Hoe komt een organisatie tot goed informatiebeheer?

foto gemaakt vanuit het vliegtuig tijdens vlucht naar Nepal, 2017

Een goed informatiebeheer bereik je door te zorgen voor een duidelijk beleid over: het maken, bewaren, beheren, gebruiken en -zo mogelijk of noodzakelijk- vernietigen van informatie.

Dit informatiebeheer integreer je in de bedrijfs(voerings)processen en –systemen. Daarbij geef je aandacht aan de zeven voorwaarden voor
-  toegankelijkheid,
-  vindbaarheid,
-  betrouwbaarheid,
-  authenticiteit,
-  integriteit,
-  volledigheid en
-  uitwisselbaarheid.

Processen, systemen en informatiebestanden dienen aan te sluiten bij de specifieke bedrijfs(voerings) eisen van de organisatie.
Ten slotte dient gezorgd te worden voor beveiliging tegen ongeautoriseerd gebruik.

Volgens de overheid voldoet een goede informatiehuishouding aan de volgende normen:
-  Verantwoordelijkheden zijn beschreven en belegd
-  Organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen zijn ingericht en kwalitatief toereikend voor borging duurzaamheid en betrouwbaarheid van informatie
-  Standaarden zijn gedefinieerd en in gebruik voor informatiebeheer
-  Producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden zijn qua prioriteiten geordend
-  Er is een compleet beheerssysteem
-  Kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid worden in acht genomen
-  Duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid is tot moment van verwijdering gewaarborgd
-  Verwijdering gebeurt volgens vastgestelde procedures.

Deze uitgangspunten zijn neergelegd in Baselines voor Rijk en Lokale Overheden, in 2009.