Documentatie, documentalisme, documentalist

Ons vakgebied is voortgekomen uit de werkzaamheden van de illustere Paul Otlet. Otlet gaf een nieuw vakgebied gestalte wat hij een nieuwe naam gaf: de documentatie. Hij zag dat er problemen waren in de toegankelijkheid van informatie en begon deze te classificeren, toegankelijk te maken. Dat deed hij door documenten samen te vatten: boeken en artikelen. Hij noemde zichzelf documentalist.

Otlet klasseerde en maakte daarmee toegankelijk. Ordenen, rubriceren, verbanden leggen. Documenten (boeken, artikelen) hebben een bepaalde kennis-context. Die context beschreef hij.
Hij maakte neveningangen. Hij documenteerde.

Een neveningang is een overzicht waarin de informatie nóg een keer wordt geordend, maar dan op een andere manier. Veel neveningangen worden gemaakt als je werkt met een geautomatiseerd systeem: je kunt op allerlei metagegevens zoeken, sorteren en terugvinden, bijvoorbeeld op plaats, object, subject.

Maar niet alleen neveningangen maakte hij, ook tijdlijnen. Chronologische overzichten van belangrijke gebeurtenissen: in één oogopslag zag je hoe een dossier (de schriftelijke afwikkeling van een zaak) zich ontwikkeld had, of de kennis binnen een bepaald vakgebied, hoe documenten zich tot elkaar verhielden.
En als laatste: schema’s. Het werk van Otlet uit 1934 “Traité de documentation- Le livre sur le livre” geeft hij aan dat ook schema’s begrippen inzichtelijker maken. Zegt een plaatje niet meer dan 1000 woorden?

Documenteren doen we om tijd te winnen, indachtig de uitspraak van Ranganathan, nóg een grote Voorganger in het vakgebied: save the time of te reader.
Documenteren is volgens Van Dale: met bewijsstukken staven, motiveren. Zorgen dat de organisatie zich kan verantwoorden; de focus ligt op bewijsdocumenten. Procesgebonden bewijsdocumenten vooral.
Documentalisten hadden een belangrijke functie. Ze waren niet alleen bezig met deze bewijsdocumenten in de organisatie, maar hadden ook een speurneus voor belangrijke ontwikkelingen. Daarom had een documentalist ook dezelfde basisopleiding als de mensen waarvoor hij of zij werkte. Hij kende de behoeften van zijn gebruikers.

De bewijs- en verantwoordingsdocumenten bewaken en in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden is één. De kennis die heeft geleid tot deze documenten is twee.