Dit artikel kwam tot stand in samenwerking (via een mailwisseling en gesprekken) met David O. Stephens, een consultant uit de VS, die ik had ontmoet op een ARMA-congres in Chicago. David is o.a. auteur van het boekwerk "Information and records management- Document-Based Information Systems" (Robek, Brown, Stephens, McGraw-Hill, ISBN 0-02-801793-5. Het geeft een beeld van hoe de denkbeelden waren op de drempel van de nieuwe eeuw. Het artikel werd destijds goed ontvangen. Het artikel is uit 2001, in 2009 herzien voor eigen gebruik, maar niet meer gepubliceerd.
Herpositionering van de documentaire
informatievoorziening
Of: hoe een vakgebied verdwijnt als het niet snel
verandert
Door David O.
Stephens en Ad van Heijst
Onder documentaire informatievoorziening wordt doorgaans begrepen wat wij in de jaren zeventig van de vorige eeuw aanduidden met de Registratuur. Dit was een verzamelbegrip dat bestond uit de zorg voor de archiefbescheiden vanaf het moment van binnenkomst in de organisatie tot het moment waarop een archiefbestand was geïnventariseerd en overgedragen aan de archivaris. Enveloppen en pakketjes kwamen binnen in een organisatie, werden geopend en gesorteerd, waarbij de documenten die moesten worden afgehandeld, werden geregistreerd, de routing vastgelegd en, indien een advies met een eventuele reactie aan de briefschrijvende instantie was gegeven, werden opgeborgen in het archief. Dit archief was slechts toegankelijk voor de opgeleide registrator –te vergelijken met de bibliothecaris in het boek De naam van de roos van Umberto Eco- die sleutelbeheerder was (van de kast, de archiefruimte en de systematische code waarmee de dossiers geordend waren). De wereld was duidelijk: werd een document door de registratuur opgeborgen, dan was het gegarandeerd terug te vinden, mits het niet uit een dossier was ontvreemd (wat slechts sporadisch voorkwam, er heerste een redelijke ambtelijke discipline). En altijd was er nog als neveningang het fiche-doorschrijfsysteem, waarvan de registers gedurende jaren werden bewaard en aangaven in welk dossier een document was opgeborgen en welke routing het gedurende zijn ambtelijke levensfase was gegaan.
De pioniersfase
Documentair informatieverzorgers bouwen we op een sterke traditie, die werd gevestigd in de jaren twintig van de vorige eeuw. De zorgtaken van de overheid namen toe en de opkomst van de schrijfmachine maakte het mede mogelijk dat de administratie van organisaties doeltreffend en efficiënt werd ingericht.
In de jaren vijftig
werd bij de overheid de registratuur ondergebracht in afdelingen Interne Zaken, samen met o.a.
de repro-afdeling, de huishoudelijke- en bodedienst. In de jaren zeventig deden
nieuwe ideeën opgeld op het gebied van het facility management en werden de
bordjes "interne zaken" vervangen door "facilitaire zaken".
De automatisering behield haar organisatorische positie, omdat hier, gestart
vanuit de boekhoudmachine, belangrijke bedrijfsprocessen werden geautomatiseerd. De plaatsing van de
documentaire informatievoorziening in de facilitaire afdeling positioneert haar
als een facilitaire functie en minder tot een functie op het gebied van het
informatiemanagement, terwijl voor organisaties waar kennisintensieve processen
worden uitgevoerd (zoals de overheid)
het management van informatie een cruciale functie is. Informatie is
immers grondstof, halffabrikaat en eindproduct. Gegevens dienen als bewijs voor
het handelen, om een consequent beleid te ondersteunen, om dubbelwerk te
voorkomen, om hieruit consequenties te trekken en te kunnen extrapoleren naar
de toekomst.
De jaren tachtig
Midden jaren tachtig kende de opkomst van computertechnologie. In die periode werden meerdere oplossingen ontwikkeld op het gebied van informatievoorziening. Registratiefuncties werden geautomatiseerd, later werd het mogelijk om via scanning het papier door digitale informatie te vervangen. De computer gaf elke gebruiker de gelegenheid om zelf zoek- en archiefsystemen op te zetten. Menig kantoorwerker is hiertoe dan ook overgegaan, al dan niet in een hobbysfeer. In allerlei systemen waren bestandjes te vinden waarin medewerkers zelf de voortgang van hun documenten vastleggen. Ook secretariaten hebben wel zoeksystemen ontwikkeld om hun elektronische informatie toegankelijk te houden en gebruiken daarvoor eigen toegangscodes, trefwoorden en projectnummers. In grotere administraties is het niet verwonderlijk wanneer een document waarvan de inhoud als belangrijk wordt ervaren, op meerdere plaatsen wordt vastgelegd in registratiesystemen, om nog maar te zwijgen over persoonlijke werkarchieven, waarin ook officiële stukken verdwijnen.
Daar komt nog bij
dat workflowsystemen voor een belangrijk deel de registratiefunctie van een
centrale postregistratie overnamen. In projectbeheersystemen wordt de voortgang
van een project bewaakt, dus worden ook de documenten die binnenkomen en
uitgaan vastgelegd, samen met de activiteiten die ten aanzien van deze
documenten zijn uitgevoerd. Op deze registraties heeft de informatieverzorger geen invloed, wat de vraag oproept welke toegevoegde
waarde de centrale registratie in een
postmanagementsysteem voor deze stukken heeft.
Megatrends
In 1982 schreef John Naisbitt zijn megaseller: Megatrends. Dit boek gaf de belangrijkste trends die de maatschappij en daarmee ons leven zouden veranderen. Analoog aan dit boek zullen wij tien mega-trends aangeven die zich afspelen in de documentaire informatievoorziening. Het zijn veranderingen in zowel praktisch als theoretisch opzicht. We denken dat de ontwikkelingen zullen doorwerken tot in de jaren 2020. Het begrip van deze megatrends achten wij essentieel voor het herpositioneren van de documentaire informatievoorziening op een zodanige wijze, dat de uitdagingen van de toekomst goed worden opgepakt.
De volgende
megatrends hebben zich de afgelopen tien jaar ontwikkeld:
1. Documentaire informatievoorziening werd digitale informatievoorziening
Een studie uit 1994 van de Gartner Group ging ervan uit dat 80% van alle op dat moment beschikbare informatie was vastgelegd op een papieren drager, terwijl 20% in elektronische vorm was opgeslagen. In datzelfde rapport werd de verwachting uitgesproken dat eind negentiger jaren deze ratio omgekeerd zou zijn: 80% elektronisch, 20% papier.
Of deze ratio's
accuraat zijn, valt uitsluitend na een gefundeerd onderzoek te controleren. Wel
constateren we dat de groei in elektronische documenten enorm is. Dit terwijl
we ook inmiddels weten dat het papiervolume de laatste jaren sterk is gestegen,
van een consumptie van 15 miljoen A4-tjes in 1970, 19 miljoen in 1980 en 29
miljoen in 1990 naar ongeveer 40 miljoen in 1997. Bron:
FFYF, Management Team, september 1998. Cijfers gelden voor uitsluitend
Nederland. In alle kantoren is inmiddels een 1:1 relatie bereikt op het gebied van
kantoorautomatisering. Elke kantoorwerker heeft een PC, soms zelfs meerdere devices. Schattingen lopen uiteen in een groei van 5-10% per jaar voor
papieren tegen een groei van 20 tot 60% per jaar voor elektronische documenten.
Bijna elke organisatie is inmiddels bezig met de omslag van een papieren naar
een digitale informatievoorziening.
De conclusie van
deze ontwikkeling is dat de documentaire informatievoorziening –hierna informatiebeheer
genoemd- als professionele discipline belast met het management van papieren
documentenbeheer- zich moet herpositioneren met als hoofddoelstelling: het
beheer van elektronische informatie.
Die omslag is bezig en gaat steeds voortvarender. Wel blijven organisaties vaak hangen in werkmethoden
en systemen, die vroeger zijn geleerd. Een verandering gaat
klaarblijkelijk maar heel geleidelijk en experimenteren- dat is niet meteen
iets wat het vakgebied durft!
2.
Elektronische
informatie kreeg een steeds groter strategisch belang in organisaties
vergeleken met papieren informatie
Volume en groeiscenario's daargelaten heeft er een verschuiving plaatsgevonden in de veranderende waarde van elektronische informatie ten opzichte van papieren documenten. Werd de tekstverwerking vroeger gezien als hulpmiddel om papieren documenten te vervaardigen, tegenwoordig is het digitale document het origineel: digital born noemen we dat. Geografische informatie, CAD/CAM-toepassingen, projectinformatie, zelfs elektronische postsystemen: steeds meer van deze informatie dient zich aan.
Papieren dossiers
zijn statische entiteiten. Het is opmerkelijk dat zakelijke beslissingen
op strategisch niveau minder worden genomen aan de hand van dossiers dan aan de
hand van computerprogramma's. Gegevens die via de computer worden gegenereerd,
kunnen immers als basis dienen voor "wat als" scenario's. Deze
tenderen ernaar een hogere waarde te hebben voor strategische planning en
besluitvorming.
