Onlangs was een klant van ons bezig met het ontwikkelen van eenvoudige spelregels over archivering. Zo eenvoudig, dat elke medewerker ze gemakkelijk kan hanteren, hoe hij of zij ook werkt. Op basis hiervan hebben wij onze kennis, opgedaan in vele jaren en ook na het raadplegen van verschillende websites, vertaald in een aantal zogenaamde Essentials.
Een Essential geeft in korte bewoordingen weer wat de essentie is van een bepaalde activiteit, taak of werkzaamheid binnen de informatiehuishouding. Ze dienen om iedereen in de organisatie in eenvoudige bewoordingen duidelijk te maken hoe een bepaalde activiteit, zoals bijvoorbeeld archivering, kan worden uitgevoerd.
Gemak dient de mens. Een essential maakt het gemakkelijker.
Hieronder volgen de spelregels archivering,
zoals in diverse organisaties worden toegepast.
Probeer het eens! Eenvoud siert de mens; wie
weet is het voor jou het begin om geleidelijk een nieuwe informatiehuishouding
op te zetten, waarin je een beter contact krijgt met je klanten en
opdrachtgevers.
En laat ons eens weten of het je
dienstverlening heeft verbeterd.
Spelregels archivering
2. Geef elke nieuwe zaak een zaaknummer en een duidelijke naam, waarmee de zaak zich onderscheidt van andere zaken.
3. Vermeld het zaaknummer op al je correspondentie over die zaak, dus ook in je e-mails, memo’s, concepten e.d.
4. Een e-mail sla je gemakkelijk op in je werkmap met [F12].
5. Maak de dossiernaam niet uitgebreider dan 30 karakters
6. Heb je dossiers die voortvloeien uit hetzelfde werkproces, plaats deze dan
i. binnen
de applicatie waarin je het werkproces uitvoert;
ii. binnen
de map voor het werkproces in je zaaksysteem
iii. binnen de map voor het werkproces op de gemeenschappelijke schijf
7. Zorg voor een compleet dossier.
8. Maak je een nieuw document in de zaak, sla dit dan meteen in de zaak op.
9. Ontvang je een mail die gaat over de zaak, sla die dan meteen in de zaak op.
10. Geef de bestanden/documenten begrijpelijke namen en hou de naam zo kort mogelijk
- Maak duidelijk wat de inhoud is, of het een
concept is of een definitief document
- Gebruik versienummers.
- Het is niet de vorm waarin iets is gemaakt,
maar de inhoud is bepalend of iets in een dossier thuishoort. Dat kan dus
ook een e-mail zijn, een tekening, een geluidsfragment, memo of brief. En
waar het dossier thuishoort? Dat was al eerder bepaald: in de gemeenschappelijke
samenwerkingsomgeving.
- Een e-mail berg je snel op door de mail aan te klikken en F12 in te drukken. Je krijgt dan een overzicht van je werkmappen en klik je een gewenste werkmap aan, dan is de mail daarin opgeborgen
- Is de zaak afgerond? Check dan of het
dossier compleet is. Als er geen nieuwe informatie meer bijkomt, zet dan
vóór het projectnummer de letter ZZ_ (van Afgehandeld). Collega’s van het
archief zullen dan het dossier verplaatsen naar de afgehandelde zaken en
het voorzien van een bewaartermijn.
- Na afloop van de bewaartermijn krijg je een
signaal dat het dossier zal worden vernietigd. Na jouw akkoord wordt
daarvoor gezorgd.
Tips en trucs voor het werken met mappen
2. Zoeken naar een bepaald document? Gebruik binnen de map control + F en/of het zoekvakje rechtsboven.
3. Wil je een map snel terugvinden, klik dan op je linkermuisknop als je op de map staat en voeg de map toe aan “aan snelle toegang vastmaken”.
4. Wil je de naam van een map of document veranderen, gebruik dan [F2].
5. Geef je map structuur door submappen aan te leggen. Zo vind je documenten nog sneller terug.
6. Geef een afgehandelde map een uitbreiding in de naam door ZZ_ toe te voegen. Dit is het teken dat de map kan worden gewaardeerd en dat kan worden bepaald wanneer deze kan worden vernietigd of moet worden overgedragen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten