Het kan ook zonder koppelen....

Koppelproblemen, hoe voorkom je ze?

Deze maand was ik betrokken bij twee organisaties die hetzelfde probleem hadden.

Allebei hadden ze een dossierbestand laten digitaliseren. De ene organisatie de milieuvergunningen, de andere de bouwvergunningen.
Beide organisaties wilden deze bestanden onderbrengen in hun DMS, want uitgangspunt was: alle documenten in het DMS. Ze maakten gebruik van afzonderlijke DM-systemen.
Beide organisaties hadden een opgave gekregen van de kosten wanneer dit bestand in het DMS zou worden geplaatst. Die logen er niet om. Er moest een importmodule worden aangeschaft, er diende een dag of vijf consultancy te worden betaald, omdat een script moest worden geschreven.
Samen liep dat al snel in de 10.000 euro’s.

Beide organisaties hadden hier toch wel moeite mee.

De vraag die ik stelde was: waarom plaats je de vergunningen niet gewoon op de G-schijf met de restrictie alleen-lezen?

In beide gevallen was de reactie heel verbaasd. Dat kan toch niet! Documenten horen toch in het DMS, dan ga je ze toch niet op een ongecontroleerde schijf zetten?

Ik vroeg in beide gevallen: wie zegt dat die schijf ongecontroleerd moet zijn? Als jij toch regelt dat dit een archiefschijf is, en met ICT afspreekt hoe deze schijf meegenomen wordt in de back-ups, als de documenten gelezen kunnen worden door de mensen die jij daartoe autoriseert of laat autoriseren, wat kan er dan verkeerd gaan? Jij bent dan toch degene die de schijf controleert!

In één organisatie werd er iemand van ICT bijgehaald en werd gevraagd of dit zou kunnen. En ja, het bleek zonder problemen mogelijk.

We plaatsten de documenten, die keurig in mapjes waren gescand, op de i-schijf (iets moet toch een naam hebben). We probeerden een dossier op te vragen en te openen. En het werkte.

We lieten iemand van de afdeling Bouwzaken zoeken in de mapjes. Hij was verbaasd over de snelheid waarmee alles werkte en de eenvoud van het systeem. Al snel stonden enkele collega’s achter hem mee te kijken.  “Wanneer krijgen wij dit?” vroeg iemand.  “Je hebt het al” was ons antwoord.
De bestanden zijn toegankelijk via een mappenstructuur, het lijkt wel een papieren archief, maar dan op een beeldscherm. Eenvoudiger kan het niet.
Geen specifieke software nodig, geen licentiekosten, geen pakket aan te leren: we maken mapjes als vanouds, elk dossier krijgt dezelfde structuur. Alle documenten zijn in hun context te benaderen.
Ondertussen hebben we een werkbare oplossing waar iedereen tevreden mee is. En waar we op studeren is hoe we dit moeten organiseren voor de dossiers die nu ontstaan, die nu in bewerking zijn.

Wie weet plaatsen we die, na afhandeling, ook wel in een mappenstructuur buiten het DMS. Als alleen te lezen.