Space Cowboys

Just Ordinary Folks, Michalska Przwaniski, 2020

In alle digitale ontwikkelingen zouden we zo maar vergeten dat recordmanagement ooit, als documentaire informatievoorziening, is begonnen met een bepaalde doelstelling.

Het idee was dat in een organisatie de documenten die zouden moeten dienen voor bewijs en verantwoording, veilig gesteld zouden worden. De afhandeling van die stukken zou worden bewaakt door ze te registreren, zodat een medewerker op tijd op de schouder kon worden getikt om tijdig een antwoord te versturen. Maar vooral was het belangrijk dat documenten zaaksgewijs werden opgeborgen, om in hun causaal verband, snel en overzichtelijk, te worden teruggevonden.

Heel belangrijk was het ook destijds om dossiers, die waren afgehandeld, op orde te houden en, als de tijd daarvoor was aangebroken, tijdig te vernietigen of af te stoten naar een archiefbwaarplaats, waar het gevecht met de tand des tijds werd gevoerd. Als de verantwoording had plaatsgevonden en alle werkzaamheden en controles waren uitgevoerd, dan nam zo een dossier alleen maar onnodig plaats in en kon het dus beter worden verplaatst. De vernietiging gebeurde in een gecontroleerd circuit, zodat geen informatie naar buiten kwam die daar niet voor bestemd was.

Alleen het hoogst noodzakelijke werd bewaard, zaken dienden uiteraard nog wel te kunnen worden gereconstrueerd.

Met alle nieuwe ontwikkelingen die Office 365 te bieden heeft, waarin team- en andere sites worden ontwikkeld met eigen documentenverzamelingen, waarin medewerkers naast de uitvoering van hun taken ook hun eigen informatiehuishouding bijhouden, lijkt de taak van de informatiespecialist overbodig geworden. Want als iedereen opbergt en zelf zijn zaakjes bijhoudt, is daar dan nog een speciaal iemand voor nodig?

Het antwoord is NEE, als die informatiespecialist niet heel snel de nieuwe mogelijkheden van Office gaat (h)erkennen en er gebruik van gaat maken in het informatiebeheer. Want wat bieden Outlook, SharePoint en al die andere toegevoegde tools veel mogelijkheden om je informatiebeheer te verbeteren! Wat zou een organisatie veel plezier hebben van een of meer specialisten, die helpen om de mailboxen, de schijven, de sites en de procesapplicaties in bedwang te houden, die structuur aanbrengen en herstellen, boomstructuren en metadata voor zaken en documenttypen! Die mensen kunnen leren het maximale uit hun systemen te halen, hen leren voorkomen dat dingen dubbel worden gedaan of hiaten ontstaan, dat informatie niet wordt gedeeld waar mogelijk, dat afgehandelde zaken veilig worden opgeborgen in een omgeving van waaruit ze gecontroleerd, zo geautomatiseerd mogelijk, kunnen worden geselecteerd en zo nodig vernietigd of overgeheveld naar een Common Vault (al dan niet met beperkingen in de toegankelijkheid).

We hebben het dan wel over een andere uitstraling dan die veel DIV-afdelingen momenteel nog hebben. Eigenlijk keren we terug naar de basis van ons vakgebied: het zo goed mogelijk toegankelijk houden van informatie met een duidelijke efficiëncy-georiënteerde inslag. Een attitude, waarin veel meer belangstelling is vanuit de informatieprofessional voor de administratieve organisatie, voor de taken die een organisatie uitvoert en de manier waarop de informatiehuishouding daarop naadloos dient aan te sluiten. Een actieve taakuitoefening, waarin veelvuldig contact is met de vervaardigers en gebruikers van de informatie vanuit het specialisme: rangschikken, ordenen, klasseren, indiceren, metadateren, op waarde selecteren. Waarin vastgelegd wordt wie welke informatie nodig heeft, wat de exacte inhoud moet zijn, in welke vorm deze dient te worden gerepresenteerd,  in welke systemen die is opgeslagen, wat moet gebeuren als de informatie niet meer nodig is, hoe gehandeld moet worden als het systeem is verouderd, hoe informatie veilig gesteld wordt gedurende de tijd dat die nodig is.

Heel veel oplossingen die we momenteel krijgen voorgeschoteld in het archiveren, zijn gebaseerd op pure onmacht. Hebben we geen grip meer op de mailboxen? Dan bewaren we gewoon ALLE mailberichten van functionarissen boven een bepaald niveau, en van de andere medewerkers de emailberichten gedurende tien jaar. De AVG? Ja, dat is een dingetje dat we nog even moeten oplossen…. Hebben we geen grip meer op de website? Dan bewaren we gewoon ALLES en doen net alsof we Brewster Kahle zijn (de vader van The Internet Archive). We selecteren niet meer, want dat vinden we ondoenlijk. Dus zoeken we ook niet meer naar manieren om toch de essentie van een zaak te bewaren. We hebben het opgegeven. Terwijl we nota bene de geautomatiseerde instrumenten in handen hebben om op document- of zelfs gegevensniveau binnen zaken te selecteren. Want het is heel goed mogelijk om systemen in een organisatie zo te dresseren dat mail die relevant is voor een bepaalde zaak bij die zaak kan worden opgeslagen, om maar een voorbeeld te noemen.

Bytheway, weet u al wat uw Regionaal Historisch Centrum u gaat aanrekenen per Terabyte, of wat uw eigen ICT daarvoor rekent aan beheer?

Ruimte kost immers niets….zeker niet als ook de recordmanager daarmee wordt bespaard!

Als we niet oppassen ontstaat een nieuw beroep.

Dat van space cowboy.