dinsdag 21 mei 2013

Veranderingen in de informatievoorziening


Dit artikel kwam tot stand in samenwerking (via een mailwisseling en gesprekken) met David O. Stephens, een consultant uit de VS, die ik had ontmoet op een ARMA-congres in Chicago. David is o.a. auteur van het boekwerk "Information and records management- Document-Based Information Systems" (Robek, Brown, Stephens, McGraw-Hill, ISBN 0-02-801793-5. Het geeft een beeld van hoe de denkbeelden waren op de drempel van de nieuwe eeuw. Het artikel werd destijds goed ontvangen.  Het artikel is uit 2001, in 2009 herzien voor eigen gebruik, maar niet meer gepubliceerd.
 
Herpositionering van de documentaire informatievoorziening
Of: hoe een vakgebied verdwijnt als het niet snel verandert

Door David O. Stephens en Ad van Heijst

 
Documentaire informatievoorziening is registratuur

Onder documentaire informatievoorziening wordt doorgaans begrepen wat wij in de jaren zeventig van de vorige eeuw aanduidden met de Registratuur. Dit was een verzamelbegrip dat bestond uit de zorg voor de archiefbescheiden vanaf het moment van binnenkomst in de organisatie tot het moment waarop een archiefbestand was geïnventariseerd en overgedragen aan de archivaris. Enveloppen en pakketjes kwamen binnen in een organisatie, werden geopend en gesorteerd, waarbij de documenten die moesten worden afgehandeld, werden geregistreerd, de routing vastgelegd en, indien een advies met een eventuele reactie aan de briefschrijvende instantie was gegeven, werden opgeborgen in het archief. Dit archief was slechts toegankelijk voor de opgeleide registrator –te vergelijken met de bibliothecaris in het boek De naam van de roos van Umberto Eco- die sleutelbeheerder was (van de kast, de archiefruimte en de systematische code waarmee de dossiers geordend waren). De wereld was duidelijk: werd een document door de registratuur opgeborgen, dan was het gegarandeerd terug te vinden, mits het niet uit een dossier was ontvreemd  (wat slechts sporadisch voorkwam, er heerste een redelijke ambtelijke discipline). En altijd was er nog als neveningang het fiche-doorschrijfsysteem, waarvan de registers gedurende jaren werden bewaard en aangaven in welk dossier een document was opgeborgen en welke routing het gedurende zijn ambtelijke levensfase was gegaan.


De pioniersfase

Documentair informatieverzorgers bouwen we op een sterke traditie, die werd gevestigd in de jaren twintig van de vorige eeuw. De zorgtaken van de overheid namen toe en de opkomst van de schrijfmachine maakte het mede mogelijk dat de administratie van organisaties doeltreffend en efficiënt werd ingericht.

In de jaren vijftig werd bij de overheid de registratuur ondergebracht in afdelingen Interne Zaken, samen met o.a. de repro-afdeling, de huishoudelijke- en bodedienst. In de jaren zeventig deden nieuwe ideeën opgeld op het gebied van het facility management en werden de bordjes "interne zaken" vervangen door "facilitaire zaken". De automatisering behield haar organisatorische positie, omdat hier, gestart vanuit de boekhoudmachine, belangrijke bedrijfsprocessen  werden geautomatiseerd. De plaatsing van de documentaire informatievoorziening in de facilitaire afdeling positioneert haar als een facilitaire functie en minder tot een functie op het gebied van het informatiemanagement, terwijl voor organisaties waar kennisintensieve processen worden uitgevoerd (zoals de overheid)  het management van informatie een cruciale functie is. Informatie is immers grondstof, halffabrikaat en eindproduct. Gegevens dienen als bewijs voor het handelen, om een consequent beleid te ondersteunen, om dubbelwerk te voorkomen, om hieruit consequenties te trekken en te kunnen extrapoleren naar de toekomst.
 

De jaren tachtig

Midden jaren tachtig kende de opkomst van computertechnologie. In die periode werden meerdere oplossingen ontwikkeld op het gebied van informatievoorziening. Registratiefuncties werden geautomatiseerd, later werd het mogelijk om via scanning het papier door digitale informatie te vervangen. De computer gaf elke gebruiker de gelegenheid om zelf zoek- en archiefsystemen op te zetten. Menig kantoorwerker is hiertoe dan ook overgegaan, al dan niet in een hobbysfeer. In allerlei systemen waren bestandjes te vinden waarin medewerkers zelf de voortgang van hun documenten vastleggen. Ook secretariaten hebben wel zoeksystemen ontwikkeld om hun elektronische informatie toegankelijk te houden en gebruiken daarvoor eigen toegangscodes, trefwoorden en projectnummers. In grotere administraties is het niet verwonderlijk wanneer een document waarvan de inhoud als belangrijk wordt ervaren, op meerdere plaatsen wordt vastgelegd in registratiesystemen, om nog maar te zwijgen over persoonlijke werkarchieven, waarin ook officiële stukken verdwijnen.