Steeds meer bemerken
we in onze adviespraktijk dat systemen die zijn gericht op het bewerken van
papieren informatie een stempel dragen als zouden zij onvoldoende waarde
toevoegen aan de bedrijfsactiviteiten[1].
Om die reden wordt er ook niet of nauwelijks in geïnvesteerd. Het
tegenovergestelde zien we bij digitale systemen. Digitaal is in,
papier is uit.
3.
Documentprocessing
zal dataprocessing gaan overheersen als de dominante factor in de komende jaren
Gedurende de
beginjaren van de computer lag het primaire gebruik op rekenkundige
applicaties, of het nu ballistische berekeningen of andere becijferingen betrof. Gedurende de
laatste vijf jaar zien we de aandacht verschuiven naar documentenbewerking en
-beheer. Sommige voorspellingen gaan ervan uit dat 80% van de informatie in een
organisatie in de vorm van teksten en documenten is opgeslagen. Dit in
tegenstelling tot de gestructureerde gegevensbestanden (bij voorbeeld
salarisadministraties, personeels- en personenbestanden, begroting en rekeningtoepassingen).
Door deze
verschuiving bestaat de kans dat veel IT-mensen nu ook documentmanager worden.
Zij hebben niet de kennis op het gebied van archiefbeheer, die nodig is om
documenten toegankelijk te maken via verschillende zoekstructuren en de
inhoudelijke informatie tijdig voor te dragen voor selectieve vernietiging.
Kennis die de documentaire informatieverzorger wel heeft- of toch zou moeten
hebben: toegankelijk maken en selectieve vernietiging is de essentie van het
vakgebied, al komt deze essentie in veel van de huidige opleidingen niet meer aan bod. .
4.
In plaats van
statische documenten, zullen documenten virtueel worden en pas worden
samengesteld uit diverse bronnen op het moment dat er informatie nodig is.
In het traditionele
kantoor was het document een statisch gegeven, bekrachtigd door een of meerdere
handtekeningen. Het waren als het ware 'bevroren beslismomenten'. Zelfs
documenten die werden gemaakt via de computer werden uitgeprint en in dossiers
opgeslagen.
In de toekomst -en
die toekomst is al begonnen- wordt een deel van de elektronische documenten
beheerd als dynamische, modulaire, multimedia-entiteiten.
Deze virtuele
documenten zullen informatie meedragen over hun identiteit en de herkomst van
hun onderdelen. Steeds meer elektronische documenten in de toekomst zullen
multimediaal zijn. Via hun onderdelen zal het mogelijk zijn door te verbinden
(linken) naar gegevensbestanden in andere documenten. Zij worden
geactualiseerd, indien nieuwe informatie voorhanden is. Een document zal dan in
de loop der tijd nooit meer dezelfde inhoud hebben.
Nieuwe software gaat
het mogelijk maken om elektronische documenten te vervaardigen met ingebouwde
intelligentie, die kan rouleren op een netwerk, diverse informatiebronnen
onderzoekt op nieuwe, actuele informatie
en hierdoor een variëteit van gebruikers op maat gesneden informatie kan
bieden. De totale som van gegevens presenteert dan een virtueel document, dat
uitsluitend voor de individuele gebruiker bestaat op het moment dat er behoefte
aan is om een specifiek bedrijfsdoel te dienen -en dat op een later moment weer
andere informatie bevat. Hoe deze informatie kan worden 'bevroren' (wie was op
welk moment van beslissen op de hoogte van welke informatie en waarom is juist
die beslissing op basis van die informatie genomen)- vormt een groot probleem.
5.
Selectielijsten en
vernietigingscriteria moeten worden toegepast op elektronische
documenten
Selectieve
vernietiging is een hulpmiddel voor het controleren van de levenscyclus van
papieren documenten. Uit oogpunt van wettelijke regelingen dienen
archiefbescheiden dwingend te worden vernietigd indien de termijn daartoe is
aangebroken, bij voorbeeld uit oogpunt van privacy.
Volgens weer sommige
schattingen wordt 80% van de gegevens op magnetische disks op een doorsnee
netwerk na 30 dagen niet meer gebruikt. Meer dan 50% wordt al na meerdere maanden
niet meer gebruikt. Slechts 20% van de disks bevat actieve gegevens en alle
schijven zijn vol. Dat komt ook doordat controlesystemen de magnetische
informatie verspreiden over meerdere disks om hierdoor het risico van een disk crash
te voorkomen[2].
