Uileballen van Minerva

Het zijn heroïsche tijden die snakken naar heldendaden van weleer. Hoe zullen onze digitale ruïnes eruit zien?
Chimay

We leven in een tijd waarin grootse gebaren worden gemaakt. Waarin grote tegenstellingen bestaan. Waarin het steeds moeilijker wordt een gegronde mening te vormen over wat waar is en wat niet. Trollen en valse presidenten liegen tot het gedrukt staat. De uil van Minerva scheert langs het zwerk dat wordt verluchtigd door het Internet of Things, door drones, door beloftes en halve waarheden. Wie is nog te vertrouwen en is dat überhaupt nog wel van belang.

Zo bevind ik mij plotseling in discussies waarbij alle zekerheden, die ik ooit heb ontwikkeld na zorgvuldig en soms ook zorgeloos nadenken, tot stand gekomen via zoete invallen en spontane gedachten, als in het niets verdwijnen, mij in verwarring achterlatend. Zoals een ICT-er mij onlangs vertelde: "ik wil niet zeggen dat u ouderwets bent, maar…."

Archiefselectie? Dat doen we niet meer. We bewaren alles. De prijs van opslagmedia is zo goedkoop en de technieken maken dat er steeds meer informatie op een speldenknop past, zodat we straks niet meer dan die speldenknop bij ons hoeven te dragen om alle wereldkennis bij de hand te hebben.

Nee, dit is geen fantasie. Ik vroeg me af hoe het zat met de e-mail- en webarchivering. Daarvoor maar eens even contact opgenomen met het Algemeen Rijksarchief. 

Een medewerker schreef me het volgende: "Websites moeten worden gearchiveerd (digitaal uiteraard). Dat staat in de Richtlijn Archiveren Overheidswebsites, een norm zonder uitdrukkelijk verplichtend, maar ook niet vrijblijvend, karakter. Deze is op 20 december 2018 door de standaardisatieraad van het Nationaal Archief vastgesteld. In de Richtlijn staat dat als deze norm niet gevolgd wordt door een overheidsorganisatie, deze alsnog moeten voldoen aan de archiefwettelijke verplichting websites te archiveren. Via het programma RDDI (Rijksprogramma voor Duurzame Digitale Informatiehuishouding) loopt er nu een project Webarchivering met richtlijnen voor de archivering van overheidswebsites."

2.   E-mail: dat gaan we ook eenvoudig oplossen. Privé mail hoort niet in de mailboxen van overheidsdienaren thuis. Dus bewaren we de e-mailboxen van die overheidsdienaren 10 jaar, daarin zit alle zakelijke mail. Ben je een bijzondere overheidsdienaar boven een bepaalde rang, dan word je mailbox zelfs eeuwig bewaard. De VNG heeft deze nieuwe manier van e-mailarchivering spontaan omarmd, het betreft de zogenaamde Capstonetechniek, afkomstig van de National Archives van de VS. Ook hier weer is een handreiking verschenen van het Nationaal Archief . Deze gaat uit van een werking die aanvullend is of een alternatief is voor een binnen een organisatie gangbare werkwijze bij archivering van e-mail. Hier is meer te vinden over het RDDI-project e-mailarchivering.

Wat zijn de kosten? Wie gaat dat betalen? Hoe gaan we hierin zoeken om toch nog iets terug te kunnen vinden? Wij maakten daarover een whitepaper. In tegenstelling tot wat vanuit de ICT-hoek vaak wordt verkondigd, is duurzame digitale opslag naar onze mening duur. Vergelijk het aanbod van uw regionaal historisch centrum voor deelname aan het e-depot maar eens met de prijs die u bij de MediaMarkt voor een terabyteschijf betaalt. Reden is dat het beheer en behoud van digitale informatie duur is. Steeds weer komen er artikelen die dit bevestigen. Een recent artikel is van Marty Perlmutter "The Lost Picture Show: Hollywood Archivists  Can't Outpace Obsolescence" (28 April 2017), https://spectrum.ieee.org/computing/it/the-lost-picture-show-hollywood-archivists-cant-outpace-obsolescence . In het kort samengevat: "het bewaren van digitale data is niet goedkoop, blijkt uit dit overzicht van de stand van zaken van filmdocumenten. Digitale films die zijn opgeslagen op relatief goedkope magnetische media hebben een constante monitoring nodig en archiefmanagement. De omvang van digitale bestanden groeit daarbij enorm, wat het noodzakelijk maakt om steeds te migreren naar hogere resoluties. En als we dan nagaan dat de magnetische media waarop filmmateriaal wordt opgeslagen een levensduur hebben van hooguit 30 tot 50 jaar, betekent dat dat de upgrade van de formats steeds zal leiden tot een dure migratie."
Ook gemeenten bijvoorbeeld zullen in de toekomst behoorlijke filmbestanden hebben, aangezien videoverslagen van raadsvergaderingen volgens een aanbeveling van het Nationaal Archief blijvend moeten worden bewaard. 

Inmiddels heeft de Erfgoedinspectie zich kritisch uitgelaten over de archiveringsrichtlijnen van het Nationaal Archief. In januari 2019 heeft de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed gereageerd op de Handreiking bewaren e-mails rijksoverheid die in december 2018 is gepubliceerd door het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI). De inspectie onderschrijft het belang van een werkwijze voor de archivering van e-mail, maar wie zou dit belang bestrijden? Tegelijkertijd ziet de inspectie risico’s in de beschreven aanpak. De risico’s betreffen de duurzame toegankelijkheid van e-mail en de brede toepasbaarheid en uitvoerbaarheid van de methode. De RDDI geeft in deze reactie per bevinding de beoogde aanpak aan. De inspectie blijft de ontwikkelingen volgen als onderdeel van het toezicht op het informatiebeheer van de centrale overheid.

En zo blijft de wereld in beweging. Of er nieuwe technieken komen die ons in staat stellen om in de enorme hoeveelheid overbodige data juist die documenten in hun context te vinden die ooit een zaak vormden? De tijd zal het leren. Misschien willen we dat ook wel niet meer tegen die tijd en is die context niet belangrijk. Wie weet is alles dan al verwrongen tot een Newspeaktaal die ons een nieuwe waarheid dicteert en waarin de oorspronkelijke waarheid is vermorzeld onder de laarzen van Fakenews.

Aanvullend: In de Whitepaper van NARA over de Capstone Methode wordt geen specifieke tijdsperiode genoemd. Wel wordt in deze tekst gesproken over het bieden van gelegenheid voor culling, oftewel het verwijderen van materiaal voorafgaand aan depositie. Er worden in de tekst twee redenen genoemd om een periode in te gelasten voor culling: 
- Het geeft organisaties de gelegenheid om persoonlijke emails en andere emails die niet bewaard hoeven te worden te verwijderen (spam, email blasts, nieuwsbrieven, emails met een belang over een zeer korte tijdspanne). Hiermee wordt tegemoet gekomen aan een door verscheidene organisaties uitgesproken angst dat persoonlijke emails openbaar worden gemaakt.
- Het geeft beheerders de mogelijkheid om zo veel mogelijk duplicaten en emails die duidelijk geen deel van de records uitmaken te wissen om de opname zo veel mogelijk te beperken tot relevante records.
Hierbij wordt nog iets anders benadrukt: culling is in principe de verantwoordelijkheid van de organisatie die de Capstone Methode toepast, niet van de beheerder van de overgebrachte documenten. Deze heeft wel de vrijheid om naar eigen inzicht te verwijderen wat hij/zij niet nodig acht, maar geen verplichting. Om deze reden kan er na overbrenging ook niets worden gegarandeerd over het beperken van bewaring tot relevante documenten.