Daar komt nog bij dat workflowsystemen voor een belangrijk deel de registratiefunctie van een centrale postregistratie overnamen. In projectbeheersystemen wordt de voortgang van een project bewaakt, dus worden ook de documenten die binnenkomen en uitgaan vastgelegd, samen met de activiteiten die ten aanzien van deze documenten zijn uitgevoerd. Op deze registraties heeft de informatieverzorger geen invloed, wat de vraag oproept welke toegevoegde waarde  de centrale registratie in een postmanagementsysteem voor deze stukken heeft.
 

Megatrends

In 1982 schreef John Naisbitt zijn megaseller: Megatrends. Dit boek gaf de belangrijkste trends die de maatschappij en daarmee ons leven zouden veranderen. Analoog aan dit boek zullen wij tien mega-trends aangeven die zich afspelen in de documentaire informatievoorziening. Het zijn veranderingen in zowel praktisch als theoretisch opzicht. We denken dat de ontwikkelingen zullen doorwerken tot in de jaren 2020. Het begrip van deze megatrends achten wij essentieel voor het herpositioneren van de documentaire informatievoorziening op een zodanige wijze, dat de uitdagingen van de toekomst goed worden opgepakt.

De volgende megatrends hebben zich de afgelopen tien jaar ontwikkeld:
 
1.    Documentaire informatievoorziening werd digitale informatievoorziening

Een studie uit 1994 van de Gartner Group ging ervan uit dat 80% van alle op dat moment beschikbare informatie was vastgelegd op een papieren drager, terwijl 20% in elektronische vorm was opgeslagen. In datzelfde rapport werd de verwachting uitgesproken dat eind negentiger jaren deze ratio omgekeerd zou zijn: 80% elektronisch, 20% papier.

Of deze ratio's accuraat zijn, valt uitsluitend na een gefundeerd onderzoek te controleren. Wel constateren we dat de groei in elektronische documenten enorm is. Dit terwijl we ook inmiddels weten dat het papiervolume de laatste jaren sterk is gestegen, van een consumptie van 15 miljoen A4-tjes in 1970, 19 miljoen in 1980 en 29 miljoen in 1990 naar ongeveer 40 miljoen in 1997. Bron: FFYF, Management Team, september 1998. Cijfers gelden voor uitsluitend Nederland. In alle kantoren is inmiddels een 1:1 relatie bereikt op het gebied van kantoorautomatisering. Elke kantoorwerker heeft een PC, soms zelfs meerdere devices. Schattingen lopen uiteen in een groei van 5-10% per jaar voor papieren tegen een groei van 20 tot 60% per jaar voor elektronische documenten. Bijna elke organisatie is inmiddels bezig met de omslag van een papieren naar een digitale informatievoorziening.

De conclusie van deze ontwikkeling is dat de documentaire informatievoorziening –hierna informatiebeheer genoemd- als professionele discipline belast met het management van papieren documentenbeheer- zich moet herpositioneren met als hoofddoelstelling: het beheer van elektronische informatie.

Die omslag is bezig en gaat steeds voortvarender. Wel blijven organisaties vaak hangen in werkmethoden en systemen, die vroeger zijn geleerd. Een verandering gaat klaarblijkelijk maar heel geleidelijk en experimenteren- dat is niet meteen iets wat het vakgebied durft!

 

2.    Elektronische informatie kreeg een steeds groter strategisch belang in organisaties vergeleken met papieren informatie

Volume en groeiscenario's daargelaten heeft er een verschuiving plaatsgevonden in de veranderende waarde van elektronische informatie ten opzichte van papieren documenten. Werd de tekstverwerking vroeger gezien als hulpmiddel om papieren documenten te vervaardigen, tegenwoordig is het digitale document het origineel: digital born noemen we dat. Geografische informatie, CAD/CAM-toepassingen, projectinformatie, zelfs elektronische postsystemen: steeds meer van deze informatie dient  zich aan.

Papieren dossiers zijn statische entiteiten. Het is opmerkelijk dat zakelijke beslissingen op strategisch niveau minder worden genomen aan de hand van dossiers dan aan de hand van computerprogramma's. Gegevens die via de computer worden gegenereerd, kunnen immers als basis dienen voor "wat als" scenario's. Deze tenderen ernaar een hogere waarde te hebben voor strategische planning en besluitvorming.

Steeds meer bemerken we in onze adviespraktijk dat systemen die zijn gericht op het bewerken van papieren informatie een stempel dragen als zouden zij onvoldoende waarde toevoegen aan de bedrijfsactiviteiten[1]. Om die reden wordt er ook niet of nauwelijks in geïnvesteerd. Het tegenovergestelde zien we bij digitale systemen. Digitaal is in, papier is uit.
 

3.    Documentprocessing zal dataprocessing gaan overheersen als de dominante factor in de komende jaren

Gedurende de beginjaren van de computer lag het primaire gebruik op rekenkundige applicaties, of het nu ballistische berekeningen of  andere becijferingen betrof. Gedurende de laatste vijf jaar zien we de aandacht verschuiven naar documentenbewerking en -beheer. Sommige voorspellingen gaan ervan uit dat 80% van de informatie in een organisatie in de vorm van teksten en documenten is opgeslagen. Dit in tegenstelling tot de gestructureerde gegevensbestanden (bij voorbeeld salarisadministraties, personeels- en personenbestanden, begroting en rekeningtoepassingen).

Door deze verschuiving bestaat de kans dat veel IT-mensen nu ook documentmanager worden. Zij hebben niet de kennis op het gebied van archiefbeheer, die nodig is om documenten toegankelijk te maken via verschillende zoekstructuren en de inhoudelijke informatie tijdig voor te dragen voor selectieve vernietiging. Kennis die de documentaire informatieverzorger wel heeft- of toch zou moeten hebben: toegankelijk maken en selectieve vernietiging is de essentie van het vakgebied, al komt deze essentie in veel van de huidige opleidingen niet meer aan bod. .
 

4.    In plaats van statische documenten, zullen documenten virtueel worden en pas worden samengesteld uit diverse bronnen op het moment dat er informatie nodig is.

In het traditionele kantoor was het document een statisch gegeven, bekrachtigd door een of meerdere handtekeningen. Het waren als het ware 'bevroren beslismomenten'. Zelfs documenten die werden gemaakt via de computer werden uitgeprint en in dossiers opgeslagen.

In de toekomst -en die toekomst is al begonnen- wordt een deel van de elektronische documenten beheerd als dynamische, modulaire, multimedia-entiteiten.

Deze virtuele documenten zullen informatie meedragen over hun identiteit en de herkomst van hun onderdelen. Steeds meer elektronische documenten in de toekomst zullen multimediaal zijn. Via hun onderdelen zal het mogelijk zijn door te verbinden (linken) naar gegevensbestanden in andere documenten. Zij worden geactualiseerd, indien nieuwe informatie voorhanden is. Een document zal dan in de loop der tijd nooit meer dezelfde inhoud hebben.

Nieuwe software gaat het mogelijk maken om elektronische documenten te vervaardigen met ingebouwde intelligentie, die kan rouleren op een netwerk, diverse informatiebronnen onderzoekt op nieuwe, actuele informatie  en hierdoor een variëteit van gebruikers op maat gesneden informatie kan bieden. De totale som van gegevens presenteert dan een virtueel document, dat uitsluitend voor de individuele gebruiker bestaat op het moment dat er behoefte aan is om een specifiek bedrijfsdoel te dienen -en dat op een later moment weer andere informatie bevat. Hoe deze informatie kan worden 'bevroren' (wie was op welk moment van beslissen op de hoogte van welke informatie en waarom is juist die beslissing op basis van die informatie genomen)- vormt een groot probleem.
 

5.    Selectielijsten en vernietigingscriteria moeten worden toegepast op elektronische documenten

Selectieve vernietiging is een hulpmiddel voor het controleren van de levenscyclus van papieren documenten. Uit oogpunt van wettelijke regelingen dienen archiefbescheiden dwingend te worden vernietigd indien de termijn daartoe is aangebroken, bij voorbeeld uit oogpunt van privacy.

Volgens weer sommige schattingen wordt 80% van de gegevens op magnetische disks op een doorsnee netwerk na 30 dagen niet meer gebruikt. Meer dan 50% wordt al na meerdere maanden niet meer gebruikt. Slechts 20% van de disks bevat actieve gegevens en alle schijven zijn vol. Dat komt ook doordat controlesystemen de magnetische informatie verspreiden over meerdere disks om hierdoor het risico van een disk crash te voorkomen[2]. Geheugenruimte kost nauwelijks nog geld[3]. Het is het beheer van de informatie, dat de meeste kosten met zich meebrengt. In de USA kent men hieraan een verhouding van 1:7 toe, waarbij 1 staat voor de kosten van geheugencapaciteit en de 7 voor de kosten van beheer.