Geheugenruimte kost nauwelijks nog geld[3].
Het is het beheer van de informatie, dat de meeste kosten met zich meebrengt.
In de USA kent men hieraan een verhouding van 1:7 toe, waarbij 1 staat voor de
kosten van geheugencapaciteit en de 7 voor de kosten van beheer.
Selectieve
vernietiging wordt belangrijk om de beheerskosten laag te houden. De techniek
heeft technische oplossingen bedacht, zoals het Hierarchical Storage Management
System. Deze systemen scheiden actieve en passieve (minder gebruikte) data en transporteren de
gegevens naar het voordeligste opslagmedium. De oplossingen zijn echter niet
bedoeld voor een documentair selectiebeleid. Machines kunnen geen
beleidsafwegingen maken of een bepaald, weinig gebruikt, elektronisch document
dient te worden bewaard -omdat het dient tot bewijs- of kan worden vernietigd,
omdat het waardeloos is geworden.
Selectieve
vernietiging van elektronische informatie wordt nauwelijks toegepast. IT-specialisten zijn hierin niet opgeleid en
hebben hiervoor ook geen tijd. Dat opent nieuwe mogelijkheden voor de
informatieprofessional. Selectie van elektronische documenten zou
voor ons vakgebied topprioriteit moeten krijgen. Dit betekent wel dat de
traditionele selectiemethoden dienen te worden aangepast aan de
computeromgeving en dat we ons moeten bijscholen op technisch gebied.
6.
Records management
zal onderdeel gaan uitmaken van informatietechnologie in plaats van een
administratieve ondersteunende functie te blijven
Zoals wij in de
inleiding al hebben opgemerkt, is in de jaren vijftig de documentaire
informatievoorziening geplaatst in een administratieve functie. Hierdoor wordt
het onderdeel echter pover gepositioneerd. Een scheiding tussen een afdeling
als Informatievoorziening en Automatisering enerzijds en Documentaire
Informatievoorziening anderzijds zal op de lange duur funest blijken te zijn, omdat de
documentaire informatievoorziening hierdoor geen directe lijn heeft naar de
elektronische informatie-opslagsystemen. Zei het rapport "Omslag in Opslag"
al niet dat er zonder afscheid van het 'documentaire' geen
'informatievoorziening' in de toekomst mogelijk is[4]?
7.
De belangrijkste
doelstelling van documentair informatiemanagement zal verschuiven van
kostenreductie naar procesverbetering
De traditionele
documentaire informatievoorziening probeert zichzelf te verkopen als een van de
facilities in organisaties. Dit
'verkoopargument' van de afdeling is nooit erg succesvol geweest, omdat de
meeste kostenbesparingen die de afdeling documentaire informatievoorziening
aandraagt, niet meetbaar zijn. Probeer maar eens in een organisatie hard te
maken dat een goed documentenbeheer 30% van de tijd van de kantoorwerkers
bespaart, en de organisatie daarop zo ver te krijgen dat ze investeert in het
archief onder gelijktijdige reductie van de kantoorpopulatie met 30%.
Alhoewel besparingen
uiteraard altijd belangrijk zullen blijven in elektronische
documentenbeheersystemen, zal de nadruk moeten liggen op de verbetering van
processen in organisaties.
In het boek
'Re-engeneering the Corporation[5]'
stellen Hammer en Champy dat "een bedrijf dat er niet in slaagt om op een
andere manier met informatie om te gaan, zich niet kan omvormen". De
sleutel tot een succesvolle verandering van de organisatie is de vraag: hoe
kunnen wij de technologie ons laten helpen om nieuwe dingen te doen die
voorheen ondenkbaar waren". De kostenreductie is hierbij ondergeschikt aan
de opbrengsten.
8.
In plaats van
aandacht voor de bewaring van fysieke media waarop informatie is geplaatst, zal
de belangrijkste taak voor de documentair informatieverzorger worden het
beheersen van de toegankelijkheid van de informatie
De centrale en
belangrijkste functie van de documentaire informatievoorziening is steeds
geweest het beheren van informatie door de informatiedragers te ordenen en
toegankelijk te maken. In de toekomst dient de aandacht gericht te zijn op het
beheer van de informatie. Het beheer van de drager is daarvan een afgeleide.
We gaan naar een
tijd waarin de waarde van de informatie en de duur dat deze dient te worden
bewaard, de levensperiode van het opslagmedium verre overtreft. Gedurende hun
leven zullen bepaalde documenten dan ook opgeslagen worden op verschillende
computerplatforms en regelmatig moeten worden overgezet op een nieuw medium.
Met alle risico's van verlies aan gegevens van dien.
Dit betekent tevens
dat de informatiesystemen van de toekomst uitwisselbaar zullen moeten zijn
tussen verschillende platforms, die toegang bieden tot diverse
opslagfaciliteiten, waaruit documenten kunnen worden teruggehaald op elk moment
dat hieraan behoefte bestaat. Deze toegankelijkheid, daar gaat het om. En daar
hebben wij kennis van binnen ons vakgebied. Maar ook die kennis zal moeten
worden opgefrist, aangescherpt en in een nieuw kader worden geplaatst.
9.
Computers zullen
worden gebruikt voor het beheer van documenten met een langere termijnwaarde in
plaats van het beheer van gegevens met een korte termijnwaarde.
Zoals onder 8
gesteld, zullen de documenten de media moeten overleven[6].
IT-specialisten hebben weinig ervaring met dit fenomeen, eenvoudig omdat de
waarde van elektronische documenten tot nu toe afgeleid was van de papieren
neerslag, die ook werd bewaard in dossiersystemen. Nu dit gaat veranderen zien
we dat er belangstelling ontstaat voor systemen waarin documenten worden
opgeslagen, toegankelijk gemaakt via een data dictionary. Dit is een gegevensbibliotheek met zoeksleutels,
bestaande uit meta-data op basis waarvan de documenten zijn terug te vinden. De
belangstelling richt zich met name op de archiveringsfunctie van dergelijke
systemen, oftewel het recordkeeping system[7].
In de brochure over digitaal archiveren [8]
stelt Peter Horsman dat het recordkeeping system niet zozeer een kant-en-klaar
softwarepakket is, maar meer een raamwerk voor het formuleren van functionele
en technische eisen waaraan het beheer van digitale archiefbescheiden moet
voldoen. Aan de hand daarvan kunnen weer pakketten worden getest op hun
"archiefbestendigheid".
10. Document management wordt een belangrijkste
professionele discipline voor het management van documentaire
informatiesystemen. .
Van Underdog naar
Boventoon. Dit is een verschuiving in het vakgebied, die moeilijk te begrijpen
is en zelfs ongeloofwaardig. "Wij zijn toch al informatieverzorgers" zult u zeggen. Nee, dat bent u niet: u hebt er nauwelijks notie van wat digitaal informatiebeheer betekent. U bent opgeleid in het organiseren van schaarste, niet in het omgaan met massagegevens. Er komen echter zoveel nieuwe informatiebronnen bij, waarbij
we momenteel nog geen aandacht hebben voor de waarde die deze bronnen gaan
hebben voor de toekomst, dat u ook van die andere informatiebronnen kennis zult
moeten opdoen. Uitsluitend kennis over uw eigen archief volstaat niet meer.
[1] Opmerkelijk is dat dossiersystemen met kleurcodering hierop een uitzondering maken.
[2] Een operating systeem zet bij een diskpack van bij voorbeeld 5 disks 20% van elke schijf weg op de andere schijven, zodat indien een disk niet meer werkt, deze zelfs bij het volledig operationeel zijn van het systeem kan worden verwisseld, zonder dat er een storing in de gegevensorganisatie optreedt.
[3]
Laatste cijfers: 18,2 Giga voor 4.000,- Ter vergelijking: een Giga komt overeen
met 2 vierladenkasten oftwel ongeveer 5,5 strekkende meter aan papieren
archiefbescheiden.
[4]
Omslag in Opslag. Terugkeer naar de informatievoorziening. Ministerie van
Binnenlandse Zaken, 1991.
[5] Re-engineering the Corporation- a manifesto for
business revolution'. Michael Hammer
& James Champy. HarperBusiness, 1993; ISBN
0-88730-687-X
[6]
Microfilm kan dit. Het is een bewezen medium, dat meer dan 100 jaar kan worden
bewaard en dan nog steeds een goede kwaliteit document kan produceren.
Microfilm heeft echter in principe een even statisch karakter als papier,
alhoewel ere technieken worden ontwikkeld om microfilmrollen op snelle wijze
scanbaar te maken. Deze gedigitaliseerde micro-opnamen zijn dan weer te manipuleren
via optische leestechnieken.
[7]
… en wat is het toch jammer dat we daar geen Nederlandse uitdrukking voor
hebben, alhoewel we nu wel aansluiten bij de internationale gemeenschap op dit
punt.
[8]
Digitaal Archiveren Het Record Keeping
System als kader voor het beheer van digitale archiefbescheiden.
Programmabureau Digitale Durzaamheid, Rijksarchiefdienst te Den Haag, 1998.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten