zondag 2 oktober 2011

Deplorabele archiefzorg

Laten we het zaakgericht werken eens bekijken.

Een document komt binnen in de organisatie. Daarmee gaat, volgens de zaakadepten, een zaak lopen.
Is dat anders dan wanneer je zegt: dit document moet worden afgehandeld, zo spoedig mogelijk?

Er worden statussen bepaald voor de afhandeling.
Is dat zo anders dan een ontvangstbevestiging sturen, daarin aangeven hoe lang de afhandeling in beslag gaat nemen en je aan die termijn houden?

Er wordt managementinformatie geleverd uit het zaaksysteem.
Is dat zo anders dan wanneer je in je takenlijst bijhoudt dat je de zaak afhandelt binnen de afgesproken termijn?
Welke managementinformatie heb je eigenlijk nodig. Als een medewerker gewoon zijn werk doet zoals het hoort, is dan al die verantwoording vooraf, tijdens en achteraf niet overbodig? Wie zich niet houdt aan de taken, die komt in aanmerking voor een stevige schobbering.

Medewerkers –in zorg, onderwijs, administratie- raken gedemotiveerd van de toenemende verantwoording die zij moeten afleggen. Een onderwijzer is steeds meer tijd kwijt aan de horizontale verantwoording aan begeleiders en specialisten en aan verticale verantwoording aan het management en, wat wordt geregeerd door Cito-toetsen die de school een plaats opleveren ergens tussen beste en slechtste.
We administreren meer; we registreren meer. We raken steeds meer kwantitatief gefocust in plaats van op de kwaliteit van het werk. Steeds vaker hoor ik van ambtenaren: “de ziel verdwijnt uit wat ik doe”.

Verantwoording aan de manager hoort verantwoording aan de burger te zijn. De Wet Openbaarheid van Bestuur wordt slecht toegepast, beantwoording van vragen kost “buitenproportioneel veel tijd”(volgens Minister Donner), en om die reden moet de wet volgens hem dan maar worden afgeschaft.
De oorzaak van die moeite wordt door Donner helaas niet geanalyseerd. In ARGOS van 1 oktober http://weblogs.vpro.nl/argos/2011/09/30/1-oktober-2011-de-wob-op-de-schop/ wordt door journalisten op niet mis te verstane wijze gesproken over de deplorabele staat waarin de Nederlandse overheidsarchieven zich bevinden- wat de oorzaak is van de gebrekkige informatieverstrekking.

We zijn o zo bezig met zogenaamde efficiencybevorderende windowdressing klantinformatiesystemen, maar voor een verantwoord, systematisch en zorgvuldig archiefbeheer is geen plaats. Digitale archieven dijen uit en digitale documenten worden gedumpt in een digitale chaos, waarover optimistische futurologen zichzelf tot goeroestatus fabuleren met ideeën over tagging, googling, crowdsourcing en open clouds.

Een zaak is een eindigend complex van handelingen, gericht op een specifiek doel. Zo een zaak kent vele facetten en kan jaren duren. Het is geen hoeveelheid werk waarvan de voortgang moet worden gevolgd in een zaaksysteem. Dit laatste doet het zaakbegrip ernstig tekort.
Archiveren is vooral het hoofd koel houden in dwaze tijden en structuur aanbrengen in informatie. Voordat de gegevensbrij de werkelijk relevante feiten, meningen en conclusies heeft bedolven en een informatie-archeoloog de documenten moet delven uit een vuilnisbak van het digitale verleden- met veel geduld, moeite en kosten.

2 opmerkingen:

  1. Mooi stukje Ad. Vooral die vraag over wat nou eigenlijk nut en noodzaak van al die "management-informatie" is, wil ik ook nog wel eens stellen tijdens inspectiebezoeken. De antwoorden zijn meestal nogal onthutsend nietszeggend.
    En die laatste alinea's slaan helemaal de spijker op zijn kop.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Zo ontzettend mee eens.
    Met name de zinssnede "efficiencybevorderende windowdressing klantinformatiesystemen" vs "zorgvuldig archiefbeheer" raakt mijns inziens een cruciale kern waar bij veel organisaties de schoen wringt.

    Ga ik eens wat mensen op attenderen.

    Groet, Geert

    BeantwoordenVerwijderen