Selectieve vernietiging wordt belangrijk om de beheerskosten laag te houden. De techniek heeft technische oplossingen bedacht, zoals het Hierarchical Storage Management System. Deze systemen scheiden actieve en passieve  (minder gebruikte) data en transporteren de gegevens naar het voordeligste opslagmedium. De oplossingen zijn echter niet bedoeld voor een documentair selectiebeleid. Machines kunnen geen beleidsafwegingen maken of een bepaald, weinig gebruikt, elektronisch document dient te worden bewaard -omdat het dient tot bewijs- of kan worden vernietigd, omdat het waardeloos is geworden.

Selectieve vernietiging van elektronische informatie wordt nauwelijks toegepast.  IT-specialisten zijn hierin niet opgeleid en hebben hiervoor ook geen tijd. Dat opent nieuwe mogelijkheden voor de informatieprofessional. Selectie van elektronische documenten zou voor ons vakgebied topprioriteit moeten krijgen. Dit betekent wel dat de traditionele selectiemethoden dienen te worden aangepast aan de computeromgeving en dat we ons moeten bijscholen op technisch gebied.
 

6.    Records management zal onderdeel gaan uitmaken van informatietechnologie in plaats van een administratieve ondersteunende functie te blijven

Zoals wij in de inleiding al hebben opgemerkt, is in de jaren vijftig de documentaire informatievoorziening geplaatst in een administratieve functie. Hierdoor wordt het onderdeel echter pover gepositioneerd. Een scheiding tussen een afdeling als Informatievoorziening en Automatisering enerzijds en Documentaire Informatievoorziening anderzijds zal op de lange duur funest blijken te zijn, omdat de documentaire informatievoorziening hierdoor geen directe lijn heeft naar de elektronische informatie-opslagsystemen. Zei het rapport "Omslag in Opslag" al niet dat er zonder afscheid van het 'documentaire' geen 'informatievoorziening' in de toekomst mogelijk is[4]?
 

7.    De belangrijkste doelstelling van documentair informatiemanagement zal verschuiven van kostenreductie naar procesverbetering

De traditionele documentaire informatievoorziening probeert zichzelf te verkopen als een van de facilities in organisaties. Dit 'verkoopargument' van de afdeling is nooit erg succesvol geweest, omdat de meeste kostenbesparingen die de afdeling documentaire informatievoorziening aandraagt, niet meetbaar zijn. Probeer maar eens in een organisatie hard te maken dat een goed documentenbeheer 30% van de tijd van de kantoorwerkers bespaart, en de organisatie daarop zo ver te krijgen dat ze investeert in het archief onder gelijktijdige reductie van de kantoorpopulatie met 30%.

Alhoewel besparingen uiteraard altijd belangrijk zullen blijven in elektronische documentenbeheersystemen, zal de nadruk moeten liggen op de verbetering van processen in organisaties.

In het boek 'Re-engeneering the Corporation[5]' stellen Hammer en Champy dat "een bedrijf dat er niet in slaagt om op een andere manier met informatie om te gaan, zich niet kan omvormen". De sleutel tot een succesvolle verandering van de organisatie is de vraag: hoe kunnen wij de technologie ons laten helpen om nieuwe dingen te doen die voorheen ondenkbaar waren". De kostenreductie is hierbij ondergeschikt aan de opbrengsten.
 

8.    In plaats van aandacht voor de bewaring van fysieke media waarop informatie is geplaatst, zal de belangrijkste taak voor de documentair informatieverzorger worden het beheersen van de toegankelijkheid van de informatie

De centrale en belangrijkste functie van de documentaire informatievoorziening is steeds geweest het beheren van informatie door de informatiedragers te ordenen en toegankelijk te maken. In de toekomst dient de aandacht gericht te zijn op het beheer van de informatie. Het beheer van de drager is daarvan een afgeleide.

We gaan naar een tijd waarin de waarde van de informatie en de duur dat deze dient te worden bewaard, de levensperiode van het opslagmedium verre overtreft. Gedurende hun leven zullen bepaalde documenten dan ook opgeslagen worden op verschillende computerplatforms en regelmatig moeten worden overgezet op een nieuw medium. Met alle risico's van verlies aan gegevens van dien.

