Archiefconvenant en innovatieagenda

Er is een belangrijk akkoord afgesloten voor de archiefwereld tussen Rijk, Provincies, Waterschappen en Gemeenten: het Archiefconvenant.

Bij dit convenant horen bestuurlijke afspraken in het kader van een Innovatieagenda. En ook die is heel interessant om door te lezen, omdat hierin de plannen worden ontvouwd voor het inrichten van een optimaal functionerende informatieketen tussen de archiefvormer, de archiefinstelling die bewaarder is of wordt en de archiefgebruiker.

Het Archiefconvenant (een uitvloeisel van de Archiefvisie, aangeboden bij brief van 20 juni 2011)  is erop gericht om het archief van de overheid beter en duurzamer te maken, toegesneden op de nieuwe informatietechnologie. Er wordt een aantal ontwikkelingen genoemd:

-          Het driehoeksoverleg verdwijnt en wordt een Stategisch Informatie Overleg. Dit overleg moet zorgen voor een pro-actieve samenwerking tussen de archiefwettelijke zorgdragers en de archiefinstellingen.

-          Intensieve samenwerking tussen alle partijen is nodig om duurzame toegankelijkheid te bereiken. Er zal samen gebruik moeten worden gemaakt van dezelfde applicaties en infrastructuur. Een landelijk dekkend netwerk van Regionale Historische Centra, (inter)gemeentelijke archiefinstellingen en informatiediensten van het Nationaal Archief moet het gevolg zijn. Er zullen verzorgingsgebieden ontstaan voor digitale dienstverlening die elk door één archiefinstelling, verbonden met het landelijk dekkende net, worden bediend:  één keten van publieke e-depots. Voor het zoeken en vinden van informatie zijn landelijke zoeksystemen met gemeenschappelijke standaarden en metadata nodig. Het uiteindelijke doel is de vrije beschikbaarheid van overheidsinformatie als open data (en dan neem ik aan: toegankelijk via zo systeem- en leveranciersonafhankelijke manieren) 

Het voert te ver om de hele Innovatieagenda te citeren, maar eigenlijk zou iedereen die in de informatievoorziening werkt, dit belangrijke stuk moeten lezen.

En dan het Convenant zelf. Vanaf 1 januari kan elke gemeente zelf een besluit nemen om de papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale kopieën. Daarbij moet men zich wel aan een aantal eisen houden, die te vinden zijn in de Archiefregeling 2010. Het Archiefbesluit is gewijzigd om het waarderings- en selectiebeleid te moderniseren via het eerder genoemde Strategisch Informatie Overleg en er komt een nieuwe selectielijst, die voor gemeenten in mandaat gemaakt zal worden door de VNG. Steekwoorden zijn sneller waarderen en selecteren, eerder ontsluiten, duurzaam bewaren, sterke archiefinstellingen, verbindingen tussen collecties en samenwerking.

Laten we hopen dat dit Archiefconvenant de beweging in gang zet die het beoogt: de ontwikkeling is heel interessant en we zijn zeer benieuwd naar de invulling en taakstelling van het Programmabureau dat wordt ingesteld. Het convenant heeft de potentie in zich om de nodiger krachten los te weken, zeker nu het financieel ondersteund wordt met bedrag van negen miljoen euro. 

Voor de nieuwe ontwikkelingen is een krachtige samenwerking nodig tussen archiefsector, ICT en DIV. Er is de komende jaren veel werk aan de winkel, dus wordt het tijd om prioriteiten te gaan stellen en de focus te richten op duurzame, digitale oplossingen voor het behoud van bewijs en verantwoording.