorgeschiedenis staat beschreven) en het besluit om tot de transactie over te gaan, eventueel aangevuld met een situatieschets en de brief van de derde partij die de transactie wilde aangaan. Maar wat doen we? We bewaren alle beraadslagingen, alle brieven die in de loop van de zaak zijn bewaard. Dat doen we bij zowat alle aangevraagde vergunningen. De Omgevingsvergunning spant daarbij wel de kroon: de vergunning moet worden bewaard, met alle documenten die daarbij in meer of mindere mate een rol hebben gespeeld, want we selecteren niet meer in het dossier. Eeuwig, dat is heel lang.

In de tussentijd is ook de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht geworden. Persoonsgegevens die worden opgeslagen moeten een doelbinding hebben, en als die doelbinding er niet meer is, moeten zij worden vernietigd. Door de documenten waarin deze persoonsgegevens zijn opgeslagen te coderen, zouden zij nadat de doelbinding is vervallen, automatisch uit de dossiers kunnen worden gelicht.

Deze codering is in de werkprocessen in het model-DSP voor gemeenten, en de documenten die daaruit kunnen voortvloeien al gedaan. Hierdoor wordt het mogelijk om documenten met een bepaalde codering op een bepaald moment op te roepen, te controleren en te vernietigen als daartegen geen bezwaren bestaan.

Zo zouden uit veel standaardprocessen, die geen afwijkingen vertonen van de reguliere gang van zaken, de meerderheid van de documenten kunnen worden verwijderd in de loop der tijd. Zo blijft de essentie over van wat ooit gespeeld heeft. Gecomprimeerde kennis, die ook het terugvinden zal vergemakkelijken: als ik zie in welke staat veel dossiers zich vandaag de dag bevinden beklaag ik de ambtenaren die over tientallen jaren in de dossiers van nu moeten zoeken welk besluit uiteindelijk is genomen.

Elke dag te lang iets bewaren is een dag te veel en levert onnodige ruimte en risico op. Het zou goed zijn om juist het vernietigingsproces te verfijnen; onder invloed van automatiseringshulpmiddelen kan dat heel goed. Met het model-DSP voor gemeenten als voorbeeld is het eenvoudig om documenten in de loop der tijd default te selecteren voor vernietiging.