Dit betekent tevens dat de informatiesystemen van de toekomst uitwisselbaar zullen moeten zijn tussen verschillende platforms, die toegang bieden tot diverse opslagfaciliteiten, waaruit documenten kunnen worden teruggehaald op elk moment dat hieraan behoefte bestaat. Deze toegankelijkheid, daar gaat het om. En daar hebben wij kennis van binnen ons vakgebied. Maar ook die kennis zal moeten worden opgefrist, aangescherpt en in een nieuw kader worden geplaatst.
 

9.    Computers zullen worden gebruikt voor het beheer van documenten met een langere termijnwaarde in plaats van het beheer van gegevens met een korte termijnwaarde.

Zoals onder 8 gesteld, zullen de documenten de media moeten overleven[6]. IT-specialisten hebben weinig ervaring met dit fenomeen, eenvoudig omdat de waarde van elektronische documenten tot nu toe afgeleid was van de papieren neerslag, die ook werd bewaard in dossiersystemen. Nu dit gaat veranderen zien we dat er belangstelling ontstaat voor systemen waarin documenten worden opgeslagen, toegankelijk gemaakt via een data dictionary. Dit is  een gegevensbibliotheek met zoeksleutels, bestaande uit meta-data op basis waarvan de documenten zijn terug te vinden. De belangstelling richt zich met name op de archiveringsfunctie van dergelijke systemen, oftewel het recordkeeping system[7]. In de brochure over digitaal archiveren [8] stelt Peter Horsman dat het recordkeeping system niet zozeer een kant-en-klaar softwarepakket is, maar meer een raamwerk voor het formuleren van functionele en technische eisen waaraan het beheer van digitale archiefbescheiden moet voldoen. Aan de hand daarvan kunnen weer pakketten worden getest op hun "archiefbestendigheid".

10.  Document management wordt een belangrijkste professionele discipline voor het management van documentaire informatiesystemen. .

Van Underdog naar Boventoon. Dit is een verschuiving in het vakgebied, die moeilijk te begrijpen is en zelfs ongeloofwaardig. "Wij zijn toch al informatieverzorgers" zult u zeggen. Nee, dat bent u niet: u hebt er nauwelijks notie van wat digitaal informatiebeheer betekent. U bent opgeleid in het organiseren van schaarste, niet in het omgaan met massagegevens. Er komen echter zoveel nieuwe informatiebronnen bij, waarbij we momenteel nog geen aandacht hebben voor de waarde die deze bronnen gaan hebben voor de toekomst, dat u ook van die andere informatiebronnen kennis zult moeten opdoen. Uitsluitend kennis over uw eigen archief volstaat niet meer.
 

[1] Opmerkelijk is dat dossiersystemen met kleurcodering hierop een uitzondering maken.
[2] Een operating systeem zet bij een  diskpack van bij voorbeeld 5 disks  20% van elke schijf weg op de andere schijven, zodat indien een disk niet meer werkt, deze zelfs bij het volledig operationeel zijn van het systeem kan worden verwisseld, zonder dat er een storing in de gegevensorganisatie optreedt.
[3] Laatste cijfers: 18,2 Giga voor 4.000,- Ter vergelijking: een Giga komt overeen met 2 vierladenkasten oftwel ongeveer 5,5 strekkende meter aan papieren archiefbescheiden.
[4] Omslag in Opslag. Terugkeer naar de informatievoorziening. Ministerie van Binnenlandse Zaken, 1991.
[5] Re-engineering the Corporation- a manifesto for business revolution'. Michael Hammer & James Champy. HarperBusiness, 1993; ISBN 0-88730-687-X
[6] Microfilm kan dit. Het is een bewezen medium, dat meer dan 100 jaar kan worden bewaard en dan nog steeds een goede kwaliteit document kan produceren. Microfilm heeft echter in principe een even statisch karakter als papier, alhoewel ere technieken worden ontwikkeld om microfilmrollen op snelle wijze scanbaar te maken. Deze gedigitaliseerde micro-opnamen zijn dan weer te manipuleren via optische leestechnieken.
[7] … en wat is het toch jammer dat we daar geen Nederlandse uitdrukking voor hebben, alhoewel we nu wel aansluiten bij de internationale gemeenschap op dit punt.
[8] Digitaal Archiveren Het Record Keeping System als kader voor het beheer van digitale archiefbescheiden. Programmabureau Digitale Durzaamheid, Rijksarchiefdienst te Den Haag, 1998.

Geen opmerkingen:

Een reactie posten