Het Nieuwe Werken

TNT - sinds kort PostNL, merkwaardigerwijs zonder punt ertussen - verwacht dat er over tien jaar geen briefpost meer wordt bezorgd. Negen op de tien mensen hebben inmiddels toegang tot internet. Dat is zo veel, dat gevreesd wordt voor de toekomst van bibliotheken. Er worden inmiddels in de VS meer e-books gedownload dan papieren boeken verkocht. De boekenkast verdwijnt als statussymbool of warm element in het interieur, waar je een dromerig je blik kon laten glijden over al die titels die je al gelezen had of had willen lezen. Er komt zelfs een Spotify voor boeken, waar je toegang krijgt tot alle e-books en ze als stream kunt lezen.

Die ontwikkelingen gaan snel en leiden tot een andere manier van werken. In het rapport "Van het oude werken, de dingen die voorbijgaan- het nieuwe werken bij het Rijk" wordt op deze ontwikkelingen ingegaan.

Het rapport bevat een mooie definitie van het nieuwe werken: “Het samenspel tussen het ontwikkelen van nieuwe managementvaardigheden (dynamisch managen), het hanteren van innovatieve principes (flexibel organiseren) en het realiseren van hoogwaardige arbeidsvormen (slimmer werken) om het concurrentievermogen en de productiviteit te verbeteren”. De definitie is van professor H.W. Volberda van de Erasmus Universiteit.

Een andere manier van werken wordt uitgelegd in het nieuwe boek van Denise Hulst, Het betere Werken. In dit boek vat ze eigenlijk al haar vorige boeken samen in een nieuwe methodiek, met werkboekdeel. Ik neem even een citaat over van Bol.com:

“Je neemt het je regelmatig voor: orde aanbrengen in je werk. Maar de dagelijkse praktijk is weerbarstig. Door de druk van dagelijkse deadlines verschuift je voornemen naar volgende week. Met als gevolg: stress en chaos.

Herken je jezelf in: een gevoel van werkdruk? Een teveel aan informatie? Te veel tijd aan e-mail besteden? Veel te doen en te weinig tijd? Werkachterstanden? Veel ad hoc werkzaamheden? Veel onderbrekingen?

En zou je liever…meer overzicht op je feitelijke werklast hebben? Meer vanuit rust willen werken? De regie over je tijd en taken terug willen? Je Postvak In blijvend op orde hebben?

Ga dan nu aan de slag met Het betere werken. Want het kan: met rust en overzicht aan de slag gaan."

Hoeveel van je collega's hebben hier last van, waarde informatiespecialist? En: wat doe jij eraan om het deze mensen gemakkelijker te maken?

Een grondregel voor bibliothecarissen, documentalisten en archivarissen zou moeten zijn de vijfde regel van Ranganathan, één van de belangrijke denkers over ons vakgebied: save the time of the reader. Als wij tijd kunnen winnen voor de vele mensen die zich dagelijks door de rijstebrijberg aan informatie doorploeteren om zo in het land van kennis aan te komen, dan leveren wij ons geld dubbel en dik op.

Al eerder heb ik een berekening gemaakt van hoeveel tijd bespaard kan worden als mensen niet hoeven te zoeken in een organisatie. Stel dat het waar is wat instituten als Diebold zeggen, dat de kenniswerker drie uur van zijn/haar dag besteedt aan het zoeken naar informatie - dan is dat dertig procent van de werktijd die in een organisatie wordt verspild. Deel de loonsom van uw organisatie in drie delen en neem daar de helft van (mensen moeten iets te zoeken houden in het leven, anders ontdekken ze nooit iets nieuws). Dát deel kunt u dus besparen met slim informatiebeheer.

Begin eerst eens je eigen methode van werken onder de loep te nemen, want als je zelf niet gestructureerd werkt, kun je het ook een ander niet leren. Begin dan kleine verbeteringen aan te brengen in procedures, in zoeksystemen, in boomstructuren of in je DMS. Zodat iedereen snel, moeiteloos, als het ware vanzelf de informatie die hij of zij zoekt, kan vinden. Meld elke verbetering aan je management en bereken wat je ermee bespaart. Zit je het eerste jaar op 5% besparing zoektijd, dan is dat al heel wat.

Was niet ooit een definitie van ons vakgebied: alle informatie toegankelijk maken en houden, voor elke gebruiker, op elke plaats, op elk tijdstip, in een authentieke vorm met inachtneming van duurzaamheidsprincipes, uiteraard met inachtneming van autorisaties voor de gebruiker?

Oude waarden blijven in stand. Dit is er zo een.

Gepubliceerd in Sited nr. 125, juni 2011