Overdracht- van documenten?

Hoe ga jij over twintig jaar de digitale documenten van nu overdragen?

Oja, domme vraag. Die dan leeft…..

Wie weet hoort u bij de uitverkorenen die feestelijk tijdens de Grote Uittocht de aftocht blazen?

En trouwens, zijn er dan nog wel documenten, of kunnen we dan beter speken over informatie-objecten?

Deze term staat voor: geheel van gegevens met een eigen identiteit. De term kwam ik voor het eerst tegen in de NEN 2082.  Voorbeelden zijn: een document, een database, een webpagina, website, foto/afbeelding, geluidsopname, geografisch informatiesysteem (GIS), CAD-systeem, wiki, blog, etc.

Wat een vreemde definitie eigenlijk! Volgens mij zijn dit allemaal voorbeelden van documenten, als we de definitie van document nemen als: elk voorwerp dat dient ter lering, studie en bewijs door middel van de gegevens, waarvan het de drager is (een definitie van dr. Groeneveld, destijds bibliothecaris aan de TU in Delft, wél uit 1923).  Die gebruiken we dus niet meer. Ouderwets. Je kunt er niet de term nieuw voor plakken. Het Nieuwe Documenteren, dat klinkt toch niet.

Past niet in het nieuwe Informatiedenken.

Maar- document of informatie-object: toch ben ik voor de nieuwe definitie, al vind ik hem niet goed. Ik denk dat we verder moeten denken dan de voorbeelden, zoals die in de NEN 2082 worden genoemd. Een informatie-object is in mijn ogen ook een record in een database, maar wel binnen de context van die database, dat gebruikt kan worden als eigen identiteit. Een record van de schoenmaat van een inbreker bijvoorbeeld is geen document, maar in mijn ogen wel een informatie-object. Het zijn gegevens, die we binnen een bepaalde context –een roofoverval om het spannend te maken- kunnen gebruiken en vergelijken met andere gegevens, om daaruit nieuwe informatie te ontlenen.

En hier zit volgens mij de kern van het nieuwe Informatiedenken. Het Oude Archiefdenken denkt alleen over documenten in een DMS, die bewijs leveren. Maar dan praat je over een langzaam verdwijnende wereld. Records management is volgens mij iets heel anders, essentieel anders. Het gaat erom gegevens die je in de toekomst nodig denkt te hebben voor bewijs en verantwoording, te recorden, vast te leggen. Daar komt het woord record vandaan. Het is een vastlegging.

Nu gaan we een stapje verder. Talloze gegevens worden vastgelegd in tal van systemen, zonder dat daar een records manager aan te pas komt. Data die door machines en systemen wordt gegenereerd. Van een boef kan al worden bepaald aan de hand van zijn draagbare telefoon waar hij op een bepaald moment was.

Ik denk dat de tijd van het document zo langzaam maar zeker voorbij aan het raken is. Let wel: ik heb het niet over morgen, maar denk aan een periode van tien jaar. Een voorbeeld: als je bankiert met je telefoon en geld overmaakt, waar is dan je bankafschrift dat je wilt beheren? Als je parkeergeld betaalt met je telefoon door een nummer in te toetsen als je komt en als je gaat, waarna een bedrag wordt afgeschreven, waar is dan het document? 

Personeelsinformatie zit nu al in een personeelsinformatiesysteem, heel veel informatie in het content managementsysteem (allemaal brokstukjes, bestaande uit een filmpje, foto’s, korte tekst)…  alle informatie die als invulformulier via internet binnenkomt, is eigenlijk opgenomen in databases, niet in de traditionele briefvorm die wij vroeger als document bestempelden: tegenwoordig komt er geen stempel meer op.

We ontkomen er dus niet aan dat binnen enkele jaren de informatie in allerlei systemen is  opgenomen. Eigenlijk is dat nu al zo: de boekhouding zit in een apart systeem, de omgevingsvergunningen, er is vaak een raadsinformatiesysteem, een website, noem maar op.

De gemeente opent bijvoorbeeld een Facebookpagina over de ontwikkeling van een nieuw bestemmingsplan. Iedereen kan inbreng leveren. Waar laat je die facebookpagina als het project is afgelopen?

Er is een project waarin twee architectenbureaus en een constructiebedrijf meewerken. Dat draait in SharePoint, daarin worden de documenten gedeeld.

Ga je dan die neerslag van het project ook nog eens in het DM-systeem opnemen?

Natuurlijk, bij de overheid loopt het niet zo een vaart, met gebruik van Dropbox, Google Drive, Windows Skydrive en allerlei andere oplossingen om samen documenten te delen, maar ik kan je er inmiddels al verhalen over vertellen hoe dit in andere organisaties gaat. Een organisatie waar wij adviseren heeft alle communicatie in Google. Dus: geen DMS of iets dat erop lijkt.

Een andere organisatie, een buitenlands windenergiebedrijf, heeft alle informatie in mappen staan in Outlook. Wordt een nieuw project gestart, dan wordt dat een mailbox, waarin alle deelnemers toegang krijgen tot de mailbox. Is het project afgelopen, dan wordt het geschoond en overgeheveld naar Office, waar het als alleen-lezen wordt opgeslagen en toegankelijk is voor iedereen.
Dus: de brievenbus is archiefkluis geworden!

Een DMS is volgens velen nog steeds dé oplossing voor de opslag van documenten en dat kan heel goed werken, zo lang iedereen in de organisatie de discipline opbrengt om dit DMS ook te gebruiken. Maar wat doe je dan met alle informatie-objecten die geen document zijn? En zaken, is daar dan een zaaksysteem het meest geschikte systeem voor? Voor projecten een projectsysteem? Wat doe je met processystemen, waarin documenten worden gemaakt voor de klant, waarin het hele beslistraject wordt vastgelegd? Dat beslistraject, dat is immers waar he tom draait: hoe de beslisisng tot stand is gekomen. Dat moet je kunnen reproduceren als het aankomt op bewijs en verantwoording. 

To record, records management, vastlegging van informatie-objecten die dienen voor bewijs en verantwoording. En, als belangrijke toevoeging: het zoeken van gegevens die mogelijk kunnen dienen voor bewijs en verantwoording in alle systemen die een organisatie gebruikt.

Welkom in de spannende wereld van datamining, data archiving en data exploring, waarover in een latere bijdrage meer. Om in oudere termen te spreken: welkom in de wereld van de documentalist, welkom in: het Nieuwe Documenteren.