Organisaties gaan over op digitaal
archiveren. De verandering is zo ingrijpend dat er nu voor het archiefbestel
een innovatieprogramma is vastgesteld, Archief 2020 geheten.
In dit programma worden vijf doelen
gesteld:
·
Ontwikkel
een toekomstvisie op een toekomstvaste, digitale informatiestructuur
·
Regel
openbaarheid en selectie
·
Zorg
voor een goede toegankelijkheid voor het behalen van een maximaal rendement
·
Documenteer
de samenleving
·
Zorg
voor kwaliteitszorg en bestelversterking: Rijk, provincie en lagere overheden
vormen samen een kennisnetwerk van toekomstvaste archiefinstellingen.
De grootste verandering die we doormaken
binnen de informatievoorziening is die van schaarste van informatie naar
overvloed. Tot en met de vorige eeuw werd de informatievoorziening bepaald door
het omgaan met schaarste. Er was idealiter één officieel dossier, dat werd op
één plaats bijgehouden en er was één beheerder van alle dossiers die als het
ware de sleutel was tot de informatie: hij kende de codes om dossiers terug te
vinden. Om een dossier te kunnen lezen was een fysieke verplaatsing nodig. Je
moest naar het archief om het dossier op te halen, of het werd gebracht. In
grotere organisaties was één centraal archief, of waren er decentrale
archieven, waar informatieverzorgers regeerden over hun informatiebestand.
De computer heeft hier verandering in
gebracht. Iedereen in een organisatie kan nu zijn of haar informatie beheren.
Informatie is overal te vinden, zowel binnen als buiten de organisatie. De
stukken die dienen voor bewijs en verantwoording bevinden zich in officiële organisatiebestanden,
maar ook in persoonlijke bestanden, binnen en buiten de organisatie. Wat
betekent PC ook weer, was dat niet personal computer? En hebben we niet eigen
devices? Dan gaan we ook onze eigen informatie managen. Bring your own device =
manage your own information.
Deze ontwikkeling maakt dat we
informatie op een andere manier moeten gaan beheren en beheersen. Er is zo
veel! Er zijn formele, informele en deels formele/informele berichten, waarin
medewerkers zich uiten over de organisatie, er zijn sociale media waarop dingen
worden gezegd: al deze informatie kan schade toebrengen aan de organisatie, of
uiteraard de organisatie goed doen. Medewerkers houden hun gegevens bij in
eigen bestanden: gaan ze weg, dan is ook die informatie verloren. We moeten een
zorgvuldige exitregeling hebben voor medewerkers die de dienst verlaten.
Advocaten in de VS hebben inmiddels de
e-mailboxen, de sociale media accounts en de tweets van medewerkers ontdekt als
mogelijkheid om informatie los te krijgen, die voordeel oplevert in de
rechtszaal. Een baseline informatiebeveiliging, die er al was voor de
Rijksdienst, is er nu ook voor gemeenten en is noodzakelijk om uitgebreider
kaders te stellen voor de manier waarop we de informatiebeveiliging regelen.
Dat houdt de vraag of er nog wel
geselecteerd moet worden nog steeds actueel. En het antwoord is: ja. Niet omdat
een Gigabyte opslagcapaciteit te koop is voor slechts 2 euro, wel omdat het
geen zin heeft overtollige data te bewaren (en zelfs gevaarlijk kan zijn om dat
te doen!), omdat de total cost of ownership (TCO) van gegevens hoog is en zeker
wanneer het eeuwig te bewaren gegevens betreft. Met die TCO bedoelen we de
kosten van arbeid, beheer (inclusief risicobeheersing) en infrastructuur
waarmee je backups maakt, onderhoud uitvoert, herstel mogelijk maakt en de
infrastructuur onderhoudt. Ik kom hier in komende berichten zeker op terug; we
zijn met een onderzoek bezig. De Stad Antwerpen ging ons voor en verlaagde door
selectieve vernietiging van informatie (ontdubbeling van schijven, verwijdering
van onnodige versies, toepassen van een selectielijst met bewaartermijnen) de
TCO aanzienlijk. Komt iemand daar met een aanvraag om extra schijfcapaciteit
dan is de eerste vraag: wanneer heb je voor het laatst je schijven geschoond?
Bij een organisatie zijn we bezig een schoningsstrategie te ontwikkelen voor het
digitale archief. Dat is ingewikkelder dan je denkt. Digitale archieven zijn
van “iemand”. Het zijn bestanden, opgemaakt door medewerkers, bijgehouden door
die medewerkers op afdelings- of persoonlijke schijven. Bestanden, opgeslagen
in persoonlijke mailboxen, of in afdelingsmailboxen waar de secretaresse de
baas is. En daar blijf je –als recordsmanager- van af, is de mening zowel van
veel medewerkers als van ICT.
Je moet dus nogal wat horden nemen om
zover te komen dat je toegang hebt tot de bestanden, voordat je kunt gaan
schonen. Het aanbrengen van veranderingen in die structuur vraagt om zorgvuldig
overleg, want anders kan de medewerker zijn of haar informatie niet meer
terugvinden.
Archief 2020 kan een heel belangrijke
ontwikkeling worden, wanneer het programma uitgaat van een digitaal
perspectief. Het (Nationaal) archief krijgt een rol in het kennisnetwerk, dat
aan het ontstaan is. Het innovatieprogramma is een ambitieus plan dat archieven
een ruimere rol geeft dan alleen die van cultureel erfgoed. Ik hoop daarbij wel
dat er ook aandacht is voor de efficiency van de bedrijfsvoering: met een
gedegen selectiebeleid kunnen we veel toekomstige kosten besparen.
Archief2020 verwijst naar http://www.nationaalarchief.nl/archief-2020/programma-archief-2020
Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst: zie http://www.wikixl.nl/wiki/ictu/index.php/Component_baseline_informatiebeveiliging_Rijksdienst
Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten: zie https://new.kinggemeenten.nl/informatiebeveiligingibd/nieuws/ibd-baseline-informatiebeveiliging-nederlandse-gemeenten-nu-te
Geen opmerkingen:
Een reactie posten