Een nieuw realisme

er is nieuw gereedschap nodig, en mensen die dit nieuwe gereedschap kunnen toepassen in de traditie van het vak informatiebeheerder/archivaris

Er zijn momenteel heel wat mogelijkheden om als informatieprofessional waarde toe te voegen aan de organisatie.

Er is een nieuw model voor het TMLO (de tussenversie 1.3, informatieve versie).

Het Nationaal Archief broedt op de nieuwe Archiefwet, die er zou moeten zijn bij het verschijnen van deze Sited, we zijn immers al halverwege het jaar.

Er is een discussienota over de organisatie van het Rijksarchief, die belangrijke consequenties zal hebben voor de Regionale Historische Centra en de hele huidige infrastructuur op zijn kop zet. Enkele hoofdpunten:

• De verplichting om in elke provinciehoofdstad een rijksarchief te hebben vervalt.
• De verplichte verdeling over de rijksarchieven bij overbrenging van archieven van de landelijk opererende of lokaal opererende rijksoverheden vervalt.
• De verplichting voor iedere vestiging (nu rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincie) een beheerder/rijksarchivaris te benoemen vervalt.
• De instemming van de ministerraad met de benoeming van de algemene rijksarchivaris vervalt.

Het Nationaal Archief treedt daarbij op termijn terug uit de Regionaal Historische Centra (zie hier), alhoewel de papieren archieven daar wel blijven.

Daarbij schreef de Algemeen Rijksarchivaris al in 2018 een brief aan een RHC waarin de RHC’s werden uitgedaagd om “ook in het digitale tijdperk een rol van betekenis te blijven spelen”. Want dit is niet meer vanzelfsprekend: de digitale informatiebestanden zijn overal te bewaren, en overal in te zien, dus kunnen zij waar dan ook worden beheerd. Het is daarbij niet vanzelfsprekend dat dit bij een Archiefdienst zal zijn, of onder leiding van een daartoe speciaal opgeleid archivaris, maar wie weet geeft de nieuwe Archiefwet hier duidelijkheid over.

Er is een nieuw wetsvoorstel voor de wijziging van de Auteurswet, de Wet op de naburige rechten en de Databankenwet in verband met de implementatie van de richtlijn van het Europees parlement en de Raad betreffende auteursrecht in de digitale eengemaakte markt. En de Wet Digitale Overheid regelt de generieke digitale informatiestructuur.

Dan treedt in 20121 nog de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer in werking, die consequenties zal hebben voor de manier waarop overheid, bedrijven, burgers, boeren en buitenlui met elkaar gaan communiceren.

De Wet open overheid komt eraan. Een wet die regels stelt over toegankelijkheid en ervoor moet zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt op termijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).

Er zijn het afgelopen half jaar nieuwe visies ontstaan op archiveren, met verstrekkende consequenties. Het overnemen van de Capstone-methodiek, waarbij alle e-mail van bepaalde sleutelfunctionarissen in de organisatie eeuwig wordt bewaard, is een drastische breuk met proces-, dossier- en zaakgericht werken en is te vinden in de Handreiking e-mailbewaring Rijksoverheid. De VNG neigt ernaar deze methode te gaan volgen. Opmerkelijk omdat niet het belang van een bepaald onderwerp het bewaarcriterium meer is, maar het belang van een bepaalde functionaris. Dat dit tot kritiek leidt onder historici, is niet vreemd.

Datzelfde geldt eigenlijk ook voor de beleidslijn dat videotulen eeuwig moeten worden bewaard. Wat ook geldt voor overheidswebsites volgens een richtlijn van het Algemeen Rijksarchief..

En dat terwijl aan de andere kan persoonsgegevens zo snel mogelijk moeten worden vernietigd, indien de doelbinding is verdwenen, en organisaties krachtens de AVG verplicht worden een selectielijst te hanteren.

Het is wel een krachtenveld waarin de informatieprofessional werkt deze dagen! Daarbij is er de altijddurende vraag hoe de informatiehuishouding zo doelmatig en efficiënt mogelijk kan worden ingericht. En dat betekent weer: met zo weinig mogelijk middelen een situatie te creëren, waarin de juiste informatie snel, in de juiste vorm, aan de juiste persoon of groep personen wordt geleverd in een optimale presentatievorm. Wat steeds vaker de vorm zal zijn waarin een vorige procesverantwoordelijke de informatie heeft samengesteld, omdat er geen tijd meer is om de informatie te bewerken, te selecteren, te waarderen. Dit alles uiteraard onder de juiste veiligheidscondities.

Ondanks al deze uitdagingen, lijkt het werkgebied van de informatieprofessional voor jongeren weinig aantrekkelijk meer. Steeds meer organisaties hebben moeite met het vervullen van vacatures voor informatieprofessionals. Terwijl de praktijk duidelijk maakt dat zij, juist in een veranderende organisatie en samenleving, zeker nog noodzakelijk zijn worstelen bibliotheken, archieven en afdelingen documentaire informatievoorziening met een imagoprobleem waar het de informatieprofessional betreft.

Het zou goed zijn ook hier eens serieus aandacht aan te gaan besteden.

We zullen hen in de toekomst hard nodig hebben.