Er is heel wat aan de hand in documentair informatieland. Hoe gaan we de enorme hoeveelheid informatie te lijf, waar we mee worden geconfronteerd? Dit kan op verschillende manieren maar één ding staat vast: we moeten óf de selectie op waarde van informatie verbeteren, óf alles bewaren om te vermijden dat we ons niet kunnen verantwoorden op momenten dat dit nodig is.
Daaruit volgen interessante gezichtspunten. Eén ervan is dat we niet meer per document selecteren (zelfs niet meer per zaak) maar gewoon alles bewaren gedurende een bepaalde tijd en op het moment dat dit nodig is, duiken we als Dagobert Duck in zijn geldzwembad in onze informatieberg en dompelen we ons onder in informatie: de informatie-archeoloog vindt alles.
Hierover zijn inmiddels enkele richtlijnen gepubliceerd, die we hieronder zullen noemen. Richtlijnen hebben geen kracht van wet, maar stemmen wel tot diep nadenken over de richting die de overheid denkt in te slaan met het informatiebeheer. Daarom is het belangrijk deze te kennen en jezelf er , met je collega's, een oordeel over te vormen, wellicht je bestuur te adviseren op dat punt. Want het blijft een afweging van risico, personele inzet, materiële middelen en kosten of je alle informatie bewaart of een selectie op basis van een selectielijst/document.
Bij het Nationaal Archief in de VS werd de Capstone Approach ontwikkeld. Inmiddels is deze ook al terecht gekomen in een richtlijn e-mail archivering van de VNG, maar ook in die van het Nationaal Archief.
De VS-richtlijn vind je in dit whitepaper: https://www.archives.gov/files/records-mgmt/email-management/final-capstone-white-paper.pdf ,
Het Nederlandse Nationaal Archief zegt daar het volgende over: https://www.informatiehuishouding.nl/projecten/e-mailarchivering
Ook BiZa heeft hierover een whitepaper gepubliceerd: https://depilotstarter.vng.nl/sites/default/files/project_bestand/whitepaper_archiveren_van_e-mail.pdf
Een mooie toelichting op de Capstone methodiek vind je hier: https://www.historici.nl/e-mailarchivering-het-digitale-geheugen-van-de-overheid/
en de VNG roert zich ook op dit gebied: https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/nieuws/archivering-van-e-mail-noodzakelijk-en-realiseerbaar
Het archiveren van websites, dat doe je zo: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/websites-archiveren-dat-doe-je-zo
Genoeg stof om eens een discussie aan te wijden!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten