Over dossiers

Met de archiefzorg gaat het niet goed, zo is mijn stellige overtuiging.
Organisaties maken nog steeds niet de keuze voor in principe éénvormige digitale opslag. Dossiers zijn er in papieren en in digitale vorm. De papieren dossiers zijn incompleet, de digitale ook.
Belangrijke documenten die onderdeel uitmaken van een dossier staan in mailboxen, op persoonlijke schijven, in g-mail en andere buitenbestanden en cloudoplossingen, op afdelingsschijven, maar niet waar ze horen- in het archief.

Ik gebruik met opzet het woord dossier, omdat de uitleg van informatici van het begrip zaak mij archieftechnisch met afkeer vervult. Een dossier is voor mij duidelijk: het is de schriftelijke neerslag van een complex (= een set) van handelingen, gericht op het realiseren van een bepaald doel. In die complexiteit is ordening aangebracht: het dossier als weergave van de werkelijkheid. De essentie van de informatie is gevangen in zo weinig mogelijk documenten, die samen –als een keten- het verhaal vertellen van de gebeurtenis. Er is compleetheid en de informatie presenteert zich als vanzelf, doordat het dossier een volledige en juiste titel heeft meegekregen. Niet een bepaalde hoeveelheid werk (het afhandelen van één vergunning, dat is zaakgericht werken), maar het eindresultaat (bijvoorbeeld: alle vergunningen voor de ontwikkeling van een winkelstraat). Dossiervorming is dus voor mij een methode van meta-tagging van documenten die een unieke combinatie oplevert van alle elementen die in een gebeurtenis, ten aanzien van een persoon of een object, hebben gespeeld. Wat die combinatie uniek maakt is het gebruik van de informatie en het doel waarvoor deze werd samengebracht. Uiteindelijk geschoond van alle niet-relevante documenten blijft een waardevolle kern over van informatie-objecten, die in de loop der tijd opnieuw kan worden gebruikt en daarmee –onder andere- tijd en kosten bespaart.Het goede dossier leest als een boek, is verdeeld in hoofdstukken en voorzien van de nodige indexen en kruisverwijzingen.

Daar moet ik nog eens goed over nadenken, over die definitie. Denkt u mee?

Informatiebeheerders die hun werk serieus nemen –het zo compleet mogelijk maken van de dossiers die door beleidsafdelingen onvolledig worden opgeleverd, als deze dat al doen- staan vaak met de rug tegen de muur. Ze worden uitgelachen door hun collega’s, want dat is toch niet meer van deze tijd, documenteren. Jazeker, zo heette het vroeger, de documentaire informatievoorziening: het zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment wordt geleverd aan de juiste persoon of personen, en dat tegen een redelijke inspanning. Ik verzon de definitie ooit voor SOD-studiedagen, geinspireerd door een televisieuitzending over Deming.

Ik wens u allen een strijdbaar jaar toe waarin het belang van archiveren van informatie wordt ingezien. En waarin moeite wordt gedaan, door de hele organisatie, om dossiers compleet te krijgen. Waarin u als een terriër aan de broek hangt van iedereen die de dossiervorming aan zijn of haar laars lapt. Daarin gesteund door uw management en door het bestuur van de organisatie, die morele waarden hoog acht- en dus ook de neerslag van het morele handelen.
Want complete dossiers, een solide schriftelijke neerslag, dat is de kern van overheidshandelen. Het is een belangrijke toegevoegde waarde van de democratie.