Archiefselectie is mappen verwisselen

Het is niet best gesteld met de archiefzorg in Nederland.

Ambtenaren handelen zaken af en het papier dat bij die zaken hoort, stoppen ze in een map. Vaak is dat een papieren map, maar ook worden digitale documenten gemaakt, die ergens op een schijf worden geplaatst. Soms is er alleen een digitale map, of zijn er digitale documenten verspreid over verschillende bronnen.
Hebben ze de digitale map niet meer nodig, dan wordt deze gewoon niet meer gebruikt.
Wordt die papieren map overbodig, dan wordt deze gestuurd naar –wat de ambtenaar zelf noemt- het archief. Daar mogen ze er iets moois van maken.
De archiefafdeling zou dat misschien wel willen, maar kent doorgaans het werkproces nauwelijks, dus kan niet anders dan misschien wat correcties in de map aanbrengen, de beduimelde map vervangen door een nieuwe en bepalen of de zaak voor bewaring of vernietiging in aanmerking komt. Voor meer is ook geen tijd, want het dagelijkse werk -registratie van de inkomende post- gaat voor, en dat kost al veel meer tijd omdat daar meer handelingen bij gekomen zijn, en meer stukken om te registreren: wat niet is geregistreerd, is niet terug te vinden in het digitale archief, vandaar.

Het archief raakt dus overvol, en dan wordt de schoning van dat archief aanbesteed, of wordt een archiefprojectenbureau opgezet. Er worden offertes aangevraagd en de goedkoopste krijgt de opdracht.

Het externe bedrijf dat de opdracht kreeg moet werken onder zeer hoge druk, want archiefzorg mag weinig kosten: de centrale inkoop is onverbiddelijk en gunt aan de laagste prijs. Waar tot tien jaar geleden de norm was 1 meter per dag per selecteur, worden nu offertes gegund waar de norm ligt op vijf meter per dag of zelfs meer.
Hoe haal je dat als selecteur? Wel, archiefbureaus zijn de afgelopen jaren gaan selecteren op het laagste bewerkingsniveau conform de eisen van het LOPAI. Dat betekent dat in een map wordt gekeken of er te bewaren stukken in zitten. Is dit niet het geval, dan wordt de vernietigingstermijn van de map bepaald. Is het wel zo, al is het maar één stuk, dan wordt de map op bewaren afgesteld en opgenomen in de bewaarserie.
Wie controleert het archiefbureau? Een goede vraag….

Archieven verkeren in deplorabele staat, was de conclusie van een forum van journalisten (zie deplorabele archieven van 2 oktober).
Het zou goed zijn wanneer archiefinspecties zich eens zouden buigen over de vraag of de huidige systematiek van archiefbewerking leidt tot archieven in goede, geordende en toegankelijke staat. Wat uiteraard het hele traject inhoudt vanaf de vorming tot de uiteindelijke selectie. En als de conclusie is dat het er allemaal niet toe doet, laten we dan helemaal stoppen met archiefselectie en ook hier de illusie van kwaliteit opgeven.